Introducción
Las entregas de Fieldwire agilizan el proceso de aprobación de materiales y equipos que será necesario instalar en la obra. Las entregas están centralizadas y son accesibles para todas las personas del Proyecto. Para poder acceder a este módulo, puedes reservar una demostración con nuestro equipo de ventas o comprar Business Plus.
Tabla de contenidos
- Cómo habilitar PM en un proyecto
- Primeros pasos con las entregas
- La página de registro de entregas
- El flujo de trabajo de entregas
- Flujo de trabajo más rápido para las entregas
- Entregas en dispositivos móviles
Cómo habilitar PM en un proyecto
Para obtener información sobre las compañías y cómo habilitar PM en un proyecto, consulta este artículo.
Incorporación a la Gestión de Proyectos
Si está accediendo a la pestaña de Entregas por primera vez, verá una ventana emergente que le ayudará a comenzar con la gestión de proyectos en Fieldwire y a configurar su "Empresa" en el proyecto. Primero, deberá agregar el nombre de su empresa y hacer clic en el botón "Siguiente". Este será el mismo nombre de empresa que se usará tanto para los RFIs como para los Entregas en el proyecto. Sin embargo, no se completa automáticamente con la información de "Empresa" que haya ingresado en la configuración de su perfil.
A continuación, se le pedirá que ingrese el código de su empresa, lo cual ayudará a usted y a su equipo a mantenerse organizados a lo largo del proyecto.
Y eso es todo. En el ejemplo que se muestra en estas capturas de pantalla, usamos el nombre de la empresa "ABC", así como el código de empresa "ABC".
Tabla de Permisos de Entregas
Elementos clave a tener en cuenta:
-
Todos los permisos suponen que el usuario pertenece a la misma empresa que el asignado actual, a menos que se indique lo contrario.
-
La "empresa remitente" es la empresa que solicita la Entrega, lo recibe en estado de revisión pendiente y realiza la acción de "Enviar para aprobación".
-
Los administradores pueden crear nuevas Entregas sin estar asignados a una empresa (ni como administrador ni como colaborador) y, al asignar una Entrega, pueden moverse a una empresa (y serán automáticamente designados como administradores de dicha empresa).
Permisos de la empresa líder (solo aplica cuando hay una empresa líder definida):
-
Las Entregas que se crean y se envían directamente a la empresa líder para revisión no son visibles para otros usuarios de la empresa líder, aparte del asignado, una vez que pasan al estado de "Pendiente de aprobación", a menos que se les agregue explícitamente como observadores. Por ejemplo:
-
Un usuario de una empresa secundaria crea ua Entrega y lo envía para revisión al usuario X en la empresa líder.
-
El usuario X envía esa Entrega para aprobación al usuario Y en la empresa de arquitectura.
-
Ahora, los demás usuarios de la empresa líder no podrán ver la Entrega excepto el usuario X, a menos que sean añadidos como observadores.
-
Cómo establecer una empresa principal
Para asegurarte de que todas las RFIs y entregas pasen por tu "empresa" en Fieldwire, ahora puedes configurar una empresa principal. Para empezar, primero ve a la pestaña Personas del proyecto y haz clic en "Establecer empresa principal" para la empresa que quieras considerar como "principal".
Al hacer clic en "Establecer empresa principal", aparecerá una ventana emergente que indicará qué pueden hacer los usuarios de la empresa principal, en comparación con los usuarios de "Otras empresas" que no han sido designadas como principal. Por ejemplo, los usuarios de la empresa principal pueden enviar o solicitar entregas a cualquier empresa, a diferencia de los usuarios de "Otras empresas", que solo pueden enviarlas a la empresa principal.
Una vez hayas decidido que quieres establecer una empresa principal, tendrás que hacer clic en el botón azul "Establecer empresa principal". Al hacer clic en el botón azul, junto a la empresa principal aparecerá un icono de corona y el texto "Empresa principal".
La página de registro de entregas
Cualquier persona asociada a una Empresa, ya sea como Manager o Colaborador, puede acceder a la pestaña "Entregas", que ofrece acceso a cada entrega del proyecto, independientemente del "Estado".
Los encabezados de esta pestaña ofrecen una descripción general del tipo, el orden, el tema y el estado de las entregas en todo el proyecto. A continuación encontrarás una definición más específica de estos encabezados:
- # (nº): Se añade cuando la entrega pasa del estado Borrador al estado Solicitado. Las entregas se numeran por compañía, es decir, secuencialmente, en función de la empresa que realice el envío (se utilizará el código de la compañía remitente como prefijo), o por especificación, caso en el cual se numerarán secuencialmente utilizando el número de especificación como prefijo (en este caso, si no hay ninguna especificación vinculada, el número de entrega no tendrá prefijo).
- Especificación: La sección Especificación es una combinación del número de sección de especificación (formato maestro CSI ) y un nombre de sección de especificación.
- Nombre: El título de la entrega, que se añade al crearla.
- Estado: Es el estado actual de la entrega, que determina qué acciones están disponibles para los usuarios. Puede ser "Borrador", "Solicitado", "Pendiente de revisión", "Pendiente de aprobación", "Pendiente de cierre", "Cerrado" y "Nulo".
- Enviar antes de: Lo añade el usuario que solicita la entrega. Refleja la fecha en que el remitente debe enviar la entrega al usuario que la solicita.
- Aprobar antes de: Fecha en que el aprobador debe proporcionar una respuesta.
- Responsable: El propietario actual de las próximas acciones de la entrega.
-
# de Referencia: Número de referencia añadido en los "Detalles" de la entrega, utilizado frecuentemente para hacer referencia al sistema de numeración de otra parte si es diferente al número de la entrega.
-
Tipo: Tipo de entrega añadido en los "Detalles" de la entrega. Puede ser planos de taller, muestra, datos de producto, manual de operación y mantenimiento, garantía, informe, certificado, maqueta u otro.
-
Fecha en Obra: Fecha en obra añadida en los "Detalles" de la entrega.
Para agregar, eliminar o ordenar las columnas según su preferencia:
-
Haga clic en el ícono (⚙) junto a los encabezados de columna.
-
Esto abrirá la lista de columnas de entrega.
-
-
Marque (o desmarque) la casilla de verificación junto a cada encabezado de columna que aparece en la lista.
-
Haga clic en el ícono de reordenar y arrastre la columna correspondiente al orden de su preferencia, el cual se reflejará en la tabla.
Puede restablecer las columnas y el orden predeterminados seleccionando "Restablecer a los valores predeterminados"
Nota: Las actualizaciones a las columnas visibles (y su orden) en la vista de tabla se mantendrán en todos sus proyectos; sin embargo, son específicas para cada usuario. Si realiza cambios en las columnas visibles o en su orden, estos no se reflejarán cuando otro usuario acceda a los mismos proyectos.
Además, verás los distintos estados en la parte superior, donde podrás ver fácilmente cuántas órdenes de cambio hay en el proyecto en cada estado, además de hacer seguimiento del importe en dólares que se ha aprobado.
Si quieres exportar tus datos de entregas, haz clic en el botón "Generar informe". A continuación, tendrás la opción de exportar tus datos como un informe CSV o PDF.
Para exportar un envío individual (incluyendo los archivos PDF adjuntos contenidos en el bloque más reciente del envío, como por ejemplo una presentación, revisión o aprobación), puedes hacer clic en los tres puntos a la derecha del elemento de la lista del envío y elegir "Descargar PDF", o también puedes hacerlo desde el menú desplegable de "Acciones" dentro del propio envío. Cualquier archivo adjunto se encuentra detrás de las portadas.
Nota: Si el tamaño total del archivo PDF exportado (incluyendo los adjuntos añadidos) supera el límite de tamaño de archivo para correos electrónicos de 20 MB, la exportación no se incluirá como archivo adjunto. En su lugar, el correo electrónico contendrá un botón para descargar el PDF.
Si quieres solicitar el envío de una entrega, puedes hacerlo directamente desde la página de resumen de la entrega, haciendo clic en la casilla que verás en el extremo izquierdo de esta, luego en el menú desplegable "Acciones" y, por último, en "Solicitar envío". Al hacerlo, se abrirá un cuadro de diálogo modal igual que si estuvieras dentro de una entrega específica, donde podrás seleccionar el Responsable, los Observadores y la fecha de envío.
Si tienes una larga lista de entregas, puede que te ayude contar con una forma más sencilla de localizar las que estés buscando. Existen dos formas de hacerlo. La primera es utilizando la barra de búsqueda desde la pestaña Entregas. Esta barra de búsqueda es específica de la sección Entregas, por lo que no mostrará ningún resultado de otras secciones de la aplicación Fieldwire. Está configurada para buscar y mostrar resultados solo por nombre y número de entrega, y no por otros campos o contenido.
Además, puedes hacer clic en el botón "Filtros" para mostrar varias opciones, como:
- Mi acción requerida: Muestra las entregas que también están en la pestaña "Mis entregas"
- Observando: Filtra para mostrar las entregas que está viendo el usuario que ha iniciado sesión
- Estado: Fase en la que se encuentran actualmente las entregas: Borrador, Solicitado, Pendiente de revisión, Pendiente de aprobación, Pendiente de cierre, Cerrado o Nulo
- Especificación: Muestra una lista de especificaciones que se han vinculado a las entregas existentes
- Tipo: Filtra por el tipo de entrega seleccionado: Planos de taller, Ejemplo, Datos del producto, Manual de operación y mantenimiento (O&M), Garantía, Informe, Certificado, Modelo u Otro
- Empresa que realizó el envío: Filtra por las empresas que se han creado en el proyecto
- Responsable: Persona asignada a la entrega en ese momento
- Última actualización: Última vez que se modificó el formulario
Si quieres añadir, eliminar o modificar cualquiera de las respuestas a las entregas que aparecen al aprobar (o rechazar) una entrega, haz clic en el botón "Administrar respuestas".
Importar registros de entregas
Con la pestaña Especificaciones, los usuarios pueden extraer información de entregas de las especificaciones. Para obtener más detalles sobre cómo extraer información de entregas, consulta este artículo.
Los usuarios pueden importar entregas en lote a partir de estas extracciones de entregas o utilizando nuestra plantilla de importación CSV. La plantilla de importación CSV tiene cuatro columnas:
- Sección Especificación: el usuario debe introducir el número asociado al número de la sección Especificación en la pestaña Especificaciones. Si el número de la celda CSV coincide con un número de sección Especificación en la pestaña Especificaciones, los dos se vincularán automáticamente en Fieldwire.
- Nombre: campo de texto para poner nombre a la entrega.
- Tipo: los usuarios pueden rellenar un tipo admitido en Fieldwire. Si coinciden, el tipo se rellenará automáticamente al importar. A continuación se muestra una lista de tipos de entregas admitidos:
- Planos
- Ejemplo
- Datos del producto
- Manual O&M
- Garantía
- Informe
- Certificado
- Modelo
- Otro
- Descripción: campo de texto para describir la entrega.
Para asegurarte de que la importación se realice correctamente, sigue el formato de columnas que acabamos de indicar.
Cuando el archivo CSV esté listo para importar, vuelve a la pestaña Entregas y haz clic en "+ Importar entregas".
A continuación, tendrás la posibilidad de subir el .CSV. de registro de entrega extraído.
El flujo de trabajo de entregas
Panel de detalles
En el panel Detalles, podrás vincular tus especificaciones, añadir un número de referencia, actualizar el "Tipo" de entrega y añadir el tiempo de entrega y la fecha in situ o una descripción de la entrega en sí. También puedes ver los planos vinculados.
Hay algunas cosas que tener en cuenta respecto a la especificación que está vinculada en el panel Detalles. Solo se puede vincular una especificación a una entrega, aunque sí es posible vincular varias entregas a una Especificación. Si una entrega no tiene una especificación vinculada, cualquier usuario con acceso a la entrega podrá añadir una. Por otro lado, cualquier administrador o usuario que haya creado el enlace especificación<entrega podrá eliminar o reemplazar la especificación en la entrega.
Nota: La "Especificación" solo estará vinculada a las especificaciones que hayas subido a la pestaña "Especificaciones". Para editar la "Especificación", coloca el cursor sobre el archivo de especificación vinculado. Luego, haz clic en el icono del engranaje que aparecerá y, a continuación, en "Eliminar".
Además de Especificación, hay cosas importantes que tener en cuenta sobre los campos Tipo, Plazo de entrega, Fecha in situ y Descripción, así como sobre quiénes pueden editarlos. Mientras la entrega esté en estado "Borrador", estos campos podrá editarlos cualquier usuario que pueda ver el borrador. Mientras la entrega esté en estado "Solicitado", estos campos podrán editarlos tanto los usuarios de la empresa del autor de la entrega como los de la empresa del responsable de la entrega. Esto también se aplica a las entregas con estado "Pendiente de revisión", "Pendiente de aprobación" y "Pendiente de cierre". Por último, estos campos pueden editarlos los usuarios de la empresa del autor de la entrega cuando esta está en estado "Cerrado".
La fuente Actividad
Durante el proceso de flujo de trabajo de la entrega, todos los usuarios podrán hacer seguimiento del estado de la entrega, cuándo se solicitó o envió la información y quién lo hizo.
Observadores
Además de la fuente "Actividad", desde la pestaña "Observadores" podrás añadir y eliminar "Observadores" en cada paso del flujo de trabajo. Para ello, tendrás que hacer clic en "+Observador" e introducir el nombre de la persona de la empresa de tu proyecto. También podrás eliminar a ese observador haciendo clic en la "x" que aparecerá al pasar el cursor sobre su nombre.
Si ese usuario no está actualmente en ese proyecto, tienes la posibilidad de invitarlo. Sin embargo, ten en cuenta que, si el nuevo usuario al que vas a invitar no está en tu cuenta, se te aplicará un cargo adicional en caso de que no tengas la(s) licencia(s) necesaria(s) para cubrir a ese usuario.
Además de añadir observadores en la fuente "Actividad", también podrás añadirlos o eliminarlos dentro de algunos cuadros emergentes de estado de entrega.
Descargar entregas
Las entregas en cualquier estado se pueden descargar en PDF desde el menú desplegable de "Acciones".
Nota: Las Entregas en estado de borrador incluirán valores marcados como "En curso" en el bloque de envío.
Nota: Las Entregas PDF de los envíos ahora incluyen copias de los archivos adjuntos subidos en la sección más reciente (Presentación, Revisión o Aprobación), en lugar de solo proporcionar enlaces a los adjuntos.
Crear una entrega
Cualquier usuario que forme parte de una “Empresa” puede crear una entrega. Para crear un envío:
- Ve a la pestaña de Entregas
- Selecciona + Nueva entrega o haz clic en el texto con enlace Crear una entrega
- Añade un Nombre para la entrega
- Elige el Tipo en el menú desplegable
- Busca el nombre o número de la sección de la Especificación correspondiente
- Escribe la Descripción de la entrega
- Haz clic en Crear borrador
De todos estos campos, solo el Nombre es obligatorio para crear inicialmente el borrador. Aun así, puedes añadir o editar el Nombre, la Especificación, el Tipo y la Descripción mientras la entrega esté en estado de borrador.
Solo es posible eliminar una entrega mientras esté en estado de borrador. Para hacerlo:
-
Haz clic en el botón del menú desplegable Acciones
-
Lee el mensaje emergente para asegurarte de que realmente quieres realizar esta acción, ya que es permanente y no podrás recuperar la entrega eliminada.
-
Si deseas continuar con la eliminación, haz clic en el botón rojo Eliminar
Crear un borrador de entrega desde un plano
En lugar de crear un borrador de entrega desde la pestaña de Entregas, también puedes crear una entrega directamente desde un plano. Para hacerlo:
-
Haz clic en el icono de eslabón de la barra de herramientas de Marcado
-
Elige la opción Añadir hipervínculo de entrega
-
Añade un Nombre para la entrega
-
Elige el Tipo en el menú desplegable
-
Busca el nombre o número de la sección de la Especificación correspondiente
-
Escribe la Descripción de la entrega
-
Haz clic en Crear borrador
Como se mencionó antes, de todos estos campos, solo el Nombre es obligatorio para crear inicialmente el borrador.
Solicitar envío
Puedes solicitar la presentación de una entrega sin rellenar ninguno de los campos del formulario de la entrega. De hecho, lo mejor es no añadir ningún archivo adjunto si vas a solicitar la presentación, ya que esos adjuntos dejarán de estar en la entrega una vez solicitada.
Para cambiar el estado de la entrega de Borrador a Solicitada, haz lo siguiente:
-
Rellena los campos opcionales relevantes en el panel de Detalles de la entrega:
-
Especificación
-
Número de referencia
-
Tipo
-
Plazo de entrega
-
Fecha en obra
-
Descripción
-
-
Haz clic en el botón azul Enviar (menú desplegable)
-
Selecciona Solicitar presentación
-
Introduce el Responsable asignado (campo obligatorio)
-
Añade Observadores (opcional)
-
Elige la Fecha de entrega (campo obligatorio)
-
Introduce un Mensaje (opcional)
-
Marca o desmarca la casilla para activar o desactivar los recordatorios por correo electrónico al responsable
-
Haz clic en Solicitar
El estado de la entrega cambiará a Solicitada, y la entrega se enviará al Responsable asignado para su revisión.
Se enviará una notificación por correo electrónico al nuevo responsable para indicarle que suba a la entrega su archivo adjunto de entrega:
Una vez que se ha solicitado la presentación de la entrega y ésta ha pasado al estado Solicitada, la empresa que la envía todavía puede hacer algunas cosas con la entrega:
-
Haz clic en el menú desplegable Acciones
-
Selecciona Enviar en nombre de
Esto permite que los gestores de la empresa que envía puedan presentar la entrega que quizá hayan recibido fuera de Fieldwire -
Selecciona Descargar PDF
-
Selecciona Enviar por email
Esto permite que los gestores de la empresa que envía puedan enviar la entrega por correo electrónico a usuarios que no forman parte del proyecto -
Los informes PDF de las entregas ahora incluyen copias de los archivos adjuntos subidos en la sección más reciente (Presentación, Revisión o Aprobación), en lugar de solo proporcionar enlaces a los adjuntos
-
Elige la opción de Anular la entrega
-
Rellena los campos en el panel de Detalles en el lado derecho de la pantalla
-
Cambia la Fecha de entrega
Esto da a los gestores de la empresa que envía la flexibilidad para modificar la fecha en caso de que se haya cometido un error en la solicitud original o que la fecha deba cambiar por alguna circunstancia imprevista.
Numeración de entrega
Cuando la entrega pase del estado Borrador a Solicitado, se le asignará un número de entrega, que es posible numerar por compañía: así, las entregas se numerarán secuencialmente, en función de la empresa que realice el envío. Se utilizará como prefijo el código de la empresa que realice el envío. También puedes numerar por especificación, es decir, las entregas se numerarán secuencialmente utilizando el número de especificación como prefijo. En este caso, si no hay ninguna especificación vinculada, el número de entrega no tendrá prefijo.
El formato del número de entrega se puede definir en Ajustes del proyecto:
Enviar para revisión
Después de que el Responsable asignado reciba la entrega, se le pedirá que envíe los archivos relevantes para su revisión. Para hacerlo, el Responsable asignado deberá subir uno o más archivos adjuntos relevantes. Así es como se hace:
-
Haz clic en el botón azul Añadir envío (menú desplegable)
-
Elige Adjuntar desde archivos o + Subir archivo nuevo
-
Al adjuntar archivos existentes de tu proyecto a la entrega, solo tienes que hacer clic en el campo de búsqueda y verás una lista con todos los archivos que tienes actualmente en el proyecto. Puedes desplazarte por la lista para encontrar el correcto.
-
Añade Notas opcionales
-
Haz clic en Enviar
-
Elige un nuevo Responsable asignado
-
Escribe un Mensaje opcional
-
Haz clic en Enviar en la ventana emergente
Una vez que la entrega se envíe para revisión, el nuevo Responsable asignado recibirá una notificación por correo electrónico y la entrega cambiará al estado Pendiente de revisión.
Presentar en nombre de
Cuando la entrega haya pasado al estado "Solicitado", cualquier usuario de la empresa del autor de la entrega podrá enviar información en nombre del responsable.
Esto permite al autor hacerse cargo del documento y enviarlo en nombre del usuario al que se le pidió responder. Es decir, si el envío solicitado se realiza por correo electrónico y necesitas descargarla, esto permite al autor (o a cualquier usuario de la empresa del autor) subirla a Fieldwire para que la entrega pueda pasar al siguiente paso, "Pendiente de revisión". Una vez que se envíe la respuesta a la entrega, se entregará al usuario original al que se solicitó.
Para añadir una capa extra de transparencia en esta parte del proceso, se te pide que indiques la fecha en la que se recibió la entrega.
Enviar para aprobación
Después de completar el borrador, aparecerá un botón azul desplegable llamado Enviar. Al hacer clic en ese botón azul, verás dos opciones: Solicitar envio y Enviar para aprobación. Este flujo de trabajo se centrará en la opción Enviar para aprobación.
Para poder seleccionar la opción Enviar para aprobación, primero debes adjuntar un archivo a la entrega. Para hacerlo:
-
Haz clic en el botón azul desplegable Añadir envío
-
Elige Adjuntar desde archivos o + Subir archivo nuevo
-
Al adjuntar archivos existentes de tu proyecto a la entrega, simplemente haz clic en el campo de búsqueda y verás una lista con todos los archivos que tienes actualmente en el proyecto. Puedes desplazarte por la lista para encontrar el correcto.
-
Añade Notas opcionales
-
Haz clic en el botón azul desplegable Enviar
-
Selecciona Enviar para aprobación
Después de seleccionar Enviar para aprobación, sigue estos pasos:
-
Selecciona Usuario del proyecto o Dirección de correo electrónico en la fila Asignar a
-
Elige un Responsable asignado
-
Usuario del proyecto muestra un menú desplegable en la fila del responsable, que te permite asignar la entrega directamente a alguien que ya está en el proyecto en Fieldwire
-
Dirección de correo electrónico ofrece un campo de texto libre en la misma fila, que te permite asignar la entrega a usuarios externos que no están actualmente en el proyecto
-
-
Añade Revisores
Esta opción está disponible si has elegido Usuario del proyecto y tu flujo de trabajo requiere que varias personas revisen la entrega -
Añade CCs
Esta opción está disponible si has elegido Dirección de correo electrónico y quieres que otras personas fuera de Fieldwire reciban una copia de la entrega. Las direcciones usadas recientemente aparecerán en el campo de CC.-
El registro de quién fue añadido en CC queda guardado en el Historial de actividad.
5. Añade Observadores (no es obligatorio para enviar la entrega)
6. Añade la Fecha de aprobación (este campo es obligatorio para enviar la entrega)
7. Escribe un Mensaje opcional
8. Haz clic en Enviar
Nota: Puedes usar el menú desplegable Revisores para asignar a cualquier persona que necesite responder a la entrega además del Responsable asignado. Cuando designas a un usuario como Revisor, automáticamente se le añade como Observador en la entrega (desaparecerá del menú desplegable de Observadores).
Nota: Hay una casilla que puedes marcar o desmarcar para activar o desactivar los recordatorios por correo electrónico al responsable, ya sea si asignas la entrega a un Usuario del proyecto o a una Dirección de correo electrónico. Una vez que hayas rellenado los campos, la casilla junto a Enviar al responsable una copia de la entrega por correo electrónico es una función nueva. Antes, el sistema enviaba automáticamente una copia por correo; ahora tienes la opción de no enviar ese correo si lo prefieres.
Si eliges asignar la entrega a un Usuario del proyecto, esta pasará al estado Pendiente de aprobación, y se enviará una notificación por correo electrónico al nuevo responsable, indicándole que debe aprobar la entrega en Fieldwire.
Si asignas la entrega a una dirección de correo electrónico, el responsable recibirá una copia de la entrega por correo. En ese correo se incluye el nombre de la entrega, así como instrucciones indicando que se le ha asignado esa entrega y que debe responder al correo electrónico con su revisión, lo cual enviará un email al creador de la entrega, para que este pueda responder en nombre del responsable.
Nota: Solo la empresa principal puede asignar entregas a direcciones de correo electrónico.
Una vez que se asigne la entrega a la dirección de correo electrónico, verás que el campo Responsable del encabezado está marcado para indicar que se trata de un usuario externo. Además, esta dirección de correo electrónico aparecerá en la fuente de actividad, en la tabla y en todos los informes que se hayan creado.
Una vez que se haya utilizado una dirección de correo electrónico externa, podrás volver a seleccionarla al asignar una entrega a una dirección de correo en cualquier otra entrega del proyecto. Esto permite un flujo de trabajo más rápido, además de ofrecer una validación automática y evitar duplicados o posibles errores de formato.
Una vez que la entrega ha sido enviada para aprobación y ha pasado al estado Pendiente de aprobación, la empresa que la ha enviado aún puede realizar algunas acciones sobre la entrega:
-
Haz clic en el menú desplegable Acciones
-
Selecciona Responder en nombre de
Esto permite que los gestores de la empresa que envía puedan responder a la entrega con información que hayan recibido fuera de Fieldwire -
Selecciona Descargar PDF
-
Selecciona Enviar por email
Esto permite que los gestores de la empresa puedan enviar la entrega por correo a usuarios que no forman parte del proyecto -
Elige Anular la entrega
-
Elige Reactivar la entrega
La nueva acción de reactivar permite que los equipos restauren entregas anuladas a su estado anterior de forma sencilla, manteniendo la continuidad de los datos y reduciendo el trabajo manual -
Añade Revisores
-
Cambia la Fecha de aprobación
Esto ofrece a los gestores de la empresa la flexibilidad de modificar la fecha si se cometió un error en la solicitud original o si se necesita cambiar por alguna circunstancia imprevista
Proporcionar respuesta (pendiente de aprobación)
Si no hay revisores designados, cuando la entrega pase a "Pendiente de aprobación", el responsable (o la persona asociada a la empresa del responsable) deberá responder a la entrega. Para enviar una respuesta a la entrega, el responsable, o una persona de la empresa del responsable, deberá elegir una respuesta en el menú desplegable "Respuesta":
Este es el cuadro de diálogo modal que aparecería si también se eligieran los revisores:
Además del menú desplegable de respuesta, el responsable, la persona asociada a la empresa del responsable o el revisor deberán aprobar o rechazar la revisión. Para ello, tendrás que hacer clic en el menú desplegable azul "Añadir revisión". Al hacer clic en ese menú desplegable, verás tres opciones: "Revisar en Fieldwire", "Adjuntar desde Archivos" y "+ Subir nuevo archivo".
Si seleccionas "Revisar en Fieldwire", el responsable, la persona asociada a la empresa del responsable o el revisor podrán revisar los archivos adjuntos de la entrega. Durante el proceso de revisión, podrán añadir anotaciones, descargar el archivo adjunto, etc. Una vez que hayan terminado, deberán hacer clic en "Guardar y adjuntar".
A continuación, el responsable o el revisor tendrán la opción de incluir "Notas", aunque en este caso deberán incluir un archivo adjunto para reenviar la entrega al usuario que se la enviara a ellos o a otro usuario de su empresa.
Si también se añadieron revisores, pero aún no han añadido sus respuestas, el responsable verá esta advertencia antes de enviar su respuesta:
Independientemente de la "Respuesta" seleccionada, la entrega pasará a estar "Pendiente de cierre".
Se enviará al responsable una notificación por correo electrónico cuando cambie el estado.
Si el Revisor se da cuenta de que necesita actualizar su Revisión, Respuesta o Notas, puede hacerlo siempre que la entrega siga en estado Pendiente de aprobación. Para actualizar esos campos, el Revisor debe:
-
Hacer clic en el menú de tres puntos (⋮)
-
Hacer clic en Editar respuesta
Al hacerlo, podrá editar el texto en la sección de Respuestas adicionales -
Hacer clic en el botón azul Guardar
Aceptar y cerrar (pendiente de cierre)
Una vez que la entrega pase al estado "Pendiente de cierre", el responsable deberá cerrarla, lo que hará que pase a estar en un estado no editable. Tras seleccionar "Cerrar", el responsable tendrá la opción de enviar un mensaje de correo electrónico al autor original, a los revisores y a cualquier observador adicional que desee incluir en la "Lista de distribución":
Todos los usuarios que tengan acceso a la entrega verán todas las respuestas publicadas. El responsable y los revisores podrán descargar una copia en PDF o enviar la entrega por correo electrónico.
Se enviará al responsable y a los revisores una notificación por correo electrónico cuando cambie el estado.
Solicitar reenvío (solicitado)
Sin embargo, si el responsable no desea cerrar la entrega porque considera que requiere modificaciones, puede elegir la opción "Crear revisión".
Al hacer clic en "Crear revisión", el responsable verá una ventana emergente que le indicará que rellene los campos "Responsable", "Observadores" y "Enviar antes de". (El campo "Empresa" estará en gris y no se podrá modificar).
Al crear la revisión, la entrega volverá al estado "Solicitado", lo cual quedará reflejado en la fuente Actividad.
Cerrado
Una vez cerrada la entrega, se enviará al remitente una notificación por correo electrónico para que vea la respuesta y descargue el archivo adjunto. Esos son todos los pasos necesarios.
Reactivar (Nulo)
Si un usuario comete un error o, por alguna razón, una RFI ya no debería estar anulada y todavía es necesaria para el proyecto, esto le da la flexibilidad de sacarla del estado de anulada.
Después de anular una entrega, puedes hacer clic en el menú Acciones y deberías ver la opción para reactivar una entrega anulada.
Flujo de trabajo más rápido para las entregas
Borrador (Crear una entrega)
Cualquier usuario que forme parte de una "Empresa" puede crear una entrega. Para crear una entrega, ve a la pestaña Entregas y selecciona "+ Nueva entrega" o haz clic en "Crear una entrega":
Añade un "Nombre" para la entrega, elige el "Tipo", busca el nombre o número de la sección "Especificación" correspondiente e introduce la "Descripción" de la entrega. De estos, para crear el borrador solo es necesario el "Nombre". Los usuarios pueden añadir o editar también el "Nombre", la "Sección", el "Tipo" y los "Detalles" en el borrador de una entrega. Para pasar a la siguiente fase, primero es necesario indicar la "Sección" y el "Tipo" de entrega.
Solicitud en lote o eliminación de borradores de entregas
Si las entregas están en estado "Borrador" o aún se encuentran en espera de envío, puedes marcar las casillas para seleccionar todas las que quieras y realizar una acción en lote. Una vez seleccionadas las entregas, utiliza el menú desplegable "Acciones" para elegir "Solicitar envío" o "Eliminar" y aplicar la opción a todas las entregas seleccionadas.
Nota: Si no todas las entregas seleccionadas están en estado "Borrador", las opciones "Solicitar envío" y "Eliminar" aparecerán en gris.
Enviar para aprobación
Una vez que se haya creado la entrega y esté en estado Borrador, puedes acelerar el proceso de la entrega enviándola para su aprobación. Al hacerlo, se omitirán los pasos "Solicitado" y "Pendiente de revisión". Para ello, haz clic en el botón desplegable azul "Añadir envío" y adjunta un archivo existente en el proyecto o sube uno nuevo desde tu ordenador.
Una vez que hayas adjuntado o subido un archivo, haz clic en el botón desplegable azul "Enviar" y selecciona "Enviar para aprobación".
Tras hacer clic en "Enviar para aprobación", introduce la "Empresa" y el "Responsable", añade "Revisores" u "Observadores" (opcional) y la fecha "Aprobar antes de", además de un "Mensaje" opcional. Además, hay una casilla que puedes marcar o no para habilitar los recordatorios por correo electrónico de los responsables. Cuando hagas clic en "Enviar", verás que el estado de la entrega es ahora "Pendiente de aprobación".
En este punto, la entrega seguirá el mismo flujo de trabajo que en la sección "Proporcionar respuesta (pendiente de aprobación)" de arriba.
Entregas en dispositivos móviles
Aunque actualmente la mayoría de las funciones de las entregas se limitan a la versión web de Fieldwire, sí se pueden ver en dispositivos Android e iOS.
Android
Abre la pestaña "Entregas" para ver las entregas que se han creado en la versión web.
Aunque la mayoría de los elementos de la entrega estarán en gris, es posible hacer clic en el enlace "Ver todo el historial" en un dispositivo móvil.
iOS
Abre la pestaña "Entregas" para ver las entregas que se han creado en la versión web.
No se podrá hacer clic en la mayoría de los elementos de la entrega, pero sí se podrá ver el enlace "Ver todo el historial" en un dispositivo móvil.
Más información
- Empieza a usar las RFIs en Fieldwire
- Suscripciones Pro y Business: Las funciones que obtienes y cómo configurarlas