Frage
Ich möchte, dass alle Beteiligten jedes Mal benachrichtigt werden, wenn ein Formular aktualisiert wird. Wie kann ich das erreichen?
Beispiel: Der Ersteller, der Beauftragte und der letzte Bearbeiter erhalten eine In-App- oder Push-Benachrichtigung, wenn sich der Status eines Formulars ändert oder wenn sich der Beauftragte ändert. Wie kann ich erreichen, dass alle anderen Beteiligten eine Benachrichtigung über das Formular und die Benachrichtigung für verschiedene Formularstufen erhalten?
Beispiel 1:
| Manche Formulare haben nur zwei Status: |
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Beispiel 2:
| Andere Formulare haben mehrere Status: |
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Antwort
Eine Benachrichtigung wird an den Ersteller, den Beauftragten und den letzten Bearbeiter des Formulars gesendet, wenn ein Formular von einem bearbeitbaren in einen nicht bearbeitbaren Zustand übergeht (z. B. von Entwurf zu eingereicht).
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem unten beschriebenen Arbeitsablauf um einen manuellen Prozess handelt, bei dem die Beteiligten mit einer Aufgabe interagieren müssen. Eine Aufgabe ist ein nützlicher Vermittler, um alle Beteiligten zu informieren. Eine Aufgabe ist ein nützlicher Vermittler, um alle Beteiligten zu informieren.
Bitte lesen Sie den folgenden Artikel über Aufgaben in Fieldwire: Was ist eine Aufgabe?
Behebung
Aufgaben können 'Beobachter' haben - d. h. zusätzliche Benutzer außerhalb des Beauftragten, die über alle Aufgabenaktualisierungen informiert werden.
Sie können eine Aufgabe erstellen und ein Formular verknüpfen, um es als Verteilerliste zu verwenden, zu der Sie alle Beteiligten als Beobachter hinzufügen. Jedes Mal, wenn das Formular aktualisiert wird, kann eine konstituierende Aktualisierung der Aufgabe vorgenommen werden, um alle Beobachter zu informieren. Durch die Aktualisierung von Kontingentaufgaben können die Beteiligten über den Status eines Formulars kommunizieren und sich darüber informieren.
Fügen Sie Beobachter zu Ihrer Aufgabe hinzu:
1. Legen Sie eine neue Kategorie an, in der Sie alle Ihre Aufgaben organisieren, die für Formularbenachrichtigungen verwendet werden:
Hinweis: Alternativ können Sie auch Tags verwenden, um Aufgaben zu verfolgen, die für Formularaktualisierungen erstellt werden. Lesen Sie den folgenden Artikel: Was sind Tags und wie kann ich sie verwalten?
2. Erstellen Sie eine neue Aufgabe.
3. Hängen Sie entweder ein "Neues Formular" oder ein "Vorhandenes Formular" an die Aufgabe an:
Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie dem Formular einen Empfänger hinzufügen, bevor Sie das Pop-up-Fenster des Formulars schließen.
4. Schließen Sie das Formularfenster, fügen Sie den Empfänger der Aufgabe hinzu (vermutlich derselbe wie der Empfänger des Formulars), und fügen Sie eine Nachricht hinzu:
Hinweis: Wenn man eine Nachricht schreibt, ein Foto oder eine Datei hinzufügt, können alle auf der gleichen Seite bleiben.
5. Fügen Sie eventuelle Formularbeteiligte als Aufgabenbeobachter hinzu:
Hinweis: Sie können auch Beobachter mit dem Symbol "@" und dem Namen des Benutzers hinzufügen. Additionally, you can edit (add/remove) watchers on multiple tasks at once by using the ‘Batch edit’ feature within the ‘Tasks’ tab. Stellen Sie sicher, dass Sie immer zuerst den Beauftragten hinzufügen. Ist dies nicht der Fall, wird derjenige, der als Erster an der Reihe ist, zum Empfänger der Aufgabe, und die anderen werden als Beobachter hinzugefügt. Das Praktische an diesem Arbeitsablauf ist, dass die Beobachter die Aufgabe auch kommentieren können, um Aktualisierungen des Formulars usw. anzufordern.
Wie werden die Beteiligten benachrichtigt, wenn sich der Formularempfänger ändert?
Es wäre die Aufgabe des Formularempfängers, den Beobachtern über den Task Aktualisierungen des Formulars zur Verfügung zu stellen. Er wird in der Lage sein, das Formular auszufüllen und alle Benutzer über das Nachrichtenmodul zu benachrichtigen. Wenn sich der Aufgabenempfänger ändert, erhalten alle Beobachter der Aufgabe eine Benachrichtigung. Ändert sich jedoch der Empfänger eines Formulars, erhalten nur der Formularersteller, der letzte Bearbeiter und der Empfänger eine Benachrichtigung. Wenn Sie möchten, dass alle Benutzer informiert werden, wenn sich der Zuweiser des Formulars ändert, gehen Sie wie folgt vor:
1. Ändern Sie den Aufgabenzuweiser und den neuen Formularzuweiser, so dass sowohl die Aufgabenbeobachter als auch die Formularzuweiser eine Push-Benachrichtigung erhalten:
2. Der Beauftragte kann dann das Formular von der Aufgabe aus öffnen und bearbeiten:
3. Der Beauftragte kann dann das Formular abschicken oder neu zuweisen und alle Beobachter der Aufgabe benachrichtigen, indem er eine Nachricht in die konstituierende Aufgabe eingibt:
Hinweis: Der Nachrichtenteil kann auch verwendet werden, um Fragen zu stellen, um Aktualisierungen des Formulars zu erbitten oder um Bedenken mitzuteilen. Jedes Mal, wenn eine neue Nachricht erstellt wird, löst sie eine Push-Benachrichtigung für die Task-Beobachter aus.
Benachrichtigung/Aktualisierung von Beteiligten, die kein Fieldwire-Konto haben:
Sie können manuelle Benachrichtigungen oder Aktualisierungen von Formularaktualisierungen an Nicht-Fieldwire-Beteiligte senden, indem Sie das Formular oder die Aufgabe per E-Mail versenden. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie eine Aufgabe oder ein Formular per E-Mail versenden können:
Aufgabenaktualisierungen per E-Mail weitergeben:
1. Öffnen Sie die Aufgabe, klicken Sie auf "Freigeben" und wählen Sie "E-Mail":
2. Fügen Sie beliebige E-Mail-Empfänger hinzu, passen Sie die Betreffzeile an, fügen Sie eine Nachricht hinzu und wählen Sie dann "Senden":
Hinweis: Achten Sie darauf, E-Mail-Adressen durch Kommata zu trennen.
Um das Formular selbst per E-Mail zu versenden:
1. Gehen Sie auf die Registerkarte "Formulare", wählen Sie das entsprechende Formular aus und klicken Sie auf das Umschlagsymbol:
2. Fügen Sie die Kontingent-E-Mail-Empfänger hinzu und wählen Sie, das Formular zu versenden:
Was ist, wenn der Nicht-Fieldwire-Benutzer das Formular unterschreiben muss?
Der Nicht-Fieldwire-Benutzer muss ein Formular unterschreiben, dann lesen Sie diesen Artikel: Q&A: Kann ein Nicht-Fieldwire-Benutzer ein Formular unterschreiben?
Weitere Informationen
Hier finden Sie einige zusätzliche Artikel, die sich mit "Formularen" und der Registerkarte "Einstellungen" befassen: