Overzicht en achtergrond
Met aangepaste taakstatussen kunt u unieke workflows voor uw projecten ontwerpen en aanmaken, die anders zijn dan de taakstatussen die worden aangeboden in het Basic-abonnement van Fieldwire.
Opmerking: Alleen beschikbaar voor Pro-, Business- en Business Plus-abonnementen.
Inhoudsopgave:
- Wat zijn de standaard taakstatussen?
- Wat zijn aangepaste taakstatussen?
- Hoe maak ik aangepaste taakstatussen aan?
- Waar kan ik aangepaste taakstatussen gebruiken?
-
Veelgestelde vragen
- Meer informatie
Wat zijn de standaard taakstatussen?
Standaard taakstatussen, zoals u die vindt in het Basic-abonnement, zijn opeenvolgend. Ze worden onderscheiden door aparte 'Typen' en 'Statussen'. Deze volgen de workflow Open naar Bijgehouden naar Geverifieerd. Een Geverifieerd-taak kan niet vóór een Bijgehouden taak komen, die weer niet vóór een Open taak kan komen.
Statussen zijn ook gekoppeld aan projecttoestemmingen, wat betekent dat bepaalde taakstatussen alleen met bepaalde toestemmingen gebruikt kunnen worden.
Zowel Bijgehouden als Geverifieerd-taken krijgen een datumstempel en kunnen geanalyseerd worden via taakfilters, rapporten en grafieken. Dit betekent dat Fieldwire de datum vastlegt waarop de taak de 'Bijgehouden' en 'Geverifieerd'-status krijgt. Dit is vooral belangrijk als iemand gebruik wil maken van 'Tijd'-filters.
Geverifieerd-taken worden ook gearchiveerd na een ingestelde periode die is bepaald in het tabblad 'Instellingen'.
Bij het nieuw aanmaken van een taak is de standaard taakstatus 'Prioriteit 2' (maar deze kan op 'Prioriteit 1 of 'Prioriteit 3' worden gezet, afhankelijk van de voorzienbaarheid van het werk). Taken gaan naar 'Voltooid' als de verantwoordelijke het werk heeft voltooid, en zijn 'Geverifieerd' wanneer een administrator geverifieerd heeft dat het door de taak gevolgde werk volledig is uitgevoerd. De opeenvolgende, aflopende logica is weergegeven in het onderstaande diagram met behulp van de standaardstatussen
| Status | Type | |
| Open | Projectadministrator, lid en volger | |
| Bijgehouden | ||
| Geverifieerd | Alleen administrator |
Wat zijn aangepaste taakstatussen?
Aangepaste taakstatussen volgen de dezelfde volgorde als standaard taakstatussen. Aangepaste taakstatussen volgen altijd de workflow Open naar Bijgehouden naar Geverifieerd. Net als bij standaard taakstatussen kan een Geverifieerd-taak niet vóór een Bijgehouden taak komen, die weer niet vóór een Open taak kan komen.
De belangrijkste verschillen zijn dat u de vrijheid hebt om uw eigen taakstatussen te definiëren wat betreft naam, kleur, type, toestemming en volgorde:
Het aanpassen van de naam, de kleur, het type, de toestemming en de volgorde van taakstatussen maakt een grote verscheidenheid aan potentiële toepassingen mogelijk. Stel bijvoorbeeld dat u specifieke problemen wilt bijhouden voor het opleverlijstproces. U kunt dan een simpele workflow opzetten om het werk te volgen vanaf 'Vóór oplevering' tot 'Goedkeuring'.
U kunt de kleur van de status wijzigen door uw muis over de taakstatus te bewegen en vervolgens de tandwielknop te selecteren:
In het onderstaande voorbeeld is de 'Open (Standaard)'-status 'Vóór oplevering'. Dit is de standaardstatus wanneer de taak wordt aangemaakt. De taakstatus gaat naar 'Gebrek' en dus naar 'Ingepland' wanneer het probleem wordt vastgesteld en het werk is begonnen. 'In uitvoering' en 'Goedgekeurd door OA' wordt Bijgehouden, omdat u de datum waarop deze status werd verkregen zult gebruiken bij filteren en rapporteren (we hebben ook gezorgd dat alleen administrators en leden taken op de 'Goedgekeurd door OA'-status kunnen zetten). Tenslotte: 'Goedgekeurd door HA' is 'Geverifieerd' en 'Alleen administrator' ter bevestiging dat het probleem volledig is verholpen:
Nadat u 'Opslaan' hebt gekozen, worden de statussen zichtbaar en zijn ze klaar voor gebruik onder de taakattributen:
|
De statussen in de webversie |
De statussen op mobiel (iOS): |
|
|
En ze zijn zichtbaar in de Kanban-weergave:
Daarnaast kunt u ze gebruiken in Taakfilters, in Rapporten en in de taakanalyseweergaven. Beschouw aangepaste taakstatussen als de cruciale manier om de juiste workflow te bepalen voor zaken die u binnen uw project wilt bijhouden.
Hoe maak ik aangepaste taakstatussen aan?
Projectadministrators kunnen hun eigen aangepaste taakstatussen aanmaken vanuit de optie 'Instellingen' in het project.
Selecteer 'Status beheren' om het statusbeheerscherm te openen:
Hier kunt u de naam, de kleur, het type, de toestemming en de volgorde van de statussen aanpassen. U kunt ook nieuwe statussen toevoegen, zodat u er maximaal zeven en minimaal drie voor het project hebt.
Projectadministrators kunnen ook naar het 'Status beheren'-scherm gaan vanuit de Kanban-weergave door het tandwielpictogram naast de statuskolom te selecteren:
Selecteer voor het toevoegen van een nieuwe status de optie '+Nieuwe status' en voer de naam van de status in:
De nieuwe status wordt doorgezet en automatisch gesorteerd onder de 'Open'-categorie en is beschikbaar voor Alle gebruikers. Nu kunt u de kleur, het type, de toestemming en volgorde aanpassen om uw workflow te perfectioneren:
Opmerking: U kunt maar één 'Geverifieerd'-toestemming hebben.
Selecteer voor het verwijderen van een status het prullenbakpictogram rechts naast de status:
Waar kan ik aangepaste taakstatussen gebruiken?
U kunt uw aangepaste taakstatussen in vele gebieden van Fieldwire gebruiken. Elke gebied waar taakinformatie wordt gebruikt, weerspiegelt de aangepaste taakstatussen die u hebt gemaakt.
In een taak
Vanuit een taak kunt u aangepaste taakstatussen gebruiken via de 'status'-dropdown. Daarnaast kunt u ook het @-symbool in een taakbericht gebruiken om de taakstatus gemakkelijk bij te werken (of opnieuw toe te wijzen).
U kunt het @-symbool ook in een taakreactie op mobiel gebruiken om gemakkelijk een taakstatus aan te geven:
En u kunt het @-symbool ook gebruiken om op status te zoeken en filteren in het tabblad Taken:
Opmerking: Uw aangepaste taakstatussen verschijnen ook in taken die u via e-mail hebt verstuurd. U kunt de e-mail beantwoorden met behulp van het @-symbool, gevolgd door de status, om de taakstatus in Fieldwire te wijzigen!
Kanban Board
De volgorde van taken wordt aangepast op het Kanban Board op basis van de volgorde die door de aangepaste taakstatussen is aangemaakt:
U kunt een taakstatus ook wijzigen vanaf het Kanban Board: selecteer de betreffende taken en selecteer vervolgens 'Acties'. Nu kunt u de taken op de 'Bijgehouden' en/of 'Geverifieerd'-status zetten:
U kunt taken ook isoleren op basis van status vanuit de optie 'Taken filteren':
In een rapport
U kunt uw aangepaste taakstatussen ook in taakrapporten gebruiken. De taakstatussen verschijnen in de rubriek 'Statussen' onder 'Taakfilters'. Deze zijn beschikbaar voor gebruik in de gedetailleerde pdf, het overzicht en CSV-rapporten:
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen 'Open' en 'Bijgehouden'?
Een 'Open' taakstatustype houdt in dat er geen datum gekoppeld is aan de betreffende taak. Aan een 'Bijgehouden' taakstatustype (vervangt 'Voltooid') wordt een datum gekoppeld wanneer die taak deze status krijgt. Zowel Bijgehouden als Geverifieerd-taken worden gedateerd en kunnen geanalyseerd worden via filters, rapporten en grafieken.
| Open statussen | Bijgehouden statussen |
|
|
Kan ik de toestemmingen voor statussen wijzigen?
U kunt toestemmingen voor alle statussen wijzigen, waaronder Geverifieerd, behalve voor de Open-status (standaardstatus). De Open-status (standaardstatus) heeft altijd 'Alle gebruikers' als toestemming.
Kunnen aangepaste taakstatussen worden overgezet naar andere projecten?
Aangepaste taakstatussen zijn projectspecifiek, maar gebruikers kunnen de aangepaste taakstatussen van een project klonen wanneer ze een nieuw project aanmaken. Ook kunt u taakstatussen in een bestaand project bewerken door naar de Instellingen-pagina of Taken-pagina te gaan en het tandwielpictogram te selecteren om naar het Status beheren-scherm te gaan.
Opmerking: De gebruiker moet een administratorgebruiker zijn in een project met een Pro-abonnement of hoger.
Meer informatie
Bekijk deze artikelen voor meer informatie over het gebruik van taken in Fieldwire: