Introducción a las Plantillas a Nivel de Cuenta – Centro de Ayuda

Resumen

Las plantillas de formularios de cuenta permiten al Propietario de la Cuenta y a los Gerentes de Cuenta estandarizar fácilmente los Formularios que sus Proyectos Fieldwire utilizarán. Los Administradores de Proyecto pueden extraer plantillas de formularios publicadas desde la Cuenta hacia los proyectos, así como 'empujar' plantillas de formularios desde el nivel del Proyecto al nivel de la Cuenta.

Suscripciones: Business o Business Plus (Pro los usuarios tienen acceso a Plantillas de Proyecto y Listas de Verificación de Cuenta)
Permisos: Propietarios y Gerentes de Cuenta, Administradores de Proyecto
Plataformas: Web

La pestaña 'Plantillas' de la Cuenta

Los Propietarios y Gerentes de Cuenta podrán acceder a la pestaña Plantillas desde el panel de control del Proyecto en la versión web de Fieldwire.

Después de seleccionar la pestaña Plantillas, puedes ver, editar y crear Plantillas de Proyecto, Listas de Verificación de Cuenta, Plantillas de Formularios de Cuenta y Listas de Cuenta si tienes una suscripción Business o Business Plus.

Si tienes una suscripción Pro, aún tendrás acceso a la pestaña Plantillas como Propietario/Gerente de Cuenta, sin embargo, solo podrás ver, editar y crear Plantillas de Proyecto y Listas de Verificación de Cuenta.

Nota: Por favor, ten en cuenta que eliminar cualquier plantilla a nivel de Cuenta es una acción permanente y no se puede deshacer.

Plantillas de Proyecto

Si tienes varios proyectos similares que necesitas crear en Fieldwire, puedes ahorrar tiempo durante el proceso de configuración del proyecto creando una Plantilla de Proyecto. Crear una Plantilla de Proyecto te permitirá aplicar los mismos ajustes que puedes designar desde una plantilla en blanco o desde un proyecto que ya hayas creado. La intención al crear plantillas de proyecto es acelerar el proceso de creación de proyectos y ahorrar tiempo valioso.

Las Plantillas de Proyecto están disponibles para suscriptores Pro, Business y Business Plus. Para comenzar a crear plantillas, necesitarás tener el rol de Propietario de Cuenta o Gerente de Cuenta.

Por favor, ten en cuenta:

Algunas funciones avanzadas dentro de las Plantillas de Proyecto siguen siendo exclusivas de los niveles Business y superiores.
Si deseas explorar esas funciones adicionales o actualizar tu plan, contacta a nuestro Equipo de Soporte en support@fieldwire.com, y te conectarán con nuestro equipo de Ventas.

Una vez que hayas verificado esta información:

Navega a la pestaña Plantillas a nivel de cuenta
Haz clic en + Nueva plantilla o + Nueva plantilla de proyecto.
Ponle un nombre a tu plantilla
Elige si quieres comenzar desde una plantilla en blanco o copiar de un proyecto existente

Para más información sobre Plantillas de Proyecto, consulta este artículo: Cómo Crear Plantillas de Proyecto

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Plantillas de Formularios de Cuenta

Los Propietarios y Gerentes de Cuenta pueden crear y gestionar Plantillas de Formularios asociadas con la cuenta. Las Plantillas de Formularios que los Administradores de Proyecto empujen desde sus proyectos al nivel de la Cuenta también aparecerán en la sección de Plantillas de Formularios de Cuenta.

Para crear una nueva Plantilla de Formulario:

Haz clic en + Nueva Plantilla
Selecciona Plantilla de formulario de cuenta
En el menú desplegable "Comenzar con...", elige si quieres empezar con una Plantilla en Blanco, una de nuestras 5 plantillas preconstruidas o subir un formulario PDF existente
Introduce un nombre para la plantilla
Activa o desactiva la opción de plantilla con fecha (para algunas plantillas preconstruidas, esta opción está activada automáticamente y no puede desactivarse)
Haz clic en Crear

Desde ahí, ¡puedes comenzar a personalizar tu plantilla de formulario!

Para obtener más información sobre cómo crear una Plantilla de Formulario Personalizada o si necesitas definiciones para las entradas del formulario, consulta este artículo: Introducción a Formularios y Plantillas Personalizadas
Si deseas aprender más sobre el uso de PDFs rellenables para formularios, revisa este artículo: Cómo Usar PDFs Rellenables en la Pestaña Formularios

Después de terminar tu plantilla de formulario, puedes hacer ediciones, despublicarla (y republicarla), renombrarla y previsualizarla haciendo clic en los tres puntos (⋮) en el lado derecho. También puedes eliminar tu plantilla de formulario, pero recuerda que esta es una acción permanente.

Al igual que en el nivel de Proyecto, deberás Despublicar el Formulario antes de editar cualquiera de las entradas. Los Administradores de Proyecto no podrán importar Formularios no publicados en los Proyectos, así que elige Publicar el formulario cuando termines las ediciones.

Nota: Cualquier edición en la plantilla de formulario a nivel de Cuenta no se propagará a los proyectos que actualmente usan ese formulario.

Nota: Publicar el formulario no lo asigna a ninguno o a todos tus proyectos, solo permite que la plantilla sea extraída desde el nivel de cuenta hacia proyectos individuales.

Empujar una plantilla de formulario del Proyecto a la Cuenta

Muchos usuarios optan por usar un proyecto plantilla, donde pueden construir plantillas de formularios que se pueden usar en múltiples proyectos; dependiendo del caso, algunos proyectos pueden requerir formularios únicos.

Por ello, esta es una gran oportunidad para utilizar las plantillas de Proyecto que se mencionaron anteriormente en este artículo.

En un proyecto, desde el creador de plantillas de formulario, un administrador de proyecto puede usar la opción 'Publicar en cuenta':

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Una vez que la plantilla de formulario ha sido publicada en la cuenta, recomendamos volver al panel del proyecto y hacer clic en "Plantillas" para verificar que tu formulario está allí. Ten en cuenta que este paso solo puede ser completado por un Gerente de Cuenta; también será necesario que el Gerente de Cuenta marque la plantilla de formulario como "Publicada" antes de extraer la plantilla a un proyecto.

Los Propietarios o Gerentes de Cuenta podrán editar la plantilla de formulario desde el nivel de cuenta.

Nota: Cualquier edición a la plantilla de formulario desde el nivel de cuenta no se reflejará en el nivel de proyecto.

Si deseas compartir plantillas de formulario entre cuentas, los Administradores de Proyecto pueden publicar plantillas individuales de formulario desde el proyecto de otro usuario a su cuenta desde la pantalla del creador de plantillas de formulario a nivel de proyecto.

Plantillas de formulario predeterminadas

Puedes agregar cualquiera de las cinco plantillas de formulario predeterminadas en cualquier momento, independientemente de si están o no en tus Plantillas de Formularios de Cuenta, siguiendo este flujo de trabajo:

Haz clic en el botón azul "+Nuevo formulario"
Pasa el cursor sobre "+Nueva plantilla"
Haz clic en "Crear nueva"
Selecciona una de las cinco plantillas de formulario predeterminadas en el menú desplegable "Comenzar con..."
(Opcional) Actualiza el nombre de la plantilla
(Opcional) Activa o desactiva si quieres que sea una "Plantilla con fecha"
Haz clic en "Crear"

Si deseas tener plantillas de formulario personalizadas previamente creadas en tus proyectos, deberás clonar el proyecto (Cómo Crear Plantillas de Proyecto y Clonar Proyectos) o importar esas plantillas de formulario personalizadas desde la cuenta.

Publicar una plantilla de formulario desde la Cuenta a un Proyecto

Cualquier administrador de proyecto puede importar plantillas de formulario publicadas a nivel de cuenta a un proyecto en cualquier momento.

Ve a la pestaña Formularios en un proyecto
Selecciona Gestionar plantillas
Pasa el cursor sobre +Nueva plantilla
Elige la opción de Importar desde Cuenta
Selecciona las plantillas de formulario de cuenta deseadas
Haz clic en Importar plantilla(s):

Cualquier plantilla de formulario de cuenta publicada será seleccionable.

Una vez que una plantilla ha sido importada a un proyecto, los administradores del proyecto tienen la opción de personalizar aún más la plantilla de formulario para satisfacer las necesidades específicas de su proyecto.

Nota:

Cualquier edición realizada a la plantilla de formulario dentro de un proyecto no afectará la Plantilla de Formulario original de la Cuenta.
De manera similar, cualquier edición realizada a una plantilla de formulario de cuenta no se propagará a la plantilla de formulario del proyecto que fue importada desde esa plantilla de cuenta. Esto es para asegurar una mínima interrupción en proyectos activos.

Resolución de problemas

Si no ves las Plantillas de Formulario en tus Proyectos, es posible que necesites verificar varios ajustes:

el estado de la Plantilla de Formulario de Cuenta en la página principal de la Cuenta:
- Para que la Plantilla de Formularios sea extraída del Proyecto desde la Cuenta, el estado de la Plantilla debe cambiar de "No publicada" a "Publicada".
la región de datos donde se almacenan el proyecto y la plantilla:
- Un proyecto de una región solo puede importar una plantilla de formulario a nivel de cuenta de la misma región.
- Para más información, consulta este artículo: Regionalización de Datos
el propietario de la cuenta del proyecto.
- Solo podrás ver Plantillas de Formularios de Cuenta de tu Cuenta si el Proyecto también es propiedad de tu Cuenta.
- En otras palabras, si el proyecto es propiedad de una Cuenta diferente, cuando intentes extraer Plantillas de Formularios de Cuenta a ese proyecto, verás las Plantillas de Formularios de Cuenta creadas por esa otra Cuenta.
- Además, verás el mensaje resaltado en la captura de pantalla a continuación.

Cómo compartir plantillas de proyecto entre cuentas

Para compartir plantillas de proyecto entre cuentas, sigue estos pasos:

Comienza con un proyecto que ya contenga las plantillas deseadas que te gustaría tener a nivel de cuenta. Lo llamaremos "proyecto fuente".
- Si eres un Gerente de Cuenta y Administrador en el proyecto de otra cuenta, podrás crear una plantilla de proyecto desde su proyecto y copiar todo.
Una vez que hayas identificado el proyecto fuente, simplemente navega a la pestaña Plantillas y usa la función “Copiar proyecto” para convertir el proyecto en una Plantilla de Proyecto.
Esta plantilla incluirá las plantillas de formulario, listas de verificación y otros ajustes de proyecto que deseas replicar.
- Nota: Al crear una plantilla desde un proyecto existente, marca las casillas para Plantillas de Formularios y Listas de Verificación para incluirlas. Ten en cuenta que esto puede crear duplicados si ya existen plantillas en la cuenta destino.
Una vez que la plantilla de proyecto exista en tu cuenta, podrás crear nuevos proyectos a partir de ella.

Paso 2:

Listas de Cuenta

Las listas de cuenta pueden usarse como menús desplegables en tus plantillas de formularios de cuenta. Al importar una plantilla de formulario de cuenta a un Proyecto, las listas referenciadas también se importarán; usa Listas Personalizadas cuando quieras que los usuarios elijan elementos de un conjunto discreto de opciones. Esto es especialmente útil para inspecciones y el proceso de lista de pendientes.

Crear una Lista Personalizada a Nivel de Cuenta es similar a crear una Lista Personalizada en un Proyecto. Para crear una Lista Personalizada, elige "+Agregar Lista Personalizada":

¡Por favor visita "¿Qué son las Listas Personalizadas?" para más información sobre esta función!

Para renombrar una Lista Personalizada, selecciona el icono de lápiz. Para eliminar una Lista Personalizada, selecciona la opción de papelera:

Nota: Si la Lista Personalizada se usa en alguna plantilla de formulario a nivel de cuenta, la Lista Personalizada deberá ser removida de esa plantilla antes de su eliminación.

Listas de Verificación de Cuenta

Al igual que con las Plantillas de Formularios de Cuenta y Listas de Cuenta, las listas de verificación a nivel de cuenta también permiten al Propietario y Gerentes de Cuenta estandarizar fácilmente sus listas de verificación en sus Proyectos Fieldwire. Puedes tener hasta 1000 listas de verificación a nivel de cuenta. Los Administradores de Proyecto pueden extraer listas de verificación desde la Cuenta hacia los proyectos. Como las listas de verificación a nivel de cuenta tienen que ver con tareas, por favor revisa estos artículos para más información:

Preguntas Frecuentes

¿Quién tiene acceso a las plantillas de formularios de cuenta?

Las plantillas de formularios de cuenta están disponibles en los planes Business y Premier.
El propietario y los gerentes de cuenta tienen acceso a la pestaña Plantillas y pueden ajustar el contenido de las plantillas de formularios de cuenta. Los administradores de proyecto pueden importar plantillas de formularios de cuenta a los proyectos y pueden importar plantillas de formularios de proyecto a la cuenta.

¿Puedo usar dispositivos móviles para acceder o editar plantillas de formularios de cuenta?

Esta función está disponible actualmente solo a través de la aplicación web de Fieldwire.

¿Por qué no puedo ver la plantilla que quiero importar a mi proyecto?

Si no ves las Plantillas deseadas, es posible que necesites verificar varios ajustes:

la región de datos donde se almacenan el proyecto y la plantilla:
- Un proyecto de una región solo puede importar una plantilla a nivel de cuenta de la misma región.
- Para más información, consulta este artículo: Regionalización de Datos.
el propietario de la cuenta del proyecto:
- Solo podrás ver Plantillas de Cuenta de la Cuenta que posee el proyecto.

Más Información

Plantillas de Formularios de Cuenta