Overzicht
Fieldwire-gebruikers met een Business- of Business Plus-abonnement hebben de mogelijkheid om integraties in te stellen tussen hun Fieldwire-account en/of projecten en Google Drive.
Deze integratie is beschikbaar voor het tabblad Bestanden; het doel van het koppelen van Egnyte aan je Fieldwire-projecten is dat je items direct vanuit de app in Fieldwire kunt ophalen. Het betreft meerdere eenrichtings-synchronisaties (geen tweerichtingssync) die je apps gesynchroniseerd houden; daarom is het belangrijk om te bepalen en aan te geven of Fieldwire of Egnyte jouw "bron van waarheid" zal zijn.
Opmerking: Projecten die aan Egnyte zijn gekoppeld kunnen nu meerdere accountverbindingen ondersteunen! Dit betekent dat je bestanden van verschillende accounts of mappen naar je Fieldwire-projecten kunt synchroniseren.
Opmerking: Dit artikel is specifiek voor Egnyte. Als je deze app niet wilt gebruiken maar toch meer wilt weten over het koppelen van apps en het instellen van automatiseringen, bekijk dan deze artikelen:
Beperkingen:
- Workato is niet onbeperkt zoals onze tweerichtingssync. Het is beperkt tot eerlijk gebruik, en we nemen contact met je op als je je limiet nadert.
- Integratieverbindingen kunnen worden gefaciliteerd via een van de volgende browsers: Google Chrome, Microsoft Edge of Firefox. Safari en de Brave-browser kunnen helemaal niet worden gebruikt voor Egnyte-verbindingen.
Inhoudsopgave
- Demovideo
- Een verbinding met Egnyte instellen
- Een automatisering met Egnyte instellen
- Veelgestelde vragen
Demovideo
Een verbinding met Egnyte instellen
Het koppelen van Fieldwire met Egnyte is ook relatief eenvoudig, en je zult merken dat het erg lijkt op het instellen van Sharepoint. Net als bij Sharepoint en Google Drive moet je voordat je Fieldwire met Egnyte koppelt, ervoor zorgen dat je zowel het juiste account- als projectmachtigingsniveau in Fieldwire hebt. (Voor meer informatie over accountmachtigingen, bekijk dit artikel: Introductie tot accountmachtigingsniveaus: Managers, Accountgebruikers en Projectgebruikers). Daarnaast heb je voor het maken van een verbinding met Egnyte het volgende nodig:
- Een Business- of Business Plus-account in Fieldwire
- Je moet een Accountmanager (of Eigenaar) zijn in Fieldwire
- Beheerdersrechten in Egnyte
Gedetailleerde instructies
Zodra je hebt vastgesteld dat je de juiste machtigingsniveaus hebt, moet je naar het tabblad "Integraties" op je accounthomepage navigeren, dat zich naast het tabblad "Sjablonen" zou moeten bevinden.
Doe vervolgens het volgende:
1. Klik op de Egnyte-app.
- Hier word je naar een andere pagina gebracht waar je een korte beschrijving krijgt van het voordeel van het koppelen van Egnyte met Fieldwire en van de automatisering die de koppeling tussen die app en Fieldwire zal bieden.
2. Klik op de blauwe knop "Egnyte-account verbinden".
3. Geef deze verbinding een naam, zodat je teamgenoten deze kunnen herkennen.
- Je kunt de verbinding een naam geven die je wilt; de standaard is altijd "[naam van de app] - [Voor- & achternaam in je Fieldwire-profielinstellingen]".
4. Klik op Volgende
5. Vul het veld voor de Subdomein in.
- Open Egnyte in je webbrowser en gebruik de URL van je SharePoint.
- Opmerking: Je Subdomein zal niet "jherbulotfieldwire3" zijn zoals getoond in de korte video hieronder. Het is specifiek voor jouw SharePoint-instantie.
6. Klik op de knop Verbinden.
7. Klik op Toegang toestaan nadat je bent doorgestuurd
- Als de verbinding met Egnyte succesvol is, zie je "Verbinding geslaagd"
8. Klik op de knop Sluiten
Als de verbinding succesvol is, zie je ook een bericht bovenaan je pagina in Fieldwire dat je nu een automatisering kunt instellen in het tabblad Instellingen van elk project op het account. Dit sluit het proces af om Egnyte aan Fieldwire te koppelen. Voor stappen over het maken van een automatisering, ga door naar de volgende sectie.
Meerdere Egnyte-accounts koppelen
Om meerdere Egnyte-accounts te koppelen:
- Ga naar het tabblad Integraties
- Selecteer de Egnyte-app
- Klik op + Extra account verbinden
- Volg vanaf daar alle stappen die hierboven in de sectie Een verbinding met Egnyte instellen staan
Een automatisering met Egnyte instellen
Nadat je je verbinding met Egnyte op accountniveau hebt gemaakt, kun je een “automatisering” in je projecten aanmaken. Ter herinnering, zorg er eerst voor dat je de juiste projectmachtigingsniveaus hebt. (Voor meer informatie over projectmachtigingen, bekijk dit artikel: Introductie tot projectmachtigingsniveaus: Beheerders, Leden en Volgers).
Zoals eerder in dit artikel vermeld, is automatisering waar de magie gebeurt - ze faciliteren de koppeling van Fieldwire met een van je documentbeheer-apps. Voor het maken van een automatisering heb je het volgende nodig:
- Je moet een beheerder zijn van het project in Fieldwire waar je de automatisering wilt aanmaken
- Toegang tot het tabblad Projectinstellingen in Fieldwire
Volg deze stappen om de automatisering te maken:
1. Klik op het specifieke project waar je de automatisering wilt maken.
2. Ga naar het tabblad Instellingen.
3. Scroll aan de rechterkant naar beneden naar de sectie "Apps".
4. Klik op de knop "Automatiseringen beheren".
- Je wordt doorgestuurd naar een nieuwe pagina waar alle automatiseringen die voor dat specifieke project zijn aangemaakt, worden weergegeven.
5. Klik op de knop "+ Nieuwe automatisering", er verschijnt een nieuw pop-upvenster.
6. Selecteer "Egnyte".
7. Selecteer de enige beschikbare automatisering. Klik op "Concept maken".
8. Klik op de blauwe knop "Map selecteren"
9. Kies de Egnyte-map die je wilt synchroniseren met Fieldwire (je kunt ook submappen selecteren).
- In de onderstaande GIF maken we een automatisering tussen Fieldwire en Egnyte zodat de bestanden in "Project Cold Storage" in Egnyte automatisch worden gesynchroniseerd met het tabblad Bestanden in Fieldwire.
10. Klik op "Verbinden" zodra je de map hebt gekozen die je wilt synchroniseren met Fieldwire.
- Na het klikken op "Verbinden" verdwijnt de knop "Map selecteren" en verandert de status in "Verbinden". Zodra de synchronisatie voltooid is, verandert de status in "Verbonden".
- Opmerking: De video hieronder is iets versneld omdat je ongeveer 30 seconden moet wachten voordat de status verandert van "Verbinden" naar "Verbonden". Als je de status nog niet ziet veranderen, ververs dan je pagina.
Onder de sectie "Egnyte-map" staat "Shared / Documents / Project Cold Storage" om het bestandspad aan te geven waar Fieldwire de bestanden vandaan haalt. Zoals vermeld onder de sectie "Fieldwire-map", synchroniseert de geselecteerde map direct met de "Alle bestanden"-weergave van je projecten. In dit geval worden de bestanden binnen "Project Cold Storage" in Fieldwire geladen.
Wanneer je nu naar het tabblad Plannen of het tabblad Bestanden in Fieldwire gaat, zie je de geselecteerde Egnyte-map en alle bestanden die in die map stonden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het nadat een automatisering is ingesteld voordat wijzigingen in Egnyte zichtbaar zijn in Fieldwire?
Als je een groot aantal plannen (100+) wijzigt, kan het tot enkele uren duren voordat de wijzigingen in Fieldwire zichtbaar zijn.
Wat zijn de beperkingen?
- De automatiseringen volgen alleen wijzigingen die plaatsvinden in de gesynchroniseerde map. Dit betekent dat je eerst de automatisering moet aanmaken en daarna je bestanden of plannen moet toevoegen.
- Dit is een eenrichtingssync; wijzigingen in Fieldwire worden niet weergegeven in Egnyte.
- De limiet voor het aantal plannen dat momenteel gesynchroniseerd kan worden, is 1.000.
- In tegenstelling tot onze Box/Dropbox/OneDrive-sync, leidt het verwijderen van een plan of bestand in Egnyte niet tot het verwijderen van die gegevens in Fieldwire.
- De maximale PDF-grootte die gebruikt kan worden is 200MB.
Hoe raden we aan deze automatisering te gebruiken?
- Kies een lege map in Egnyte.
- Maak de automatisering in Fieldwire die aan deze map gekoppeld is.
- Sleep je bestanden naar de Egnyte-map.