Karta Integracje: Konfiguracja SharePoint

WAŻNE: Jeśli szukasz informacji o Google Drive lub Egnyte, znajdziesz je w następujących artykułach:

• Karta Integracje: Konfiguracja Google Drive
• Karta Integracje: Konfiguracja Egnyte

Przegląd

Użytkownicy Fieldwire z subskrypcją Business lub Business Plus mają możliwość skonfigurowania integracji między swoim kontem i/lub projektami Fieldwire a innymi programami, w tym SharePoint, Google Drive i innymi. Ta integracja jest dostępna dla zakładek Pliki i Plany. Celem połączenia SharePoint z projektami Fieldwire jest możliwość bezpośredniego pobierania elementów z tych aplikacji do Fieldwire. Jest to wiele jednokierunkowych synchronizacji (nie dwukierunkowa synchronizacja), które utrzymują synchronizację aplikacji; dlatego ważne jest, aby określić, czy Fieldwire lub któraś z tych połączonych aplikacji będzie Twoim „źródłem prawdy”.

Uwaga: Projekty połączone z SharePoint mogą teraz obsługiwać wiele połączeń kont! Oznacza to, że możesz synchronizować pliki z różnych kont lub katalogów do swoich projektów w Fieldwire. 

Uwaga: Ten artykuł dotyczy wyłącznie SharePoint. Jeśli nie interesuje Cię korzystanie z tych aplikacji, ale chcesz dowiedzieć się więcej o łączeniu aplikacji i konfigurowaniu automatyzacji, zapoznaj się z tymi artykułami:

• Karta Integracje: Konfiguracja połączenia
• Karta Integracje: Konfiguracja automatyzacji

Ograniczenia:

• Workato nie będzie nieograniczony, jak nasza dwukierunkowa synchronizacja. Jest ograniczony do uczciwego użytkowania, a my skontaktujemy się z Tobą, jeśli zbliżysz się do limitu. 
• Połączenia integracyjne mogą być realizowane za pomocą dowolnej z następujących przeglądarek: Google Chrome, Microsoft Edge lub Firefox. Safari i przeglądarka Brave nie mogą być w ogóle używane do połączeń SharePoint, Google Drive ani Egnyte.

Spis treści

• SharePoint
  • Konfiguracja połączenia z SharePoint
  • Konfiguracja automatyzacji z SharePoint
  • Automatyzacja dla SharePoint i planów Fieldwire
  • Rozwiązywanie problemów z połączeniem SharePoint
• Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Konfiguracja połączenia z SharePoint

Połączenie Fieldwire z SharePoint jest stosunkowo proste; jednak przed jego wykonaniem musisz upewnić się, że masz odpowiednie poziomy uprawnień konta i projektu w Fieldwire. (Więcej informacji o uprawnieniach na poziomie konta znajdziesz w tym artykule: Wprowadzenie do poziomów uprawnień konta: Menedżerowie, Użytkownicy konta i Użytkownicy projektów). Ponadto, aby utworzyć połączenie z SharePoint, potrzebujesz następujących rzeczy:

• Konto Business lub Business Plus w Fieldwire
• Być Menedżerem konta (lub właścicielem) w Fieldwire
• Dostęp Administratora globalnego w Entra ID

Opcje pomocy przy konfiguracji

Dołączyliśmy wideo z całym procesem konfiguracji – możesz je oglądać, zatrzymując w razie potrzeby, lub skorzystać z naszych szczegółowych instrukcji poniżej!

Samouczek wideo

Szczegółowe instrukcje

Po upewnieniu się, że masz odpowiednie poziomy uprawnień, przejdź do zakładki „Integracje” na stronie głównej konta, która powinna znajdować się obok zakładki „Szablony”.

Następnie wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij zakładkę „Integracje”

2. Kliknij aplikację SharePoint

• Zostaniesz przeniesiony na inną stronę, gdzie znajdziesz krótki opis korzyści z połączenia SharePoint z Fieldwire oraz automatyzacji, którą to połączenie zapewni. 

3. Kliknij niebieski przycisk „Połącz konto Microsoft SharePoint”,

4. Nadaj nazwę temu połączeniu, co pomoże Twoim współpracownikom je zidentyfikować.

• Możesz nazwać połączenie dowolnie; domyślnie będzie to zawsze „[nazwa aplikacji] - [Imię i nazwisko z ustawień profilu Fieldwire]”.

5. Kliknij „Dalej”. 

6. Wypełnij pole Subdomena.

• Najprościej jest otworzyć SharePoint w przeglądarce i użyć adresu URL swojego SharePointa.
• Uwaga: Twoja Subdomena nie będzie „fieldwire0”, jak pokazano w krótkim filmie poniżej. Będzie specyficzna dla Twojej instancji SharePoint.

7. Wprowadź „Nazwa witryny”, którą znajdziesz w adresie URL swojego SharePoint. 

• Uwaga: Podobnie jak Subdomena, Twoja Nazwa witryny nie będzie „BESTFR-TEST”, jak pokazano w krótkim filmie poniżej. Będzie specyficzna dla Twojej instancji SharePoint.

Po wprowadzeniu zarówno Subdomeny, jak i Nazwa witryny, musisz wygenerować i wypełnić pola ID klienta i Sekret klienta. Pod oboma polami znajdziesz link do zewnętrznej dokumentacji z instrukcjami, jak wygenerować zarówno ID klienta, jak i sekret klienta.

Aby wygenerować wartości dla obu tych pól, wykonaj dokładnie następujące kroki:

1. Zaloguj się na https://portal.azure.com/

• Kliknięcie linku otworzy nowe okno

2. Wybierz Microsoft Entra ID > Rejestracje aplikacji > +Nowa rejestracja (w sekcji Usługi Azure)

3. Wprowadź unikalną nazwę aplikacji i wybierz obsługiwany typ konta.

4. Z rozwijanego menu „Wybierz platformę” wybierz Web.

5. Wprowadź https://www.workato.com/oauth/callback jako URI przekierowania i kliknij Zarejestruj.

• Uwaga: Przycisk „Zarejestruj” znajduje się w lewym dolnym rogu ekranu i nie jest widoczny na krótkim filmie poniżej.

6. W menu po lewej stronie wybierz Uprawnienia API > „+ Dodaj uprawnienie” 

7. Wybierz opcję SharePoint w sekcji Najczęściej używane API Microsoft.

8. Wybierz opcję Uprawnienia delegowane.

9. Rozwiń AllSites w opcjach wyboru uprawnień i zaznacz pole „AllSites.Write”.

10. Kliknij niebieski przycisk „Dodaj uprawnienia” w prawym dolnym rogu ekranu.

• Uwaga: Ten przycisk nie jest pokazany na filmie poniżej.

11. Wybierz Certyfikaty i sekrety > Nowy sekret klienta z menu po lewej stronie.

12. Wprowadź opis sekretu klienta i ustaw datę wygaśnięcia za pomocą rozwijanego menu Expires.

13. Kliknij „Dodaj” w prawym dolnym rogu ekranu, aby utworzyć sekret klienta.

• Uwaga: Ten przycisk nie jest pokazany na filmie poniżej.

14. Po utworzeniu sekretu kliknij ikonę Kopiuj do schowka obok opcji Wartość. To jest Twój sekret klienta. 

15. Wklej Wartość w pole Sekret klienta w Fieldwire.

16. W menu po lewej stronie wybierz Przegląd i skopiuj wartość ID aplikacji (klienta).

17. Wklej tę wartość w pole ID klienta w Fieldwire.

18. Kliknij „Połącz” w Fieldwire i zaloguj się na swoje konto Microsoft w wyświetlonym oknie.

Jeśli połączenie z SharePoint powiedzie się, zobaczysz komunikat „Połączenie udane” i możesz kliknąć przycisk „Zamknij”. 

Ponadto, jeśli połączenie jest udane, u góry strony w Fieldwire pojawi się komunikat, że możesz teraz skonfigurować automatyzację w zakładce Ustawienia dowolnego projektu na koncie. Tym kończy się proces łączenia SharePoint z Fieldwire. Aby dowiedzieć się, jak utworzyć automatyzację, przejdź do następnej sekcji.

Łączenie wielu kont SharePoint

Aby połączyć wiele kont SharePoint:

1. Przejdź do zakładki Integracje
2. Wybierz aplikację Microsoft SharePoint
3. Kliknij + Połącz dodatkowe konto
4. Następnie wykonaj wszystkie te same kroki opisane powyżej w sekcji Konfiguracja połączenia z SharePoint

Konfiguracja automatyzacji z SharePoint

Po utworzeniu połączenia z SharePoint na poziomie konta możesz utworzyć „automatyzację” w swoich projektach. Przypominamy jednak, że przed tym musisz upewnić się, że masz odpowiednie poziomy uprawnień do projektu. (Więcej informacji o uprawnieniach na poziomie projektu znajdziesz w tym artykule: Wprowadzenie do poziomów uprawnień projektu: Administratorzy, Członkowie i Obserwatorzy).

Automatyzacje to miejsce, gdzie dzieje się magia – to one synchronizują Twoje aplikacje. Aby utworzyć automatyzację, potrzebujesz:

• Być administratorem projektu w Fieldwire, w którym chcesz utworzyć automatyzację
• Dostęp do zakładki Ustawienia projektu w Fieldwire

Po upewnieniu się, że masz odpowiednie poziomy uprawnień, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do konkretnego projektu, w którym chcesz utworzyć automatyzację.
2. Przejdź do zakładki Ustawienia, po prawej stronie
3. Przewiń w dół do sekcji Aplikacje i
4. Kliknij przycisk Zarządzaj automatyzacjami.
   • Zostaniesz przeniesiony na nową stronę, gdzie wyświetlone będą wszystkie automatyzacje utworzone dla tego konkretnego projektu.
5. Kliknij przycisk + Nowa automatyzacja, co spowoduje pojawienie się nowego okna.
6. W oknie wybierz SharePoint jako aplikację, z którą chcesz połączyć swój projekt Fieldwire.
7. Wybierz konto SharePoint, z którym chcesz połączyć projekt Fieldwire (jeśli masz połączonych wiele kont SharePoint)
8. Wybierz automatyzację Pliki lub Plany
9. Kliknij Utwórz szkic

Uwaga: Jeśli nie widzisz SharePoint na liście, kliknij opcję „Zarządzaj integracjami”, która przekieruje Cię z powrotem do zakładki „Integracje” na stronie głównej konta.

Po kliknięciu Utwórz szkic zostaniesz przekierowany na nową stronę, gdzie będziesz mógł wybrać, jakie informacje z SharePoint ma pobierać automatyzacja do Fieldwire. To kolejny obszar, gdzie kluczowe jest posiadanie dostępu Administratora globalnego w Entra ID. Po pierwszym wejściu na tę stronę zauważ, że automatyzacja jest w statusie Szkic. Jeśli opuścisz tę stronę bez skonfigurowania automatyzacji, będziesz musiał wrócić do zakładki Ustawienia projektu, aby zacząć od nowa.

1. Kliknij niebieski przycisk Wybierz folder,
2. Wybierz bibliotekę.
   • Biblioteka odnosi się do określonych zakładek w Twojej instancji SharePoint, gdzie przechowujesz pliki.
3. Wybierz folder znajdujący się w tej konkretnej bibliotece.
   • W krótkim filmie powyżej tworzymy automatyzację między Fieldwire a SharePoint, aby pliki w folderze „Pliki projektu” w SharePoint były automatycznie synchronizowane z zakładką Pliki w Fieldwire.
4. Kliknij Połącz
   • Po kliknięciu Połącz zauważ, że przycisk Wybierz folder znika, a status zmienia się na Łączenie.
   • Po zakończeniu synchronizacji status zmieni się na Połączono.

Jak jest napisane w sekcji „Folder Fieldwire”, wybrany folder będzie synchronizowany bezpośrednio z widokiem „Wszystkie pliki” Twojego projektu. Teraz, gdy przejdziesz do zakładki Pliki w Fieldwire, zobaczysz wybrany folder SharePoint oraz wszystkie pliki, które się w nim znajdowały. (Więcej informacji o zakładce Pliki znajdziesz w tym artykule: Zakładka Pliki).

Automatyzacja dla SharePoint i planów Fieldwire

Po nawiązaniu połączenia między SharePoint a Fieldwire możesz utworzyć automatyzację, która zsynchronizuje plany przechowywane w SharePoint bezpośrednio z Fieldwire. Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Przejdź do konkretnego projektu, w którym chcesz utworzyć automatyzację.
2. Przejdź do zakładki Ustawienia
3. Po prawej stronie przewiń do sekcji Aplikacje
4. Kliknij przycisk Zarządzaj automatyzacjami.
5. Kliknij przycisk + Nowa automatyzacja, co spowoduje pojawienie się nowego okna.
6. W oknie wybierz Microsoft SharePoint jako aplikację, z którą chcesz połączyć swój projekt Fieldwire.
7. Wybierz z listy kont SharePoint, z którymi wcześniej nawiązałeś połączenie
8. Wybierz Pobierz plany SharePoint do planów Fieldwire
9. Kliknij Utwórz szkic

Obejrzyj proces poniżej:

Po wykonaniu powyższych kroków wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij niebieski przycisk Wybierz folder, pojawi się okno podręczne
2. Wybierz folder SharePoint, który chcesz synchronizować z Fieldwire
   • W poniższym GIF-ie tworzymy automatyzację między Fieldwire a SharePoint, aby plany w folderze „Szablon formularza InfoPath” w SharePoint były automatycznie synchronizowane z zakładką Plany w Fieldwire.
   • Uwaga: Najlepiej zacząć od pustego folderu w SharePoint, ponieważ tylko nowe plany w folderze będą synchronizowane z Fieldwire. Istniejące plany w folderze nie będą synchronizowane.
3. Kliknij Połącz
4. Po utworzeniu automatyzacji możesz dodać swoje plany do folderu SharePoint, które będą automatycznie synchronizowane z zakładką Plany w Fieldwire.

Rozwiązywanie problemów z połączeniem SharePoint

Podczas próby połączenia SharePoint z Fieldwire mogą wystąpić pewne problemy lub błędy. Poniższe wideo przeprowadzi Cię przez najczęstsze problemy oraz sposoby ich rozwiązania.

Kilka kluczowych uwag z wideo:

• Podczas generowania danych do pola Sekret klienta upewnij się, że kopiujesz/wklejasz informacje pod Wartość, NIE ID sekretu
• Podczas uzyskiwania informacji do pola ID klienta upewnij się, że kopiujesz/wklejasz dane obok Aplikacja [ID klienta]
• Aby połączyć Fieldwire z SharePoint, musisz być Administratorem globalnym
  • Aby sprawdzić, czy jesteś administratorem:
    1. Przejdź do portal.azure.com
    2. Kliknij Microsoft Entra ID
    3. Kliknij zakładkę Role i administratorzy po lewej stronie
    4. W pasku wyszukiwania obok przycisku Dodaj filtry wpisz global
    5. Wybierz Administrator globalny
    6. Sprawdź, czy jesteś członkiem tej grupy
    7. Jeśli nie, jedno z kont/użytkowników wymienionych na liście musi nawiązać połączenie między Fieldwire a SharePoint
  • Jeśli nie masz takiego poziomu uprawnień, nie będziesz mógł skonfigurować połączenia. Aby zweryfikować/zmienić poziom uprawnień, musi to być wykonane w Microsoft Entra ID
• Możliwe jest również, że Twój administrator nie udzielił Ci jeszcze uprawnień do połączenia Fieldwire z SharePoint
  • Aby to naprawić, administrator musi wykonać następujące kroki:
    • Przejdź do portal.azure.com
    • Kliknij Microsoft Entra ID
    • Kliknij Rejestracje aplikacji po lewej stronie
    • Wybierz aplikację, którą utworzyłeś
    • Kliknij Uprawnienia API po lewej stronie
    • Kliknij przycisk Udziel zgody administratora dla fieldwire.com
    • Kliknij Tak

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Jakie są ograniczenia?

• Automatyzacje śledzą tylko zmiany zachodzące w synchronizowanym folderze. Oznacza to, że najpierw musisz utworzyć automatyzację, a następnie dodać do niej pliki lub plany.
• Jest to synchronizacja jednokierunkowa; zmiany wprowadzone w Fieldwire nie będą odzwierciedlane w Google Drive ani SharePoint.
• Na projekt może istnieć tylko jedna automatyzacja dla Planów.
• Obecne ograniczenie liczby planów, które można synchronizować, wynosi 1000.
• W przeciwieństwie do synchronizacji Box/Dropbox/OneDrive, usunięcie planu lub pliku w Google Drive/SharePoint nie spowoduje usunięcia tego elementu w Fieldwire.
• Maksymalny rozmiar pliku PDF, który można użyć, to 200MB.

Jak zalecamy korzystać z tej automatyzacji?

• Wybierz pusty folder w SharePoint lub Google Drive.
• Utwórz automatyzację w Fieldwire powiązaną z tym folderem.
• Przeciągnij i upuść swoje pliki (lub plany, jeśli korzystasz z Google Drive) do folderu Google Drive/SharePoint.

Czy mogę synchronizować konkretny folder z SharePoint do Fieldwire?

Na tę chwilę nie; Fieldwire obsługuje tylko synchronizację całej witryny SharePoint.

Rozwiązywanie problemów

Jeśli napotkasz problemy podczas konfiguracji lub korzystania z integracji, zapoznaj się z tym artykułem: Karta Integracje: Rozwiązywanie problemów.

Więcej informacji

• Karta Integracje: Konfiguracja połączenia
• Karta Integracje: Konfiguracja automatyzacji
• Jak działa dwukierunkowa synchronizacja Dropbox / Box / OneDrive?