Überblick
Fieldwire-Benutzer mit einem Business- oder Business Plus-Abonnement haben die Möglichkeit, Integrationen zwischen ihrem Fieldwire-Konto/Projekten und verschiedenen Plattformen von Drittanbietern, einschließlich Docusign, einzurichten. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Formulare zur Unterschrift an Docusign zu senden. Die Docusign-Integration mit Fieldwire hat im Vergleich zu anderen Integrationen ein paar besondere Einrichtungsanforderungen. In diesem Artikel gehen wir darauf ein, was die Integration auszeichnet und wie Sie beginnen können.
Hinweis: Dieser Artikel konzentriert sich speziell auf die Verbindung und Konfiguration der Docusign-Integration. Wenn Sie sich für andere Integrationen oder allgemeine Automatisierungs-Setups in Fieldwire interessieren, lesen Sie diese Artikel:
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Verknüpfung
- Registerkarte "Integrationen": Einrichten einer Automatisierung
Hinweis: Derzeit sind die Screenshots und Bildschirmaufnahmen noch auf Englisch. Wir arbeiten daran, diese zeitnah auf Deutsch zur Verfügung zu stellen.
Inhaltsübersicht
- Einrichten einer Verknüpfung zu Docusign
- Einrichten einer Automatisierung mit Docusign
- Nutzen der Automation in Docusign
- Häufige Fragen
Einrichten einer Verknüpfung zu Docusign
Wie oben erwähnt, unterscheidet sich die Verbindung von Fieldwire mit Docusign von der Integration mit anderen Anwendungen wie Google Drive oder SharePoint. Bevor Sie versuchen, eine Verbindung mit Docusign herzustellen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Konto- und Projektberechtigungen sowohl in Fieldwire als auch in Docusign haben.
Um die Verbindung herzustellen, benötigen Sie Folgendes:
- Ein Fieldwire-Konto mit den richtigen Berechtigungsstufen
- Ein DocuSign-Konto mit den richtigen Berechtigungsstufen
Um Fieldwire mit Docusign zu verbinden, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie in Fieldwire auf die Registerkarte "Integrationen".
- Wählen Sie die Docusign-App.
- Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Docusign-Konto verbinden".
- Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein, um das verbundene DocuSign-Konto zu identifizieren, und klicken Sie auf "Weiter".
- Wenn Sie bereits bei Docusign angemeldet sind, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Verbinden".
- Wenn Sie noch nicht bei Docusign angemeldet sind, müssen Sie Ihre Anmeldedaten eingeben, nachdem Sie auf die Schaltfläche "Verbinden" geklickt haben.
- Klicken Sie auf "Schließen".
Einrichten einer Automatisierung mit Docusign
Nachdem Sie die Verbindung zwischen Fieldwire und Docusign hergestellt haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zur Registerkarte "Projekte".
- Wählen Sie das einzelne Projekt aus, für das Sie die Automatisierung mit Docusign herstellen möchten.
- Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der unteren linken Ecke, um zur Registerkarte "Einstellungen" zu gelangen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Automatisierungen verwalten" auf der rechten Seite (eventuell müssen Sie etwas nach unten scrollen).
- Klicken Sie auf "+ Neue Automatisierung".
- Wählen Sie Docusign unter der App-Dropdown-Liste.
- Wählen Sie in der Dropdown-Liste der Automatisierungen die Option "Fieldwire-Formularsignaturen in Docusign anfordern".
- Klicken Sie auf "Entwurf erstellen".
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Formularvorlagen auswählen".
- Wählen Sie die Formularvorlage, die Sie der Automatisierung hinzufügen möchten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zur Automatisierung hinzufügen".
Die Automatisierung im individuellen Formular
Nachdem Sie die Automatisierung mit einer (oder mehreren) Ihrer Formularvorlagen erstellt haben, gehen Sie wie folgt vor:
- Navigieren Sie zu einer der Formularvorlagen, mit der Sie die Automatisierung erstellt haben
- Öffnen Sie ein individuelles Formular, das mit der Formularvorlage erstellt wurde.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "An Docusign senden" auf der rechten Seite des Formulars.
- Dadurch werden die Informationen des individuellen Formulars als PDF an Docusign exportiert.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "An Docusign senden" auf dem Pop-up-Fenster.
- Hinweis: Alle Änderungen, die an den Informationen auf dem Formular vorgenommen werden, nachdem es an Docusign gesendet wurde, werden nicht an Docusign übertragen. Es ist daher äußerst wichtig, dass Sie sicherstellen, dass die Informationen auf dem Formular die endgültige Version sind, bevor Sie es an Docusign senden.
- Sobald die Generierung des Links abgeschlossen ist, klicken Sie auf den Link "In Docusign anzeigen".
- Dieser Link leitet Sie direkt zu Docusign weiter, wo Sie die PDF-Datei des Formulars anzeigen und weitere Aktionen durchführen können, die im nächsten Abschnitt behandelt werden
Nutzen der Automation in Docusign
Um das PDF-Formular zu verwenden und Ihren Umschlag in Docusign zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie auf "Weiter".
- Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Empfänger hinzufügen" und fügen Sie die E-Mail-Adresse(n) hinzu, an die Sie die Docusign-Datei senden möchten.
- (Optional) Falls erforderlich, können Sie weitere Dokumente aus den Dateien Ihres Computers hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Hochladen" klicken (oder per Drag & Drop in diesen Bereich ziehen)
- (Optional) Sie können verschiedene Arten von Umschlägen unter dem Dropdown-Menü "Umschlagtypen" auswählen.
- Klicken Sie auf "Weiter".
Von hier aus können Sie Ihr Formular mit Feldern von Docusign anpassen. Sie können die Standardfelder von Docusign wie Unterschrift, Initialen, Stempel und ein Textfeld verwenden. Dies sind nur einige der verfügbaren Optionen.
Sobald Sie Ihr Formular mit den Docusign-Feldern angepasst und fertiggestellt haben, klicken Sie unten rechts auf "Senden".
Hinweis: Um zu erfahren, wie Sie die verschiedenen Felder und Funktionen von Docusign nutzen können, besuchen Sie bitte das Hilfe-Center. Hier ist ein Link zu einem der Hilfevideos auf YouTube. (Das gesamte Video enthält hilfreiche Informationen auf Englisch, aber es beginnt bei 13:38 des Videos, um die wichtigsten Informationen für die Fieldwire <> Docusign-Integration hervorzuheben)
Wie sieht das Docusign aus, nach dem Senden aus?
Nachdem Sie auf "Senden" geklickt haben, wird die Docusign an die E-Mail-Adresse(n) gesendet, die Sie im Abschnitt "Empfänger" hinzufügen angegeben haben. Wenn die Empfänger die Docusign in ihrem E-Mail-Posteingang erhalten, können sie Folgendes tun:
- Klicken Sie in der E-Mail auf "Dokument überprüfen".
- Füllen Sie die zum Formular hinzugefügten Felder aus, z. B. die Felder Unterschrift, Initialen, Stempel und Textfeld.
- Klicken Sie auf "Abschließen", sobald Sie die erforderlichen Felder ausgefüllt haben.
Nachdem das Dokument ausgefüllt und von dem/den Empfänger(n) abgeschlossen wurde, können Sie zu dem Formular in Fieldwire zurückkehren und den generierten Link verwenden. Nachdem Sie auf den Link geklickt haben und zu Docusign weitergeleitet wurden, sehen Sie, dass das Dokument fertiggestellt wurde. Wenn Sie schließlich auf die PDF-Datei klicken, können Sie alle Felder sehen, die von dem/den Empfänger(n) hinzugefügt und ausgefüllt wurden.
Häufige Fragen
Wird der Docusign-Status in Fieldwire verfolgt?
Nein, Sie müssen auf „In Docusign öffnen“ klicken, um den aktuellen Status zu sehen.
Ich habe einen Fehler gemacht. Kann ich das Formular erneut an Docusign übermitteln?
Derzeit ist das nicht möglich. Sie müssen ein neues Formular erstellen.
Kann jeder auf die Schaltfläche "An Docusign senden" klicken?
Jeder, der die Berechtigung hat, den Formularstatus in Fieldwire zu ändern, kann im Namen des Benutzers, der die Verbindung erstellt hat, einen Umschlagentwurf in Docusign erstellen.
Nachdem ich auf „An Docusign senden“ geklickt habe, wo befindet sich das Dokument?
Der Entwurf wird unter Vereinbarungen > Entwürfe des Benutzers gespeichert, der Fieldwire mit Docusign verbunden hat.
Kann jeder den Docusign-Entwurf zur Unterschrift verschicken?
Nein, nur eine Person, die Zugriff auf diesen Entwurf in Docusign hat. Standardmäßig sind dies die Docusign-Administratoren, aber die Docusign-Berechtigungen sind flexibel und können an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Sie sollten sich an Ihren Docusign-Administrator wenden, um die erforderlichen Berechtigungen zu erhalten.
Ich kann nicht auf das Formular, das ich an Docusign gesendet habe, zugreifen und es zur Unterschrift versenden. Was muss ich tun? (siehe Bildschirmfoto unten)
Sie verfügen nicht über die Docusign-Berechtigung, um das Formular anzuzeigen und zur Unterschrift zu versenden. Sie müssen einen Docusign-Administrator, z. B. denjenigen, der Fieldwire mit Docusign verbunden hat, bitten, Ihnen diese Dokumente freizugeben.