Überblick
Das Budget-Modul ist die neueste Funktion des Projektmanagements in Fieldwire. Es wurde entwickelt, um die finanziellen Aspekte von Bauprojekten auf eine klare und strukturierte Weise zu verwalten. Durch das Festlegen von Kostenerwartungen und die detaillierte Aufstellung aller erforderlichen Ausgaben mithilfe des Budget-Moduls können Sie einfacher gewährleisten, dass Projekte über den gesamten Projektzeitraum finanziell im Plan bleiben.
Es ermöglicht eine umfassende Planung sowohl von direkten Kosten, wie Material, Arbeit, Ausrüstung oder Subunternehmern, als auch von indirekten Kosten wie Gemeinkosten, Versicherungen oder Zulassungen. Zudem können Sie darüber Aufwendungen überwachen und diese an den Finanzzielen des Projekts ausrichten. Auf diese Weise können Sie unvorhergesehene Kosten vermeiden und Transparenz für alle Projektbeteiligte über den gesamten Prozess hinweg gewährleisten.
Um diese Funktion für Ihr Konto zu erwerben, können Sie eine Demo mit unserem Vertriebsteam vereinbaren oder diese Funktion mit Business Plus freischalten. Wenn Sie bereits ein Business Plus Abonnement haben, wird das Budget-Modul automatisch zu Ihrem Konto hinzugefügt.
Hinweis: Noch sind nicht alle Screenshots in diesem Artikel auf Deutsch, sie werden jedoch in Kürze aktualisiert.
Inhaltsverzeichnis
- Projektmanagement in einem Projekt aktivieren
- Budget-Berechtigungen
- Registerkarte "Budget"
- Einrichtung von Subunternehmen
- Änderungsaufträge und Budget
- Ist-Kosten
- Löschen von Einzelpositionen
- Bearbeiten und Löschen von Ist-Kosten
Projektmanagment in einem Projekt aktivieren
Informationen zu Unternehmen und dazu, wie Sie Projektmanagement in einem Projekt aktivieren können, finden Sie in nachfolgendem Artikel: Projektmanagement in einem Projekt aktivieren und Unternehmen in einem Projekt verwalten.
Budget-Berechtigungen
Für den Zugriff auf das Budget-Modul müssen Sie ein Unternehmen auf der Registerkarte „Personen“ im Projekt einrichten und dieses als führendes Unternehmen festlegen. Nur Administratoren des führenden Unternehmens können auf das Budget-Modul zugreifen.
Ein führendes Unternehmen festlegen
Um zu gewährleisten, dass nur Ihr „Unternehmen“ auf das Budget zugreifen und dieses verwalten kann, müssen Sie es als führendes Unternehmen festlegen. Um loszulegen, öffnen Sie die Registerkarte „Personen“ des Projekts und klicken Sie dann für das Unternehmen, das Sie als führendes Unternehmen einrichten möchten, auf „Führendes Unternehmen festlegen“.
Nachdem Sie auf „Als führendes Unternehmen festlegen“ geklickt haben, wird ein Pop-up-Fenster angezeigt. Aus diesem geht hervor, welche Aktionen die Benutzer im führenden Unternehmen im Vergleich zu Benutzern in den anderen, nicht führenden Unternehmen ausführen können. So können beispielsweise Benutzer im führenden Unternehmen auf das Budget zugreifen und dieses verwalten. Benutzer in den anderen Unternehmen hingegen können nicht auf das Budget-Modul zugreifen.
Nachdem Sie auf die blaue Schaltfläche „Führendes Unternehmen festlegen“ geklickt haben, wird das führende Unternehmen mit einem Kronensymbol und dem Text „Führendes Unternehmen“ daneben angezeigt.
Registerkarte "Budget"
Die Registerkarte „Budget“ ist nur für Administratoren des führenden Unternehmens zugänglich. Der Zweck besteht darin, die Privatsphäre des führenden Unternehmens zu wahren, da dieses möglicherweise sensible Finanzdaten in dieser Registerkarte gespeichert hat.
Die Überschriften in dieser Registerkarte bieten einen allgemeinen Überblick über die verschiedenen Spalten und die in der Registerkarte „Budget“ angezeigten Daten. Im Einzelnen sind diese Spalten wie folgt definiert:
- Budgetelemente / Kostencodes
- Budget:
- Original = Ursprünglicher Wert des Leistungsumfangs des führenden Unternehmens
- Aktuell = Ursprünglicher Vertrag + Genehmigte Änderungsaufträge des führenden Unternehmens
- Ausstehend = Ausstehende Änderungsaufträge des führenden Unternehmens
- Kosten:
- Original = Ursprünglicher Wert des Leistungsumfangs eines Subunternehmers
- Aktuell = Ursprünglicher Vertrag + Genehmigte Änderungsaufträge des Subunternehmers
- Ausstehend = Ausstehende Änderungsaufträge des Subunternehmers
- Prognose = Wert der Kosten, die das führende Unternehmen voraussichtlich aufwenden wird
- Ist = Bisher angefallene Kosten
- Prognose:
- Aktuelle Abweichung = Aktuelles Budget – Aktuelle Kosten
- Prognostizierte Abweichung = (Original + Ausstehendes) Budget – Prognostizierte Kosten
- Tatsächliche Abweichung = Aktuelles Budget – Tatsächliche Kosten
Darüber hinaus finden Sie oben eine Leiste mit übergeordneten Analysedaten, in der Sie auf einen Blick das geplante Budget abzüglich der geplanten Kosten sehen können, um sich einen Überblick über die voraussichtliche Über- oder Unterschreitung zu verschaffen. Damit stehen die wichtigsten Budgetkennzahlen im Vordergrund und Projektmanager sowie Führungskräfte können Trends schnell erkennen und datengestützte Entscheidungen treffen.
Kostencodes festlegen
Kostencodes sind erforderlich, um Ihr Budget festzulegen. Sie können verwendet werden, um Positionen mit Änderungsaufträgen zu verbinden. Bei der Ersteinrichtung des Budget-Moduls für Ihr Projekt werden Sie dazu aufgefordert, Kostencodes zu verwalten:
Auch nach der Ersteinrichtung können Sie Kostencodes aus dem Budget heraus verwalten:
Sie können diese Kostencodes hinzufügen, um Budget- und Änderungsauftragspositionen manuell zu erstellen. Beginnen Sie dabei mit dem Hinzufügen einer neuen Kostengruppe:
Fügen Sie Ihre Codes dann unter der Kostengruppen hinzu:
Hinweis: Kostencodes können nicht gelöscht werden, wenn sie in einer Budgetposition oder in einem BELIEBIGEN Änderungsauftrag verwendet worden sind.
Kostencodes importieren
Es ist außerdem möglich, Kostencodes durch das Hochladen einer Excel-Datei zu importieren. Für die ersten Schritte stellt Fieldwire eine Vorlage bereit, die über das Importfenster heruntergeladen werden kann.
Wenn Sie Kostencodes aus einer bestehenden .xls- oder .xlsx-Datei importieren, stellen Sie bitte sicher, dass die Zellen der Codes der Ebenen 1 und 2 als „Text“ gespeichert sind. Wenn die Zelle als „Zahl“ und nicht als „Text“ formatiert ist, erhalten Sie beim Hochladen einen Fehlercode. Diese Zellformatierung wird in der Vorlage verwendet, um sicherzustellen, dass Excel, wenn Ihr Code mit einer „0“ beginnt, wie z. B. „01“, die „0“ nicht entfernt und ihn als „1“ erscheinen lässt.
Budgetpositionen erstellen (oder importieren)
Nachdem das Unternehmen und die Kostencodes festgelegt wurden, können Sie mit der Erstellung von Budgetpositionen beginnen. Nach der Ersteinrichtung ist dies der dritte Schritt. Sie haben nun die Option, manuell neue Budgetpositionen hinzuzufügen oder Ihre Positionen aus einer Excel-Datei zu importieren.
Budgetpositionen bestehen aus den folgenden Elementen:
- Kostencode
- Kostentyp
- Ursprünglicher Vertragswert
Hinweis: Kostencodes können mehrere Kostentypen umfassen.
Budgetpositionen importieren
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Budgetpositionen zu importieren, können Sie auch eine Vorlage aus dem Fenster „Budget importieren“ herunterladen. So können Sie gewährleisten, dass die Excel-Datei korrekt formatiert ist:
Nachdem Sie die ersten drei Schritte zur Einrichtung des Projektbudgets abgeschlossen haben, werden die eingerichteten Schritte durch das neue Budget ersetzt. Es ist weiterhin möglich, weitere Positionen hinzuzufügen und Ihr Budget zu importieren:
Hinweis: Budgetpositionen können nicht gelöscht werden, wenn sie einem Subunternehmen zugewiesen sind, wenn sie in einem Änderungsauftrag verwendet werden oder wenn sie in Ist-Kosten verwendet werden.
Budget sperren/entsperren
Um das ursprüngliche Budget zu sperren und mit der Zuweisung von Posten zu Subunternehmern zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ursprüngliches Budget sperren“. Sie können weiterhin die Sperre aufheben und Änderungen an den ursprünglichen Vertragswerten des Budgets vornehmen.
Um das ursprüngliche Budget zu sperren und mit der Zuweisung von Posten an Subunternehmer zu beginnen:
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Budget sperren" auf der rechten Seite des Bildschirms.
- Vergewissern Sie sich, dass die Budgetnummer im neuen Pop-up-Fenster korrekt aussieht.
- Klicken Sie im neuen Pop-up auf "Budget sperren"
Wenn Sie die Werte des ursprünglichen Budgets und/oder der ursprünglichen Kosten bearbeiten müssen, können Sie dies immer noch tun:
- Klicken Sie auf "Budget entsperren"
- Lesen Sie die Pop-up-Meldung, um sicherzustellen, dass Sie dies auch wirklich tun wollen.
- Klicken Sie auf die rote Schaltfläche "Budget entsperren" in der Popup-Meldung
- Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol neben allen ursprünglichen Budgets und -kosten, die Sie ändern müssen
- Klicken Sie auf das blaue Häkchen neben dem neuen Betrag
- Klicken Sie erneut auf die blaue Schaltfläche „Budget sperren“ auf der rechten Seite des Bildschirms
- Bestätigen Sie diese Wahl, indem Sie im neuen Pop-up-Fenster auf die Schaltfläche "Budget sperren" klicken.
Aktivitäts-Spalte
Während des gesamten Prozesses der Budgeterstellung können diejenigen, die Zugriff auf das Modul "Budget" haben, die an den Einzelposten vorgenommenen Änderungen verfolgen, darunter Änderungen am Budget, an den Kosten und mehr. Benutzer können außerdem Notizen zur Aktivitäts-Spalte hinzufügen, um einen Nachverfolungspfad zu erstellen.
Um auf die Aktivitäts-Spalte zuzugreifen, müssen Sie Folgendes tun:
- Navigieren Sie zum Modul "Budget".
- Nehmen Sie Änderungen an Ihren Budget- oder Kostenpositionen vor.
- Klicken Sie auf die Position, an der Sie die Aktualisierung vorgenommen haben, um das Seitenfenster aufzurufen.
- Wählen Sie die Registerkarte „Aktivität“.
Hier können Sie alle Änderungen sehen, die an dieser Position vorgenommen wurden, und relevante Notizen zur Spalte hinzufügen.
In der Aktivitäts-Spalte einzelner Positionen können Sie auch vorhandene Dateien und Formulare verknüpfen. Dies schafft eine einfache Möglichkeit, die Dokumentation direkt über die Registerkarte "Aktivität" im Budget zu verwalten. So fügen Sie eine Datei und/oder ein Formular hinzu:
- Navigieren Sie zur Registerkarte "Budget".
- Wählen Sie die einzelne Position aus, zu der Sie die Datei/das Formular hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte "Aktivität".
- Klicken Sie auf "+ Anhang" oder Link hinzufügen".
- Wählen Sie „Aus Dateien anhängen“, „Aus Formularen verlinken“ oder klicken Sie auf "+ Neue Datei hochladen".
- Wählen Sie die Datei/das Formular aus, die Sie der Aktivitäts-Spalte dieser Position hinzufügen möchten.
- Klicken Sie auf "Notizen hinzufügen".
Die Datei/das Formular wird dann mit Zeit-/Datumsstempel zur Aktivitäts-Spalte hinzugefügt.
Einrichtung von Subunternehmen
Wenn es im Projekt externe Subunternehmer gibt, wählen Sie bei der Erstellung einer Budgetposition den Kostentyp „Subunternehmer“ aus. Sobald Sie das Budget sperren, wird die Schaltfläche „Zuweisen zu“ neben den Subunternehmer-Positionen angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein weiteres Fenster anzuzeigen. Darin können Sie dem Subunternehmen-Unternehmen die Position in Ihrem Projekt zuweisen und die ursprünglichen Kosten festlegen. Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Zuweisen“.
Wenn Sie die Position der falschen Subunternehmerfirma zugewiesen haben, können Sie sie neu zuweisen oder die Zuweisung aufheben, auch wenn das Budget gesperrt ist. Um dies zu tun, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zur Registerkarte "Budget"
- Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮), wie im Screenshot unten gezeigt
- Wählen Sie "Neu zuordnen" oder "Aufheben der Zuordnung", je nachdem, was Sie erreichen möchten
- Wenn Sie die Zuordnung der Position aufheben möchten, wird die Schaltfläche "Zuordnen zu" wieder angezeigt
Hinweis: Die Option zum Aufheben der Zuordnung ist nur verfügbar, wenn keine Änderungsaufträge mit dieser Position verknüpft sind. Wenn Sie versuchen, die Zuordnung aufzuheben, wenn Änderungsaufträge verknüpft sind, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Änderungsaufträge und Budget
Die Module für Änderungsaufträge und Budgets sind inhärent mit der Erstellung und Auswahl von Kostencodes verbunden.
Nachdem Sie einen Änderungsauftrag erstellt haben, wählen Sie einen Kostencode aus, sodass die Kosten in das Budget überführt werden.
Nachdem Sie das Ausfüllen des Änderungsauftrags abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“ und wählen Sie die Option „Zur Überprüfung einreichen“ aus. Senden Sie den Änderungsauftrag anschließend an Ihren Kunden.
Der Status des Änderungsauftrags wird in „Überprüfung ausstehend“ aktualisiert.
Der Wert, den Sie in den Änderungsauftrag eingeben, wird im Budget-Modul angezeigt, hier insbesondere im Abschnitt „Budget“ der Spalte „Ausstehend“, außerdem im zugehörigen verknüpften Kostencode. Weitere Informationen finden Sie im Screenshot unten.
Nachdem der Änderungsauftrag genehmigt wurde, wird die Spalte „Aktuell“ im Budget-Modul aktualisiert.
Änderungsaufträge, die Subunternehmern zugewiesen wurden
Nachdem Sie einen Änderungsauftrag erstellt haben, fordern Sie die Kosten vom Subunternehmer an. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche „Senden“ und dann auf „Kosten anfordern“.
Hinweis: Subunternehmer müssen Projektbenutzer sein, damit ihnen Änderungsaufträge zugewiesen werden können.
Der Status des Änderungsauftrags wird in „Angefordert“ aktualisiert. Der Subunternehmer wird per E-Mail benachrichtigt.
Falls der Subunternehmer den Änderungsauftrag in Fieldwire nicht ausfüllt und diesen stattdessen an Sie zurücksendet, können Sie ihn in dessen Auftrag übermitteln. Klicken Sie hierzu auf „Aktionen“ und „Im Auftrag übermitteln“.
Sie können dann den Änderungsauftrag im Auftrag des Subunternehmers ausfüllen, indem sie den entsprechenden Kostencode auswählen. Nachdem Sie das Ausfüllen abgeschlossen haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche „Im Auftrag übermitteln“.
Die Kosten der Änderungsaufträge des Subunternehmers werden auf der Seite „Kosten“ des Budgets in der Spalte „Ausstehend“ angezeigt. Außerdem wird der zugehörige verknüpfte Kostencode angezeigt.
Nachdem der Änderungsauftrag genehmigt wurde, wird die Spalte „Aktuell“ im Budget-Modul aktualisiert.
Ist-Kosten
Wenn Sie einer Position Ist-Kosten hinzufügen möchten, klicken Sie darauf, und ein Seitenblatt wird angezeigt:
Wählen Sie die Registerkarte „Kosten“:
Klicken Sie auf „+ Neue Kosten“:
Geben Sie im Fenster den neuen Kostennamen, den Kostenwert und eventuelle Anhänge ein und klicken Sie auf Erstellen:
Sobald die Ist-Kosten erstellt sind, erscheinen sie im Seitenblatt für die Budgetposition und in der Spalte Ist-Kosten in der Budgettabelle.
Hinweis: Zu jeder Position können mehrere Ist-Kosten hinzugefügt werden.
Ist-Kosten importieren
Administratoren können Ist-Kosten aus ERP-Systemen in großen Mengen importieren, um die Projektausgaben schnell mit den Budgets zu vergleichen.
Dazu gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zur Registerkarte „Budget“.
- Klicken Sie auf „Importieren“.
- Wählen Sie „Ist-Kosten importieren“.
- Wenn Sie dies noch nicht getan haben, laden Sie die Vorlage herunter, indem Sie auf „Vorlage herunterladen“ klicken, um sicherzustellen, dass Ihre Ist-Kosten korrekt importiert werden.
- Verwenden Sie die bereitgestellte Excel-Vorlage, um alle relevanten Daten zu sammeln, die Sie in Fieldwire importieren möchten/müssen.
- Klicken Sie auf „Datei auswählen“ oder ziehen Sie Ihre aktualisierte Excel-Datei per Drag & Drop in das Upload-Feld.
Schritt 5 – Nachstehend finden Sie einen Screenshot mit einem einfachen Beispiel dafür, wie Sie die Excel-Vorlage optimal nutzen können.
Nachdem Sie die Tabelle erfolgreich hochgeladen haben, werden die Namen und Werte Ihrer tatsächlichen Kosten zu den entsprechenden Positionen hinzugefügt.
Wenn Ihre Excel-Vorlage nicht erfolgreich hochgeladen werden kann, wird ein Fehlergrund angezeigt. Im Beispiel aus dem Screenshot unten stimmt ein Kostencode in Zeile 2 der Tabelle nicht mit einem vorhandenen Kostencode im Projekt überein. Daher muss ich überprüfen, welche Kostencodes ich derzeit im Projekt habe, und diese mit denen in meiner Tabelle abgleichen, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen.
Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie die Fehlermeldung fälschlicherweise erhalten haben, wenden Sie sich bitte an support@fieldwire.com, damit dies weiter untersucht werden kann.
Löschen von Einzelpositionen
Wenn Sie Einzelposten löschen möchten, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Budget entsperren.
- Löschen Sie einzelne Zeilen oder ganze Gruppen (siehe unten).
- Das Papierkorb-Symbol wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Zeilen fahren.
Hinweis: Einzelpositionen können nicht gelöscht werden, wenn sie mit Ist-Kosten, Änderungsaufträgen oder Subunternehmern verknüpft sind. Diese Verknüpfungen müssen daher entfernt werden, damit die Einzelposition gelöscht werden kann.
Bearbeiten und Löschen von Ist-Kosten
Teams können jetzt die tatsächlichen Kosten von Budgetposten bearbeiten oder löschen. Jeder, der Zugriff auf das Modal „Budget“ hat, kann diese Änderungen vornehmen, und die gesamten „Ist-Kosten“ werden automatisch aktualisiert.
Um die Ist-Kosten zu bearbeiten oder zu löschen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Rufen Sie den Bereich „Budget“ auf
2. Klicken Sie auf die Zeile mit den tatsächlichen Kosten, die Sie bearbeiten oder löschen möchten.
3. Wählen Sie die Registerkarte "Kosten"
4. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü (⋮) neben den Ist-Kosten, die Sie bearbeiten oder löschen möchten
5. Wählen Sie "Bearbeiten" oder "Löschen"
6. Bestätigen Sie Ihre Auswahl (Speichern oder Löschen)
Hier können Sie den Prozess ansehen: