Overzicht en achtergrond
De RFI-tool is onderdeel van het projectbeheer van Fieldwire. Deze helpt de stroom van gegevens vanaf de bouwplaats uit te breiden en overbrugt de kloof tussen diverse stakeholders. RFIs zorgen voor neutraal eigenaarschap van gegevens, zodat teams op intuïtieve wijze een onweerlegbaar dossier van RFIs kunnen opbouwen.
Opmerking: Om in uw Fieldwire-omgeving over deze functie te beschikken, kunt u een demo inplannen met ons verkoopteam of deze functie aanschaffen met Business Plus.
Inhoudsopgave:
- Hoe PM in te schakelen voor een project
- De RFI-workflow
- RFIs bekijken
- Een taak omzetten naar een RFI
- RFIs op mobiel
- Feedback sturen
Hoe PM in te schakelen voor een project
Lees dit artikel voor informatie over bedrijven en hoe u PM kunt inschakelen voor een project.
RFI-toestemmingen
|
Manager |
Bijdrager |
|
|
Hoe een hoofdbedrijf in te stellen
Om te zorgen dat alle RFIs en inzendingen via uw 'bedrijf' in Fieldwire lopen, kunt u nu een hoofdbedrijf instellen. Eerst gaat u naar het tabblad Personen van het project en klikt u op 'Een hoofdbedrijf instellen' voor het bedrijf waarvan u wilt dat het als 'hoofdbedrijf' wordt beschouwd.
Zodra u op 'Een hoofdbedrijf instellen' klikt, verschijnt er een pop-up die aangeeft wat de gebruikers van het hoofdbedrijf kunnen doen in vergelijking met de gebruikers van de 'Andere bedrijven' die niet zijn aangewezen als hoofdbedrijf. Zo kunnen gebruikers van het hoofdbedrijf bijvoorbeeld RFIs sturen naar elk bedrijf, terwijl gebruikers van 'Andere bedrijven' alleen RFIs kunnen versturen naar het hoofdbedrijf.
Zodra u hebt besloten dat je een hoofdbedrijf wilt instellen, moet je op de blauwe knop 'Een hoofdbedrijf instellen' klikken. Nadat u op de blauwe knop hebt geklikt, ziet u dat het hoofdbedrijf wordt aangegeven met een kroonpictogram waarnaast 'Hoofdbedrijf' staat.
De RFI-workflow
Een RFI kan verschillende statussen aannemen, afhankelijk van de fase waarin de RFI zit. De voortgang verloopt voor alle RFIs op dezelfde manier. Bekijk dus de onderstaande tabel voor een uitleg over de verschillende statussen die een RFI zal aannemen:
|
RFI-status |
Definitie |
|
Concept |
Een RFI heeft na het aanmaken de 'Concept'-status. Zowel Bijdragers als Managers kunnen concept-RFIs aanmaken. Zolang de RFI de 'Concept'-status heeft, kunt u vragen stellen, suggesties voorstellen, een indicatie van de impact geven en gerelateerde taken, RFIs en tekeningen toevoegen. Alleen managers kunnen een RFI doorzetten van 'Concept' naar 'Open' door de RFI aan een ander bedrijf toe te wijzen. Bijdragers kunnen een 'Concept'-RFI alleen opnieuw toewijzen aan een manager binnen hun bedrijf. De RFI behoudt dan de 'Concept'-status. |
|
Open |
Een RFI krijgt de status ‘Open’ nadat een 'Verantwoordelijke' is aangegeven en een deadline is geselecteerd. Op dat moment wordt een RFI-nummer toegewezen. Tijdens de 'Open'-status heeft de verantwoordelijke de mogelijkheid om de vraag te beantwoorden, een gerelateerde RFI aan te maken of de RFI opnieuw toe te wijzen aan iemand anders in zijn/haar bedrijf, zodat die de vraag kan beantwoorden en de RFI kan worden doorgezet.
Als een antwoord buiten Fieldwire wordt ontvangen, kan een manager in het bedrijf dat de RFI heeft aangemaakt vanuit het 'Acties'-menu antwoord geven namens de verantwoordelijke. |
|
In afwachting |
Een RFI krijgt de 'In afwachting'-status nadat een antwoord is gegeven. De RFI wordt dan opnieuw toegewezen aan de auteur. In deze fase kan de auteur het antwoord accepteren en de RFI sluiten of het antwoord afwijzen en de RFI terugsturen naar de vorige verantwoordelijke voor verduidelijking. |
|
Gesloten |
Zodra het antwoord voldoet, zal de indiener de RFI op 'Gesloten' zetten om de workflow af te sluiten, waarna de RFI niet meer bewerkt kan worden. |
|
Ongeldig |
Een RFI wordt 'Ongeldig' verklaard wanneer deze niet langer van toepassing is. Dit is een permanente actie die de RFI onbewerkbaar maakt. Net als bij de status 'Gesloten' ontvangen alle stakeholders een melding dat de RFI ongeldig is. |
Een RFI aanmaken - (Concept)
Elke gebruiker die onderdeel is van een 'Bedrijf' kan nieuwe RFIs aanmaken. Ga voor het aanmaken van een nieuwe RFI naar het RFI-tabblad, selecteer '+Nieuwe RFI' en voer de naam van een RFI in:
Opmerking: De titel van een RFI kan later worden aangepast. Om dit te doen, klikt u op het potlood naast de naam in de 'Concept'-RFI.
Er wordt een nieuwe concept-RFI aangemaakt. 'Vraag' is het enige verplichte veld voor het toewijzen van de RFI. Vul de vraag aan met uitsneden van tekeningen, foto's of bestanden van uw project:
Opmerking: U kunt foto's die u toevoegt aan de RFI ook markeren.
Daarnaast kan de auteur van de RFI de eventuele impact (in tijd en/of geld) van de RFI aangeven:
Als er bestaande RFIs zijn om te koppelen, dan kan de auteur hiernaar verwijzen vanuit de rubriek Projectlink:
De auteur kan ook kiezen voor het aanmaken van een nieuwe taak (of verwijzen naar een bestaande) vanuit de rubriek Projectlink:
Alle managers of bijdragers in uw bedrijf kunnen de concept-RFI zien. Deze kan echter alleen worden gedownload of verwijderd vanuit het 'Acties'-dropdownmenu in de RFI zelf door managers of bijdragers van uw bedrijf.
De RFI-hyperlink vanuit de tekeningweergave van één pagina stelt gebruikers in staat om rechtstreeks vanuit een tekening een RFI aan te maken of een bestaande RFI aan de tekening te koppelen:
Iedereen kan de naam van de tekening zelf selecteren om te worden doorgeleid naar de bijbehorende tekening.
Opmerking: het is niet mogelijk om een 'Gerelateerde tekening' te koppelen vanuit de RFI zelf. Om er zeker van te zijn dat er naar een RFI wordt verwezen (of dat de RFI naar de tekening verwijst) kunt u daarom het beste de 'Link naar RFI'-tool op de tekeningweergave van één pagina gebruiken.
Een concept-RFI aanmaken vanuit een taak
U kunt niet alleen een concept-RFI aanmaken vanuit het RFI-tabblad, maar ook een RFI maken vanuit een taak. Als er waarnemingen/foto's zijn die al in taken worden gevolgd, kunnen gebruikers op kantoor de taak in een paar klikken eenvoudig omzetten naar een formele RFI.
Activiteitenfeed
Gedurende het hele RFI-workflowproces kunnen gebruikers de status van de RFI volgen, zien wanneer er informatie is aangevraagd/ingediend en ook wie dat heeft gedaan.
Daarnaast wordt, als iemand de Impact of Opmerkingen wijzigt (gemarkeerd in onderstaand screenshot), dit geregistreerd in het tabblad Activiteiten zodat iedereen in het project kan zien hoe de impact zich tijdens de levenscyclus van de RFI heeft ontwikkeld.
RFI-kijkers
Op elk moment van het verloop van de RFI, maar meestal in de 'Concept'-fase, kunnen RFI-'kijkers' aan de RFI worden toegevoegd om e-mailmeldingen te ontvangen wanneer de RFI van status verandert:
Hoewel kijkers e-mailmeldingen over de voortgang van de RFI ontvangen, kunnen ze de inhoud van de RFIniet bewerken als ze niet de verantwoordelijke of een manager bij het bedrijf van de verantwoordelijke zijn.
Wanneer een RFI wordt toegewezen, kan de gebruiker iedereen in het project aanwijzen als kijker. En als de verantwoordelijke van de RFI wijzigt, wordt die gebruiker automatisch toegevoegd als kijker.
De RFI-auteur kan RFI-'kijkers' van het eigen bedrijf (of andere bedrijven) toevoegen als de RFI de status 'Concept', 'Open', 'Gesloten' of 'Ongeldig' heeft. De RFI-verantwoordelijke kan RFI-'kijkers' van het eigen bedrijf (of andere bedrijven) toevoegen als de RFI de status 'Open' of 'Gesloten' heeft.
De RFI toewijzen - (Concept Open)
Zodra een vraag wordt ingevoerd, wordt de optie ‘Toewijzen en verzenden’ donkerblauw en kan die worden geselecteerd. Dit betekent dat de RFI naar een andere partij kan worden gestuurd voor beoordeling en om op het verzoek te reageren. Het proces van aanleveren van een 'Vraag' stelt de gebruiker in staat om de RFI door te zetten van 'Concept' naar 'Open'.
Kies, nadat u 'Toewijzen en verzenden' hebt geselecteerd,tussen toewijzing aan een 'Projectgebruiker' of een 'E-mailadres', voer de 'Verantwoordelijke' in, voeg 'Kijkers' en de 'Deadline' toe, en optioneel een 'Bericht'.
Opmerking: Berichten verschijnen alleen in e-mailmeldingen als een RFI is toegewezen, ingediend of afgewezen.
Als 'E-mailherinneringen verantwoordelijke inschakelen' is geselecteerd, krijgt de verantwoordelijke 48 uur vóór de deadline een e-mailmelding ter herinnering dat de RFI een antwoord nodig heeft:
Als u de RFI toewijst aan een 'E-mailadres', ontvangt de verantwoordelijke per e-mail een kopie van de RFI. In de e-mail vindt de verantwoordelijke de naam van de RFI, evenals instructies waarin staat dat deze RFI aan hem/haar is toegewezen en waarin wordt verzocht om de e-mail te beantwoorden met zijn/haar antwoord op de RFI. Er wordt dan een e-mail naar de RFI-auteur gestuurd, zodat deze namens de verantwoordelijke kan reageren.
Opmerking: Alleen het hoofdbedrijf kan RFIs toewijzen aan e-mailadressen.
Nadat de RFI is toegewezen aan een e-mailadres, ziet u dat het veld Verantwoordelijke in de kopregel is gemarkeerd om aan te geven dat het een externe gebruiker betreft. Ook verschijnt dit e-mailadres in de activiteitenfeed, in de tabel en in eventueel aangemaakte rapporten.
Managers kunnen de RFI toewijzen aan een manager of bijdrager van een ander bedrijf om de RFI door te zetten van 'Concept' naar 'Open' - bijdragers kunnen de RFI toewijzen aan een manager binnen hun bedrijf.
De RFI behoudt de 'Concept'-status totdat de manager deze opnieuw toewijst aan een andere manager of bijdrager in een ander bedrijf. Als u wilt dat een andere partij buiten uw bedrijf naar de RFI kijkt, maak dan een gerelateerde RFI aan.
Opnieuw toewijzen van een RFI
Als een al toegewezen RFI opnieuw toegewezen moet worden, kunnen managers hiervoor elke gebruiker van elk bedrijf aanwijzen. Bijdragers hebben ook de mogelijkheid om opnieuw toe te wijzen aan anderen, maar de bijdrager moet de huidige verantwoordelijke zijn om dat te kunnen doen.
Dit stroomschema geeft meer context over hoe de 'Opnieuw toewijzen'-knop gebruik kan worden:
Opnieuw toewijzen in mijn bedrijf
Managers of bijdragers hebben in het 'Acties'-menu de mogelijkheid om de RFI opnieuw toe te wijzen aan een andere manager of bijdrager in hun bedrijf. De nieuwe verantwoordelijke en eventuele kijkers van de RFI ontvangen na deze actie een e-mailmelding. Opnieuw toewijzen is voor de duidelijkheid ondergebracht in de 'Activiteiten'-rubriek van de RFI. Daarnaast zal de oorspronkelijke verantwoordelijke als kijker aan de RFI worden toegevoegd.
De RFI beantwoorden of doorsturen - (Open In afwachting)
Nadat een RFI is toegewezen, zullen de nieuwe verantwoordelijke (en bijbehorende kijkers) een e-mail ontvangen om hen te laten weten dat de status van de RFI is veranderd van 'Concept' naar 'Open'.
RFIs met de status Open of In afwachting zijn zichtbaar voor alle gebruikers in de twee betrokken bedrijven: het bedrijf van de auteur en het bedrijf waaraan de RFI is toegewezen. Daarnaast kan elke manager van dat bedrijf de betreffende RFI bekijken en bewerken namens de verantwoordelijke.
Acties van managers in 'Open'-status:
Acties van managers in 'In afwachting'-status:
De verantwoordelijke zelf heeft enkele opties om voortgang te boeken: vanuit het 'Acties'-menu kan de verantwoordelijke de RFI toewijzen aan iemand anders in het bedrijf of deze ongeldig maken. De verantwoordelijke kan ook gewoon een antwoord op de vraag indienen:
Een gerelateerde RFI aanmaken
Als een RFI de status 'Open', 'In afwachting' of 'Gesloten' heeft, kunnen de auteur en de verantwoordelijke (en ook de bijbehorende managers van het bedrijf dat aan de RFI is gekoppeld) een 'Gerelateerde RFI' aanmaken of een 'Bestaande RFI bijvoegen' vanuit het 'Gerelateerde RFI'-dropdownmenu in de rubriek Projectlink.
Als een gebruiker ervoor kiest om een gerelateerde RFI aan te maken, worden de opties voor het klonen van bepaalde elementen van die RFI getoond:
- Vragen, suggesties en impact toevoegen
- Vraagbijlagen toevoegen
Ook kunt u een nieuwe titel opgeven.
Opmerking: Als u een gerelateerde RFI aanmaakt, leidt dit er niet toe dat dezelfde groep RFI-kijkers wordt gekloond. Degene die de gerelateerde RFI aanmaakt, wordt de verantwoordelijke voor de 'Concept'-RFI.
Een RFI ongeldig verklaren
Als een RFI 'Ongeldig' wordt verklaard, wordt deze permanent onbewerkbaar omdat de RFI een permanente 'Ongeldig'-status krijgt. Gebruik dit alleen als u verwacht dat de RFI nooit meer relevant zal zijn.
Nadat u de 'Ongeldig'-optie hebt geselecteerd, kunt u optioneel een e-mailmelding sturen naar de verantwoordelijke van de RFI en de groep kijkers om ze van aanvullende informatie te voorzien:
Nadat de RFI ongeldig is gemaakt, verschijnt deze in het RFI-tabblad met de 'Ongeldig'-status:
Zo nodig kunnen gebruikers nog steeds een kopie van de RFI downloaden of een gerelateerde RFI aanmaken vanuit de 'Ongeldige' RFI:
Antwoorden namens de verantwoordelijke
Zo nodig kunnen managers van het bedrijf van de auteur 'Antwoorden namens' de verantwoordelijke van de RFI vanuit het 'Acties'-menu:
Als de auteur kiest voor 'Antwoorden namens de verantwoordelijke', wordt het 'Antwoord'-veld ontgrendeld. De huidige verantwoordelijke kan echter niet bijdragen aan de RFI:
Als de verantwoordelijke van de RFI liever per e-mail antwoord geeft, is dat mogelijk door de onderstaande stappen te volgen.
Allereerst ontvangt de verantwoordelijke van de RFI een e-mail met de informatie in het onderstaande screenshot. In deze e-mail staat dat de verantwoordelijke de RFI kan beantwoorden door op de e-mail te reageren.
Als de verantwoordelijke op de e-mail reageert met het antwoord op de vraag die in de RFI is gesteld, ontvangt degene aan wie de RFI is toegewezen een e-mail met dat antwoord. In de antwoordmail ziet de oorspronkelijke aanvrager het antwoord dat de verantwoordelijke heeft gegeven, evenals de 'Actie' die nodig is.
Met deze informatie kan de oorspronkelijke aanvrager nu 'Antwoorden namens' de Verantwoordelijke, en deze reeks gebeurtenissen wordt vastgelegd in de Activiteit van de RFI.
Het antwoord beoordelen
Om de RFI door te zetten, moet de 'Antwoord'-rubriek volledig ingevuld worden door de verantwoordelijke, een manager van het bedrijf van de verantwoordelijke of een manager van het bedrijf van de auteur die kan antwoorden namens de verantwoordelijke:
Zodra de antwoordrubriek volledig is ingevuld, kan de verantwoordelijke de optie 'Antwoord indienen' gebruiken. De RFI wordt dan opnieuw toegewezen aan de auteur voor goedkeuring van het antwoord:
De auteur van de RFI heeft daarna de mogelijkheid om de RFI te accepteren, af te wijzen of opnieuw toe te wijzen. Als het antwoord wordt afgewezen, wordt het teruggestuurd naar de vorige verantwoordelijke voor verdere verduidelijking.
Accepteren (en sluiten)
Stel dat het antwoord dat u van de verantwoordelijke hebt gekregen alle informatie bevat die u nodig hebt. In dat geval kunt u meerdere gebruikers informeren over de inhoud van de RFI met een ingebouwde distributielijst, waarmee geselecteerde gebruikers per e-mail worden geïnformeerd over de gesloten RFI.
Op de distributielijst kunnen gebruikers staan die niet bij de twee bedrijven horen die verantwoordelijk zijn voor de RFI, maar zij moeten worden uitgenodigd voor het project om te verschijnen op de distributielijst.
Zodra u uw distributielijst hebt gekozen, selecteert u 'Accepteren en sluiten', zodat de RFI van de status Open naar de status Gesloten gaat. Iedereen op de distributielijst ontvangt een e-mail over de gesloten RFI:
De RFI afwijzen
Als het antwoord dat u van de verantwoordelijke hebt gekregen uw vraag niet beantwoordt, kunt u het antwoord afwijzen door op de actieknop te klikken en 'Antwoord afwijzen' te kiezen. De RFI behoudt dan de status 'Open' en wordt teruggestuurd naar de oorspronkelijke verantwoordelijke met de vraag om het antwoord waar nodig aan te passen.
Een RFI delen
Downloaden
Vanuit het actiemenu kan de verantwoordelijke, auteur, of kijker van de RFI deze downloaden, ongeacht de huidige status van de RFI. Een manager van het bedrijf van de verantwoordelijke kan de RFI ook downloaden.
Een RFI e-mailen
Gebruikers kunnen RFIs nu rechtstreeks vanuit Fieldwire per e-mail versturen als pdf, net zoals dat mogelijk is met formulieren en taken. In het kader van verantwoording wordt deze actie vastgelegd in de activiteitenfeed, zodat er bewijs is van welke informatie er is verspreid en wanneer.
Tijdens elke fase in het proces voor het aanmaken van een RFI kan een gebruiker met toegang tot de RFI op de 'Acties'-dropdownknop klikken en vervolgens de optie 'E-mail' aanklikken.
Na het kiezen van de optie 'E-mail' ziet u een pop-upvenster waarin u de e-mailadressen van de ontvangers moet invoeren. Ook verschijnt er een veld waarin u de onderwerpregel van de e-mail kunt bewerken. Tot slot ziet u een veld waarin u een optioneel bericht kunt invoeren.
Nadat de verplichte velden zijn ingevuld, moet u op de 'Versturen'-knop klikken.
Hier volgt een voorbeeld van hoe de ontvangen e-mail eruitziet:
Hier volgt een voorbeeld van hoe de e-mailbijlage eruitziet:
En tenslotte wordt de e-mail, zoals hierboven vermeld, na verzending opgenomen in het RFI-activiteitenlogboek:
RFIs bekijken
In de RFI-module selecteert u de groepeercategorie aan de linkerkant om de RFIs te filteren die aan u zijn toegewezen (Mijn RFIs), waarvoor u een kijker bent (Bekeken RFIs) of beide (Alle RFIs):
U kunt ook de kolommen in het RFI-tabblad sorteren: selecteer de groepeerkolom om de RFIs in aflopende of oplopende volgorde te sorteren:
- RFI-nummer (#): De bedrijfscode wordt gebruikt om aan te geven wie de RFI heeft aangemaakt en in welke volgorde de RFI is aangemaakt.
- Naam: De naam van de RFI, toegewezen toen deze werd aangemaakt.
- Status: De fase waarin de RFI zit (Concept, Open, In afwachting, Gesloten, Ongeldig).
- Deadline: De verwachte datum waarop de RFI gesloten zou moeten zijn.
- Bedrijf: Dit is gekoppeld aan de huidige RFI-verantwoordelijke en verandert mee met de RFI-verantwoordelijke.
RFIs filteren
In het RFI-tabblad hebt u de mogelijkheid om RFIs te filteren:
Nadat u 'RFIs filteren' hebt gekozen, kunt u RFIs filteren op de onderstaande kenmerken:
Status: De huidige fase waarin de RFI zit; Concept, Open, In afwachting, Gesloten, of Ongeldig.
Bedrijf: Het bedrijf waaraan de verantwoordelijke is toegewezen.
Verantwoordelijke: De persoon aan wie de RFI op dat moment is toegewezen.
Laatst bijgewerkt: De laatste keer dat het formulier werd aangepast.
Een taak omzetten naar een RFI
Als u al waarnemingen (foto's) in uw taken hebt die u wilt gebruiken om een nieuwe RFI aan te maken, kunt u dit rechtstreeks vanuit de taak zelf doen.
Hiervoor moeten er foto's in uw taak aanwezig zijn. Daarna moet u op het paperclippictogram in de taak klikken. Vervolgens selecteert u 'Nieuwe RFI'. Nadat u 'Nieuwe RFI' hebt geselecteerd, verschijnt er een nieuw pop-upvenster. In het pop-upvenster kunt u de RFI een naam geven en een selectievakje in- of uitschakelen om bestaande foto's van de taak in de nieuwe RFI op te nemen. Tot slot klikt u op 'Concept aanmaken' om de nieuwe RFI aan te maken.
RFIs op mobiel
RFIs kunnen nu in elke fase (Concept, Open, In afwachting, Gesloten, Ongeldig) op uw mobiele apparaat worden bekeken vanuit het RFI-tabblad. Ook kunnen RFIs nu op uw mobiele apparaat worden aangemaakt en ingevuld tijdens de Concept-fase. Dit betekent dat gebruikers ook vanaf de bouwplaats ook vragen, de deadline, bijlagen en de impact kunnen toevoegen. U kunt de status van de RFI echter alleen wijzigen vanuit de webversie.
RFIs aanmaken op mobiel
Net als in de webversie kunnen gebruikers nu op hun mobiele apparaat nieuwe RFIs aanmaken door naar het RFI-tabblad te gaan en op de blauwe '+'-knop te klikken, zoals hieronder getoond.
RFIs invullen op mobiel
Na het aanmaken van een formulier op mobiel kunnen gebruikers de velden voor vragen, de deadline, bijlagen, impact etc. invullen zolang de RFI de Concept-status heeft. Ook kunnen gebruikers gerelateerde taken, RFIs en tekeningen bekijken terwijl ze de RFI op mobiel bekijken.
U kunt ook foto's markeren die u met uw apparaat hebt gemaakt en aan de RFI hebt gekoppeld.
Voltooide RFIs bekijken op mobiel
Net als in de webversie kunt u op mobiel de inhoud bekijken die hoort bij voltooide RFIs:
| Vraag | Suggestie/impact | Antwoord |
RFIs sorteren op mobiel
Vanaf het RFI-tabblad op uw mobiel kunt u RFIs sorteren op status, nummer, naam en deadline om u te helpen het gewenste document sneller te vinden:
Status: De fase waarin de RFI zit - Concept, Open, In afwachting, Gesloten, Ongeldig.
Nummer: Het automatisch toegewezen, unieke nummer dat is toegepast toen de RFI werd aangemaakt.
Naam: De titel van de RFI.
Deadline: De datum waarop de RFI voltooid zou moeten zijn.
RFIs zoeken op mobiel
Selecteer het vergrootglas en typ de naam van de RFI om te zoeken naar voltooide RFIs:
Feedback sturen
We krijgen graag feedback van u, omdat we ernaar streven de meest intuïtieve RFI-beheertool te ontwikkelen:
U kunt zich aanmelden voor het Fieldwire Research Program!