Hur du sorterar och filtrerar i rapporter

  • Andrew White

Översikt

I fliken ”Uppgifter” kan du skapa rapporter om du använder ett av våra premium-abonnemang. Du kan generera rapporter för en mängd olika ändamål, t.ex. anmärkningslistor, inspektioner osv. Rapporter kan användas för att dela projektinformation med dina kunder, ägare eller personer som inte deltar i dina Fieldwire-projekt.

Med alternativen ”Inkludera”, ”Sortera efter” och ”Filtrera efter” kan du anpassa den information som du vill ska finnas med i din rapport. Det är viktigt att förstå hur du använder sorterings- och filtreringsalternativ eftersom de avgör vilken information som kommer att finnas tillgänglig i din rapport.

 

Innehållsförteckning

 

Typer av rapporter

Fieldwire har tre rapporttyper som du kan använda dig av. Varje rapporttyp visar information om uppgifter på ett specifikt sätt. Ta en titt på följande artikel som förklarar hur varje rapporttyp är uppbyggd: Introduktion till uppgiftsrapporter i Fieldwire

 

Översiktlig PDF:

 

Detaljerad PDF:


CSV:

 

Klicka på länkarna nedan för att se och/eller ladda ner exempel på varje rapporttyp.

  1. Översiktlig PDF
  2. Detaljerad PDF
  3. CSV
  4. Kontorapporter - Detta är CSV-rapporter som kan bestå av uppgifter från flera projekt på ditt konto. Mer information om dessa rapporter och hur du genererar dem finns i den här artikeln: Q&A: Can I generate a report that contains tasks from multiple projects?

När du genererar detaljerade rapporter bör du vara medveten om att det finns begränsningar för hur många uppgifter, foton och relaterade formulär som kan ingå i dessa rapporter. Om rapporten innehåller mer än vad som är tillåtet visas meddelandet "Rapportgränsen överskriden". Om du försöker skicka rapporten via e-post får du dessutom samma meddelande i e-postmeddelandet. I meddelandet står det att för att kunna generera rapporten måste du minska storleken på rapporten genom att dela upp den i flera delar med hjälp av filtren för rapporter.

 

Alternativ för "Inkludera"

Var och en av rapporttyperna erbjuder alternativ för att ”inkludera” vissa delar av innehållet, de tillgängliga alternativen för vad som ska inkluderas skiljer sig åt beroende på vilken rapporttyp du väljer. I detta avsnitt definieras de tillgängliga alternativen för ”Inkludera”:

"Inkludera"-alternativ: Definition: Tillgängligt på: 
Skapad/Slutförd/Bekräftad den Detta anger det datum då uppgiften skapades och sedan flyttades till statusen ”Slutförd” eller ”Bekräftad”. Detaljerad PDF
Start-/slutdatum Detta visar start- och slutdatum för uppgifterna i rapporten. Detaljerad PDF
Kostnad/Arbetskraft Detta visar fälten ”Kostnad” och ”Arbetskraft”.

Detaljerad PDF
Relaterade uppgifter Detta inkluderar alla ”Relaterade uppgifter” som är kopplade till uppgifterna i din rapport. Detaljerad PDF
Relaterade formulär Detta inkluderar alla formulär som är kopplade till uppgifterna i din rapport. Detaljerad PDF
Checklistor Om en uppgift innehåller en checklista kommer rapporten att innehålla hela den checklistan som är kopplad till uppgiften. Detaljerad PDF
Meddelanden Detta inkluderar alla meddelanden som är knutna till uppgifterna i din rapport. Detaljerad PDF
Foton Detta inkluderar alla foton som är kopplade till uppgifter i din rapport. Detaljerad PDF
Filer Detta inkluderar alla filer som är kopplade till uppgifter i din rapport. Detaljerad PDF
Ritningar Detta inkluderar alla ritningar som är associerade till uppgifter i din rapport, exempelvis de ritningar som dina uppgifter är ”fästa” vid. Översiktlig PDF, Detaljerad PDF
Ritningar i full storlek Detta kan endast väljas om "Ritningar" har valts också. Ritningar i full storlek kommer att ingå i rapporten. Översiktlig PDF, Detaljerad PDF
Innehållsförteckning Detta ger ett innehållsförteckning över uppgifterna i rapporten. Detaljerad PDF
Sidnummer Anger ett sidnummer högst upp på varje sida i rapporten. Översiktlig PDF Detaljerad PDF
Avsnittsrubriker Detta baseras på den första raden i alternativet ”Sortera efter”, t.ex. ritningens namn. Detaljerad PDF
En uppgift per sida Gör så att endast en uppgift visas på varje sida i rapporten. Detaljerad PDF

Ritningar i miniformat

 För varje uppgift bifogas en del av den tillhörande ritningen. Detaljerad PDF
Inbäddade foton När ”Foton” också väljs visas bilderna i en listvy, i motsats till standardvyn ”från vänster till höger”. Detaljerad PDF
Raderade uppgifter Visar alla uppgifter som har raderats i rapporten. Detta är mest effektivt i CSV-rapporten, eftersom du kan utnyttja ”Uppgiftsimportören för att återskapa raderade uppgifter. Översiktlig PDF, Detaljerad PDF, CSV

 

Alternativ för "Sortera efter"

Med Fieldwire-rapporter kan du sortera och gruppera de uppgifter du redovisar med hjälp av tre olika attribut i avsnittet ”Sortera efter”. Det första attributet du väljer kommer att vara de primära grupperna som dina uppgifter sorteras in i på rapporten. Det andra attributet kommer att användas för att ytterligare sortera uppgifterna inom den första attributgrupperingen och det tredje attributet kommer att gruppera liknande uppgifter inom de grupperingar som bestämts av de två första attributen.

Om jag till exempel sorterar efter ”slutdatum, kategori och prioritet”, i den ordningen, genereras en rapport där mina uppgifter listas i ordning efter senaste slutdatum först, med uppgifter som har samma slutdatum listade i grupper av liknande kategori. Inom varje dagssektion och kategorisubsektion grupperas uppgifterna i prioritetsordning, med P1 först, P2 som nummer två och P3 som nummer tre.

Om man däremot sorterar en rapport efter ”prioritet, kategori och slutdatum”, i den ordningen, genereras en rapport där uppgifterna listas i ordning efter högsta prioritet först, med uppgifter som har samma prioritet listade i grupper av samma kategori. Inom varje prioriteringsavsnitt och underavsnitt för kategori grupperas uppgifterna efter slutdatum, med den senaste uppgiften först.

Se till att du och dina teammedlemmar är noga med att fylla i dessa uppgiftsattribut så att du kan använda dem för att generera exakt den rapport du vill ha i slutet av dagen.

Alla rapporter har tre sektioner för ”Sortera efter”.

 

De tre sektionerna för "Sortera efter"

 

Varje sektion har 8 sorteringsalternativ för alla rapporter och de är som standard inställda på "Kategori", "Ansvarig" och "Status".

 

Alla 8 sorteringsalternativ

 

Felsökningstips: Om du väljer ”Uppgift #” i det första ”Sortera efter”-avsnittet visas inte de andra ”Sortera efter”-alternativen. Anledningen är att varje ”Sortera efter”-alternativ är beroende av det föregående ”Sortera efter”-alternativet, och ”Uppgift #” åsidosätter alla ”Sortera efter”-alternativ.

Med platser - om du har grupperade platser inställda på det här sättet i ditt projekt:

Byggnad 1 (A1) > Våning 1 (A2) > Reception (A3)

Byggnad 2 (B1) > Våning 1 (B2) > Reception (B3)

Byggnad 3 (C1) > Våning 1 (C2) > Reception (C3)

Med 5 uppgifter på 5 platser:
Uppgift 1 - Reception (C3)
Uppgift 2 - Våning 1 (B2)
Uppgift 3 - Byggnad 3 (C1)
Uppgift 4 - Våning 1 (A2)
Uppgift 5 - Reception (B3)

Uppgiftsordningen i rapporten ser då ut så här:

Uppgift 4 - Byggnad 1 (A1) > Våning 1 (A2)
Uppgift 2 - Byggnad 2 (B1) > Våning 1 (B2)
Uppgift 5 - Byggnad 2 (B1) > Våning 1 (B2) > Reception (B3)
Uppgift 3 - Byggnad 3 (C1)
Uppgift 1 - Byggnad 3 (C1) > Våning 1 (C2) > Reception (C3)

 

Alternativ för "Uppgiftsfilter"

Du kan välja att visa specifika uppgifter och utelämna andra. De sex uppgiftsfilter som Fieldwire låter dig filtrera efter är:

  1. Filtrera efter uppgiftsstatus.
  2. Filtrera efter kategorier.
  3. Filtrera efter tilldelad person.
  4. Filtrera efter uppgifter som är kopplade till vissa ritningar.
  5. Filtrera efter en eller flera specifika grupperade platser.

    - När rutan för ”Inkludera alla nivåer under markeringen” är markerat kommer rapporten att hämta alla uppgifter som är associerade med de nivåindelade platser som är placerade under det urvalet.

    - Om du inte har valt ”Inkludera alla nivåer under markeringen” väljs endast själva platsen, vilket innebär att alla uppgifter som är kopplade till den valda platsen kommer att ingå i din rapport. Du kan också välja en eller flera olika platsnivåer för att få fram en mer relevant rapport.

    - Platserna ordnas i förhållande till andra grupperade platser som ingår i rapporten, i motsats till att gruppera platserna efter liknande namn.

  6. Filtrera efter vissa taggar.

 

Felsökningstips: När du väljer ett visst filter måste du se till att det finns innehåll för det filtreringsalternativ du väljer. Det innebär att när filtren väl har valts kommer kriterierna automatiskt bara att söka efter de valda filtren. Om det inte finns något innehåll under de valda filtren kommer inget innehåll att visas i rapporten.

 

Exempel: Jag väljer Ansvarig > Bob, Kategorier > El, Status "P1" och "P2". Om Bob har några uppgifter med kategorin "El", men alla hans uppgifter har status ”P3”, ”Avslutad” eller ”Verifierad”, visas ingen data eftersom endast ”P1”- och ”P2”-uppgifter valdes.

 

Alternativ för "Tidsfilter"

Du kan välja alternativ i rapporten med hjälp av tidsrelaterade filter.

 

Tidsfilter

 

Tips: Du kan ange ett anpassat datumintervall som baseras på "Sedan start", dagar, veckor, månader eller ett eget angivet datumintervall.

 

Standardalternativ för tidsfilter

  

 

Tips: Rapporter är utmärkta för att snabbt sammanställa en lista över anmärkningar eller slutförda uppgifter. Du kan se hur uppgifterna har förändrats de senaste dagarna och rapporten kan fungera som ett register över utgifter och arbetade timmar. Du kan t.ex. filtrera efter uppgifter som uppdaterats under den senaste dagen för att få en rapport om dagliga framsteg. Alternativt kan du filtrera efter alla uppgifter som uppdaterats under den senaste veckan.

 

Alternativ för "Mottagare"

Du kan välja mottagare av rapporten genom att ange deras e-postadresser.

 

Här anger du mottagarnas e-postadress(er)

 

Tips: Mottagare kan vara Fieldwire-användare och externa parter. Du behöver inte vara ansluten till Fieldwire för att ta emot en Fieldwire-genererad rapport.

 

Varför saknas information i min rapport?

Detta kan bero på att du har valt för många filter eller väljer filter som i kombination med andra filter inte ger några resultat.

 

Exempel på tillfällen då filter ”åsidosätter” data

Exempel 1: Jag väljer Ansvarig > Bob, Kategorier > El, Status "P1" och "P2". Om Bob har några uppgifter med kategorin "El", men alla hans uppgifter har status ”P3”, ”Avslutad” eller ”Verifierad”, visas ingen data eftersom endast ”P1”- och ”P2”-uppgifter valdes.

 

Exempel 2: Om du väljer ”Uppgift nr” i det första avsnittet för ”Sortera efter” visas inte de andra alternativen för ”Sortera efter”. Anledningen är att varje ”Sortera efter”-alternativ är beroende av det föregående ”Sortera efter”-alternativet, och ”Uppgift nr” åsidosätter alla ”Sortera efter”-alternativ.

Lösning: Se till att de filter du väljer motsvarar uppgifterna i din rapport. Om du väljer 1 ansvarig person med 1 kategori måste du alltså se till att den ansvariga personen har uppgifter i den kategorin.

 

Hur säkerställer jag att information finns med i min rapport?

Om du skapar en rapport som saknar data, eller som inte genererar några data alls, kan det vara bra att utesluta vissa filter och skapa en ny rapport för att se om det löser problemet.

Justering av filterinställningar:

  • Ta bort eller lägg till tilldelad(e) mottagare

  • Öka eller minska antalet kategorier

  • Lägg till eller ta bort hashtag-filter

  • Lägg till eller ta bort filter för uppgiftsstatus

  • Inkluderade alla platser

Jag behöll den enda tilldelade personen och tog bort ”uppgiftsfilter” för Hashtags och plats och ökade antalet kategorier och statusar.

Rapporten genererade i slutändan data och visade det resultat som var tänkt.

Tips: Du kan alltid lägga till filter om de rapporter du skapar är för stora. En rekommendation skulle vara att börja mer generellt och sedan öka de filter som är relevanta.

 

Vad innebär popup-fönstret "Det gick inte att generera rapporten"? 

Om du får meddelandet "Det gick inte att generera rapporten" när du försöker skicka en rapport via e-post eller ladda ner den, betyder det att rapporten har genererats för många gånger inom en timme.

Generate too many times.gif

 

Gränsen är 10 rapporter, per rapportmall, per timme.

Tiden börjar att räknas ner från det att den första rapporten har genererats.

Det kan finnas flera olika skäl till varför du får det här meddelandet. I det här diagrammet beskrivs några av de vanligaste orsakerna:

Anledning:  Lösning:  Hur du gör:
En rapportmall genereras mer än tio gånger i rad under en timme och varje rapport har nya filter som tillämpas på den. Kopiera rapportmallen och justera filtren i den kopierade rapporten.



Flera användare genererar samma rapportmall samtidigt. Lägg till fler e-postadresser i fältet “Mottagare".

 

I regel bör du inte nå den här gränsen. Tänk bara på vad du vill rapportera om och utnyttja fältet ”Mottagare” för att skicka rapporten till rätt personer.

 

Alternativ för ”Schemalägg rapport"

Du kan schemalägga rapporter och välja om de ska skickas automatiskt varje vecka eller månad.

Rapporten kommer att skickas kl. 05.00 baserat på projektets angivna tidszon. I rullgardinsmenyn för "Schemalägg rapport" kan du välja att skicka rapporten veckovis (ange en veckodag) eller månadsvis (ange en dag i månaden).

 

Steg 1: Välj 'Veckovis' or 'Månadsvis'

 

Steg 2: Välj en specifik dag 

 

Obs! Om ett projekt arkiveras kommer automatiska vecko- och månadsrapporter att fortsätta skickas. Rapporten kan raderas eller så kan du inaktivera det automatiska utskicket.

Om du vill radera en rapport går du till "Uppgifter" -> "Generera rapporter" och klickar på papperskorgen till höger om den rapport du vill radera.

Om du vill inaktivera automatiskt utskick går du till "Uppgifter" -> "Generera rapporter" och väljer den rapport du vill redigera. Uppdatera inställningen Veckovis/Månadsvis till "Skicka nu" och klicka på krysset längst upp till höger för att stänga rapporten och spara den.

 

Mer information

Relaterade artiklar