Übersicht
“Fieldwire Formulare" ist ein bezahltes Modul, das es Nutzern mit Business- und Business Plus-Abonnement ermöglicht, Papierformulare durch digitale Versionen zu ersetzen, die sich schnell erstellen und verwalten lassen und mit unseren mobilen Apps einfach vor Ort ausgefüllt werden können sowie zur besseren Nachvollziehbarkeit dauerhaft in einer durchsuchbaren Fieldwire-Datenbank gespeichert werden.
Auf der Hauptregisterkarte "Formulare" finden Sie Optionen zum Erstellen neuer Formulare und Formularvorlagen, Schaltflächen zur detaillierteren Verwaltung Ihrer Formularvorlagen und eine Schaltfläche zum Filtern Ihrer Formulare. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Ihre Formulare zu duplizieren und zu exportieren sowie Ihre Formularvorlagen ganz einfach zu veröffentlichen und wieder zu entfernen.
Mit der transparenten Nachverfolgung, wer was, wann und warum getan hat, fünf branchenüblichen, aber personalisierbaren Vorlagen und der Möglichkeit, vollständig benutzerdefinierte Formulare zu erstellen, können Sie dieses Modul nutzen, um alle Ihre Prozesse zu vereinheitlichen, die eine standardisierte Dokumentation erfordern. Formulare können in Echtzeit zugewiesen und nahtlos in unsere Module Pläne, Aufgaben und Dateien eingebettet werden, die sich alle in unserem linken Menü in jedem Projekt befinden:
Hinweis: Wenn Sie in Ihrem Menü keine Formulare sehen oder ein Schloss-Symbol daneben angezeigt wird, zeigen wir Ihnen gerne in einer Demo, wie sie funktionieren, damit Sie entscheiden können, ob Sie ein Upgrade auf Business oder Business Plus durchführen möchten, um dieses Modul zu Ihrem Fieldwire-Konto hinzuzufügen.
Inhaltsverzeichnis
- Formularvorlagen
- Erstellen eines neuen Formulars
- Spalten der Registerkarte "Formulare
- Formulare filtern (im Web)
- Formulare auf dem Mobilgerät
Formularvorlagen
Wenn Sie zum ersten Mal auf die Registerkarte "Formulare" zugreifen, sehen Sie einige verschiedene Schaltflächen. Um zu beginnen, müssen Sie entweder auf die Schaltfläche "+ Neues Formular" oder auf die Schaltfläche "Vorlagen verwalten" klicken. Mit diesen Schaltflächen können Sie entweder eine neue Formularvorlage erstellen oder eine bestehende Vorlage aus Ihrem Konto importieren.
Kontoformularvorlagen ermöglichen es dem Kontoinhaber und den Kontomanagern, die Formulare für ihre Fieldwire-Projekte auf einfache Weise zu standardisieren. Projektadministratoren können Formulare vom Account zu den Projekten ziehen. Projektadministratoren können auch Formularvorlagen von der Projektebene auf die Kontoebene "pushen". (In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen zum Importieren von Formularvorlagen: Vorlagen für Kontoformulare)
Erstellen und Verwalten von benutzerdefinierten Formularen
Sie haben die Möglichkeit, benutzerdefinierte Formular-Vorlagen, von Grund auf neu zu erstellen.
- Was sind benutzerdefinierte Formulare?
- Was sind benutzerdefinierte Listen?
- Wie kann ich ein Formular veröffentlichen, übermitteln, herunterladen und weitergeben?
Ansichten "Alle Formulare" und "Meine Formulare"
Die Ansichten "Alle Formulare" und "Meine Formulare" sollen es Ihnen erleichtern, alle im Projekt erstellten Formulare zu sehen, wenn Sie die richtige Berechtigungsstufe haben, und zu filtern, welche Formulare Ihnen direkt zugewiesen sind. Wenn es Formulare im Projekt gibt, die nicht Ihnen zugewiesen sind, sehen Sie diese nicht, wenn Sie die Ansicht "Meine Formulare" verwenden, selbst wenn Sie das Formular erstellt haben. (Weitere Informationen zu den Berechtigungsstufen und den Möglichkeiten, die Sie mit Formularen haben, finden Sie in diesem Artikel: Was kann jede Art von Benutzer/Berechtigungsstufe mit Formularen tun?)
Hinweis: Die in dem kurzen Video oben gezeigte Ansicht "Alle Formulare" unterscheidet sich von dem Ordner "Alle Formulare" in der Spalte "Name der Vorlage".
Video-Anleitung: Benutzerdefinierte Formulare
Standardvorlagen Typen für Formulare
Neben der Möglichkeit, Ihre eigenen benutzerdefinierten Formularvorlagen zu erstellen, bietet Fieldwire fünf Standardformularvorlagen, die unten aufgeführt sind. Jede dieser Formularvorlagen kann auch an die speziellen Anforderungen und Präferenzen Ihres Unternehmens angepasst werden:
Ordner für Formularvorlagen
Sobald Sie Formularvorlagen in Ihrem Projekt haben, verfügt jede Formularvorlage über einen eigenen Ordner, der die Formulare selbst enthält, die mit dieser speziellen Formularvorlage erstellt wurden. Um jedes einzelne Formular zu sehen, müssen Sie entweder auf den entsprechenden Formularvorlagenordner oder auf den Ordner "Alle Formulare" in der Spalte "Vorlagename" klicken.
Auf jeder Formularvorlage sehen Sie ganz rechts eine Schaltfläche mit 3 Punkten. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, sehen Sie verschiedene Optionen:
- Erstellen eines neuen Formulars aus dieser Formularvorlage
- die Möglichkeit, diese Formularvorlage zu verwalten, z.B. die verschiedenen Felder bearbeiten, die in den einzelnen Formularen angezeigt werden,
- eine Vorschau, wie das Formular aussieht
- die Veröffentlichung der Formularvorlage aufzuheben (oder zu veröffentlichen, wenn sie derzeit nicht veröffentlicht ist)
- Möglichkeit, QR-Codes für veröffentlichte Formularvorlagen zu exportieren.
Hinweis: Diese Optionen unterscheiden sich je nachdem, ob Sie Administrator, Mitglied oder Follower des Projekts sind. (Weitere Informationen über Projektberechtigungsstufen finden Sie in diesem Artikel: Einführung in die Projekt-Berechtigungsstufen: Administratoren, Mitglieder und Follower).
Ordner "Alle Formulare"
Obwohl es sich bei diesem Ordner nicht um eine eigene Formularvorlage handelt, ist der Ordner "Alle Formulare" der schnellste Weg, um alle einzelnen Formulare zu sehen, die für das Projekt erstellt wurden. Außerdem können Sie im Ordner "Alle Formulare" schnell den Status jedes einzelnen Formulars sehen, wann jedes einzelne Formular erstellt wurde und wer der aktuelle Emfpänger jedes Formulars ist. Schließlich erleichtert dieser Ordner das Duplizieren von Formularen, die mit verschiedenen Vorlagen erstellt wurden, erheblich, da Sie nicht mehr zu jeder einzelnen Formularvorlage gehen und die Formulare dort duplizieren müssen.
Erstellen eines neuen Formulars
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein neues Formular in Fieldwire zu erstellen. Die erste Möglichkeit besteht darin, auf "+ Neues Formular" zu klicken und dann auszuwählen, aus welcher Formularvorlage Sie das neue Formular erstellen möchten. Die zweite Möglichkeit besteht darin, auf die Schaltfläche zwischen der Spalte "Status" und den 3 Punkten zu klicken. Schließlich können Sie ein neues Formular erstellen, indem Sie auf die 3 Punkte klicken und "Neues Formular" auswählen.
Auf jedem Formular sehen Sie ganz rechts eine Schaltfläche mit 3 Punkten. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, sehen Sie die Optionen, das Formular per E-Mail an eine beliebige Person zu senden, das Formular umzubenennen und es als PDF zu exportieren.
Sobald das Formular erstellt wurde, können Sie auf der Registerkarte "Formulare" auf ein beliebiges Formular klicken, und im Abschnitt "Info/Detail" oben im Dokument sehen Sie das Feld "Erstellt von". Der Name des Benutzers, der das Formular ursprünglich erstellt hat, wird von unserem System automatisch ausgefüllt und kann innerhalb des Projekts nicht geändert werden, so dass er für Sie und Ihr Team eine zuverlässige Quelle ist.
Einreichen und Herunterladen von Formularen
Sobald Sie Ihre Formularvorlagen angepasst haben, können Sie damit beliebig viele individuelle Formulare erstellen und per Mausklick zuweisen. Der Artikel beschreibt, wie Empfänger Formulare ausfüllen, übermitteln und nach Abschluss herunterladen können:
Hinweise:
- Sie können kein neues Formular erstellen, wenn die Formularvorlage nicht veröffentlicht ist.
- Wenn der Status eines Formulars geändert wird, werden der Ersteller des Formulars, der Empfänger und der letzte Bearbeiter im Internet benachrichtigt und erhalten eine Push-Benachrichtigung auf allen mobilen Geräten, die mit einem Fieldwire-Konto verbunden sind.
Tipp: Sie können so viele ausgefüllte Formulare und/oder Formularvorlagen auf einmal exportieren (um sie in Ihren eigenen Unterlagen zu speichern, mit Personen außerhalb Ihres Fieldwire-Kontos zu teilen, auszudrucken usw.), wie Sie möchten! Navigieren Sie einfach zur Registerkarte "Formulare", klicken Sie auf das Kontrollkästchen auf der linken Seite, um die entsprechende(n) Formularvorlage(n) auszuwählen, oder klicken Sie auf die Formularvorlage selbst und aktivieren Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite, um mehrere Formulare auszuwählen. Wählen Sie dann "Aktionen" > "Formulare exportieren" als "PDF" oder "CSV", und alle ausgewählten Formulare werden Ihnen per E-Mail zugesandt:
Die maximale Anzahl von Formularen, die auf einmal aus Ihrem Projekt exportiert werden können, beträgt 250. Wenn Sie früher versucht haben, mehr als diese Zahl zu exportieren, erhielten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die besagte, dass der Export diese Grenze überschritten hat. Diese E-Mail-Benachrichtigung wurde durch eine In-App-Meldung mit dem Titel "Exportlimit überschritten" ersetzt.
Hinweis: Alle Formulare, die Sie aus Fieldwire exportieren, enthalten das Logo und die farbige Kopfzeile, die ein Projektadministrator auf der Registerkarte Projekteinstellungen festgelegt hat. (In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen über die Registerkarte Projekteinstellungen: Die Registerkarte Projekteinstellungen auf Web und Mobile).
E-Mail-Verteilerliste
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die Projektbenutzer benachrichtigt werden, wenn der Status eines Formulars aktualisiert wurde, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Formulare“
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorlagen verwalten“ in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie die Formularvorlage aus, die Sie bearbeiten möchten
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Veröffentlichung rückgängig machen“ in der oberen rechten Ecke und klicken Sie erneut auf „Veröffentlichung rückgängig machen“ im Pop-up-Fenster, um die Veröffentlichung der Formularvorlage aufzuheben
- Navigieren Sie zur Tabelle "Status"
- Beachten Sie die Option "E-Mail-Verteilerliste"
- Klicken Sie auf die Suchleiste unter "Empfänger"
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der Projektbenutzer in das Feld ein, die in die Liste aufgenommen werden sollen
-
WICHTIG: Achten Sie darauf, den Schalter neben jedem einzelnen Formularstatus auf "Ein" zu stellen
- Wenn Sie dies richtig gemacht haben, wird eine E-Mail an die Benutzer in der E-Mail-Verteilerliste gesendet, sobald ein Formular diesen Status erreicht. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält einen Link zu der exportierten PDF-Datei des Formulars.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche "Veröffentlichen" in der oberen rechten Ecke, um Ihre Formularvorlage erneut zu veröffentlichen
Hinweis: Diese Schritte müssen für jede einzelne Formularvorlage durchgeführt werden. Die Änderungen/Aktualisierungen, die an einer Vorlage vorgenommen werden, wirken sich nicht auf andere Vorlagen im Projekt aus, und sie wirken sich auch nicht auf Formularvorlagen für Konten aus.
Spalten der Registerkarte "Formulare"
Sobald Sie Formularvorlagen in Ihrem Projekt haben, sehen Sie ein Kontrollkästchen sowie mehrere Spaltenüberschriften:
Kontrollkästchen: Wählt alle Formularvorlagen sowie alle Formulare unter jeder dieser Formularvorlagen aus, was einen einfachen Export oder Duplizieren im Dropdown-Menü "Aktionen" ermöglicht.
Vorlagenname: Name der Formularvorlage. Sie können Ihre Formularvorlagen von A -> Z oder Z -> A sortieren.
# Anzahl der Formulare: Die Anzahl der Formulare, die mit jeder Formularvorlage erstellt wurden. In der obigen Abbildung sind 3 Formulare mit der Formularvorlage "Inspektionsanfrage" und jeweils 1 Formulare mit der Formularvorlage "Sicherheitsprüfung" und "Zeitplan" erstellt worden.
Status: Zeigt an, ob die Formularvorlage veröffentlicht oder unveröffentlicht ist. Wenn ein Formular nicht veröffentlicht ist, können keine neuen Formulare mit dieser Formularvorlage erstellt werden, bis sie wieder veröffentlicht wird.
Wenn Sie auf eine Formularvorlage klicken, sehen Sie alle individuellen Formulare, die mit dieser Vorlage erstellt wurden. Wie bei den Formularvorlagen sehen Sie auch bei den einzelnen Formularen ein Kontrollkästchen sowie mehrere Spaltenüberschriften:
Kontrollkästchen: Wählt alle individuellen Formulare aus, die unter dieser bestimmten Formularvorlage erstellt wurden. Es werden nicht alle Formulare ausgewählt, die unter anderen Formularvorlagen erstellt wurden.
Vorlage und Nr.: Die Vorlage, die zur Erstellung des einzelnen Formulars verwendet wurde, sowie die Nummer, die diesem speziellen Formular automatisch zugewiesen wird. Diese Spalte ist besonders nützlich, wenn Sie die Liste der Formulare im Ordner "Alle Formulare" anzeigen.
Name: Der Name, den Sie dem jeweiligen Formular gegeben haben.
Empfänger: Die Person, die derzeit als "Empfänger" auf dem Formular aufgeführt ist.
Erstellungsdatum: Das Datum, an dem das Formular erstellt wurde.
Status: Gibt an, in welchem Status sich das Formular befindet. Die gebräuchlichsten sind "Entwurf" und "Eingereicht", aber Sie können auch eigene Status erstellen, die Ihren Bedürfnissen und denen Ihres Teams entsprechen.
Hinweis: Unabhängig davon, ob Sie sich die Formularvorlagen oder die einzelnen Formulare ansehen, können Sie die Formulartabelle sortieren, indem Sie auf die einzelnen Spaltenüberschriften klicken. Wenn Sie beispielsweise Ihre Formularvorlagen nach der "Anzahl der Formulare" sortieren möchten, können Sie einfach auf die Spaltenüberschrift "Anzahl der Formulare" klicken.
Formulare filtern (im Web)
Sie können Ihre Formularvorlagen filtern, indem Sie auf die Schaltfläche „Filter“ klicken. Daraufhin werden die folgenden Filteroptionen für Formularvorlagen angezeigt:
- Vorlagen: Filtert nach der spezifischen Formularvorlage, die Sie anzeigen möchten
- Verantwortlich: Filtert nach den Personen, die dem jeweiligen Formular zugewiesen sind.
- Ersteller: Filtert nach der Person, die das Formular ursprünglich erstellt hat
-
Zeit: Mit dem Zeitfilter können Sie die Ergebnisse mit den folgenden Optionen noch weiter aufschlüsseln:
- Zuletzt geändert
- Erstellt
- Fälligkeitsdatum
- Formulardatum
Sie können auch Filter anwenden, wenn Sie Ihre Liste der aus einer Vorlage erstellten Formulare anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche „Filter” klicken. Dadurch werden die folgenden Optionen zum Filtern von Formularen angezeigt:
- Verantwortlich: Wie oben beschrieben.
- Ersteller: Wie oben beschrieben.
- Zeit: Wie oben beschrieben.
- Status: Filtern Sie nach dem Status einzelner Formulare. Da verschiedene Formularvorlagen unterschiedliche Optionen für den Status haben können, variieren die Optionen in der Dropdown-Liste.
Wenn Sie in einer der beiden Ansichten die Filter „Verantwortlich“, „Ersteller“ oder „Zeit“ verwenden, wird der ausgewählte Filter auf die andere Ansicht übertragen.
Formulare auf dem Mobilgerät
Die Formularvorlagen, die Sie im Web verwenden, sind in der mobilen Version von Fieldwire identisch. Sowohl in der iOS- als auch in der Android-Version von Fieldwire haben Sie bei der Auswahl der Registerkarte "Formulare" die Möglichkeit, alle Formulare des Projekts oder nur die von Ihnen erstellten Formulare anzuzeigen (Meine Formulare):
iOS & Android
Unter iOS und Android werden die Formularabschnitte in Blöcken angezeigt, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Die aktualisierte Ansicht verfügt über Inline-Spalten, Echtzeitberechnungen und eine klarere Hierarchie, wodurch das Ausfüllen von Formularen vor Ort wesentlich benutzerfreundlicher wird.
Jeder Block enthält dieselben Felder und Informationen, die Sie sehen können, wenn Sie dasselbe Formular im Internet anzeigen.
Weiterführende Informationen
Diese Artikel befassen sich mit spezifischen Funktionen und Arbeitsabläufen, mit denen Sie das Beste aus Formularen herausholen können:
- Berechtigungsstufe für Formulare
- Wie kann ich ein Formular veröffentlichen, übermitteln, herunterladen und weiterleiten?
- Duplizieren von Formularen
- Veröffentlichen, übermitteln, Herunterladen und Weiterleiten von Formularen