Overzicht
Fieldwire-gebruikers met een Business- of Business Plus-abonnement hebben de mogelijkheid om integraties op te zetten tussen hun Fieldwire-account en/of projecten en Google Drive.
Deze integratie is beschikbaar voor de tabbladen Bestanden en Plannen; het doel van het verbinden van Google Drive met je Fieldwire-projecten is dat je items rechtstreeks vanuit de app in Fieldwire kunt halen. Het betreft meerdere eenrichtings-synchronisaties (geen tweerichtingssync) die je apps gesynchroniseerd houden; daarom is het belangrijk dat je bepaalt en aangeeft of Fieldwire of Google Drive jouw "bron van waarheid" zal zijn.
Opmerking: Projecten die verbonden zijn met Google Drive kunnen nu meerdere accountverbindingen ondersteunen! Dit betekent dat je bestanden van verschillende accounts of mappen kunt synchroniseren met je Fieldwire-projecten.
Opmerking: Dit artikel gaat specifiek over Google Drive. Als je deze app niet wilt gebruiken maar toch meer wilt leren over het verbinden van apps en het instellen van automatiseringen, bekijk dan deze artikelen:
Beperkingen:
- Workato is niet onbeperkt zoals onze tweerichtingssync. Het is beperkt tot eerlijk gebruik, en we nemen contact met je op als je je limiet nadert.
- Integratieverbindingen kunnen worden gemaakt via een van de volgende browsers: Google Chrome, Microsoft Edge of Firefox. Safari en de Brave-browser kunnen helemaal niet worden gebruikt voor Google Drive-verbindingen.
Inhoudsopgave
- Demovideo
- Een verbinding maken met Google Drive
- Een automatisering instellen met Google Drive
- Veelgestelde vragen
- Probleemoplossing
Demovideo
Een verbinding maken met Google Drive
De Google Drive-integratie is veel sneller in te stellen; maar voordat je dat doet, moet je opnieuw controleren of je zowel het juiste account- als projectmachtigingsniveau hebt. (Voor meer informatie over accountmachtigingen, bekijk dit artikel: Introductie tot accountmachtigingsniveaus: Managers, Accountgebruikers en Projectgebruikers). Om een verbinding met Google Drive te maken, heb je het volgende nodig:
- Een Business- of Business Plus-account
- Je moet een Accountmanager (of Eigenaar) zijn in Fieldwire
- Admin-toegang op de app die je wilt verbinden met Fieldwire.
Zodra je hebt vastgesteld dat je de juiste machtigingsniveaus hebt, moet je:
- Ga naar het Integraties-tabblad op je accountstartpagina
- Selecteer de Google Drive-app
- Klik op de blauwe knop met de tekst Google Drive-account verbinden
- Geef de verbinding een naam naar wens; de standaardnaam is altijd "[naam van de app] - [Voor- en achternaam in je Fieldwire-profielinstellingen]".
- Als je een naam hebt gekozen, klik dan op de blauwe Volgende-knop.
Zodra de verbinding tot stand is gebracht, zou je Verbinding succesvol in het groen moeten zien. Klik vervolgens op Sluiten. Je ziet de naam van je verbonden account onder het gedeelte "Verbonden account" en er zou een groene banner bovenaan moeten staan die aangeeft dat je nu automatiseringen kunt instellen in het tabblad Instellingen van je projecten.
Meerdere Google Drive-accounts verbinden
Om meerdere Google Drive-accounts te verbinden:
- Ga naar het Integraties-tabblad
- Selecteer de Google Drive-app
- Klik op + Extra account verbinden
- Volg daarna alle stappen zoals hierboven beschreven in de sectie Een verbinding maken met Google Drive
Een automatisering instellen met Google Drive
Nadat je je verbinding met Google Drive op accountniveau hebt gemaakt, kun je een “automatisering” in je projecten aanmaken. Ter herinnering: voordat je dit doet, moet je ervoor zorgen dat je de juiste projectmachtigingen hebt. (Voor meer informatie over projectmachtigingen, bekijk dit artikel: Introductie tot projectmachtigingsniveaus: Beheerders, Leden en Volgers).
Automatiseringen zijn waar de magie gebeurt - ze maken de verbinding tussen Fieldwire en een van je documentbeheer-apps mogelijk. Om een automatisering te maken heb je het volgende nodig:
- Je moet beheerder zijn van het project in Fieldwire waar je de automatisering wilt maken
- Toegang tot het tabblad Projectinstellingen in Fieldwire
- Ga naar het specifieke project waar je de automatisering wilt maken.
- Ga naar het Instellingen-tabblad en, aan de rechterkant
- Scroll naar beneden naar het gedeelte Apps en
- Klik op de knop Automatiseringen beheren.
- Dit brengt je naar een nieuwe pagina waar alle voor dat specifieke project gemaakte automatiseringen worden weergegeven.
Om een automatisering met Google Drive te maken:
- Klik op de knop + Nieuwe automatisering, er verschijnt dan een nieuw pop-upvenster.
- Selecteer Google Drive als de app waarmee je je Fieldwire-project wilt verbinden
- Kies het Sharepoint-account waarmee je je Fieldwire-project wilt verbinden (als je meerdere Sharepoint-accounts hebt verbonden)
- Selecteer ofwel Google Drive-map ophalen in Fieldwire-bestanden of Google Drive-plannen ophalen in Fieldwire-plannen
- Klik op Concept maken
- Klik op de blauwe knop Map selecteren
- Selecteer de Google Drive-map die je wilt synchroniseren met Fieldwire (je kunt ook submappen selecteren).
- In de onderstaande GIF maken we een automatisering tussen Fieldwire en Google Drive zodat de bestanden in de map "My Demo folder" in Google Drive automatisch worden gesynchroniseerd met het tabblad Bestanden in Fieldwire.
- Klik op Verbinden
Na het klikken op "Verbinden" verdwijnt de knop "Map selecteren" en verandert de status in "Verbinden". Zodra de synchronisatie is voltooid, verandert de status in "Verbonden". Bovendien wordt onder het gedeelte "Google Drive-map" de padweergave "My Drive / Fieldwire / My Demo folder" getoond om aan te geven waar Fieldwire de bestanden vandaan haalt. Zoals aangegeven onder het gedeelte "Fieldwire-map", wordt de geselecteerde map direct gesynchroniseerd met de weergave "Alle bestanden" van je projecten. In dit geval worden de bestanden in de "My Demo folder" naar Fieldwire gehaald.
Wanneer je nu naar het tabblad Plannen of Bestanden in Fieldwire gaat, zie je de door jou geselecteerde Google Drive-map en alle bestanden die daarin stonden.
Automatisering voor Google Drive en Fieldwire Plannen
Zodra je de verbinding tussen Google Drive en Fieldwire hebt gemaakt, kun je een automatisering aanmaken om plannen die je in Google Drive hebt opgeslagen direct naar Fieldwire te synchroniseren. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Ga naar het specifieke project waar je de automatisering wilt maken.
- Ga naar het Instellingen-tabblad en scroll aan de rechterkant naar beneden naar het gedeelte Apps
- Klik op de knop Automatiseringen beheren.
- Klik op de knop + Nieuwe automatisering, er verschijnt dan een nieuw pop-upvenster.
- Selecteer in het pop-upvenster Google Drive als de app waarmee je je Fieldwire-project wilt verbinden.
- Selecteer Google Drive-plannen ophalen in Fieldwire-plannen
- Klik op "Concept maken".
Bekijk het proces hieronder:
Nadat je bovenstaande stappen hebt gevolgd, doe je het volgende:
- Klik op de blauwe knop Map selecteren, er verschijnt een pop-upvenster
-
Selecteer de Google Drive-map die je wilt synchroniseren met Fieldwire
- In de onderstaande GIF maken we een automatisering tussen Fieldwire en Google Drive zodat de plannen in de map "Project electrical" in Google Drive automatisch worden gesynchroniseerd met het tabblad Plannen in Fieldwire.
- Opmerking: Het is het beste om te beginnen met een lege map in Google Drive, omdat alleen nieuwe plannen in de map worden gesynchroniseerd met Fieldwire. Bestaande plannen in een map worden niet gesynchroniseerd.
- Klik op Verbinden
- Nadat de automatisering is gemaakt, kun je je plannen toevoegen aan de Google Drive-map, die automatisch wordt gesynchroniseerd met het tabblad Plannen in Fieldwire.
Zodra de plannen zijn gesynchroniseerd van Google Drive naar Fieldwire, zou je tabblad Plannen exact dezelfde plannen moeten tonen als die in je Google Drive-map staan.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het nadat een automatisering is ingesteld voordat wijzigingen in Google Drive zichtbaar zijn in Fieldwire?
Als je een groot aantal plannen (100+) wijzigt, kan het enkele uren duren voordat de wijzigingen in Fieldwire worden weergegeven.
Wat zijn de beperkingen?
- De automatiseringen volgen alleen wijzigingen die plaatsvinden in de gesynchroniseerde map. Dit betekent dat je eerst de automatisering moet aanmaken en daarna je bestanden of plannen moet toevoegen.
- Dit is een eenrichtingssync; wijzigingen die in Fieldwire worden aangebracht, worden niet weergegeven in Google Drive of Sharepoint.
- Er kan slechts één automatisering voor Plannen per project bestaan.
- De limiet voor het aantal plannen dat momenteel kan worden gesynchroniseerd is 1.000.
- In tegenstelling tot onze Box/Dropbox/OneDrive-sync, zal het verwijderen van een plan of bestand in Google Drive/Sharepoint niet leiden tot het verwijderen van die gegevens in Fieldwire.
- De maximale PDF-grootte die kan worden gebruikt is 200 MB.
Hoe raden we aan deze automatisering te gebruiken?
- Kies een lege map in Google Drive.
- Maak de automatisering in Fieldwire die aan deze map gekoppeld is.
- Sleep je bestanden of plannen in de Google Drive-map.
Probleemoplossing
Raadpleeg dit artikel als je problemen ondervindt bij het instellen of gebruiken van de integratie: Integraties Tab: Probleemoplossing.