Introducción
La pestaña Tareas permite administrar y hacer un seguimiento de todas las tareas del proyecto. Independientemente del tipo de trabajo realizado, siempre hay preguntas, observaciones y/o asuntos que es necesario abordar de manera visible y directa. Además de sustituir las llamadas telefónicas y los correos electrónicos, y acabar así con todo el esfuerzo que conllevan, las tareas de Fieldwire constituyen una solución multiusos para documentar lo siguiente:
- Problemas de QA/QC
- Observaciones de inspección
- Defectos o deficiencias
- Problemas de seguridad
- RFI y órdenes de cambio
- Progreso del trabajo
- Retrasos
- Diseño y coordinación previos a la construcción
- Variaciones
- Comunicación general y mensajería instantánea entre los miembros del equipo
- ¡Y más!
Tabla de contenidos
- ¿Qué es una tarea?
- Atributos de tarea personalizados
- Distribuir tareas
- Características avanzadas de tareas
¿Qué es una tarea?
Para crear una tarea directamente en un plano, basta abrir cualquier hoja individual desde la pestaña "Planos" y seleccionar el icono del pin en la barra de herramientas de anotación:
Aunque no es exactamente igual, también puedes hacerlo en nuestras aplicaciones móviles:
Una vez que crees una tarea, puedes rellenar rápidamente los campos más relevantes para tu equipo y tus flujos de trabajo. A continuación, verás un ejemplo de una tarea con todos sus atributos (parte derecha) rellenados y algunos ejemplos de mensajes y archivos adjuntos que puedes añadir en cualquier momento (parte izquierda):
Contenido de tarea
Puede que te hayas fijado en que nuestra tarea de ejemplo anterior es el seguimiento de una actividad de construcción: T-stat conflicts with shelving. A la izquierda, vemos la correspondencia (mensajes instantáneos y archivos adjuntos) entre Katie, Andrew y John, que incluye:
- Número de tarea: a cada tarea se le asigna un número. Se trata de números únicos para cada tarea y que no se pueden repetir dentro de ese proyecto en concreto. Si has eliminado una tarea, puedes recuperarla antes de que transcurra un plazo de 30 días desde la pestaña Papelera. Los números de tarea no se pueden modificar ni alterar en modo alguno.
- Título de la tarea ("T-stat conflicts with shelving" en el ejemplo): deben ser títulos prácticos, que resulten fáciles de buscar más adelante. Los títulos tienen 255 caracteres como máximo. Si aún no has introducido un título específicamente, el primer mensaje que añadas a la tarea pasará a ser el título automáticamente.
- Una tarea relacionada, que es simplemente una tarea vinculada
- Una checklist, que rastrea las iniciales y la fecha de cada elemento tachado de esa lista. (Estas checklists se pueden insertar desde plantillas, lo que puede agilizar el proceso de creación de tareas)
- Correspondencia con sello de fecha y hora, a través de la función de comentarios
- Una anotación de plano detallada (denominada Recortar plano), que se puede añadir seleccionando el botón de archivo adjunto del clip
- Un enlace a un archivo PDF
- Una foto anotada que Katie tomó con su dispositivo móvil en tiempo real
Archivos adjuntos a la tarea
Es posible añadir los siguientes elementos a las tareas con el icono del clip:
- Foto/Archivo: para subir una foto o archivo relacionado con la tarea
- Foto 360°: los usuarios con suscripciones Business o Business Plus pueden añadir fotos de 360° tomadas con una Ricoh Theta u otra cámara de 360°.
- Foto existente: la opción "Foto existente" permite adjuntar cualquier foto almacenada en la pestaña "Fotos" a la tarea.
- Archivo existente: esta opción permite asociar un archivo subido en el proyecto.
- Formulario: para adjuntar un formulario existente o crear una nueva plantilla de formulario en la tarea.
- RFI: para crear una nueva RFI o adjuntar una existente a una tarea. Si decides crear una nueva RFI, tienes la posibilidad de copiar las fotos de la tarea directamente en la RFI.
- Enlace (URL): para enlazar una página web a la tarea mediante un hipervínculo.
- Google Drive: para subir cualquier documento, hoja de cálculo o presentación a la tarea.
- Recortar plano: aquí puedes incluir una sección recortada del plano para resaltar la ubicación exacta en cuestión.
Los archivos adjuntos de tareas resultan sumamente útiles, ya que permiten a los usuarios insertar fotos de progreso, formularios y archivos pertinentes, así como planos recortados que muestran la ubicación exacta de la tarea en la hoja de plano, y todo ello dentro de la propia tarea.
Atributos de tarea
A la derecha, verás los atributos de tarea, que permiten administrar y filtrar los datos de las tareas. Estos atributos constituyen el núcleo de las capacidades de gestión de tareas de Fieldwire, al permitir mejorar la eficiencia de los proyectos para:
-
Ajustar el estado de tarea
- Puedes utilizar los estados predeterminados (en el plan básico) o los estados de tarea personalizados (si el proyecto pertenece a un plan Pro o superior)
- Categorizar tareas
- Asignar la tarea a un usuario que hayas invitado a tu proyecto
- Ajustar la ubicación de la tarea
- Ajustar la fecha de inicio y finalización para programar la tarea
- Añadir el coste
- Añadir etiquetas para seguimiento e informes
- Añadir observadores, que recibirán actualizaciones sobre la tarea
Atributos de tarea personalizados
Los atributos de tarea personalizados (CTA) permiten a los usuarios de Business y Business Plus añadir atributos para hacer un seguimiento de los datos específicos del proyecto y deshabilitar atributos innecesarios. Los usuarios pueden personalizar sus tareas para hacer un seguimiento de la información específica del proyecto, como las horas-hombre estimadas frente a las reales, el porcentaje de finalización de tareas u otros detalles.
Nota: Si tienes acceso a la API de Fieldwire y quieres acceder a los CTA a través de la API, consulta nuestra página para desarrolladores para conocer información más detallada: Atributos de tarea personalizados
Nota: Puedes clonar atributos de tarea personalizados de un proyecto a otro durante el proceso de clonación del proyecto (tienes más información aquí:¿Cómo puedo clonar proyectos?).
Los administradores del proyecto pueden crear y editar atributos de tarea personalizados en la pestaña Ajustes del proyecto. Para crear CTA, haz clic en "Gestionar atributos" en la sección "Personalización de tarea".
Desde ahí, selecciona "+ Añadir atributo personalizado" y elige el tipo de atributo ("Texto corto", "Número" o "Lista") y ponle nombre al atributo. (Ten en cuenta que los atributos deben tener nombres únicos). Por último, selecciona "Crear" para generar un nuevo atributo de tarea. Actualmente es posible crear hasta 20 atributos de tarea personalizados por proyecto como máximo.
Para añadir o eliminar atributos personalizados en las tareas, activa o desactiva los atributos tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla. Al activar y desactivar atributos, estos se añadirán o eliminarán de todas las tareas, tanto si se crearon recientemente como si ya existían. También es posible desactivar ciertos atributos predeterminados: Plano, Ubicación, Mano de obra, Coste y Etiquetas.
Además, los atributos de tipo de texto y número se pueden editar/renombrar haciendo clic en el icono del lápiz que aparece junto al nombre, tal y como se muestra en la siguiente captura de pantalla, en el cuadro junto al número "2".
Una vez actualizados los atributos de tarea, las tareas pueden mostrarse de una forma similar a esta:
Así se verá la tarea en un dispositivo móvil:
Android:
iOS:
Filtrar con CTA
Los atributos de tarea personalizados también sirven para filtrar tareas. Para ello, ve a la pestaña Tareas y haz clic en el botón "Filtrar tareas". Allí, verás que cualquier atributo de tarea personalizado que se encuentre activado se mostrará como un campo específico que podrás utilizar para filtrar tareas.
Distribuir tareas
Tienes cuatro posibilidades para distribuir una tarea: enviarla por correo electrónico directamente desde Fieldwire, enviarla por correo electrónico desde la aplicación de correo de tu dispositivo, copiar y pegar la información o exportarla como PDF. Esto resulta útil para informar a los miembros del proyecto que no estén utilizando Fieldwire:
Para compartir una tarea con usuarios externos que no utilicen Fieldwire por correo electrónico, puedes utilizar la opción "Abrir en mi correo electrónico" para generar un enlace a un informe de la tarea. Al hacerlo, la tarea se enviará por correo electrónico desde otra dirección de correo electrónico, además del correo electrónico de la cuenta de Fieldwire. El informe generado será el mismo que estará disponible al seleccionar la opción "Exportar como PDF".
Nota: Al utilizar la opción "Enviar correo electrónico", un usuario no puede enviar más de 50 correos electrónicos de tareas al día. Superado este límite, no podrás enviar otro correo electrónico de tarea hasta que no hayan transcurrido 24 horas desde que enviaras el correo electrónico número 50. La opción "Abrir en mi correo electrónico" no se ve afectada por este límite:
Generar código QR
Los códigos QR son una forma útil de ofrecer un acceso instantáneo a una tarea o listado de defectos a los usuarios que se encuentran en la obra. Para generar un código QR para una tarea específica desde la web:
- Desde Fieldwire, en un navegador web de escritorio, ve a la tarea para la que quieras generar un código QR.
- A continuación, selecciona las acciones "Compartir" en la vista de tareas
- Selecciona "Exportar código QR"
- El PDF de código QR se abrirá en una nueva ventana
Una vez generado un PDF de código QR para una tarea, puedes imprimirlo para colgarlo en la ubicación adecuada en la obra.
Generar y ver códigos QR en dispositivos móviles
Los códigos QR para tareas específicas también están disponibles para visualización y descarga desde las aplicaciones de iOS y Android. Es posible utilizar códigos QR en dispositivos móviles para compartir rápidamente la referencia a una tarea con alguien que se encuentre cerca o para descarga e impresión directamente desde un dispositivo móvil.
Para ver un código QR en un dispositivo móvil:
- Desde la aplicación Fieldwire para iOS o Android, ve a la tarea para la que quieres generar un código QR.
- Selecciona el icono "Compartir" en la parte inferior de la vista de tareas
- Selecciona "Código QR"
Una vez aquí, es posible compartir el código QR básico con alguien que se encuentre cerca para ofrecerle una referencia rápida. Si quieres descargar el código QR desde un dispositivo móvil, selecciona "Descargar como PDF" en la vista de código QR básica. Las descargas de códigos QR en PDF solo están disponibles mientras el dispositivo está conectado a través de una conexión wifi o de datos móviles. Para ver un código QR de una tarea, es necesario haber sincronizado la tarea previamente.
Una vez descargado el PDF, selecciona el icono "Compartir" en la esquina superior derecha del PDF para enviarlo o imprimirlo directamente desde tu dispositivo móvil.
Escanear códigos QR en dispositivos móviles
Es posible escanear y abrir códigos QR desde la cámara del dispositivo o desde el escáner de códigos QR de las aplicaciones móviles de Fieldwire. Para escanear un código QR desde la aplicación Fieldwire:
- Desde la lista de proyectos, la lista de tareas o la lista de planos, abre la barra de búsqueda.
- Toca el icono del escáner de códigos QR que verás a la derecha del todo de la barra de búsqueda.
- Nota: el icono del escáner de códigos QR solo se mostrará cuando no haya texto en la barra de búsqueda.
- Enfoca el código QR con el escáner de códigos QR
- Se abrirá automáticamente la tarea asociada en la aplicación para iOS o Android.
Debes tener en cuenta que existen algunas limitaciones para escanear un código QR desde el dispositivo o el escáner móvil de Fieldwire:
- Si no tienes acceso al proyecto asociado, no podrás acceder al plano asociado.
- Si no tienes instalada la aplicación Fieldwire en tu dispositivo móvil, el enlace se abrirá en el navegador móvil.
Además de las limitaciones que acabamos de mencionar, también es importante tener en cuenta estas otras:
- No es posible crear un código QR asociado directamente a una foto en la pestaña Fotos, ya que las fotos no cuentan con una URL personalizada de forma individual. Al generar un código QR para una foto, solo se abriría la pestaña de fotos de la aplicación Fieldwire.
- No es posible abrir un código QR asociado a un archivo específico en la pestaña Archivos en iOS ni en Android. En lugar del archivo designado, estas dos aplicaciones móviles abren la pestaña Archivos.
- Los enlaces a envíos y especificaciones no funcionan.
Características avanzadas de tareas
A medida que vayan ampliándose tus proyectos, puede ser interesante aprovechar nuestras funciones avanzadas para administrar grupos de tareas de manera más eficiente:
Más información
Crear tareas y administrar tareas en la web