Introducción
Las especificaciones son un documento contractual importante en muchos proyectos. La pestaña Especificaciones permite a los administradores de proyectos subir y organizar sus archivos de especificaciones en una sola ubicación. Cuando subas tu documento de especificaciones, nuestro sistema lo dividirá en secciones y añadirá la versión: así, tanto el equipo que trabaja en la obra como el de la oficina tendrán acceso a la documentación más actualizada.
Nota: La pestaña Especificaciones solo se añade automáticamente a los proyectos creados a partir del 26 de julio de 2022. Si quieres activar las especificaciones para toda tu cuenta y/o tus proyectos existentes antes de esta fecha, ponte en contacto con support@fieldwire.com.
Tabla de contenidos
La pestaña Especificaciones
Al igual que en muchos de los módulos de Fieldwire, puedes subir tus documentos en la pestaña Especificaciones y exportarlos. Además de esto, la funcionalidad de Especificaciones es muy similar a subir planos en la pestaña Planos. Sin embargo, el único tipo de archivo aceptado en la pestaña Especificaciones es PDF.
Los encabezados de esta pestaña ofrecen una descripción general de las especificaciones del proyecto. A continuación encontrarás una definición más específica de estos encabezados:
- # (nº): Nuestro sistema asigna el número (de forma muy similar a la forma en que busca los nombres de las hojas de plano). Luego, busca el número de especificación de 6 dígitos y el título de la especificación según el MasterFormat de CSI, ampliamente utilizado en EE. UU.
- Título: Es el título de la especificación, que se añade cuando se crea o que se puede añadir/actualizar manualmente.
- Versión actual: Corresponde a la fecha en que se subió la última versión de esa sección de especificaciones.
Subir especificaciones
Paso 1: Haz clic en el botón "+ Nueva especificación" en la parte superior izquierda de la página (o en el texto de hipervínculo "Subir una nueva especificación") para subir tus especificaciones a Fieldwire:
Paso 2: Elige el origen desde donde vas a subirlas. Puedes subir especificaciones desde tu ordenador, Dropbox, Box, Google Drive, One Note y Gmail.
Si vas a subir archivos desde tu ordenador, selecciona (o arrastra) los archivos de especificación correspondientes en la ventana de subida de archivos y selecciona "Subir":
Si subes una especificación incorrecta por error y ya has pasado por el proceso de revisión/confirmación detallado en la siguiente sección, puedes eliminar esa especificación.
Sin embargo, para hacerlo debes ser administrador del proyecto (tienes más información aquí: Introducción a los niveles de permisos de proyectos: Administradores, miembros y colaboradores). Si eres administrador de un proyecto, puedes hacer clic en los tres puntos que verás a la derecha de la especificación que quieras eliminar y hacer clic en el botón "Eliminar".
Puedes eliminar varias especificaciones a la vez seleccionando las casillas de la izquierda, haciendo clic en el menú desplegable Acciones y, por último, seleccionando "Eliminar". Tras hacer clic en Eliminar, te aparecerá una ventana emergente en Fieldwire que te pedirá que confirmes si deseas hacerlo.
Nota: Una vez eliminada una especificación, no se puede recuperar desde la pestaña Papelera (consulta "¿Qué es la pestaña Papelera?" para obtener más información) , ya que se trata de una acción permanente.
Confirmar números, títulos y la versión de las especificaciones
Una vez que se hayan subido las especificaciones, nuestro sistema las escaneará: buscará el número de especificación de 6 dígitos y el título de la especificación, que se basa en el MasterFormat de CSI, ampliamente utilizado en EE. UU. Si el nombre del archivo coincide con el formato [número de especificación] [título de la especificación], nombraremos y numeraremos automáticamente la sección sin necesidad de confirmación, además de añadir la versión.
Si el nombre del archivo no coincide con este formato, deberás confirmar manualmente los números y títulos de las secciones:
Como se muestra en la captura de pantalla anterior, puedes revisar todas las subidas de una en una haciendo clic en el botón "Revisar todas las subidas" o bien seleccionar un archivo específico que revisar haciendo clic en "Revisar", junto al archivo de especificaciones.
Al realizar la subida, nuestro sistema añadirá automáticamente la fecha de subida como la versión e identificará las diferentes secciones del documento si siguen el formato MasterFormat de CSI de 6 dígitos. Verás estas secciones al hacer clic en "Revisar"o en "Revisar todas las subidas".
Nota: Durante el proceso de subida, tus especificaciones adoptarán inmediatamente el estado "Procesamiento" (consulta la siguiente captura de pantalla). Si tus archivos permanecen en este estado de procesamiento durante más de 5 minutos, es posible que se esté realizando una copia de seguridad de nuestras colas de procesamiento. Si el procesamiento dura más de 15 minutos, ponte en contacto con support@fieldwire.com.
Solucionar conflictos de versiones
De manera similar al módulo Control de versiones de planos, si necesitas subir una versión actualizada de tu libro de especificaciones, puedes hacerlo dentro del módulo Especificaciones de Fieldwire.
Si subes nuevas especificaciones con el mismo número que una sección existente, surgirá un "Conflicto de versiones". Esto ocurre cuando el sistema intenta confirmar si el nuevo número de sección es correcto y si la nueva versión va a sustituir a la anterior.
Cuando necesites solucionar un conflicto de versiones, verás una advertencia roja en la parte superior de la página.
Para solucionar el conflicto, tendrás que confirmar el número de sección, el título y la descripción de la nueva versión o versiones para que las nuevas especificaciones se integren sobre las especificaciones anteriores.
Para empezar a aprobar tus especificaciones, haz clic en los botones "Revisar secciones" o "Resolver todos", dependiendo de si deseas revisar cada conflicto individualmente o todos a la vez:
Nota: Si haces clic en "Resolver todos", se te pedirá que confirmes si deseas realizar esta acción. Al confirmar, todos los conflictos de versiones se resolverán, sin posibilidad de revisarlos uno a uno. Una vez que confirmes, no será posible deshacer esta acción.
Si eliges "Revisar individualmente", aparecerá una nueva pantalla con las hojas nuevas y existentes y los números y títulos de especificación, etc., de cada una. Aquí puedes ver el documento de especificaciones recién actualizado para averiguar de dónde viene el conflicto.
Al hacer clic en "Añadir como versión nueva", ambos documentos se fusionarán en una sola sección de especificaciones, donde podrás saltar de una a otra versión. Si no se trata de una nueva versión, también puedes cambiar el número de la sección para que no coincida con la hoja existente y "confirmar" esto como una especificación única.
Exportar especificaciones
Una vez que tus especificaciones se hayan subido y procesado, puedes exportarlas como PDF. Para ello, haz clic en los tres puntos que hay a la derecha de la especificación y luego en "Exportar".
Nota: No es posible exportar varias especificaciones a la vez.
Extraer entregas
Además de exportar tus especificaciones, una vez que hayan terminado de subirse y procesarse podrás extraer de ellas información de las entregas (consulta El flujo de trabajo de las entregas en Fieldwire para obtener más detalles), que se transferirá a un archivo CSV.
1. Haz clic en la casilla que aparece junto a cada especificación cuya información de entrega quieras extraer. Si quieres seleccionar todas tus especificaciones, puedes marcar la casilla que aparece junto a "nº". Una vez seleccionadas las especificaciones, será posible hacer clic en el botón "Extraer entregas" (que anteriormente estaría en gris).
2. Tras hacer clic en el botón "Extraer entregas", aparecerá una ventana emergente solicitando que confirmes esa acción e indicando que el proceso puede tardar hasta una hora.
3. Cuando termine el proceso de extracción, recibirás un correo electrónico. Este correo electrónico incluirá un enlace a la hoja de cálculo descargable, además de los nombres de las secciones que hayas seleccionado que no contuvieran entregas.
4. Al hacer clic en el botón "Aquí" del hipervínculo, descargarás un archivo .csv. La hoja de cálculo descargable contendrá estas columnas: Sección, Nombre, Tipo y Descripción de especificación.
5. Si tienes acceso a la pestaña Entregas, ¡puedes importar hojas de cálculo descargables con información de entregas a la pestaña Entregas como nuevos registros de entregas!
Buscar secciones de especificaciones por número o título
Puedes buscar tus secciones de especificaciones por número (nº) o título. Para ello, solo tienes que utilizar la barra de búsqueda como se muestra en el breve vídeo que encontrarás a continuación.
Nota: Si tus especificaciones tienen espacios, guiones u otros caracteres especiales en el "nº", debes incluirlos en la búsqueda para que nuestro sistema pueda localizar tus secciones de especificaciones con precisión.
Ver especificaciones
Una vez que hayas dividido tus archivos y resuelto los conflictos de versiones, puedes acceder a las versiones actuales y anteriores de las especificaciones (al igual que haces con las hojas de plano) haciendo clic en la fecha de la esquina inferior izquierda. Deberías ver una lista de versiones anteriores de esta especificación.
Las versiones más antiguas de la especificación serán fáciles de detectar, pues llevarán una gran marca de agua roja que indicará "Versión anterior" en el centro del documento.
Anotaciones
Al abrir una especificación en la versión web, puedes ver y crear anotaciones. Utiliza la barra de herramientas superior para añadir anotaciones, formas o una firma:
Los administradores del proyecto pueden editar, comentar, eliminar y vincular anotaciones en las especificaciones que haya realizado cualquier usuario, y verán las siguientes opciones:
Los miembros del proyecto solo pueden editar y eliminar anotaciones en las especificaciones que hayan creado, pero pueden comentar y vincular anotaciones creadas por otros usuarios. Consulta la siguiente captura de pantalla para saber qué deberían ver los miembros del proyecto al hacer clic en la anotación de otro usuario:
Nota: Los colaboradores no pueden editar, comentar, vincular ni eliminar ninguna anotación.
Especificaciones en dispositivos móviles
¡Una vez que subas tus especificaciones en Fieldwire en la versión web, podrás ver y crear anotaciones en ellas desde tus dispositivos iOS y Android!
Para ver las especificaciones tanto en iOS como en Android, solo tienes que ir a la nueva pestaña Especificaciones.
Nota: No es posible subir documentos en la pestaña Especificaciones en dispositivos móviles. Será necesario realizar esta acción en la versión web.
iOS:
Una vez que estés en la pestaña Especificaciones en tu dispositivo iOS, haz clic en los tres puntos de la esquina superior derecha para añadir anotaciones.
Se abrirá una nueva página que te permitirá crear distintos tipos de anotaciones, etc. Se trata de las mismas opciones que aparecen al añadir anotaciones a un archivo en la pestaña Archivos en dispositivos móviles.
Android:
Una vez que estés en la pestaña Especificaciones en tu dispositivo Android, haz clic en el icono del lápiz de la esquina superior derecha para añadir anotaciones.
Se abrirá una nueva página que te permitirá crear distintos tipos de anotaciones, etc. Se trata de las mismas opciones que aparecen al añadir anotaciones a un archivo en la pestaña Archivos en dispositivos móviles.
Más información
Si tienes más preguntas, no dudes en ponerte en contacto con nosotros en support@fieldwire.com.
A continuación, también encontrarás algunos recursos útiles más: