Přehled
Fieldwire prémiovým uživatelům nabízí v záložce Úkoly tři možnosti výkazů. Cílem možností výkazů je umožnit vám exportovat data o úkolech tak, abyste měli zaznamenaný celý projekt. Vygenerování výkazů úkolů je jednoduchý proces, na jehož konci obdržíte e-mailem od support@fieldwire.com adresu URL. V současnosti mohou uživatelé výkazy generovat ve čtyřech formátech:
- Shrnutí ve formátu PDF – Jde spíše o seznam s odrážkami (vhodný pro přehledné seznamy vad a nedodělků).
- Podrobný výkaz ve formátu PDF – Podrobný výkaz, který zahrnuje veškerý obsah projektu: fotky, poznámky atd. (vhodný pro denní porady stavbyvedoucích).
- Úplný export ve formátu CSV (Excel) – Soubor dat v Excelu, který obsahuje veškeré informace o vašem projektu (vhodný pro účely dokumentace na konci projektu, případně pokud chcete údaje zanalyzovat nebo vytvářet výkazy pro svůj tým).
- Výkazy účtu - Jedná se o .CSV výkazy, které mohou obsahovat úkoly z vícero projektů vašeho účtu. Více informací k tomuto tématu naleznete v tomto článku v angličtině.
Poznámka: Pokud vaše projekty používají Vlastní stavy úkolů pro účely sledování úkolů, budete je moci ve výkazech také použít. Více informací najdete v tomto článku. Tato funkce se skvěle hodí, pokud chcete poskytnout nejnovější informace klientovi, který není zahrnutý v projektu.
Kromě toho, že si vybíráte, jaký výkaz chcete vygenerovat, můžete také určit, kdo ho obdrží. Výkaz můžete poslat na jakoukoli e-mailovou adresu – příjemce nemusí mít účet Fieldwire ani být pozvaný do vašeho projektu. Zároveň u výkazů můžete nastavit pravidelné týdenní nebo měsíční odesílání.
Obsah
Úplný export ve formátu CSV (Excel)
Jak se ve výkazech budou zobrazovat plány a soubory?
Co znamená vyskakovací zpráva „Generování výkazu se nezdařilo“?
Shrnutí ve formátu PDF
Shrnutí ve formátu PDF nabízí stručný přehled o stavu projektu.
Příklady použití: Exportujte seznam úkolů, ať váš klient snadno vidí, jaké úkoly jsou otevřené a jaké jsou dokončené.
Tip: Použijte možnosti filtrování a zobrazte si relevantní informace.
Příklad shrnutí ve formátu PDF
Podrobný výkaz ve formátu PDF
Podrobný výkaz, který si můžete upravit podle svých představ a zahrnout do něj fotografie a kontrolní seznamy. Lze ho filtrovat podle odpovědné osoby a kategorie.
Příklady použití: Seznamy vad a nedodělků, postup, prohlídky stavby.
Tip: Vyzkoušejte plánované e-maily a výkazy rozesílejte všem zúčastněným automaticky každý týden nebo měsíc.
Příklad podrobného výkazu ve formátu PDF
Při generování podrobných výkazů, berte prosím na vědomí, že je omezen počet úkolů, fotografií a souvisejících formulářů, které mohou být součástí těchto výkazů. Pokud váš přehled obsahuje více než tyto limity, zobrazí se zpráva „Překročen limit“, jak je znázorněno na snímku obrazovky níže. Pokud se pokusíte odeslat přehled e-mailem, obdržíte e-mail se stejnou zprávou „Překročen limit“. Chcete-li úspěšně vygenerovat výkaz, budete muset zmenšit jeho velikost rozdělením na několik částí pomocí filtrů.
Úplný export ve formátu CSV (Excel)
Soubor dat v Excelu, který obsahuje veškeré informace o vašem projektu (vhodný pro účely dokumentace na konci projektu, případně pokud chcete údaje zanalyzovat nebo vytvářet výkazy pro svůj tým).
Příklady použití: Pro účely dokumentace na konci projektu nebo k předání informací mezi projekty.
Tip: Stažený soubor CSV můžete použít k vlastní analýze v softwaru třetí strany, jako je Excel.
Stáhnout příklad výkazu ve formátu CSV
Jak výkaz vygenerovat?
Krok 1:
Jděte na záložku Úkoly a vyberte možnost Generovat výkazy.
Krok 2:
Vyberte typ výkazu, jaký chcete vygenerovat.
Záložka výkazů
Krok 3:
Zvolte možnosti „Třídit podle“ a „Filtrovat podle“, abyste do výkazu zahrnuli všechny relevantní informace.
Krok 4:
Pokud výkaz obsahuje informace, které nechcete s příjemci sdílet, doporučujeme k jejich odebrání použít software pro úpravy souborů PDF. Upozornění: Výkaz budete muset stáhnout, úpravy provést v softwaru pro úpravy a pak výkaz odeslat přímo ze svého pracovního nebo osobního e-mailu.
V případě, že chcete kopii výkazu poslat e-mailem několika příjemcům najednou, můžete jejich e-mailové adresy zadat do pole „Příjemci“, pak vybrat „Sdílet“ a možnost „E-mail“.
Případně můžete zvolit možnost „Stáhnout“ a výkaz stáhnout přímo v prohlížeči.
Tip: K přidání do pole „Příjemce“ není nutné, aby daná osoba měla účet Fieldwire nebo byla pozvána do vašeho projektu.
Krok 4:
Pokud výkaz zašlete e-mailem, příjemci v e-mailu od Fieldwire obdrží odkaz AWS. Kliknutím na odkaz si přehled stáhnout.
Krok 5:
Stažený výkaz si otevřete na svém zařízení pomocí prohlížeče PDF nebo softwaru pro zobrazení souborů CSV – v závislosti na typu výkazu.
Jak se ve výkazech budou zobrazovat plány a soubory?
Do výkazů můžete zahrnout i plány, aby byla k dispozici veškerá dokumentace. Tyto plány však budou ve formátu obrázku nikoli PDF, budou ale obsahovat ikony úkolů.
Fieldwire vám také umožňuje si plány obsahující označení exportovat ve formátu PDF. K jejich zobrazení budete potřebovat Adobe Reader. Export vám umožní zobrazit si označení, s označeními dále pracovat a zobrazit si, kdo původní označení vytvořil. Tato označení ale nezahrnují ikony úkolů. Jinými slovy, na exportovaném dokumentu budou zobrazená označení, nikoli ale úkoly.
Více o exportu plánů do PDF se dozvíte v článku „Jak plány exportovat do formátu PDF.“
Pokud k úkolu přiložíte soubor a necháte si vytvořit výkaz úkolů, soubor bude do výkazu zahrnut, pouze pokud jeho velikost není větší než 2,5 Mb. Pokud je větší než 2,5 Mb, bude přístupný přes hypertextový odkaz uvedený ve výkazu.
Například:
– Tento výkaz zmiňuje soubor se specifikacemi. Jeho velikost je <2,5 Mb. Celý soubor tedy bude uveden na konci výkazu.
– Tento výkaz zmiňuje jiný soubor. Jeho velikost je >2,5 Mb. Ve výkazu tedy bude uveden pouze odkaz na soubor.
Příklad výkazu typu shrnutí
Příklad podrobného výkazu:
Co znamená vyskakovací zpráva „Generování výkazu se nezdařilo“?
Pokud se pokusíte výkaz stáhnout nebo odeslat e-mailem a zobrazí se vám zpráva „Generování výkazu se nezdařilo“, znamená to, že během období poslední hodiny byl výkaz generován příliš často.
Limit je 10 výkazů na šablonu výkazu na hodinu.
Hodina se počítá od doby generování prvního výkazu,
Tato zpráva se vám může zobrazit z různých důvodů. V této tabulce najdete ty nejčastější:
| Důvod: | Řešení: | Jak na to: |
|
Šablona výkazu je generována více než desetkrát za období kratší než jedna hodina. Každý výkaz používá jiné filtry. |
Naklonujte šablonu výkazu a následně na novém výkazu upravte filtry. |
|
|
Stejnou šablonu výkazu zároveň generuje několik uživatelů. |
Přidejte do sekce příjemců více e-mailových adres. |
Obvykle by vás tento limit omezovat neměl. Jen mějte na paměti, čeho konkrétně se má výkaz týkat, a podle toho upravte pole „Příjemci“, abyste výkaz poslali relevantním zúčastněným stranám.
Možnosti plánování výkazů
Můžete si zvolit, kdy výkazy posílat, a dokonce můžete nastavit, aby se každý týden nebo měsíc odesílaly automaticky.
Výkaz se odešle v 5 hodin ráno (dle časového pásma nastaveného v projektu). V rozbalovací nabídce pro naplánování výkazu, můžete vybrat týdenní nebo měsíční odesílání a určit konkrétní den (při týdenním odesílání) nebo datum (při měsíčním odesílání).
Krok 1: Vyberte „Týdně“ nebo „Měsíčně“.
Krok 2: Pokud jste vybrali „Týdně“, zvolte jeden nebo více dní. Pokud jste vybrali „Měsíčně“, zvolte den v měsíci.
Poznámka: Automatické týdenní / měsíční výkazy se budou posílat, i pokud je projekt archivován. Výkaz můžete smazat nebo zrušit jeho automatické odesílání.
Pokud ho chcete smazat, přejděte na Úkoly > Generovat výkazy a klikněte na ikonu odpadkového koše vpravo od výkazu, který chcete smazat.
V případě, že chcete zrušit automatické odesílání, přejděte na Úkoly > Generovat výkazy a vyberte výkaz, který chcete upravit. Změňte týdenní/měsíční nastavení na „Sdílet nyní“ a klikněte na X v pravém horním rohu, čímž výkaz zavřete a uložíte.
Další informace
Video návody v angličtině
Jak generovat výkazy