Přehled
V tomto praktickém návodu popisujeme, jak vytvářet standardizované úkoly pro práci, kterou je třeba provést na jednom podlaží, i jak tyto úkoly replikovat na jiném podlaží nebo na několika podlažích vašeho projektu, která mají stejný (nebo velmi podobný) půdorys. Tento postup lze využít pro bytové domy, hotely nebo jakékoli jiné projekty, kde se půdorysy opakují.
Proaktivní koordinace a komunikace s různými stranami zapojenými do každé fáze projektu zvyšují produktivitu na stavbě. Tento pracovní postup šetří čas, omezuje nutnost přepracování a pomáhá zvyšovat standardizaci. Šetří vám čas, protože definuje a duplikuje systematické úkoly a seznamy vad a nedodělků či jakýkoli jiný typ úkolu, který je třeba dokončit v každé místnosti nebo na každém podlaží.
Pro nastavení tohoto pracovního postupu musíte použít webovou verzi Fieldwire, ale úkoly můžete dokončovat i na stavbě v našich mobilních aplikacích.
Jak tento návod používat
V našem ilustračním scénáři plánujete postavit sádrokartonovou příčku. Stejný postup je možné použít pro zjednodušení řízení stavby u jakéhokoli projektu s několika podobnými podlažími nebo oblastmi. Využít ho může subdodavatel plánující práci pro různé profese, projektant připravující kontrolu vad a nedodělků či kdokoli, kdo chce práci proaktivně naplánovat.
Představte si, že jste projektový manažer pracující pro generálního dodavatele bytového rezidenčního projektu, kde podlaží 2–5 mají stejný půdorys, a potřebujete v každé místnosti postavit sádrokartonovou příčku. Chcete přidělit všechny úkoly, které jsou pro dokončení této fáze nezbytné, subdodavateli sádrokartonových příček a vytvořit kontrolní seznam, abyste měli jistotu, že dokončí všechny kroky.
Obsah
Předvyplnění úkolů na jednom plánu
Import úkolů do zbývajících plánů
- 3a. Jak fungují souřadnice X a Y v nástroji pro import úkolů?
- 3b. Další způsoby, jak nástroj pro import úkolů využít
4. Dokončení a sledování úkolů
Příklady: Jak skutečné firmy používají Fieldwire k řízení svých bytových rezidenčních projektů?
Také jsme vytvořili videoprůvodce, který vám ukáže jednotlivé kroky v reálném čase - v angličtině. Následující časová razítka ve videu odpovídají hlavním sekcím pokynů v tomto návodu:
- 1:47 – Krok 1: Předvyplnění a duplikování úkolů na jednom plánu
- 3:30 – Krok 2: Export souboru CSV s úkoly
- 4:55 – Krok 3: Import těchto úkolů na půdorysy dalších podlaží
- 7:15 – Krok 4: Sledování, řízení a vykazování úkolů
Předvyplnění úkolů na jednom plánu
Tato sekce se věnuje vytvoření efektivní „šablony“, která definuje, jaké úkoly by ve vašich plánech měly být zařazeny. Zaměřte se na to, co byste v každém úkolu chtěli obsáhnout a kde na stránkách plánu byste své úkoly chtěli mít umístěné.
1a. Vytvoření úkolu
V záložce „Plány“ otevřete (nebo nahrajte) svůj první repetitivní plán. Z lišty s nástroji označení úkol přesuňte na příslušné umístění na plánu:
Poznámka: Je důležité úkol umístit na konkrétní místo na plánu, protože Fieldwire tyto souřadnice použije při duplikování úkolů na další podlaží (plány) ve vašem projektu.
Jakmile je úkol umístěn na plánu, můžete zadat název, kontrolní seznamy, související úkoly a další relevantní atributy úkolů. Vyplňte základní informace o úkolu, které pomohou k jeho prioritizaci a přidělení i s vykazováním, řízením a plánováním úkolů jako celku.
Zde vidíte, jak můžete úkolu vyplnit při použití našeho příkladu se stavěním sádrokartonové příčky:
- Název úkolu „Sádrokarton“.
- Vytvořte nebo vyberte šablonu kontrolního seznamu pro úpravu vady skla. V tomto případě přidáme do našeho úkolu „Vada skla – kontrolní seznam“. Přednastavené kontrolní seznamy šetří čas a zajišťují konzistenci.
- Změňte kategorii na „Probíhající“. Ve většině případů kategorie odpovídají jednotlivým profesím, ale všeobecně jsou kategorie zcela přizpůsobitelné, takže si je můžete upravit podle potřeb svého týmu.
- Zadejte úkol subdodavateli sádrokartonových příček, v tomto případě Maggie. Odpovědná osoba dostane oznámení o úkolu s informacemi o tom, jaké práce je třeba dokončit.
Protože jste přiložili šablonu kontrolního seznamu nazvanou „Kontrolní seznam – sádrokarton“, automaticky se uvede štítek nazvaný „kontrolní_seznam_sádrokarton“. Štítky mohou být používány společně s kategoriemi a vašimi dalšími atributy úkolů k třídění a filtrování úkolů při plánování a vykazování. Štítek kontrolního seznamu v tomto případě použijeme jako jedinečný identifikátor a později podle něj můžete tyto konkrétní úkoly související se sádrokartonovými příčkami, které budeme kopírovat i na další podlaží, vyfiltrovat.
Cílová data zahájení a ukončení můžete teď přidat přímo v úkolu a/nebo je můžete vy či osoby odpovědné za úkol upravit později v kalendáři nebo Ganttově přehledu. Přidejte další volitelné atributy jako umístění, lidské zdroje a náklady, pokud se vám tyto informace hodí pro plánování, provedení nebo další třídění a filtrování úkolů v následných výkazech a plánování.
Více informací o obsahu úkolu:
- Jak mohu spravovat své šablony kontrolních seznamů?
- Co jsou to atributy úkolu?
- Co jsou to štítky a jak je mohu upravit?
- Co je záložka „Úkoly“ a jaké náhledy úkolů jsou k dispozici?
1b. Duplikování úkolu
Jakmile máte na prvním plánu vytvořený modelový úkol, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a vyberte „duplikovat“. Po výběru duplikování držte klávesu „Shift“ a kliknutím úkol umístěte do všech dalších místností na plánu, kde je třeba provést stejnou práci:
Stejný postup můžete využít i pro seznamy úkolů pro další profese, seznamy vad a nedodělků nebo jakékoli jiné práce, které je třeba v jednotlivých fázích projektu provést.
2. Generování exportu CSV
Jakmile máte všechny úkoly vyplněné na prvním plánu, můžete je replikovat v dalších podobných půdorysech. K tomu musíte nejprve exportovat úkoly, které jste právě vytvořili, do výkazu ve formátu CSV. Později vás provedeme importem souboru CSV a duplikováním těchto úkolů na další půdorysy.
Pro vygenerování exportu CSV postupujte podle těchto kroků:
- Na stránkách Fieldwire vyberte záložku „Úkoly“ a klikněte na „Generovat výkazy“.
- Vytvořte název a jednoduchou šablonu výkazu; např. „Sádrokarton, úkoly na 2. podlaží“. Tato šablona zůstane v projektu a vy ji později můžete použít k vykazování pokroku práce na těchto úkolech.
- Změňte typ výkazu na „CSV“ a upravte filtry, abyste určili všechny právě vytvořené úkoly. V tomto příkladu:
- Vyberte „Kategorii“ a vyfiltrujte „sádrokarton“.
- Nastavte hashtag nebo štítek a vyfiltrujte „kontrolní_seznam_sádrokarton“.
- Nastavte stránku filtru na plán, na které jste úkoly vytvořili, v našem příkladu stránku „A2.01-2“.
- Nakonec zadejte e-mail v sekci „příjemci“ a následně výkaz pošlete e-mailem nebo si ho stáhněte.
- Pokud zvolíte e-mail, obdržíte odkaz na soubor. Vyberte odkaz a následně soubor CSV otevřete v Excelu nebo jiném programu pro prohlížení tabulek.
Vyexportovaný soubor CSV úkoly zaznamenává do řádků a jejich příslušné atributy do sloupců. Pokud je ve vašem souboru úkol, který nechcete kopírovat na další podlaží, odstraňte řádek s příslušným úkolem a následně soubor uložte.
Více informací o vytváření výkazů:
Import (kopírování) úkolů do zbývajících plánů
Za použití nástroje pro import úkolů, zduplikujeme úkoly související se sádrokartonem, které jste vytvořili na podlažích 3, 4 a 5. Všechny duplikované úkoly se zobrazí na stejných umístěních na plánech, kam byly umístěny na vašem prvním plánu.
Poznámka: Nástroj pro import úkolů vám umožňuje importovat „kostru“ úkolu, kdy se neimportují fotografie ani stávající zprávy.
Nástroj pro import úkolů má sloupce pro: název, prioritu, kategorii, e-mail odpovědné osoby, datum zahájení, datum ukončení, plán, pozici X, pozici Y, umístění, lidské zdroje, náklady, popis / hashtagy, název souvisejícího úkolu, kontrolní seznam a stávající soubory. Tyto informace budou ze souboru CSV vyexportovány a budou použity k opětovnému vytvoření úkolů na zbývajících plánech.
Pro import úkolů na podlaží 3, 4 a 5 postupujte podle těchto kroků:
- Zkopírujte sloupce „Název“ až „Náklady“ ve vyexportovaném souboru CSV do nástroje pro import úkolů.
Poznámka: V buňkách, které jsou zvýrazněny červeně, je chyba. K té může dojít v případě, že jste zadali kategorii, plán nebo umístění, které v projektu neexistuje. - V tomto případě je nesprávný formát data. V Excelu změňte formát data na (rrrr-mm-dd) a zkopírujte ho zpět do nástroje pro import úkolů.
Poznámka: Ve sloupci „Popis / Hashtagy“ můžete zkopírovat jakékoli popisy nebo hashtagy. Upozorňujeme, že symbol „#“ označí následující text jako hashtag. Text, který není opatřen symbolem „#“ bude považován za popis ve „zprávách“ úkolu. -
Zahrňte „Kontrolní seznam – sádrokarton“ v sloupci „Kontrolní seznam“. Použijte rozbalovací nabídku, ze které vyberte kontrolní seznam a přetáhněte buňky dolů ke každému úkolu, který daný kontrolní seznam potřebuje. Přetáhněte obsah buněk dolů, čímž ho rychle zreprodukujete:
Poznámka: Pokud v těchto úkolech potřebujete připojit nějaké soubory, použijte stejný postup ve sloupci „Existující soubory“ a přidejte existující soubor. -
Změňte buňky ve sloupci „Plán“ na 3. podlaží. Použijte rozbalovací nabídku, ze které vyberte správný plán, následně plán přetáhněte dolů k příslušným úkolům:
-
Pokud úkoly souvisí s jinými čísly jednotek nebo umístění, upravte buňky ve sloupci „Umístění“:
Poznámka: Máte možnost změnit úroveň priority, datum zahájení a datum zakončení podle potřeby. Pokud data nechcete zadávat do nástroje pro import úkolů, budete je moci upravit v samotném úkolu nebo v kalendáři či Ganttově přehledu. -
Jakmile budete mít zadané úkoly pro vadu na 3. podlaží, zkopírujte všechny úkoly a vložte je níže, pak opakujte krok 3 a 4 pro zbývající podlaží.
-
Po zadání všech požadovaných informací o úkolech, vyberte „importovat úkoly“. Úkoly se v plánech vašeho projektu vyplní.
Více informací o nástroji pro import úkolů:
3a. Jak fungují souřadnice X a Y v nástroji pro import úkolů?
Souřadnice X a Y vychází z umístění úkolu společně s procenty na stránce. Pozice X jde na stránce zleva doprava a pozice Y jde shora dolů. Níže uvádíme dvě vizuální znázornění – zde si můžete stáhnout první.
Druhé vizuální znázornění ukazuje jedinečnou mřížku, která vám pomůže pochopit souřadnice X a Y na stránce – můžete si ji nahrát do svého projektu a porovnat ji se stávající stránkou. Druhé znázornění si stáhněte zde (34 x 22 palců) nebo si ho stáhněte zde (30 x 42 palců).
3b. Další způsoby, jak nástroj pro import úkolů využít:
Pro duplikování „hlavního úkolu“ s dalšími souvisejícími úkoly použijte sloupec „Související úkol“, který připojí všechny úkoly související s hlavním úkolem.
Ujistěte se například, že všechny profese dokončily práce v dané místnosti. Můj „hlavní úkol“ se jmenuje „Dokončení místnosti 101“ a má následující související úkoly, které je v místnosti třeba dokončit: sádrokarton, elektřina, podlaha, mechanika, slaboproud, malba, vodoinstalace:
Použijte nástroj pro import úkolů a zkopírujte všechny úkoly do „Dokončení místnosti 2-101“, „Dokončení místnosti 2-102“, „Dokončení místnosti 2-103“ atd.
Také můžete vygenerovat export CSV z několika projektů Fieldwire a následně každý z nich importovat do jednoho projektu, abyste trendy úkolů viděli jako jeden celek:
- V některých případech budou chtít dodavatelé bytových staveb vytvořit oddělené projekty ve Fieldwire pro každý dům v rámci developerského projektu nebo pro různé rodinné domy, ale zároveň chtějí mít možnost sledovat u těchto projektů trendy.
- Aby to bylo možné, kategorie a hashtagy by měly být ve všech projektech používány konsistentně.
- Exportujte soubor CSV z každého projektu pro zachycení příslušných informací.
- Importujte tyto úkoly do nového projektu Fieldwire, abyste zachytili časový přehled informací, slučte výkazy CSV v Excelu a použijte filtry pro vytřídění informací, nahrajte tyto výkazy do nástroje BI a/nebo pokud máte tým vývojářů, použijte naše otevřené rozhraní API k automatizaci tohoto procesu.
Více informací o souvisejících úkolech, klonování a rozhraní API od Fieldwire:
4. Dokončení a sledování úkolů
Jakmile bude import hotový, vraťte se do záložky „Plány“ na jakémkoli zařízení a potvrďte, že se tyto úkoly vyplnily do zbylých plánů.
Jakmile Maggie dokončí práci na stavbě, může odškrtnout položky z kontrolního seznamu, přidat fotografie a dokončit úkoly.
Vy můžete díky fotografiím a zprávám k úkolu sledovat pokrok práce na každém místě.
Až potvrdíte, že je práce hotová, můžete použít naše dvoustupňové ověření k potvrzení, že všechny kroky v kontrolním seznamu byly dokončeny
Jelikož již máte nastavenou šablonu výkazu, změňte typ šablony na „Podrobné PDF“ a naplánujte, aby se výkazy rozesílali v konkrétní den týdne nebo měsíce, a vaši dodavatelé, investoři a další lidé zapojení do celého projektu tak měli informace o aktuálním pokroku v těchto úkolech:
Toto dokončuje klonování/replikování úkolů a kontrolních seznamů. Jednoduchým exportem jednoho úkolu a kontrolního seznamu do souboru CSV a importem výkazu zpátky rychle vyplníte úkoly v projektech s duplikovanými půdorysy.
Více informací o dokončování úkolů:
Jak skutečné firmy používají Fieldwire k řízení svých bytových rezidenčních projektů?
Několik zákazníků Fieldwire využívá snadného použití napříč úkoly a nástroje pro import úkolů ke standardizaci svých projektů. Podívejte se na tyto reálné případy použití výše popsaného postupu.