Översikt
Verktyget för beskedslistor, som är en del av Fieldwires projektadministration, hjälper till att öka dataflödet från fältet och överbrygga klyftan mellan olika berörda parter. Beskedslistor ger neutralt dataägande och ger teamen möjlighet att intuitivt bygga upp ett obestridligt register över beskedslistor.
Obs! För att få den här funktionen i din version av Fieldwire kan du boka en demo med vårt säljteam, eller så kan du köpa det med Business Plus.
Innehållsförteckning:
- Aktivera projektadministration i ett projekt
- Beskedslistans arbetsflöde
-
Fliken Beskedslista
- Skapa en beskedslista – (utkast)
-
Tilldela beskedslistan – (Utkast och Öppen)
- Besvara eller vidarebefordra beskedslista – (Öppen och Väntande)
- Skapa en relaterad beskedslista
- Granska svaret (Väntande)
- Dela en beskedslista
- Beskedslistor på mobilen
- Skicka feedback
Aktivera projektadministration i ett projekt
För information om företag och hur du aktiverar PM i ett projekt, se denna artikel: Aktivera PM i ett projekt.
Behörigheter för beskedslista
|
Chef |
Medarbetare |
|
|
Skapa ett överordnat företag
För att se till att alla beskedslistor och ändringsrapporter går via ditt "företag" i Fieldwire kan du nu ange ett överordnat företag. För att komma igång måste du först välja fliken Projektanvändare och sedan klicka på "Ange överordnat företag" för det företag som du vill ska anses som "överordnat företag".
När du har klickat på "Ange överordnat företag" öppnas ett popup-fönster som visar vad användarna i det överordnade företaget kan göra jämfört med användarna i "Andra företag", som inte utsågs till överordnat företag. Användare i det överordnade företaget kan exempelvis skicka beskedslistor till valfritt företag, medan användare i "Andra företag" i det projektet bara kan skicka beskedslistor till det överordnade företaget.
När du har bestämt dig för att du vill ange ett överordnat företag måste du klicka på den blå knappen "Ange överordnat företag". När du har klickat på den blå knappen ser du det överordnade företaget med en kronikon och "Överordnat företag" bredvid.
Beskedslistans arbetsflöde
En beskedslista kan anta olika "statuslägen" beroende på i vilket skede beskedslistan befinner sig i. Eftersom alla beskedslistor följer samma förlopp, se tabellen nedan för en förklaring av de olika statuslägena som en beskedslista kan ha:
|
Beskedslistans status |
Definition |
|
Utkast |
En beskedslista har statusen "Utkast" när den först skapas. Både medarbetare och chefer kan skapa utkast till beskedslistor. Medan beskedslistan har statusen "Utkast" kan du ställa frågor, ge förslag, ange påverkan, lägga till relaterade uppgifter, beskedslistor och ritningar. Endast chefer kan flytta en beskedslista från "Utkast" till "Öppen" genom att tilldela beskedslistan till ett annat företag. Medarbetare kan endast omtilldela "utkast" av beskedslistan till en chef inom sitt företag. Detta gör att beskedslistan förblir i statusen "Utkast". |
|
Öppen |
En beskedslista blir "öppen" efter att en "ansvarig" har angetts och en förfallodag har valts. I detta skede tilldelas beskedslistan ett nummer. I det öppna skedet har den ansvariga möjlighet att svara på frågan, skapa en relaterad beskedslista, annullera beskedslistan eller omtilldela beskedslistan till en annan person i företaget som ska svara på frågan för att få förloppet för beskedslistan att gå vidare.
Om ett svar mottas utanför Fieldwire kan en chef på det företag som skapade beskedslistan svara för den ansvarigas räkning från menyn "Åtgärder". |
|
Väntande |
En beskedslista får statusen "Väntande" när ett "svar" har getts – beskedslistan omtilldelas då till författaren. I det här skedet kan författaren godkänna och stänga beskedslistan eller avvisa svaret och skicka tillbaka det till den tidigare ansvariga för förtydligande. |
|
Avslutad |
När svaret är tillräckligt "stänger" inlämnaren beskedslistan för att avsluta arbetsflödet, och beskedslistan kan då inte ändras längre. |
|
Annullerad |
En beskedslista "annulleras" när den inte längre är tillämplig. Detta är en permanent åtgärd som gör att beskedslistan inte kan ändras. På samma sätt som i läget "Stängt" får alla berörda parter en avisering om att beskedslistan annulleras. |
Aktivitetsflöde
Under beskedslistans hela process kan alla användare hålla reda på beskedslistans status, när information begärdes/skickades in samt vem som begärde/skickade in informationen.
När någon ändrar påverkan eller anteckningar, som markeras i skärmdumpen nedan, loggas det dessutom på fliken Aktivitet så att alla i projektet kan se hur en påverkan har utvecklats under beskedslistans livscykel.
Beskedslistans bevakare
När som helst under beskedslistans löptid, men oftast i skedet "utkast", kan beskedslistans "bevakare" läggas till i beskedslistan för att få e-postmeddelanden om när beskedslistan utvecklas:
Även om bevakare får aviseringen om hur beskedslistan utvecklas kan de inte ändra innehållet i beskedslistan om de inte är en ansvarig eller en chef på den ansvarigas företag.
När en beskedslista tilldelas kan användaren utse vem som helst i projektet till bevakare. När beskedslistans ansvariga ändras läggs den användaren också automatiskt till som bevakare.
Beskedslistans författare kan lägga till bevakare för beskedslistan från sitt eget företag (eller från andra företag) när beskedslistan har statusen "utkast", "öppen", "avslutad" och "annullerad". Beskedslistans ansvariga kan lägga till bevakare för beskedslistan från sitt eget företag (eller från andra företag) när beskedslistan har statusen "öppen" och "avslutad".
Fliken Beskedslista
Rubrikerna på den här fliken ger en generell översikt över beskedslistornas beskaffenhet, ordning, ämne och status i hela projektet. Mer specifikt definieras dessa rubriker nedan:
- #: "Företagskoden" tilldelas av det företag som beskedslistan begärs från och läggs till när beskedslistan övergår från statusen utkast till öppen.
- Namn: Beskedslistans rubrik, läggs till när beskedslistan skapas.
- Status: Beskedslistans aktuella status, som avgör vilka åtgärder som är tillgängliga för användarna – "utkast", "öppen", "väntande", "avslutad" och "annullerad".
- Förfallodag Det förväntade datumet för när beskedslistan ska vara avslutad.
- Ansvarig: Den nuvarande ägaren av beskedslistans kommande åtgärder.
Dessutom ser du sammanfattningen av beskedslistans status högst upp på sidan där du enkelt kan se hur många beskedslistor som finns i projektet och respektive status.
Filtrera beskedslistor
Du kan filtrera beskedslistor på fliken "Beskedslistor":
När du har valt "Filtrera beskedslistor" kan du filtrera beskedslistor enligt nedanstående parametrar:
Bevakning: Filtrerar för att visa beskedslistor som den inloggade användaren bevakar
Status: Den fas som beskedslistan för närvarande är i: utkast, öppen, väntande, avslutad eller annullerad
Den ansvarigas företag: Rullgardinsmeny där användaren kan välja det företag som den ansvariga är kopplad till och som de vill filtrera fram
Ansvarig: Den person som tilldelats beskedslistan vid den givna tidpunkten
Senast uppdaterad: Den senaste gången formuläret ändrades
Skapa en beskedslista – (utkast)
Alla användare som ingår i ett "företag" kan skapa nya beskedslistor. För att skapa en ny beskedslista, välj fliken Beskedslista, välj "+Ny beskedslista" och ange sedan namnet på en beskedslista:
Obs! Beskedslistans rubrik kan justeras senare – klicka på pennan vid namnet i beskedslistans "utkast".
Ett nytt utkast av beskedslistan skapas. "Fråga" är det enda obligatoriska fältet för att tilldela beskedslistan. Komplettera frågan med beskurna ritningar, foton eller filer för ditt projekt:
Obs! Du kan också markera alla foton som du bifogar till beskedslistan.
Beskedslistans författare kan också ange beskedslistans potentiella budgetmässiga och/eller tidsbaserade effekter:
Om det finns några befintliga beskedslistor att relatera till kan författaren hänvisa till dessa från avsnittet Projektlänk:
Författaren kan också välja att skapa en ny (eller referera till en befintlig) uppgift från avsnittet Projektlänk:
Alla chefer eller medarbetare i ditt företag kommer att se beskedslistans utkast. Den kan dock endast laddas ner eller raderas från rullgardinsmenyn "Åtgärder" i beskedslistans utkast av chefer eller medarbetare från ditt företag.
Med beskedslistans hyperlänk från den ensidiga planritningen kan användare skapa en beskedslista direkt från själva ritningen eller bifoga en befintlig beskedslista till ritningen:
Vem som helst kan välja själva ritningens namn för att omdirigeras till den tillhörande ritningen.
Obs! Det går inte att bifoga en "relaterad ritning" från själva beskedslistan. För att se till att en beskedslista refereras (eller att en beskedslista kommer att referera till ritningen), använd verktyget "Länk till beskedslista" från den ensidiga planritningen.
Skapa ett utkast av beskedslista från en uppgift
Istället för att skapa ett utkast av beskedslistan från fliken Beskedslista kan du också skapa en beskedslista direkt från en uppgift. Om det finns observationer/foton som redan följs upp i uppgifter kan användare på kontoret enkelt omvandla uppgiften till en formell beskedslista med några få klick.
För att göra det måste det finnas foton i uppgiften. Klicka därefter på gemikonen i uppgiften. Välj sedan "Ny beskedslista". När du har valt "Ny beskedslista" visas ett nytt popup-fönster. I popup-fönstret kan du namnge beskedslistan samt markera eller avmarkera en kryssruta för att inkludera de befintliga bilderna från uppgiften i den nya beskedslistan. Klicka slutligen på "Skapa utkast" för att skapa den nya beskedslistan.
Tilldela beskedslistan – (Utkast och Öppen)
När en fråga har angetts visas alternativet "Skicka fråga" i mörkblått och kan väljas. Det innebär att beskedslistan kan skickas till en annan part (eller parter) som granskar och svarar på förfrågan. Genom att tillhandahålla en "fråga" kan användaren flytta beskedslistan från "utkast" till "öppen".
När du har valt "Skicka fråga", välj mellan att tilldela den till en "Projektanvändare" eller en "E-postadress", ange "Ansvarig", lägg till "Granskare" (om det för ditt arbetsflöde krävs att flera personer granskar beskedslistan), "Bevakare" och "Förfallodag" samt ett valfritt "Meddelande".
Obs! Meddelanden visas endast i e-postmeddelanden när en beskedslista tilldelas, skickas in eller avvisas.
Granskare
Om det krävs flera medarbetare kring beskedslistor för ditt arbetsflöde, välj en tillgänglig användare på rullgardinsmenyn "Granskare" (eller välj att lägga till en ny användare).
Tack vare den här funktionen kan flera användare lägga till svar på beskedslistan, men de kan inte skicka det slutliga svaret eftersom det är en uppgift som tillfaller den utsedda ansvariga.
Obs! Det är bara den ansvariga som kan skicka tillbaka svaret till inlämnaren. När beskedslistan har statusen "Öppen" kan inlämnaren inte se svaren från den ansvariga eller granskaren såvida inte de, eller någon i deras företag, har utsetts till granskare.
Ytterligare granskare
Ytterligare granskare kan läggas till av inlämnaren, granskaren eller den ansvariga medan beskedslistan har statusen "Öppen". Alla chefer inlämnarens, granskarens och den ansvarigas företag kan lägga till granskare.
När ett överordnat företag aktiveras för ett projekt kan inlämnare i "Andra företag" bara lägga till granskare som tillhör det överordnade företaget. Ansvariga och granskare kan lägga till användare från valfritt företag som granskare, oavsett om de är en del av det överordnade företaget eller inte.
Obs! Funktionen "Granskare" kommer att lanseras för Fieldwires mobilappar inom en snar framtid. Fram till dess går det bara att se granskarnas svar i webbversionen. Om du visar beskedslistan på din mobila enhet visas bara den ansvarigas svar.
I webbversionen kan dessutom vem som helst i samma företag som granskaren visa en beskedslista, oavsett om de har rollen som bevakare eller inte. Detta gäller inte för mobila enheter, vilket innebär att vissa användare ser en annan lista över beskedslistor på sin mobila enhet än den som visas i webbversionen.
E-postpåminnelser
Om "Aktivera e-postpåminnelser för ansvarig" är markerat får den ansvariga ett e-postmeddelande 48 timmar före förfallodagen med en påminnelse om att det krävs ett svar för beskedslistan:
Om du tilldelar beskedslistan till en "e-postadress" kommer den ansvariga att få en kopia av beskedslistan via e-post. I e-postmeddelandet anges namnet på beskedslistan samt instruktioner som anger att de har tilldelats denna beskedslista och att de ska svara på e-postmeddelandet med sitt svar för beskedslistan. Då skickas ett e-postmeddelande till beskedslistans författare så att författaren kan svara på den ansvarigas vägnar.
Obs! Endast projektanvändare kan svara i Fieldwire.
Obs! Endast det överordnade företaget kan tilldela beskedslistor till e-postadresser.
När beskedslistan har tilldelats e-postadressen ser du att fältet Ansvarig i sidhuvudet är flaggat för att ange att det är en extern användare. Dessutom kommer den här e-postadressen att visas i aktivitetsflödet, i tabellen och i alla rapporter som skapas.
Chefer kan tilldela beskedslistan till en chef eller medarbetare i ett annat företag för att flytta beskedslistan från "Utkast" till "Öppen – Medarbetare kan tilldela beskedslistan till en chef inom sitt företag.
Beskedslistan har kvar statusen "Utkast" tills chefen tilldelar den igen till en annan chef eller medarbetare i ett annat företag. Skapa en relaterad beskedslista om du vill att en annan part utanför ditt företag ska svara på beskedslistan.
Tilldela beskedslistan på nytt
Om en tidigare tilldelad beskedslista behöver tilldelas på nytt kan cheferna utse vilken användare som helst, på vilket företag som helst. Medarbetare har också möjlighet att tilldela till andra, men medarbetaren måste vara nuvarande ansvarig för att kunna göra detta.
Detta flödesschema ger mer information om hur knappen Omtilldela kan användas:
Omtilldela i mitt företag
Från menyn "Åtgärder" kan en chef eller medarbetare omtilldela beskedslistan till en annan chef eller medarbetare i företaget. Den nya ansvariga och eventuella bevakare av beskedslistan får ett e-postmeddelande efter denna åtgärd. Omtilldelningen registreras i avsnittet "Aktivitet" i beskedslistan så att det framgår tydligt – dessutom läggs den ursprungliga ansvariga till i beskedslistan som bevakare.
Besvara eller vidarebefordra beskedslista – (Öppen och Väntande)
När en beskedslista har tilldelats får den nya ansvariga (och de berörda bevakarna) ett e-postmeddelande som informerar dem om att beskedslistan har ändrat status från "utkast" till "öppen".
Öppna och väntande beskedslistor är synliga för alla användare i de två berörda företagen: författarens företag eller företaget som beskedslistan har tilldelats till.
Åtgärder för chefer i statusen Öppen:
Obs! Om en chef vill svara i den ansvarigas ställe kan de omtilldela beskedslistan till sig själva, så går det att ändra svarsblocket.
Åtgärder för chefer i statusen Väntande:
Den ansvariga själv har några alternativ för att gå vidare – från menyn "Åtgärder" kan ansvarig omtilldela beskedslistan till en annan person i företaget eller annullera den. Alternativt kan den ansvariga helt enkelt skicka in ett svar på frågan:
Om beskedslistans ansvariga föredrar att svara och lämna ett svar via e-post kan de göra det genom att följa stegen nedan.
Först får beskedslistans ansvariga ett e-postmeddelande med den information som visas i skärmdumpen nedan. I informationen som de får i e-postmeddelandet ser de att de kan besvara beskedslistan genom att svara på e-postmeddelandet.
När den ansvariga har svarat på e-postmeddelandet och besvarat den fråga som ställdes i beskedslistan får den person som tilldelade beskedslistan ett e-postmeddelande med svaret. I svarsmeddelandet ser den ursprungliga förfrågaren det svar som den ansvariga gav samt "Åtgärd som krävs".
Med denna information kan den ursprungliga förfrågaren nu "svara på den ansvarigas vägnar", och detta händelseförlopp registreras i beskedslistans aktivitet.
Granska svaret
För att gå vidare med beskedslistan måste avsnittet "Svar" fyllas i av den ansvariga, en chef från den ansvarigas företag eller en chef i författarens företag, som kan svara på den ansvarigas vägnar:
När avsnittet Svar har fyllts i blir alternativet "Skicka svar" tillgängligt för den ansvariga. Det medför att beskedslistan omtilldelas till författaren för godkännande av svaret:
Beskedslistans författare kan sedan välja att godkänna, avvisa, omtilldela eller annullera beskedslistan. Om svaret avvisas skickas det tillbaka till den tidigare ansvariga för ytterligare förtydliganden.
Godkänn (och stäng)
Anta att det svar du har fått från den ansvariga innehåller all den information du behöver. I så fall kan du meddela flera användare om innehållet i beskedslistan med hjälp av en inbyggd distributionslista som meddelar utvalda användare via e-post om att beskedslistan har stängts.
Distributionslistan kan bestå av användare utanför de två företag som ansvarar för beskedslistan, men de måste bjudas in till projektet för att kunna visas på distributionslistan.
När du har valt distributionslista väljer du "Godkänn och stäng", så flyttas beskedslistan från statusen "Öppen" till "Stängd". Alla på distributionslistan får ett e-postmeddelande om den stängda beskedslistan:
Avvisa beskedslistan
Om det svar du har fått från den ansvariga inte besvarar din fråga kan du avvisa svaret genom att klicka på åtgärdsknappen och välja "Avvisa svar". Detta gör att beskedslistan förblir öppen och skickas tillbaka till den ursprungliga ansvariga, som uppmanas att ändra sitt svar vid behov.
Annullera en beskedslista
Om en beskedslista ändras till "annullerad" leder det till att beskedslistan blir permanent skrivskyddad, eftersom beskedslistan får en permanent status som "annullerad". Utnyttja endast detta alternativ om du förutser att beskedslistan inte kommer att vara relevant längre.
När du har valt alternativet "Annullerad" kan du eventuellt skicka ett e-postmeddelande till beskedslistans ansvariga och de tillfälliga bevakarna för att tillhandahålla annan relevant information:
När beskedslistan har annullerats visas den på fliken Beskedslista med statusen "Annullerad":
Om det behövs kan användarna fortfarande ladda ner en kopia av beskedslistan eller skapa en relaterad beskedslista från den "annullerade" beskedslistan:
Skapa en relaterad beskedslista
Om en beskedslista är "Öppen", "Väntande" eller "Stängd" kan författaren och den ansvariga (samt relevanta företagschefer som är kopplade till beskedslistan) skapa en "Relaterad beskedslista" i avsnittet "Detaljer" genom att välja det på menyn "Lägg till länk":
Om en användare väljer att skapa en relaterad beskedslista presenteras alternativet att klona vissa delar från den beskedslistan:
- Inkludera frågor, förslag och påverkan
- Inkludera bilagor till frågan
Dessutom kan du ange en ny rubrik.
Obs! Att skapa en relaterad beskedslista klonar inte samma grupp av bevakare för beskedslistan. Den person som skapade den relaterade beskedslistan blir ansvarig för beskedslistans "utkast".
Dela en beskedslista
Ladda ned
På åtgärdsmenyn kan beskedslistans ansvariga, författare eller bevakare välja att ladda ner beskedslistan, oavsett beskedslistans aktuella status. En chef på den ansvarigas företag kan också ladda ner beskedslistan.
Skicka en beskedslista via e-post
Användare kan nu skicka beskedslistan i PDF-format direkt från Fieldwire, precis som de kan göra med formulär och uppgifter. För att garantera ansvarsskyldighet loggas denna åtgärd i aktivitetsflödet, så att det finns bevis på vilken information som distribuerades och när.
I varje steg i processen för att skapa en beskedslista kan den användare som har tillgång till beskedslistan klicka på rullgardinsmenyn "Åtgärder" och sedan på alternativet "E-post".
När du har valt alternativet "E-post" visas ett popup-fönster där du ska ange mottagarnas e-postadresser. Dessutom ser du ett fält där du kan ändra e-postmeddelandets ämnesrad. Slutligen ser du ett fält där du kan skriva ett valfritt meddelande.
När de obligatoriska fälten har fyllts i ska du klicka på knappen "Skicka".
Här är ett exempel på hur det mottagna e-postmeddelandet kan se ut:
Här är ett exempel på hur e-postbilagan ser ut:
Slutligen, som nämnts ovan, följs e-postmeddelandet upp i beskedslistans aktivitetslogg när det har skickats:
Obs! Om beskedslistan eller ändringsrapporten är tilldelad till en e-postadress kan den ansvariga inte svara i Fieldwire. De kan istället svara via e-post till den person som skickade den till dem, men det sker alltså utanför Fieldwire. Deras svar loggas inte i Fieldwire.
Beskedslistor på mobilen
Beskedslistorna kan nu visas i alla lägen (utkast, öppen, väntande, stängd, annullerad) på din mobila enhet från fliken "Beskedslistor". Dessutom går det nu att skapa och fylla i beskedslistor på din mobila enhet när de har statusen Utkast. Det innebär bland annat att användarna kan lägga till frågor, förfallodag, bilagor och påverkan när de är ute på byggarbetsplatsen. För närvarande kan du dock bara ändra beskedslistans status via webbappen.
Skapa beskedslistor på mobilen
Precis som på webben kan användare nu skapa nya beskedslistor på sina mobila enheter genom att välja fliken Beskedslista och klicka på den blå "+"-knappen som på bilden nedan.
Fylla i beskedslistor på mobilen
Efter att ha skapat ett formulär på mobilen kan användarna fylla i fälten för frågor, förfallodag, bilagor, påverkan osv. medan uppgiften har statusen Utkast. Dessutom kan användarna se relaterade uppgifter, beskedslistor och ritningar när de visar beskedslistan på mobilen.
Du kan också markera alla foton som tas med din enhet och bifogas till beskedslistan.
Visa slutförda beskedslistor på mobilen
På samma sätt som på webben kan du visa innehåll som är relevant för slutförda beskedslistor på mobilen:
| Fråga | Förslag/påverkan | Svar |
Sortera beskedslistor på mobilen
På fliken "Beskedslistor" på mobilen kan du sortera beskedslistorna efter status, nummer, namn och förfallodag så att du snabbare hittar önskat dokument:
Status: Det skede som beskedslistan befinner sig i – utkast, öppen, väntande, stängd eller annullerad.
Nummer: Det automatiskt tilldelade, unika numret som användes när beskedslistan skapades.
Namn: Beskedslistans rubrik.
Förfallodag: Det datum då beskedslistan senast ska vara klar.
Söka efter beskedslistor på mobilen
Välj förstoringsglaset och skriv namnet på beskedslistan för att söka efter alla slutförda beskedslistor:
Skicka feedback
Vi vill gärna ha din feedback eftersom vi strävar efter att skapa det mest intuitiva verktyget för att hantera beskedslistor:
Du kan också anmäla dig till Fieldwire forskningsprogram!