Überblick und Hintergrund
Fieldwire bietet ein "Formular"-Modul für die Business- und Premier-Stufen. Innerhalb dieses Moduls bieten wir vorgefertigte, anpassbare Vorlagen für Tagesberichte, Leistungsanfragen, Inspektionsanfragen, Sicherheitsaudits, Zeit- und Materialzettel und Stundenzettel, sowie die Möglichkeit, eigene Formulare zu erstellen.
Mit den benutzerdefinierten Formularvorlagen können Fieldwire-Nutzer die vorhandenen Formulare anpassen oder eigene Formulare erstellen, die auf ihre spezifischen Arbeitsabläufe zugeschnitten sind. Sobald die Vorlage erstellt ist, können die Nutzer ihre Formulare sowohl in der Web- als auch in der mobilen Version von Fieldwire ausfüllen, unterschreiben lassen und verschicken.
Mit den benutzerdefinierten Formularen können Sie Fieldwire Tagesberichte, Leistungsanfragen, Stundenzettel, Inspektionsanfragen, Sicherheitsaudits sowie Zeit- und Materialetiketten bearbeiten oder ganz neue Formulartypen wie Gefahrenanalysen, Änderungsaufträge, Inspektionen und vieles mehr erstellen!
Hinweis: Alle Formulare, die Sie aus Fieldwire exportieren, enthalten das Logo und die Farbüberschrift, die ein Projektadministrator auf der Registerkarte Projekteinstellungen festgelegt hat.
Standard-Formularvorlagen
Aufgrund kürzlich vorgenommener, bewusster Änderungen erscheinen die fünf oben genannten Standardformularvorlagen nicht mehr automatisch in jedem neuen Projekt. Wenn Sie ein neues Business Account mit Fieldwire erstellen, sehen Sie diese Standardformularvorlagen automatisch auf der Registerkarte "Vorlagen" in Ihrem Projekt-Dashboard. Wenn Sie bereits ein Fieldwire-Business-Konto erstellt haben, ist keines Ihrer bestehenden Projekte davon betroffen. Vielmehr werden Sie diese Änderungen nur bei neu erstellten Projekten sehen.
Darüber hinaus können Sie jederzeit eine der fünf Standardformularvorlagen hinzufügen, unabhängig davon, ob sie in Ihren Kontoformularvorlagen enthalten sind oder nicht: Folgen Sie diesem Arbeitsprozess:
Benutzerdefiniertes Formular erstellen
Wählen Sie auf der Registerkarte Formulare die Option +Neues Formular und dann +Neue Vorlage. Wenn Sie eine vorhandene Formularvorlage bearbeiten möchten, wählen Sie die Vorlage und dann "Duplizieren" unter der Schaltfläche "Aktionen".
Wenn Sie Administrator des Projekts sind, können Sie über die Option "+ Neue Vorlage" Formularvorlagen in Ihr Projekt importieren. Weitere Informationen dazu finden Sie in diesem Artikel.
Vorlagen-Typen
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Der Typ Standard enthält eine Beschreibung, einen Zuständigen und einen Status. Sie würden eine Standardvorlage erstellen, wenn das Formular mehrere, eindeutige Datumeinträge erfordert, anstatt eines Gesamtdatums. Das Inspektionsanfrage Formular von Fieldwire hat zum Beispiel ein Versand- und ein Fälligkeitsdatum für das Formular und nicht nur ein Erstellungsdatum. Dies kann nützlich sein, wenn mehrere Personen das Formular einsehen und genehmigen müssen.
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Der Typ Datiert enthält eine Beschreibung, einen Empfänger, einen Status und ein Datum. Sie würden eine Standardvorlage erstellen, wenn Ihr Formular Informationen benötigt, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden oder sich auf ein bestimmtes Datum beziehen. Das Fieldwire-Formular für den Tagesbericht enthält zum Beispiel automatische Wetterdaten, die auf dem im Formular ausgewählten Datum basieren.
Hinweis: Nur bei dem Vorlagen-Typ Datiert ist es möglich die automatischen Wetterdaten einzufügen.
Status
Nachdem Sie die Art des Formulars ausgewählt haben, können Sie verschiedene Status für das Formular einstellen. Unter Verwalten können Sie die Berechtigungen und die verschiedenen Status einstellen.
Dies ist besonders nützlich, wenn verschiedene Teile des Formulars genehmigt werden müssen (z. B. bei einer Ausschreibung). Sie können nach Bedarf weitere Status' hinzufügen, indem Sie die Option
+ Neuer Status wählen.
Mit den Optionen "Status kann eingegeben werden" und "Status kann verlassen werden" können Sie festlegen, welche Berechtigungsstufen den Status des Formulars zu einem bestimmten Zeitpunkt ändern können. Standardmäßig können nur Nutzer der mit Administratoren-Rechte das Formular auf "Eingereicht" setzen.
Hinweise:
- Sie können in der Spalte "Formular ist editierbar" festlegen, in welchem Status eines Formulars es bearbeitet werden kann oder nicht. Alle erforderlichen Felder müssen ausgefüllt sein, bevor das Formular in den Status "Übermittelt" versetzt wird.
- Wenn der Status eines Formulars geändert wird, werden der Ersteller des Formulars, der Bearbeiter und der letzte Bearbeiter im Web benachrichtigt. Zusätzlich erhalten sie eine Push-Benachrichtigung auf allen mobilen Geräten, die mit einem Fieldwire-Konto verbunden sind.
Fälligkeitsbenachrichtigungen
E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen werden 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum an den Formularempfänger gesendet.
Damit der Formularempfänger die E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen erhält, muss das Formular einen "Empfänger" und ein "Fälligkeitsdatum" haben und sich im Status "Entwurf" oder einem anderen "bearbeitbaren" Status befinden.
Wenn der Status des Formulars nicht 48 Stunden vor dem Fälligkeitsdatum auf "Eingereicht" oder einen anderen nicht bearbeitbaren Status geändert wurde, erhält der Empfänger eine E-Mail und eine In-App-Benachrichtigung, um ihn darüber zu informieren, dass das ihm zugewiesene Formular bald fällig wird.
Hinweise:
- Wenn das Fälligkeitsdatum des Formulars geändert wird, wird die Benachrichtigung zurückgesetzt und 48 Stunden vor dem neuen Fälligkeitsdatum versandt.
- Wenn sich der Beauftragte ändert, wird eine neue E-Mail gesendet.
Berechtigungen
Nur der Empfänger kann die Formularattribute bearbeiten - dazu gehören die Formularbeschreibung, der Status, der Beauftragte, das Datum und das Fälligkeitsdatum. Diese Einstellung kann nicht geändert werden:
Abschnitte bzw. die ausfüllbaren Einträge in den Listen und Tabellen eines Formulars können angepasst werden - Admins können wählen, ob nur der Formularbeauftragte oder alle Nutzer. Einträge in einem Formular bearbeiten können.
Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu den Einträgen in den Abschnitten Liste und Tabelle, sowie zu den Abschnitten Anhang und Signatur.
Neue Abschnitte hinzufügen
Nachdem Sie den Status Ihres Formulars festgelegt haben, können Sie nun mit dem Aufbau des Formulars beginnen. Wählen Sie "+ Neue Sektion", um einen neuen Abschnitt hinzuzufügen. Es gibt fünf verschiedene Sektionen, die Sie zu einem Formular hinzufügen können
Die Listen-, Tabellenabschnitte und Eintragsarten
Die Liste ist als eine Liste von Feldern organisiert, mit denen bestimmte Informationen von den Benutzern abgefragt werden können. Sie können innerhalb einer Liste beliebig viele Eintragsarten haben.
Der Bereich Tabelle ist kompakter organisiert und ermöglicht es, verschiedene Eintragsarten zu kombinieren. Sie können bis zu neun Eintragsarten innerhalb einer Tabelle haben.
Hinweis:
Die Eintragsarten "Langer Text" und "Datum & Uhrzeit" benötigen mehr Platz. Sie können also nicht mehr als vier dieser Eintragsarten in einer Tabelle verwenden (da diese als "2" Einträge zählen).
Für beide Sektionen gibt es verschiedene Eintragsarten.
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Kurztext |
Freiform-Textfeld (Einige Worte) |
Nützlich für kurze Beschreibungen und schnelle Gedanken. |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle |
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Langtext |
Freiform-Textfeld (Ein Text) |
Nützlich für lange Beschreibungen und ausführlichere Notizen |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle - dies zählt als zwei Einträge in einer Tabelle. |
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Integer |
Eine ganze Zahl |
Geben Sie die Menge an Material oder Stunden an. |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle |
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Dezimalzahl |
Eine Dezimalzahl |
Geben Sie einen Preis oder genauere Stunden an. |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle |
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Datum |
Ein Datum |
Geben Sie das Datum an, an dem die Arbeiten abgeschlossen wurden |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle |
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Datum & Uhrzeit |
Datum & Uhrzeit |
Genauere Dokumentation, wann die Arbeiten abgeschlossen wurden. |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle - dies zählt als zwei Einträge in einer Tabelle. |
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Kontrollkästchen |
Ein Feld mit den Optionen "ja", "nein" und "entfällt". Dies spiegelt das Ankreuzfeld in einer Checkliste wider |
Nützlich für Inspektionen und Dokumentation. |
Verfügbar sowohl für Liste als auch für Tabelle |
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Kontrollkästchen & Notizen
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Ein Kontrollkästchen mit den Optionen "ja", "nein" und "k.A." und einem Abschnitt für Notizen |
Ermöglicht eine genauere Dokumentation. |
Verfügbar im Abschnitt Liste |
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Anhänge
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Ermöglicht es Benutzern, Dateien und Fotos anzuhängen. |
Einfaches Nachschlagen von Dateien. | Verfügbar im Abschnitt Liste |
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Nutzer
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Eine Liste der Projektbenutzer. |
Nützlich, um alle notwendigen Parteien zu dokumentieren. |
Verfügbar im Abschnitt Liste |
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Pläne
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Fügen Sie dem Formular vorhandene Pläne des Projekts bei. |
Hilfreich bei der Benennung bestimmter Orte. |
Verfügbar im Abschnitt Liste |
| Berechnung
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Verwendung vorhandener Variablen vom Typ 'Integer' und 'Dezimalzahl' für die Eingabe der Summe oder des Produkts eines benutzerdefinierten Ausdrucks |
Automatische Berechnungen direkt im Formular durchführen. |
Verfügbar im Abschnitt Tabelle |
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+ Neuer Eintragstyp |
Erstellen Sie verschiedene Felder in einer Dropdown-Liste. |
Nützlich für benutzerdefinierte Eingabefelder, die oben nicht aufgeführt sind. |
(benutzerdefinierte Listen) |
Sie können bei der Erstellung Ihres Formulars jedes der Felder in dieser Tabelle als erforderlich oder nicht erforderlich kennzeichnen (mit Ausnahme der Felder "Kontrollkästchen" und "Kontrollkästchen und Notizen"). Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Benutzer die erforderlichen Felder auf Ihrer Baustelle ausfüllen.
Sie können auch Hinweise oder Standardwerte zu jedem Text- oder Integer-Feld hinzufügen, um Zeit zu sparen oder den Teammitgliedern mitzuteilen, was das Feld enthalten soll.
Hinweise:
Sie können bis zu 150 Zeilen in einem Tabellenabschnitt des Formulars haben.
Bitte beachten Sie bei der Eingabe von Datum und Uhrzeit, dass die im Formular angezeigte Uhrzeit in Fieldwire von der Zeitzone des jeweiligen Geräts abhängt.
Die bei PDF-Exporten angezeigte Zeit wird durch die im Projekt auf der Registerkarte Projekteinstellungen gewählte Zeitzone bestimmt. Für weitere Informationen hierzu lesen Sie bitte diesen Artikel.
Formular Berechnungen
In "Tabellen" nutzt der Eintragstyp "Berechnung" die Variablen des Eintragstyps "Integer" und "Dezimalzahl", um die Summe oder das Produkt eines benutzerdefinierten Ausdrucks bereitzustellen, der von den Projektadministratoren definiert wurde. Wählen Sie in einer Tabelle, die mindestens eine Ganzzahl oder einen Dezimalwert enthält, den Eintragstyp "Berechnung" aus - nachdem Sie einen Namen für den Eintrag angegeben haben, wählen Sie "Erstellen":
Hinweis: Alle bereits erstellten Ausdrücke werden im Formular gespeichert.
Verwenden Sie im Feld "Ausdruck" algebraische Berechnungen in Verbindung mit den entsprechenden Variablen, um automatische Berechnungen für das Formular zu erstellen. Sie können auch relevante Zahlen außerhalb der Variablen in die Tabelle eingeben (z. B. 12, 24, 48) - dies kann bei zeitbasierten Berechnungen hilfreich sein, oder wenn Sie den "Durchschnitt" in der Berechnung bestimmen möchten.
In dem Beispiel oben, wird mit dem Ausdruck eine Gesamtzahl berechnet. Nach dem Speichern des Ausdrucks wird dieser als Eintragstyp "Berechnung" in der Tabelle gespeichert.
Wählen Sie den Eintragstyp "Berechnung" in der Tabelle aus, um den "Namen", den "Ausdruck" und die "Einheit" so anzupassen, dass er im Formular angezeigt wird:
Hinweis:
Die unterstützten Einheiten sind "Temperatur" (Fahrenheit oder Celsius - abhängig von den Projekteinstellungen, Maßeinheiten), "Währung" (abhängig von der Auswahl in den Projekteinstellungen) und "Zeit" (Stunden).
Die Ergebnisse des obigen Beispiels sind im Folgenden aufgeführt. Der Ausdruck fügt die "Dezimal"-Eintragstypen für jeden Wochentag hinzu, und die Berechnung wird in Abhängigkeit von den entsprechenden Einträgen im Formular angepasst:
Abhängig von der Form (und den Variablen in den Tabelleneinträgen) können viele verschiedene Anwendungsfälle unterstützt werden:
- Berechnung der Gesamtzahl der von den Handwerkern vor Ort geleisteten "Arbeitsstunden".
- Berechnung der durchschnittlichen Einheiten pro Tag
- Berechnung der Gesamtzahl der Arbeiter
Zeile "Gesamt"
Sobald Sie Ihre Angaben festgelegt haben, können Projektadministratoren eine "Gesamt"-Zeile hinzufügen, um die Einträge der Formulartabelle zusammenzufassen.
Beispiel:
Die Berechnungen werden entsprechend ihrer Eingaben automatisch aktualisiert, während sie ihre Formulare im Feld ausfüllen.
Um diese "Gesamt"-Zeile in die Tabelle(n) Ihres Formulars einzufügen, müssen Sie zunächst die Formularvorlage "unveröffentlicht" machen. Sobald die Formularvorlage nicht mehr veröffentlicht ist, müssen Sie auf die Tabelle(n) Ihres Formulars gehen und auf das Stiftsymbol klicken, um zu den "Abschnittsdetails" zu gelangen.
In den "Abschnittsdetails" gibt es eine Option für die "Gesamtzeile", in der Sie auswählen können, ob die Zeile die Summe oder den Durchschnitt der Einträge in Ihrer Tabelle anzeigen soll. Wenn Sie Summe oder Durchschnitt gewählt haben, wird die Tabelle in diesem Formular und seinen Formularexporten die Zeile "Summe" anzeigen.
Hinweis: Dies kann nicht rückwirkend zu älteren Formularen hinzugefügt werden. Sie gilt nur für neu erstellte Formulare, nachdem die "Gesamtzeile" für die Tabelle(n) des jeweiligen Formulars aktiviert wurde.
Anhänge
Im Bereich "Anhänge" können Nutzer verschiedene Arten von Dateien hochladen, darunter PDFs, Fotos (360° Fotos bei Business) usw. Sie können die Mindest- und die Höchstzahl der Anhänge festlegen, die aufgenommen werden sollen. Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen, um relevante Informationen über den Anhang anzugeben.
Hinweis: Sie können Dateien und Fotos bis zu 50 MB hochladen.
Mit der Option "Bestehendes Foto" können Sie alle Fotos, die auf der Registerkarte "Fotos" gespeichert sind, an Ihr Formular anhängen. Der Unterschied zwischen dem Anhängen eines vorhandenen Fotos und eines "Fotos/Datei" besteht darin, dass die Fotos, die Sie auswählen, auf der Registerkarte "Fotos" vorhanden sind (im Gegensatz zum Hochladen neuer Fotos von Ihrem Computer, Cloud-Speicher usw.).
Hinweis: Wenn Sie ein "Bestehendes Foto" anhängen, wird dieses Foto erneut auf der Registerkarte "Fotos" angezeigt, da es nun mit dem Formular verknüpft ist.
Fotos, die an Pläne und Formulare angehängt sind, können jetzt markiert werden.
Wetter
Der Abschnitt "Wetter" des Formulars zieht automatisch Wetterinformationen in das Formular ein. Diese basieren auf den Angaben, die unter "Einstellungen" des Projekts bei dem Feld "Adresse" eingegeben wurden. Fieldwire nutzt die Dark Sky API, um die Wetterdaten zu ermitteln.
Die Wetterdaten eines Formulars werden auf der Grundlage des Zeitstempels des "Datums" des Formulars festgelegt (wenn der Benutzer das Formular zum ersten Mal erstellt, ist dies auf das Erstellungsdatum festgelegt, kann aber geändert werden). Wenn das Formular morgens erstellt wird, sind die auf dem Formular angezeigten Wetterdaten eine Vorhersage. Nach 24 Stunden werden die tatsächlichen Wetterdaten aktualisiert.
Unterschrift
Im Abschnitt "Unterschrift" werden die Benutzer aufgefordert, eine elektronische Unterschrift im Web oder eine eigenhändige Unterschrift auf dem Handy zu leisten. Fieldwire fügt automatisch den Zeitstempel hinzu, mit dem das Formular unterzeichnet wurde. Dadurch wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet.
Im Web können Sie oder jemand, der kein Fieldwire-Konto hat, Ihr Formular signieren:
| Der Name des angemeldeten Benutzers wird als erste Signaturoption angezeigt. | Wählen Sie "Als eine andere Person unterschreiben", damit ein Benutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann. |
Die Unterschrift eines Nutzers, der als er selbst unterschreibt, wird mit Datum, Uhrzeit, Gerätestempel sowie der Firmen- und Stellenbezeichnung des Unterzeichners versehen. Das ist hilfreich um aufzuzeigen, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterschrieben hat.
Hinweis: Das Unternehmen und die Berufsbezeichnung werden durch die Informationen in den Profileinstellungen auf der Startseite Ihres Kontos bestimmt, nicht durch die Informationen in jedem einzelnen Projekt.
Als Eigentümer des Geräts wird der Nutzer angezeigt, der im Fieldwire-Konto eingeloggt ist:
In den iOS- und Android-Versionen von Fieldwire können Sie das Formular auch von einem anderen Benutzer unterschreiben lassen:
| Der Name des angemeldeten Nutzers wird als erste Signaturoption angezeigt. | Wählen Sie "Als eine andere Person unterschreiben", damit ein Benutzer, der kein Fieldwire-Konto hat, das Formular unterschreiben kann. |
Nachdem Sie festgelegt haben, wer das Formular unterschreiben soll, werden Sie aufgefordert, eine Freihandunterschrift in das Formular einzufügen. Wenn eine andere Person das Formular unterschreibt, wird sie aufgefordert, ihren Namen einzugeben, bevor sie unterschreibt.
Wie bei der Unterzeichnung im Web (am PC oder Laptop) wird jede Unterschrift mit einem Datums-, Zeit- und Gerätestempel versehen, aus dem hervorgeht, wann genau das Formular unterzeichnet wurde und welche Person es unterschrieben hat.
Hinweis: Das Unternehmen und die Berufsbezeichnung des Unterzeichners werden noch nicht angezeigt, wenn das Formular auf dem Handy unterzeichnet wird.
Als Eigentümer des Geräts wird der Nutzer angezeigt, der im Fieldwire-Konto eingeloggt ist:
Wenn alle erforderlichen Felder des Formulars ausgefüllt sind, können Sie "Status aktualisieren und schließen" wählen. Dies ist ähnlich wie das Absenden eines Formulars. Die Status, die man auf dem Formular erstellt, bestimmen den Status der nun ausgewählt werden kann.
Bei iOS- und Android:
Wenn mehrere Benutzer ein bestimmtes Formular erstellen oder bearbeiten, sollten sie darauf achten, dass sie das Formular schließen, bevor sie die App schließen oder das Gerät in den Ruhezustand versetzen.
Gelöschte Formulare wiederherstellen
Formulare innerhalb eines Projekts können von Projektadministratoren auf den Business-Ebenen über die Registerkarte Papierkorb wiederhergestellt werden. Wenn ein Formular gelöscht wird, verbleibt es 30 Tage lang im Papierkorb und kann in dieser Zeit wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen wird das Formular jedoch endgültig gelöscht.
Hinweis: Während Formulare über die Registerkarte Papierkorb wiederhergestellt werden können, können Formularvorlagen nicht wiederhergestellt werden. Einmal gelöschte Formularvorlagen werden dauerhaft gelöscht. Wenn Sie versuchen, eine Formularvorlage zu löschen, erhalten Sie die im Screenshot unten dargestellte Aufforderung, zu bestätigen, dass Sie die Vorlage sowie alle mit dieser Vorlage verbundenen Formulare löschen möchten.
1-Way Sync
Formulare können über eine 1-Wege-Synchronisierungsverbindung bei Cloud-Speicheranbietern (Box, Dropbox, OneDrive) gesichert werden. Wenn eine dieser Integrationen aktiv ist, werden Formulare, die auf einen nicht bearbeitbaren Status (d. h. "Eingereicht") aktualisiert wurden, in Box/Dropbox/OneDrive kopiert und in ihren entsprechenden Unterordnern gespeichert. Die Namen der Unterordner stimmen mit dem Namen der Formularvorlage überein, die zur Erstellung des Formulars verwendet wurde.