Wie kann ich Berichte sortieren und filtern?

Überblick & Hintergrund

 

Auf der Registerkarte "Aufgaben" können Sie Berichte erstellen, wenn Sie einen Premium-Plan abgeschlossen haben. Sie können Berichte für viele Funktionen erstellen, einschließlich Mängellisten, Inspektionen usw. Berichte können verwendet werden, um Projektinformationen an Ihre Kunden, Eigentümer oder Personen weiterzugeben, die nicht an Ihren Fieldwire-Projekten beteiligt sind. 

Mit den Optionen "Einschließen", "Sortieren nach" und "Filtern nach" können Sie die Informationen, die Sie in Ihren Bericht aufnehmen möchten, individuell anpassen. Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Sie die Sortier- und Filteroptionen nutzen können, da diese bestimmen, welche Informationen in Ihrem Bericht verfügbar sind. 

 

Inhaltsverzeichnis

Berichtstypen

Optionen 'Einschließen'

Optionen 'Sortieren nach'

Optionen 'Aufgabenfilter'

Optionen 'Empfänger'

Warum fehlen Informationen in meinem Bericht?

Beispiele für Fälle, in denen Filter Daten "überschreiben"

Wie kann ich sicherstellen, dass die Informationen in meinem Bericht erscheinen?

Was bedeutet das Pop-up-Fenster "Berichtserstellung fehlgeschlagen"?

Optionen 'Berichte planen'

 

Berichtstypen

Fieldwire bietet drei Berichtstypen, die Sie nutzen können; jeder Berichtstyp stellt die Aufgabeninformationen auf einzigartige Weise dar. Schauen Sie sich diese Artikel an, in denen die einzelnen Berichtstypen definiert werden: 

• So erstellen Sie Aufgabenberichte

 

PDF-Zusammenfassung:

 

Detaillierter PDF-Bericht:

CSV:

Berichtstypen

Klicken Sie auf die nachstehenden Links, um Beispiele für die einzelnen Berichtstypen anzuzeigen und/oder herunterzuladen.

1. PDF-Zusammenfassungsbericht
2. Detaillierter PDF-Bericht
3. CSV

Optionen 'Einschließen'

Jeder der Berichtstypen bietet die Möglichkeit, bestimmte Inhalte einzuschließen. Die verfügbaren Optionen für die einzuschließenden Inhalte unterscheiden sich je nach dem von Ihnen gewählten Berichtstyp. In diesem Abschnitt werden die verfügbaren 'Include'-Optionen definiert: 

'Include' Option:	Definition:	Verfügbar in:
Datum der Erstellung / Fertigstellung / Bestätigung	Hier wird das Datum angegeben, an dem die Aufgabe erstellt und dann in den Status "Erledigt" oder "Geprüft" versetzt wurde.	Detaillierte PDF
Start- / Enddatum	Dadurch wird das Start- und Enddatum der Aufgaben im Bericht angezeigt.	Detaillierte PDF
Kosten / Arbeitskraft	Daraufhin werden die Felder "Kosten" und "Arbeitskräfte" angezeigt (falls Sie diese einbeziehen möchten).	Detaillierte PDF
Zugehörige Aufgaben	Dies schließt alle "verwandten Aufgaben" ein, die mit den Aufgaben in Ihrer Berichtsabfrage verbunden sind.	Detaillierte PDF
Zugehörige Formulare	Dazu gehören alle Formulare, die mit den Aufgaben in Ihrer Berichtsabfrage verbunden sind.	Detaillierte PDF
Checklisten	Wenn Aufgaben mit Checklisten versehen sind, wird die vollständige Checkliste zu dieser Aufgabe in den Bericht aufgenommen.	Detaillierte PDF
Nachrichten	Dies schließt alle Aufgabenmeldungen ein, die mit den Aufgaben in Ihrer Berichtsabfrage verbunden sind.	Detaillierte PDF
Fotos	Dies beinhaltet alle Fotos, die mit Aufgaben in Ihrem Bericht verbunden sind.	Detaillierte PDF
Dateien	Dies schließt alle Dateien ein, die mit Aufgaben in Ihrem Bericht verbunden sind.	Detaillierte PDF
Pläne	Dies umfasst alle Pläne, die mit den Aufgaben in Ihrem Bericht verbunden sind. Zum Beispiel: die Pläne, an die Ihre Aufgaben 'angeheftet' sind.	PDF-Zusammenfassung, detaillierte PDF.
Inhaltsverzeichnis	Dies ist ein Deckblatt für die Aufgaben im Bericht.	Detaillierte PDF
Seitenzahlen	Bringt oben auf jeder Berichtsseite eine Seitenzahl an.	PDF-Zusammenfassung, detaillierte PDF
Abschnittsüberschriften	Diese basiert auf dem ersten Eintrag in der Option "Sortieren nach", z. B. dem Namen des Plans.	Detaillierte PDF
Eine Aufgabe pro Seite	Sorgt dafür, dass jede Seite des Berichts nur von einer Aufgabe belegt wird.	Detaillierte PDF
Mini-Karten des Plans	Bringt einen Ausschnitt des zugehörigen Plans in jeder Aufgabe an.	Detaillierte PDF
Inline-Fotos	Wenn die Option "Fotos" ebenfalls ausgewählt ist, werden die Fotos in einer Listenansicht und nicht in der Standardansicht "von links nach rechts" angezeigt.	Detaillierte PDF
Gelöschter Inhalt	Zeigt alle Aufgaben an, die im Bericht gelöscht wurden. Dies ist im CSV-Bericht am effektivsten, da Sie den "Aufgaben-Importer" nutzen können, um gelöschte Aufgaben wiederherzustellen.	PDF-Zusammenfassung, detaillierte PDF, CSV.

 

Optionen 'Sortieren nach'

Fieldwire-Berichte ermöglichen es Ihnen, die Aufgaben, über die Sie berichten, nach drei verschiedenen Attributen im Abschnitt "Sortieren nach" des Berichts-Popups zu sortieren und zu gruppieren. Das erste Attribut, das Sie auswählen, ist die primäre Gruppe, in die Ihre Aufgaben im Bericht sortiert werden. Das zweite Attribut wird verwendet, um die Aufgaben innerhalb der Gruppierung des ersten Attributs weiter zu sortieren, und das dritte Attribut gruppiert ähnliche Aufgaben innerhalb der durch die ersten beiden Attribute festgelegten Gruppierungen.

Wenn ich zum Beispiel nach "Enddatum, Kategorie und Priorität" sortiere, wird ein Bericht erstellt, in dem meine Aufgaben in der Reihenfolge des jüngsten Enddatums aufgelistet werden, wobei die Aufgaben mit demselben Enddatum in Gruppen mit ähnlicher Kategorie aufgeführt werden. Innerhalb der einzelnen Tagesabschnitte und Unterabschnitte der Kategorien sind die Aufgaben in der Reihenfolge ihrer Priorität gruppiert, wobei P1 an erster, P2 an zweiter und P3 an dritter Stelle steht.

Wenn ich dagegen einen Bericht nach "Priorität, Kategorie und Enddatum" in dieser Reihenfolge sortiere, wird ein Bericht erstellt, in dem meine Aufgaben in der Reihenfolge der höchsten Priorität zuerst aufgelistet werden, wobei Aufgaben mit derselben Priorität dann in Gruppen der gleichen Kategorie aufgelistet werden. Innerhalb jedes vorrangigen Abschnitts und jedes Unterabschnitts der Kategorie sind die Aufgaben in der Reihenfolge des Enddatums gruppiert, wobei die neuesten Aufgaben zuerst aufgeführt sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Teammitglieder diese Aufgabenattribute gewissenhaft ausfüllen, damit Sie am Ende des Tages genau den gewünschten Bericht erstellen können.

Für alle Berichte gibt es drei Abschnitte "Sortieren nach".

 

Die 3 Optionen 'Sortieren nach''

 

Sie sind standardmäßig auf Kategorie, Zuweiser und Priorität eingestellt, obwohl es 8 Sortieroptionen für alle Berichte in jedem Abschnitt "Sortieren nach" gibt.

 

Alle 8 Sortieroptionen

 

Tipp zur Fehlerbehebung: Wenn Sie im ersten Abschnitt "Sortieren nach" die Option "Aufgabe #" auswählen, werden die anderen Optionen nicht angezeigt. Der Grund dafür ist, dass jede "Sortieren nach"-Option von der vorhergehenden "Sortieren nach"-Option abhängt, und dass "Aufgabe #" alle "Sortieren nach"-Optionen außer Kraft setzt. 

Mit Standorten - wenn Sie verschachtelte Standorte wie folgt in Ihrem Projekt eingerichtet haben:

Gebäude 1 (A1) > Stockwerk 1 (A2) > Rezeption (A3)

Gebäude 2 (B1) > Stockwerk 1 (B2) > Rezeption (B3)

Gebäude 3 (C1) > Stockwerk 1 (C2) > Rezeption (C3)

Und 5 Aufgaben mit 5 Standorten:
Aufgabe 1 - Rezeption (C3)
Aufgabe 2 - Stockwerk 1 (B2)
Aufgabe 3 - Gebäude 3 (C1)
Aufgabe 4 - Stockwerk 1 (A2)
Aufgabe 5 - Rezeption (B3)

Die Reihenfolge der Aufgaben im Bericht würde wie folgt aussehen: 
Aufgabe 4 - Gebäude 1 (A1) > Etage 1 (A2)
Aufgabe 2 - Gebäude 2 (B1) > Etage 1 (B2)
Aufgabe 5 - Gebäude 2 (B1) > Etage 1 (B2) > Rezeption (B3)
Aufgabe 3 - Gebäude 3 (C1)
Aufgabe 1 - Gebäude 3 (C1) > Etage 1 (C2) > Rezeption (C3)

 

Optionen 'Aufgabenfilter'

Sie können auswählen, dass bestimmte Aufgaben angezeigt und andere ausgelassen werden. Die sechs Aufgabenfilter, nach denen Sie in Fieldwire filtern können:

1. Nach Aufgabenstatus filtern
2. Nach Kategorien filtern
3. Nach Zuweiser filtern
4. Filtern nach Aufgaben, die mit bestimmten Plänen verbunden sind
5. Filtern nach einem oder mehreren bestimmten verschachtelten Standorten
   -Wenn die Option 'Alle Ebenen unter der Auswahl einbeziehen' ausgewählt ist, zieht die Berichtsabfrage alle Aufgaben, die mit den verschachtelten Standorten unter dieser Auswahl verbunden sind.
   - Wenn Sie 'Alle Ebenen unter der Auswahl einbeziehen' nicht ausgewählt haben, wird nur der Standort selbst ausgewählt, was bedeutet, dass alle Aufgaben, die mit dem ausgewählten Standort verbunden sind, in Ihre Abfrage einbezogen werden. Sie können eine oder mehrere unterschiedliche Standortebenen auswählen, um eine aussagekräftigere Berichtsabfrage zu erstellen.
   - Standorte werden im Zusammenhang mit anderen verschachtelten Standorten im Bericht geordnet, im Gegensatz zur Gruppierung von Standorten nach ähnlichen Namen.
6. Nach bestimmten Tags filtern. 

 

Tipp zur Fehlerbehebung: Wenn Sie einen bestimmten Filter ausgewählt haben, vergewissern Sie sich, dass es für die gewählte Filteroption Inhalte gibt. Das bedeutet, dass die Kriterien nach Auswahl der Filter automatisch nur nach den ausgewählten Filtern suchen. Wenn unter den ausgewählten Filtern kein Inhalt vorhanden ist, wird auch kein Inhalt im Bericht angezeigt.

 

Beispiel: Ich wähle Empfänger > Bob, Kategorien > Elektro, Status 'P1' und 'P2'. Wenn Bob keine elektrischen Aufgaben hat, aber alle elektrischen Aufgaben von Bob "P3", "Erledigt" oder "Geprüft" sind, werden keine Daten angezeigt, da nur "P1" und "P2" Aufgaben ausgewählt wurden.

 

Optionen 'Zeitfilter'

 

Sie können die Berichtsoptionen durch zeitbezogene Filter auswählen.

 

Zeitfilter

 

Tipp: Sie können einen Datumsbereich eingeben, der auf benutzerdefinierten Datumsbereichen basiert, die sich auf Datumsbereiche beziehen, die auf die gesamte Zeit, Tage, Wochen, Monate oder einen bestimmten Datumsbereich basieren. 

 

Standard-Zeitfilteroptionen

  

 

 

Tipp: Berichte eignen sich hervorragend, um schnell eine Liste mit Mängeln oder erledigten Aufgaben zusammenzustellen. Sie können sehen, wie sich die Aufgaben in den letzten Tagen verändert haben, und der Bericht kann als Nachweis für Ausgaben und Arbeitsstunden dienen. Sie können zum Beispiel nach Aufgaben filtern, die innerhalb des letzten Tages aktualisiert wurden, um einen Bericht über den täglichen Fortschritt zu erhalten. Alternativ können Sie nach Aufgaben filtern, die in der letzten Woche aktualisiert wurden.

 

Optionen 'Empfänger'

Sie können bestimmte Empfänger für den Bericht auswählen, indem Sie deren E-Mail-Adresse eingeben. 

 

Wo Sie die E-Mail-Adresse(n) des Empfängers eingeben

 

 

Tipp: Empfänger können Fieldwire-Benutzer und externe Parteien sein. Sie müssen nicht bei Fieldwire angemeldet sein, um einen von Fieldwire erstellten Bericht zu erhalten.

 

Warum fehlen Informationen in meinem Bericht?

• Auswahl von zu vielen Filtern
• Auswahl von Filtern, die in Kombination keine Ergebnisse liefern

 

Beispiele für Fälle, in denen Filter Daten "überschreiben"

Beispiel 1: Sie wählen Empfänger > Bob, Kategorien > Elektro, Status 'P1' und 'P2'.

Wenn Bob zwar elektrische Aufgaben hat, aber alle elektrischen Aufgaben von Bob "P3", "Erledigt" oder "Geprüft" sind, werden keine Daten angezeigt, da nur "P1" und "P2" Aufgaben ausgewählt wurden.

 

Beispiel 2: Wenn Sie im ersten Abschnitt "Sortieren nach" die Option "Aufgabe #" auswählen, werden die anderen "Sortieren nach"-Optionen nicht angezeigt. Der Grund dafür ist, dass jede "Sortieren nach"-Option von der vorhergehenden "Sortieren nach"-Option abhängt, und dass "Aufgabe #" alle "Sortieren nach"-Optionen außer Kraft setzt. 

Lösung: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählten Filter mit den Daten in Ihrem Bericht übereinstimmen. Das heißt, wenn Sie 1 Empfänger mit 1 Kategorie auswählen, stellen Sie sicher, dass dieser Empfänger Aufgaben in dieser 1 Kategorie hat. 

 

Wie kann ich sicherstellen, dass die Informationen in meinem Bericht erscheinen?

 

Wenn Sie einen Bericht erstellen, in dem Daten fehlen oder der überhaupt keine Daten erzeugt, kann es hilfreich sein, bestimmte Filter zu eliminieren und den Bericht erneut zu senden, um zu sehen, ob das Problem dadurch behoben wird.

Anpassung der Filtereinstellungen:

• Entfernen oder Hinzufügen von Empfängern
• Erhöhung oder Verringerung der Anzahl von Kategorien
• Hinzufügen oder Entfernen von Hashtag-Filtern
• Hinzufügen oder Entfernen des Aufgabenfilters 
• Alle Standorte eingeschlossen

Ich habe den einzelnen Zuständigen beibehalten und die Aufgabenfilter für Hashtags und Standort entfernt und die Anzahl der Kategorien und Status erhöht. 

Der Bericht generierte schließlich Daten und füllte die gewünschten Ergebnisse aus.

 

Tipp: Sie können jederzeit Filter hinzufügen, wenn die Berichte, die Sie erstellen, zu umfangreich sind. Empfehlenswert wäre es, mit allgemeineren Filtern zu beginnen und dann die Anzahl der relevanten Filter zu erhöhen.

 

Was bedeutet das Pop-up-Fenster "Berichtserstellung fehlgeschlagen"?

 

Wenn Sie versuchen, einen Bericht per E-Mail zu versenden oder herunterzuladen, und die Meldung "Berichtserstellung fehlgeschlagen" erhalten, bedeutet dies, dass der Bericht innerhalb eines Zeitfensters von einer Stunde zu oft erstellt wurde:

 

Das Limit liegt bei 10 Berichten pro Berichtsvorlage und Stunde.

Die Stunde beginnt abzulaufen, wenn der erste Bericht erstellt wurde.

Es kann verschiedene Gründe geben, warum Sie diese Mitteilung erhalten. In dieser Tabelle sind einige häufige Gründe aufgeführt, warum diese Mitteilung auftauchen kann:

 

Optionen 'Berichte planen'

Sie können auswählen, wann die Berichte gesendet werden sollen, und sogar planen, dass der Bericht automatisch wöchentlich oder monatlich gesendet wird.

Der Bericht wird um 5 Uhr morgens in der für das Projekt festgelegten Zeitzone verschickt. In der Dropdown-Liste für Bericht planen können Sie wöchentlich oder monatlich auswählen und den Tag (wöchentlich) oder das Datum (monatlich) angeben.

 

Schritt 1: Wählen Sie 'Wöchentlich' oder 'Monatlich'.

 

 

Schritt 2: Wählen Sie einen bestimmten Tag 

 

Hinweis: Wenn das Projekt archiviert wird, werden weiterhin automatische wöchentliche/monatliche Berichte gesendet. Der Bericht kann gelöscht werden oder Sie können das automatische Senden deaktivieren.

Zum Löschen gehen Sie zu Aufgaben > Berichte erstellen und klicken Sie auf das Papierkorbsymbol ganz rechts neben dem Bericht, den Sie löschen möchten.

Um das automatische Senden zu deaktivieren, gehen Sie zu Aufgaben > Berichte generieren und wählen Sie den Bericht aus, den Sie bearbeiten möchten. Aktualisieren Sie die Einstellung Wöchentlich/Monatlich auf Jetzt freigeben und klicken Sie auf das X oben rechts, um den Bericht zu schließen und zu speichern.

 

Weitere Informationen

• Wie kann ich Berichte bei Fieldwire erstellen?
• Praktischer Leitfaden: Wie man Aufgaben für große Berichte konfiguriert