Wprowadzenie do zmian zamówienia w Fieldwire

Przegląd

W każdym projekcie budowlanym występują zmiany, które mają wpływ na pierwotny zakres robót, koszt i harmonogram. Aby ująć te zmiany, wykonawcy wykorzystują Zmiany zamówienia, które opisują, co uległo zmianie oraz wpływ tej zmiany na koszty/harmonogram. W ramach jednego projektu może istnieć od kilkudziesięciu do tysięcy zmian zamówień, a zapewnienie prawidłowego zarządzania nimi ma kluczowe znaczenie dla kondycji finansowej i raportowania wykonawcy. 

Moduł zmian zamówień jest najnowszym dodatkiem do pakietu narzędzi Fieldwire do zarządzania projektami i integruje się z innymi funkcjami Fieldwire, umożliwiając posiadanie jednego źródła danych dla uzgodnionych zmian zakresu, szybsze gromadzenie danych od odpowiednich stron / interesariuszy, szybszy proces zatwierdzania itp.

Aby uzyskać tę funkcję na swoim koncie, możesz zaplanować prezentację z naszym zespołem sprzedaży lub możesz ją kupić w ramach planu Business Plus. Jeśli korzystasz już z usługi Business Plus, Zmiana zamówienia zostaną automatycznie dodana do konta.

Uwaga: Zmiany zamówienia są obecnie dostępne tylko w internetowej wersji Fieldwire.

Spis treści

• Jak aktywować zarządzanie projektami w projekcie?
  • Uprawnienia użytkownika do zmian zamówienia
  • Wdrożenie do zarządzania projektem
  • Jak ustawić firmę wiodącą?
• Przepływ pracy zmiany zamówienia
  
  • Oglądający
• Zakładka zmian zamówienia
  • Ustawienia wstępne zmian zamówienia
• Tworzenie zmiany zamówienia
• Prośba o koszty
• Wysłanie do zatwierdzenia
• Odesłanie odmowy
• Utworzenie rewizji
• Wysłanie zatwierdzenia

Jak aktywować zarządzanie projektami w projekcie?

Aby uzyskać informacje na temat firm i sposobu aktywacji zarządzania projektem w projekcie, zapoznaj się z tym artykułem: Jak włączyć zarządzanie projektem i jak zarządzać firmami w projekcie.

Uprawnienia użytkownika do zmian zamówienia

Wdrożenie do zarządzania projektem

Jeśli przechodzisz do zakładki Zmiany zamówienia (lub jakiegokolwiek innego elementu Zarządzania projektem) po raz pierwszy, zobaczysz wyskakujące okienko, które pomoże Ci rozpocząć pracę z Zarządzaniem projektem w Fieldwire i skonfigurować swoją „Firmę” w projekcie. Najpierw musisz dodać nazwę swojej firmy i kliknąć przycisk „Dalej”. Ta sama nazwa firmy będzie obowiązywać dla wszystkich modułów zarządzania projektem. Nie jest jednak automatycznie wypełniana informacją „Firma” wprowadzoną w ustawieniach profilu. (Więcej informacji na temat ustawień profilu znajdziesz w tym artykule: PYTANIA I ODPOWIEDZI: Jak zaktualizować adres e-mail i inne informacje w profilu?)

Następnie aplikacja poprosi o wprowadzenie kodu firmowego, który ułatwi całemu zespołowi uporządkowanie danych podczas całego projektu.

I to wszystko! W przykładzie pokazanym na tych zrzutach ekranu użyliśmy ABC jako nazwy firmy i kodu firmy.

Jak ustawić firmę wiodącą?

Aby upewnić się, że wszystkie RFI, karty materiałowe i zmiany zamówień przechodzą w Fieldwire przez twoją „firmę”, możesz teraz ustawić firmę wiodącą. Aby rozpocząć, najpierw przejdź do zakładki „Użytkownicy projektu”, a następnie kliknij „Ustaw wiodącą firmę” dla firmy, którą chcesz uznać za „wiodącą”.

Po kliknięciu „Ustaw wiodącą firmę”, pojawi się wyskakujące okienko wskazujące, co mogą robić użytkownicy w firmie wiodącej w porównaniu z użytkownikami w „Innych firmach”, które nie zostały wyznaczone jako wiodące. Na przykład, użytkownicy w firmie wiodącej mogą wysyłać karty materiałowe do dowolnej firmy lub żądać je od nich, podczas gdy użytkownicy w „Innych firmach” mogą wysyłać karty materiałowe tylko do firmy wiodącej.

Gdy już zdecydujesz, że chcesz ustawić firmę wiodącą, musisz kliknąć niebieski przycisk „Ustaw wiodącą firmę”. Po kliknięciu niebieskiego przycisku wiodąca firma zostanie oznaczona ikoną korony i napisem „Firma wiodąca”.

Przepływ pracy zmiany zamówienia

Zmiana zamówienia może mieć różne „statusy”, w zależności od etapu, na którym się znajduje. Z uwagi na fakt, że wszystkie zmiany zamówienia mają taki sam przebieg, warto zapoznać się z poniższą tabelą, aby uzyskać wyjaśnienie różnych statusów zmian zamówienia:  

Oglądający

W zakładce „Obserwatorzy” możesz dodawać i usuwać „obserwatorów” na każdym etapie przepływu pracy. Aby to zrobić, należy kliknąć „Dodaj obserwatora” i kliknąć nazwę osoby/osób, które chcesz dodać. Możesz także usunąć tego obserwatora, klikając „x”, który pojawia się po najechaniu kursorem na jego nazwę.

Jeśli użytkownik nie pracuje obecnie w danym projekcie, możesz go do niego zaprosić. Należy jednak pamiętać, że jeśli nowy użytkownik, którego zapraszasz, nie znajduje się na koncie użytkownika, nastąpi obciążenie dodatkową opłatą, jeśli nie ma dostępnych licencji dla tego użytkownika. 

Oprócz dodawania obserwatorów w sekcji „Szczegóły”, można również dodawać/usuwać obserwatorów na większości wyskakujących okienek statusu zmiany zamówienia.

Zakładka zmian zamówienia

Każda osoba powiązana z firmą, jako menedżer lub uczestnik, może uzyskać dostęp do zakładki „Zmiany zamówienia”, gdzie uzyska dostęp do każdej zmiany w projekcie, niezależnie od „Statusu”.

Nagłówki w tej zakładce zapewniają ogólny przegląd kodu, nazwy, statusu, terminu, całkowitego kosztu i osoby przypisanej dla zmian zamówienia w całym projekcie. Dokładniej wymienione nagłówki zdefiniowano poniżej: 

• #: „Kod firmy” jest przypisywany przez firmę, do której odnosi się zmiana zamówienia i dodawany, gdy zmiana zamówienia zmienia status z Projekt (szkic) na status Zażądane lub W oczekiwaniu.
• Nazwa: Tytuł zmiany zamówienia, dodawany podczas tworzenia zmiany zamówienia.
• Status: Bieżący status zmiany zamówienia, który dyktuje, jakie działania są dostępne dla użytkowników. Dostępne są następujące statusy „Projekt (szkic)”, „Zażądane”, „Wersja oczekująca”, „W oczekiwaniu na zatwierdzenie”, „Oczekuje na zamknięcie”, „Zamknięte” i „Unieważnione”.
• Termin:  Dodawany przez użytkownika żądającego zmiany zamówienia. Odzwierciedla on datę, w której osoba wysyłająca powinna wysłać zmianę zamówienia do użytkownika, który jej zażądał.
• Koszt ogółem: Całkowity koszt ujęty w zmianie zamówienia.
• Osoba przypisana: Aktualna osoba odpowiedzialna za kolejne działania związane ze zmianą zamówienia.

Ponadto poszczególne statusy są widoczne w górnej części, gdzie można łatwo sprawdzić, ile zmian zamówienia znajduje się w projekcie w każdym statusie, a także śledzić kwotę w euro, która została zatwierdzona.

Ustawienia wstępne zmian zamówienia

Aby przyspieszyć proces tworzenia zmiany zamówienia, można ustawić wstępne koszty, które są często ponownie wykorzystywane podczas tworzenia zmiany zamówienia. Wstępne koszty można ustawić dla materiałów, robocizny, wyposażenia, podwykonawców, innych i narzutów. Odpowiadają one 6 sekcjom, które możesz wypełnić podczas procesu tworzenia zmiany zamówienia. Wszyscy użytkownicy z uprawnieniami administratora mogą ustawiać i edytować ustawienia wstępne w oknie modalnym.

Aby rozpocząć tworzenie ustawień wstępnych, kliknij przycisk „Ustalone wcześniej opcje zarządzania kosztami” w prawym górnym rogu. Spowoduje to wyświetlenie nowego wyskakującego okienka, w którym można utworzyć nowe ustawienia wstępne dla 6 różnych sekcji wymienionych powyżej. W wyskakującym okienku sprawdzisz także, ile ustawień wstępnych już utworzono dla tej konkretnej sekcji. Aby utworzyć ustawienie wstępne, kliknij odpowiednią sekcję, a następnie kliknij „Dodaj ustawienie wstępne [sekcji]”. Wyświetlą się 3 pola, w których możesz wprowadzić informacje: „Nazwa”, „Rodzaj jednostki” i „Koszt jednostkowy [waluta]”. Zauważ, że jedynym polem wymaganym do utworzenia ustawienia wstępnego jest „Nazwa”, pole „Rodzaj jednostki” to lista rozwijana z kilkoma opcjami do wyboru, a waluta wyświetlana w polu „Koszt jednostkowy” zmienia się w zależności od waluty wybranej w ustawieniach projektu.

Uwaga: Po usunięciu ustawienia wstępnego nie można go odzyskać.

Uwaga: Zgodnie z informacją w wyskakującym okienku, ustalone wcześniej opcje będą widoczne dla wszystkich użytkowników projektu podczas tworzenia zmian zmiana zamówienia.

W menu rozwijanym „Rodzaj jednostki” są widoczne te same typy, które wymieniono podczas wypełniania zmiany zamówienia.

Podczas tworzenia ustawień narzutów, można zauważyć inne opcje niż w pozostałych 5 sekcjach: „Nazwa”, „Zastosowana sekcja”, „Procent (%)”, „Zastosuj domyślnie”. Pole Zastosowana sekcja odnosi się do pozostałych 5 sekcji zmiany zamówienia, a także opcji „Suma częściowa” i „Suma częściowa + narzuty”. Dla tej konkretnej sekcji możesz również wybrać, czy narzuty mają być stosowane domyślnie. Włączenie tej opcji oznacza, że dana linia narzutów zostanie automatycznie dodana do wszystkich zmian zamówienia po ich utworzeniu. Wyłączenie tej opcji oznacza, że nie zostanie ona dodana domyślnie, ale można łatwo dodać ją do zmiany zamówienia w sekcji narzutów w samej zmianie zamówienia. 

Po zakończeniu tworzenia ustawień wstępnych, wszystko jest gotowe i można przystąpić do tworzenia zmian zamówienia. Poniżej zamieściliśmy krótki film przedstawiający zmianę zamówienia utworzoną za pomocą ustawień wstępnych:

Tworzenie zmiany zamówienia

Aby utworzyć projekt zmiany zamówienia, musisz posiadać uprawnienia Managera z dostępem do zarządzania projektem. Aby utworzyć nową zmianę zamówienia, przejdź do zakładki Zmiana zamówienia, wybierz opcję „Dodaj nową zmianę zamówienia”, a następnie wprowadź nazwę zmiany zamówienia. Jeśli chcesz, możesz dodać opis zmiany zamówienia, ale nie jest to obowiązkowe. Gdy będziesz gotowy/a do utworzenia zmiany zamówienia, kliknij „Utwórz szkic”.

Uwaga: „Nazwę” zmiany zamówienia można później dostosować - kliknij ołówek przy nazwie w „Projekcie” zmiany zamówienia. 

Zostanie utworzony nowy szkic zmiany zamówienia. W zmianie zamówienia nie ma pól obowiązkowych, ale po utworzeniu szkicu zmiany zamówienia można dodać do niego szczegóły i informacje o kosztach. Zmiana zamówienia jest podzielona na 3 obszary: nagłówek na górze, „Szczegóły” po prawej stronie i informacje o „Kosztach” po lewej stronie.

Informacje o kosztach są podzielone na sekcje kosztów na górze (materiały, robocizna, sprzęt, podwykonawca), narzuty, podsumowanie kosztów, kopie zapasowe dokumentów i notatki.

Podstawową różnicą między sekcjami kosztów są dostępne rodzaje jednostek. Na przykład, w sekcji „Materiały”, w rozwijanym menu „RODZAJ JEDNOSTKI” możesz wybrać „Każdy”, „Stopy liniowe”, „Stopy kwadratowe”, „Jardy kwadratowe” itp. Natomiast w sekcjach „Robocizna” i „Sprzęt” w menu rozwijanym „RODZAJ JEDNOSTKI” możesz wybrać „Godziny”, „Dni”, „Tygodnie” itp.

Dodatkowo, sekcje kosztów mogą być oznaczane niezależnie lub razem w narzutach. Ostateczny narzut może być również zastosowany do zmiany zamówienia, która jest zasadniczo narzutem nadrzędnym, najczęściej stosowanym w przypadku kaucji, ubezpieczenia itp.

Prośba o koszty

Gdy zmiana zamówienia będzie gotowa, pojawi się niebieski przycisk „Wyślij”. Klikając niebieski przycisk rozwijany, wyświetlisz dwie opcje: „Poproś o koszty” i „Prześlij do zatwierdzenia”. W tym przepływie pracy omówimy opcję „Poproś o koszty”. Po wybraniu opcji „Poproś o koszty” wprowadź „Osobę przypisaną”, dodaj „Obserwatorów” i „Termin” oraz opcjonalnie „Wiadomość mailowa”. Po wypełnieniu tych informacji kliknij niebieski przycisk „Prośba”. 

Spowoduje to przeniesienie zmiany zamówienia do statusu „Zażądane”, a do nowej osoby przypisanej zostanie wysłane powiadomienie e-mail z poleceniem dodania kosztów i przesłania zmiany zamówienia w Fieldwire.

Prześlij do zatwierdzenia

Gdy zmiana zamówienia ma status „Zażądane”, nowa przypisana osoba może następnie dodać informacje o kosztach do zmiany zamówienia i przesłać ją z powrotem do użytkownika, który o nie poprosił. Aby to zrobić, osoba przypisana musi kliknąć niebieski przycisk „Wyślij”. Następnie zostanie ona poproszona o wprowadzenie „Osoby przypisanej”, dodanie „Obserwatorów” i „Terminu” oraz opcjonalnie „Wiadomości mailowej”. Po wypełnieniu tych informacji kliknij niebieski przycisk „Wyślij”, co spowoduje zmianę statusu z Zażądane na W oczekiwaniu na zatwierdzenie.

Odesłanie odmowy

W przypadku statusu „W oczekiwaniu na zatwierdzenie” nowa osoba przypisana może zatwierdzić lub odrzucić zmianę zamówienia, odsyłając ją do użytkownika, który ją przesłał. Spowoduje to zmianę statusu odpowiednio na Zatwierdzono lub Odrzucono.

Jeśli wybierzesz opcję „Odrzuć”, pojawi się wyskakujące okienko z prośbą o potwierdzenie, że chcesz wysłać odrzucenie do nadawcy. 

Ponadto, jak wskazano w komunikacie w wyskakującym okienku, jeśli zdecydujesz się odrzucić zmianę zamówienia, Fieldwire pozwoli nadawcy na utworzenie rewizji.

Utworzenie rewizji

Aby utworzyć rewizję, osoba przypisana musi po prostu kliknąć przycisk „Utwórz rewizję”, a następnie wybrać „Osobę przypisaną”, „Obserwatorów” i wybrać „Termin”. Jeśli utworzono rewizję, użytkownik ma możliwość skopiowania informacji o kosztach ostatniej wersji i kopii zapasowych dokumentów z zaznaczonymi polami, jak pokazano na zrzucie ekranu poniżej, dzięki czemu może oprzeć się na poprzedniej wersji lub zacząć od zera. Po utworzeniu rewizji status zmienia się z Odrzucono na Wersja oczekująca.

W statusie Wersja oczekująca, nowa wersja tabeli kosztów pozwala użytkownikowi edytować zawartość, a także dodawać więcej kopii zapasowych dokumentów i notatek przed ponownym przesłaniem. Zauważ na poniższym zrzucie ekranu, że „wer. 1” znajduje się obok „Kosztu”, aby wskazać, że jest to pierwsza wersja.

Ponadto, poprzednie wersje mogą być widoczne pod bieżącą wersją, jeśli chcesz odwołać się do poprzednich odpowiedzi lub zgłoszeń.

Gdy zmiana zamówienia jest gotowa do ponownego przesłania, menedżerowie mogą ponownie przesłać ją do zatwierdzenia, zmieniając jej status z Wersja oczekująca na W oczekiwaniu na zatwierdzenie. Przepływ pracy dla statusu W oczekiwaniu na zatwierdzenie zostanie wznowiony z nową wersją.

Wysłanie zatwierdzenia

W przypadku statusu „W oczekiwaniu na zatwierdzenie” nowa osoba przypisana może zatwierdzić lub odrzucić zmianę zamówienia. 

Jeśli nowa osoba przypisana kliknie „Zatwierdź”, zobaczy jeszcze jedno wyskakujące okienko umożliwiające potwierdzenie działania. Po kliknięciu niebieskiego przycisku „Wyślij” status zmiany zamówienia zostanie zmieniony na „Zatwierdzono”, proces tworzenia zmiany zamówienia zostanie zakończony i nie będzie można podjąć żadnych dalszych działań powiązanych z tą zmianą zamówienia.

Więcej informacji

• Przepływ pracy dla kart materiałowych w Fieldwire
• Wprowadzenie do RFI w Fieldwire
• Jak włączyć zarządzanie projektem i jak zarządzać firmami w projekcie