Introducción
El módulo Presupuesto es la última incorporación al conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Fieldwire. Ha sido diseñado para ofrecer una forma clara y estructurada de gestionar los aspectos financieros de los proyectos de construcción. Al establecer expectativas de costes y detallar todos los gastos necesarios, el módulo Presupuesto ayuda a asegurarse de que los proyectos se mantengan al día en términos financieros de principio a fin.
Este módulo permite hacer una planificación exhaustiva de los costes directos, como materiales, mano de obra, equipos y subcontratistas, así como de los costes indirectos, como gastos generales, seguros y permisos, además de ofrecer una forma de supervisar los gastos y ajustarlos a los objetivos financieros del proyecto. Esto ayuda a evitar costes imprevistos y garantiza la transparencia para todas las partes interesadas a lo largo del proceso.
Para adquirir esta función en tu cuenta, puedes reservar una demostración con nuestro equipo de ventas o comprarla con Business Plus. Si ya tienes Business Plus, el módulo Presupuesto se añadirá a tu cuenta automáticamente.
Tabla de contenidos
- Cómo habilitar PM en un proyecto
- Permisos de presupuesto
- Configurar códigos de costes
- Crear (o importar) partidas presupuestarias
- Columnas de la tabla Presupuesto
- Bloquear/Desbloquear presupuesto
- Configuración de subcontratistas
- Órdenes de cambio y presupuesto
- Coste real
- Eliminar Partidas
- Editing and Deleting 'Actual Cost'
Cómo habilitar PM en un proyecto
Para obtener información sobre las compañías y cómo habilitar PM en un proyecto, consulta este artículo: Cómo activar la gestión de proyectos y gestionar las compañías de un proyecto.
Permisos de presupuesto
Para acceder al módulo Presupuesto, es necesario configurar una empresa en la pestaña Personas del proyecto y establecerla como empresa principal. Solo tendrán acceso al módulo Presupuesto los administradores de la empresa principal.
Cómo establecer una empresa principal
Para asegurarte de que solo tu "empresa" pueda acceder y administrar el presupuesto, configúrala como empresa principal. Para empezar, primero ve a la pestaña Personas del proyecto y haz clic en "Establecer empresa principal" para la empresa que quieras considerar como "principal".
Al hacer clic en "Establecer empresa principal", aparecerá una ventana emergente que indicará qué pueden hacer los usuarios de la empresa principal, en comparación con los usuarios de "Otras empresas" que no han sido designadas como principal. Por ejemplo, los usuarios de la empresa principal pueden acceder al presupuesto y administrarlo, mientras que los de "Otras empresas" no tienen acceso al módulo Presupuesto.
Al hacer clic en el botón azul "Establecer empresa principal", junto a la empresa principal aparecerá un icono de corona y el texto "Empresa principal".
Configurar códigos de costes
Los códigos de costes son necesarios para configurar el presupuesto y pueden utilizarse para conectar partidas con órdenes de cambio. En la configuración inicial del módulo Presupuesto para el proyecto, se te pedirá "Gestionar los códigos de costes":
Después de realizar la configuración inicial, es posible seguir gestionando los códigos de costes en el presupuesto:
Puedes añadir códigos para crear partidas presupuestarias y de órdenes de cambio manualmente. Para ello, empieza añadiendo un nuevo grupo de costes:
Luego, añade tus códigos en el grupo de costes:
Nota: Los códigos de costes no se pueden eliminar si se utilizan en una partida presupuestaria o en ALGUNA orden de cambio.
Importar códigos de costes
Es posible importar códigos de costos cargando un archivo de Excel. Fieldwire proporciona una plantilla para comenzar, la cual puede descargarse desde el modal de importación que se muestra a continuación.
Al importar códigos de costos desde un archivo .xls o .xlsx existente, asegúrese de que las celdas de los códigos de Nivel 1 (Tier 1) y Nivel 2 (Tier 2) estén formateadas como 'texto'.
Si la celda está formateada como 'número' en lugar de 'texto', recibirá un mensaje de error al intentar cargar el archivo.
Este formato de celda es el que se utiliza en la plantilla para asegurarse de que, si su código comienza con un "0" (por ejemplo, "01"), Excel no elimine el "0" y lo muestre incorrectamente como "1"
Crear (o importar) partidas presupuestarias
Una vez configurados los códigos de empresa y de coste, ya puedes crear las partidas presupuestarias. En la primera configuración, este será el tercer paso, y tendrás la opción de añadir manualmente nuevas partidas presupuestarias o importarlas desde un archivo Excel.
Las partidas presupuestarias constan de la siguiente información:
- Código de coste
- Tipo de coste
- Valor de contrato original
Nota: Los códigos de costes pueden tener varios tipos de costes
Importar partidas presupuestarias
Si decides importar tus partidas presupuestarias, también puedes descargar una plantilla para asegurarte de que tu archivo Excel tenga el formato correcto desde el cuadro de diálogo modal "Importar presupuesto":
Una vez que hayas realizado los tres pasos iniciales para configurar el presupuesto del proyecto, estos pasos de configuración se sustituirán por tu nuevo presupuesto. Podrás añadir nuevas partidas e importar tu presupuesto:
Nota: No es posible eliminar partidas presupuestarias si se asignan a un subcontratista o si se utilizan en una orden de cambio o en un coste real.
Columnas de la tabla Presupuesto
Estas son las columnas disponibles:
- Partidas presupuestarias
- Presupuesto: Contrato original = Valor original del alcance del trabajo de la empresa principal
- Presupuesto: Actuales = Presupuesto: Contrato original + Órdenes de cambio de la empresa principal aprobadas
- Presupuesto: Pendientes = Órdenes de cambio pendientes de la empresa principal
- Coste: Contrato original = Valor original del alcance del trabajo de una empresa subcontratista
- Coste: Actuales = Coste: Contrato original + Órdenes de cambio de la empresa subcontratista aprobadas
- Coste: Pendientes = Órdenes de cambio pendientes de la empresa subcontratista
- Coste: Real
- Previsión: Actual por exceso/defecto = Presupuesto: Actuales - Coste: Actuales
Bloquear y Desbloquear presupuesto original
Para bloquear el presupuesto original y comenzar a asignar partidas a subcontratistas:
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Haz clic en el botón azul Bloquear presupuesto ubicado en el lado derecho de la pantalla.
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En la nueva ventana emergente, verifica que el número del presupuesto sea correcto.
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Haz clic en Bloquear presupuesto en la ventana emergente.
Si necesitas editar los valores del Presupuesto Original y/o Costo Original, aún podrás hacerlo:
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Haz clic en Desbloquear presupuesto.
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Lee el mensaje emergente para asegurarte de que deseas continuar con esta acción.
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Haz clic en el botón rojo Desbloquear presupuesto en el mensaje emergente.
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Haz clic en el ícono de lápiz junto a todos los presupuestos y costos originales que necesites modificar.
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Haz clic en la marca azul de verificación junto al nuevo monto.
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Vuelve a hacer clic en el botón azul Bloquear presupuesto en el lado derecho de la pantalla.
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Confirma esta acción haciendo clic en Bloquear presupuesto en la ventana emergente.
Configuración de subcontratistas
Si hay subcontratistas de terceros en el proyecto, selecciona el tipo de coste "Subcontratista" cuando crees una partida presupuestaria. Cuando bloquees el presupuesto, aparecerá el botón "Asignar a" junto a las partidas del subcontratista. Haz clic en este botón para abrir otro cuadro de diálogo modal donde podrás asignar la partida a la empresa subcontratista en tu proyecto, además de establecer el coste original. Cuando hayas terminado, haz clic en "Asignar".
Órdenes de cambio y presupuesto
Los módulos Órdenes de cambio y Presupuesto están intrínsecamente relacionados con la creación y elección de códigos de costes.
Tras crear una orden de cambio, selecciona un código de coste para que se incluya el coste en el presupuesto.
Una vez que hayas terminado de rellenar la orden de cambio, haz clic en el botón "Enviar", selecciona "Enviar para aprobación" y envíala al cliente.
El estado de la orden de cambio se actualizará a "Pendiente de aprobación".
El valor que introduzcas en la orden de cambio aparecerá en el módulo Presupuesto, concretamente en la sección "Presupuesto" de la columna "Pendientes", y el código de coste correspondiente que se le haya vinculado, tal como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Una vez aprobada la orden de cambio, se actualizará la columna "Actuales" del módulo Presupuesto.
Órdenes de cambio de subcontratistas
Después de crear una orden de cambio, solicita el coste de un subcontratista haciendo clic en el botón desplegable "Enviar" y luego en "Solicitar el coste".
Nota: Para poder asignarles órdenes de cambio, los subcontratistas deben ser usuarios del proyecto.
El estado de la orden de cambio se actualizará a "Solicitado" y el subcontratista recibirá una notificación por correo electrónico.
Si en vez de rellenar la orden de cambio en Fieldwire, el subcontratista te la devuelve, puedes enviarla en su nombre haciendo clic en "Acciones" y en "Presentar en nombre".
A continuación, puedes rellenar la orden de cambio en nombre del subcontratista seleccionando el código de coste correspondiente. Cuando termines de rellenarla, haz clic en el botón azul "Presentar en nombre".
El coste de la orden de cambio del subcontratista aparecerá en el lado "Coste" del presupuesto, en la columna "Pendientes", así como el código de coste correspondiente que se le vinculara.
Una vez aprobada la orden de cambio, se actualizará la columna "Actuales" del módulo Presupuesto.
Coste real
Para añadir un coste real a cualquier partida, haz clic en ella y aparecerá una hoja lateral:
Selecciona la pestaña "Coste":
Haz clic en "+ Nuevo coste":
En el cuadro de diálogo modal, añade el nuevo nombre de coste, el valor de coste y los archivos adjuntos que pueda haber y haz clic en Crear:
Una vez creado el coste real, aparecerá en la hoja lateral de la partida presupuestaria y en la columna Real de la tabla de presupuesto.
Nota: Es posible añadir varios costes reales para cualquier partida.
Eliminar partidas
Cuando necesites eliminar partidas, debes seguir los siguientes pasos:
-
Desbloquea el presupuesto.
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Elimina las partidas ya sea por fila individual o por grupo (como se muestra abajo).
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El ícono de la papelera aparecerá al pasar el cursor sobre las filas.
Nota: Las partidas no se pueden eliminar si tienen un costo real, una orden de cambio o un subcontratista asociado a esa partida, por lo que es necesario eliminar esas conexiones antes de poder borrar la partida.
Editar y eliminar el “Coste Real”
Los equipos ahora pueden editar o eliminar el costo real de las partidas del presupuesto. Cualquier persona con acceso al modal de “Presupuesto” puede realizar estos cambios, y el total del “Costo Real” se actualizará automáticamente.
Para editar o eliminar el Costo Real, sigue estos pasos:
-
Ve al modal de Presupuesto.
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Haz clic en la partida cuyo Costo Real deseas editar o eliminar.
-
Selecciona la pestaña de Costo.
-
Haz clic en el menú kebab (⋮) junto al Costo Real que deseas modificar o eliminar.
-
Selecciona Editar o Eliminar.
-
Confirma tu selección (Guardar o Eliminar).
Mira el proceso a continuación: