Aplikace Fieldwire nabízí pro úrovně Business a Premier funkci „Formuláře“. V rámci této funkce nabízíme předpřipravené šablony formulářů např. formuláře časového výkazu, žádosti o informace, požadavku kontroly, bezpečnostního auditu, štítku času a materiálu nebo denního výkazu. Zároveň si ve svém účtu můžete vytvořit i formuláře vlastní. Do účtu můžete přidat také vlastní formuláře z projektů a využívat je napříč všemi projekty. Obdobně můžete v projektech také použít jakékoli formuláře z vašeho účtu. Více informací naleznete v tomto článku o šablonách formulářů v účtu.
Ať jste online, offline, v kanceláři, nebo na stavbě, můžete pomocí aplikace Fieldwire zaznamenat své odpracované hodiny do jednoduchého časového výkazu. Ve formuláři časového výkazu aplikace Fieldwire můžete:
- Vytvářet časové výkazy a dokončovat je, přestože jste v pohybu.
- Sledovat hodiny jednotlivých zaměstnanců.
- Přesně a digitálně zaznamenat historii hodin strávených na projektu.
Formulář časového výkazu
Dokončení formuláře časového výkazu
Atributy formuláře
- Číslo časového výkazu (#) – Aplikace Fieldwire automaticky vygeneruje číslo formuláře, které nelze změnit.
- Popis – Volné textové pole, které vám umožňuje upravit název časového výkazu. Například, chcete-li označovat časové výkazy datem, můžete do popisu uvést datum (např. „11. – 17. 6.“).
- Odpovědná osoba – Osoba odpovědná za vyplnění časového výkazu v danou dobu. V případě, že potřebujete informace od někoho dalšího, časový výkaz mu můžete přiřadit.
- Stav – Když vytvoříte nový časový výkaz, zobrazí se jeho stav automaticky jako „Koncept“. Až časový výkaz dokončíte, lze jej podat prostřednictvím možnosti „Podáno“ v rozbalovací nabídce.
- Zhotovit do – Tvůrce formuláře může přidat údaj „Zhotovit do“, aby uvedl termín, kdy musí být formulář dokončen. Jakákoli odpovědná osoba a administrátor termín mohou po vytvoření projektu upravit.
Poznámka: Osoba odpovědná za formulář obdrží 48 hodin před termínem zhotovení oznámení v aplikaci a e-mailem. Pokud dojde ke změně termínu podání, oznámení se aktualizuje a bude odesláno 48 hodin před novým termínem podání. Pokud dojde ke změně odpovědné osoby, je odeslán nový e-mail.
Obecné informace
- Týden začínající dne – Zvolte začátek pracovního týdne, který chcete sledovat.
Časový výkaz
Zde můžete přidat nový řádek pro každého zaměstnance pomocí „+ Přidat záznam“.
- Zaměstnanec – Povinné pole, ve kterém je třeba vyplnit jméno zaměstnance, jehož hodiny chcete zaznamenávat.
- Komentář – Zde můžete připsat jakékoli poznámky týkající se popisu provedených činností nebo přidat kód nákladu. Například: „Příprava zdění stěny W102.“
- Pondělí / Úterý / Středa / Čtvrtek / Pátek / Sobota / Neděle – Do každé buňky můžete zaznamenat hodiny odpracované za den. Pondělí-neděle je výchozí nastavení týdne a nelze jej změnit.
Poznámka: Administrátoři mohou šablonu formuláře upravit a přidat typ záznamu „Kalkulace“ pro výpočet celkových hodin ve formuláři. Pro více informací klikněte zde.
Podpis
Část podpisu od uživatelů vyžaduje elektronický podpis na webu nebo ručně psaný podpis na mobilním zařízení. Pro zajištění odpovědnosti aplikace Fieldwire automaticky zahrne časovou značku, kdy byl formulář podepsán.
Ve webové verzi můžete vy nebo někdo, kdo nemá ve Fieldwire účet, formulář podepsat následujícím způsobem:
| Jméno přihlášeného uživatele se zobrazí jako první podpisová možnost. | Pokud si přejete, aby formulář podepsal uživatel, který nevlastní účet Fieldwire, klikněte na „Podepsat jako někdo jiný“. |
Podpis jakéhokoli uživatele, který se podepisuje vlastním jménem, bude doplněn o razítko s datem, časem a zařízením, název společnosti a pracovní pozici signatáře, aby bylo jasné, kdy přesně a kým byl formulář podepsán. Uživatel přihlášený do aplikace Fieldwire na zařízení, ve kterém byl formulář otevřen, bude uveden jako vlastník daného zařízení:
| „Podepsat jako Maya Jackson“ |
| „Podepsat jako někdo jiný“ |
Ve verzi aplikace Fieldwire v iOS nebo Androidu, může formulář podepsat také jiný uživatel:
| Jméno přihlášeného uživatele se zobrazí jako první podpisová možnost. | Pokud si přejete, aby formulář podepsal uživatel, který nevlastní účet Fieldwire, vyberte „Někdo jiný“. |
Poté, co určíte, kdo má formulář podepsat, a zvoleným signatářem jste vy, budete vyzváni k vlastnoručnímu podpisu. Pokud má formulář podepsat někdo jiný, bude nejdříve vyzván k zadání svého jména a až následně k vlastnoručnímu podpisu.
Podobně jako při podepisování na webu bude každý podpis doplněn o razítko s datem, časem a zařízením, aby bylo jasné, kdy přesně a kým byl formulář podepsán.
Poznámka: Pokud je formulář podepsán v mobilu, název společnosti a pracovní pozice signatáře se zatím nezobrazí.
Uživatel přihlášený do aplikace Fieldwire na zařízení, ve kterém byl formulář otevřen, bude uveden jako vlastník daného zařízení:
| Podepsat formulář jako Maya Jackson |
| Podepsat formulář jako někdo jiný |
Více podpisů
V každé sekci „Podpis“ mohou nyní uživatelé určit minimální počet požadovaných podpisů, stejně jako maximální počet povolených podpisů. Díky tomu uživatelé nemusí do jednoho formuláře přidávat několik částí pro podpis.
K tomu je nutné zrušit zveřejnění šablon formulářů, které uživatelé chtějí upravit, a následně kliknout na ikonu tužky, jak vidíte na snímku obrazovky níže.
Po kliknutí na ikonu tužky si uživatelé budou moci zvolit „Minimální počet podpisů“ a „Maximální počet podpisů“.
Poznámka: Pokud si nepřejete, aby byla sekce „Podpis“ povinná, je třeba nastavit „Minimální počet podpisů“ na „0“.
Přestože uživatelé nemohou na mobilním zařízení upravit minimální nebo maximální počet podpisů, mohou si zobrazit / přidat několik podpisů v jedné podpisové části, jak je uvedeno nastaveními Minimální počet podpisů a Maximální počet podpisů v šabloně formuláře.
Podání formulářů
Jakmile jsou povinná pole vyplněna a časový výkaz je podepsán, formulář podáte pomocí možnosti „Aktualizovat stav a zavřít“, následně změňte „Stav“ na „Podáno“:
Po podání již formulář nelze upravovat. Úpravy jsou možné jedině v případě, že administrátor projektu změní stav formuláře zpět na „Koncept“.
V okamžiku dokončení formuláře jeho tvůrce, odpovědná osoba a poslední úpravce obdrží oznámení. Jestliže chcete dokončený časový výkaz odeslat jako soubor PDF, můžete si ho stáhnout z webu. V případě, že ohledně podávání formulářů potřebujete více informací, přečtěte si tento článek.
Další informace
- Více informací o oznámeních v angličtině naleznete v tomto článku.
- Pokud se vám zobrazují chybové hlášky kvůli nesesynchronizovaným nebo chybějícím informacím, přečtěte si tento článek (v angličtině).
- Jestli se chcete dozvědět více o dalších možnostech formulářů, které nabízí aplikace Fieldwire, přečtěte si tento článek.