Introducción
Las plantillas de formularios de cuenta permiten al propietario de cuenta y a los managers de cuenta estandarizar fácilmente los formularios que se utilizarán en sus proyectos de Fieldwire. Los administradores de proyectos pueden incorporar formularios de cuentas a proyectos. Además, pueden "enviar" plantillas de formularios desde el nivel de proyecto hasta el nivel de cuenta.
- Suscripciones: Business o Business Plus
- Permisos: Propietarios y managers de cuenta, Administradores de proyectos
- Plataformas: Web
Tabla de contenidos
- La pestaña "Plantillas" de cuenta
- Formularios de cuenta
- Listas de cuentas
- Checklists de cuentas
- Enviar una plantilla de formulario del proyecto a la cuenta
- Plantillas de formulario predeterminadas
- Publicar una plantilla de formulario desde la cuenta a un proyecto
- ¿Cómo compartir plantillas de formulario entre cuentas?
- Preguntas frecuentes
La pestaña "Plantillas" de cuenta
En la versión web de Fieldwire, los propietarios y managers de cuenta pueden acceder a la pestaña "Plantillas" desde el panel de control del proyecto:
Al seleccionar la pestaña "Plantillas", es posible ver, editar y crear formularios de cuenta y listas de cuentas:
Las cinco plantillas de formularios predeterminadas ya no aparecen automáticamente en cada nuevo proyecto. Si vas a crear una nueva cuenta Business con Fieldwire, estas plantillas de formulario predeterminadas te aparecerán automáticamente en la pestaña "Plantillas" del panel de control del proyecto. Si ya has creado una cuenta Business de Fieldwire, esto no afectará a ninguno de los proyectos que hayas creado anteriormente. Ahora solo verás estos cambios en los proyectos recién creados.
Formularios de cuenta
Los propietarios y managers de cuenta pueden crear y administrar plantillas de formularios asociadas a la cuenta. Los formularios que los administradores de proyectos importen desde Proyectos también aparecerán en la sección Formularios de cuenta.
Para crear un nuevo formulario, selecciona la opción "+ Nueva plantilla": se abrirá el Generador de formularios personalizados. Aquí puedes crear un nuevo formulario:
Si buscas más información sobre cómo crear un formulario personalizado o definiciones de las entradas de formularios, consulta este artículo: ¿Qué son los formularios personalizados?
Si quieres configurar el nombre del formulario, selecciona el icono del lápiz. Si ya no necesitas el formulario y quieres eliminarlo, selecciona el icono de la papelera:
Si quieres configurar una plantilla de formulario en concreto, selecciona el nombre de ese formulario para abrir el generador de plantillas:
Al igual que en el nivel de proyecto, si quieres editar una entrada, primero tendrás que seleccionar "Deshacer publicación" para que el formulario deje de estar publicado. Como los administradores de proyectos no pueden importar formularios no publicados a proyectos, una vez hechas las modificaciones será necesario seleccionar "Publicar":
Nota: Las modificaciones realizadas en la plantilla de formulario en el nivel de cuenta no se enviarán a ningún proyecto que utilice el formulario actualmente.
Nota: Al publicar el formulario, no se publicará la plantilla en ninguno de tus proyectos, sino que solo se habilitará la opción de incorporarla a proyectos concretos desde el nivel de cuenta.
Listas de cuentas
Las listas de cuentas se pueden utilizar como menús desplegables en las plantillas de formularios de cuenta. Al importar una plantilla de formulario de cuenta a un proyecto, también se importarán las listas a las que se haga referencia. Utiliza Listas personalizadas cuando quieras que los usuarios seleccionen elementos de un conjunto diferenciado de opciones. Esto es especialmente útil para las inspecciones y el proceso del listado de defectos.
El proceso para crear una lista personalizada en el nivel de cuenta es similar al de una lista personalizada en un proyecto. Para crear una lista personalizada, selecciona "+Añadir lista personalizada":
En este artículo de ayuda encontrarás más información sobre la creación de listas personalizadas: ¿Qué son las listas personalizadas?
Para cambiar el nombre de una lista personalizada, selecciona el icono del lápiz. Para eliminar una lista personalizada, selecciona la opción de papelera:
Nota: Para poder eliminar una lista personalizada que se esté utilizando en alguna plantilla de formulario de nivel de cuenta, primero será necesario eliminarla de esa plantilla de formulario de nivel de cuenta.
Checklists de cuentas
Al igual que sucede con las plantillas de formularios de cuenta y las listas de cuentas, las checklists de nivel de cuenta también permiten al propietario de cuenta y a los managers de cuenta estandarizar fácilmente sus checklists en todos sus proyectos de Fieldwire. Los administradores de proyectos pueden incorporar checklists de la cuenta a proyectos. Como las checklists de nivel de cuenta están relacionadas con las tareas, echa un vistazo a estos artículos si necesitas más información:
Enviar una plantilla de formulario del proyecto a la cuenta
Muchos usuarios deciden utilizar un proyecto de plantilla, donde pueden crear plantillas de formulario que se pueden utilizar en varios proyectos. En ciertos casos de uso, algunos proyectos pueden requerir formularios únicos.
En lugar de tener que clonar proyectos con decenas de plantillas, o de crear las mismas plantillas de formularios desde cero, ahora puedes enviar fácilmente cualquier plantilla de formulario de tus proyectos a tu cuenta.
En un proyecto, desde el generador de plantillas de formularios, un administrador del proyecto puede utilizar la opción "Publicar en la cuenta":
Una vez que la plantilla de formulario se haya publicado en la cuenta, te recomendamos volver al panel de control del proyecto y hacer clic en "Plantillas" para comprobar si tu formulario está ahí.
Los propietarios o managers de cuenta podrán editar la plantilla de formulario desde el nivel de cuenta.
Nota: Las modificaciones que se realicen en la plantilla de formulario desde el nivel de cuenta no se verán reflejadas en el nivel de proyecto.
Plantillas de formulario predeterminadas
Siempre que quieras, puedes añadir cualquiera de las cinco plantillas de formulario predeterminadas que existen, sin importar si se encuentran o no en tus Plantillas de formularios de cuenta. Para ello, sigue estos pasos:
- Haz clic en el botón azul "+Nuevo formulario"
- Pasa el cursor sobre "+Nueva plantilla"
- Haz clic en "Crear nueva"
- Selecciona una de las cinco plantillas de formulario predeterminadas del menú desplegable "Comenzar con..."
- (Opcional) Actualiza el nombre de la plantilla
- (Opcional) Indica si quieres o no que sea una "Plantilla fechada" activando o desactivando la opción
- Haz clic en "Crear"
Si quieres tener plantillas de formularios personalizadas ya creadas en tus proyectos, tendrás que clonar un proyecto existente o importar esas plantillas de formularios personalizadas desde la cuenta.
Publicar una plantilla de formulario desde la cuenta a un proyecto
Cualquier administrador de proyecto puede importar plantillas de formularios de nivel de cuenta publicadas a un proyecto en cualquier momento.
Si no ves plantillas de formularios en tus proyectos, es posible que tengas que comprobar el estado de tu plantilla de formulario de cuenta en la página de inicio de la cuenta. Para que la plantilla de formulario se incorpore al proyecto desde la cuenta, es necesario cambiar el estado de la plantilla de "No publicado" a "Publicado".
Nota: Solo podrás ver las plantillas de formularios de cuenta de tu cuenta si también eres el propietario del proyecto. Es decir, si el proyecto es propiedad de otra cuenta, cuando intentes incorporar plantillas de formularios de cuenta a ese proyecto, verás las que haya creado esa otra cuenta. Además, verás el mensaje resaltado en la captura de pantalla de abajo.
En la pestaña "Formularios" de un proyecto, selecciona "Administrar plantillas", pon el cursor sobre "+Nueva plantilla" y elige la opción "Importar de la cuenta". Podrás seleccionar cualquier plantilla de formulario de cuenta publicada: selecciona las que quieras y elige "Importar plantilla(s)":
Una vez que se ha importado una plantilla a un proyecto, los administradores del proyecto pueden seguir personalizando la plantilla de formulario para que se ajuste a las necesidades específicas de su proyecto. Las modificaciones realizadas en la plantilla de formulario dentro de un proyecto no afectarán a la plantilla de formulario de cuenta original.
Del mismo modo, las modificaciones realizadas en una plantilla de formulario de cuenta no se propagarán a la plantilla de formulario de proyecto que se importó desde esa plantilla de formulario de cuenta. Esto es así para causar el menor trastorno posible en los proyectos activos.
¿Cómo compartir plantillas de formulario entre cuentas?
Como explicamos en la sección anterior, si estás en un proyecto que es propiedad de otro usuario, no podrás enviar a ese proyecto ninguna plantilla de formulario de cuenta que poseas. Ahora bien, si sigues los pasos que indicamos a continuación, podrás compartir cualquier plantilla de formulario de cuenta entre varias cuentas.
Para compartir plantillas de formulario entre varias cuentas, deberás crear un proyecto que tenga las plantillas de formulario que quieras compartir. Hecho esto, puedes invitar al propietario o manager de cuenta de la otra cuenta, que podrá clonar el proyecto con las plantillas de formulario y, a continuación, enviarlas del proyecto clonado a sus plantillas de formularios de cuenta.
Consulta los siguientes pasos para saber cómo hacerlo. Para ello, veremos dos ejemplos: la cuenta A, propietaria de las plantillas de formulario, y la cuenta B, que desea utilizar las plantillas de formulario.
1. La cuenta A importará todas las plantillas de formulario que desea compartir con la cuenta B a un proyecto:
Nota: Otra posibilidad es que la cuenta A también cree un proyecto de "Plantilla" con todas las plantillas de formulario que le gustaría compartir con cualquier otra cuenta.
2. La cuenta A invita a la cuenta B al proyecto como administrador con las plantillas de formularios.
3. La cuenta B crea un nuevo proyecto y clona las plantillas de formularios del proyecto al que la invitó la cuenta A. Para clonar las plantillas de formulario, asegúrate de que esté marcada la casilla "Copiar plantillas de formulario". Consulta este artículo para obtener más información sobre cómo clonar proyectos:
4. A continuación, la cuenta B puede publicar en la pestaña Plantillas de formularios de cuentas las plantillas de formularios del proyecto que clonó:
5. Luego, la cuenta B publicará los formularios desde la pestaña "Plantillas" y ya podrá importar los formularios de la cuenta A en cualquier proyecto que pertenezca a la cuenta B:
Preguntas frecuentes
¿Quiénes tienen acceso a las plantillas de formularios de cuenta?
Las plantillas de formularios de cuenta están disponibles en los planes Business y Premier.
El propietario y los managers de cuenta tienen acceso a la pestaña "Plantillas" y pueden configurar el contenido de las plantillas de formularios de cuenta. Los administradores de proyectos pueden importar plantillas de formularios de cuentas en proyectos e importar plantillas de formularios de proyectos a la cuenta.
¿En qué dispositivos están disponibles las plantillas de formularios de cuenta?
Esta función está disponible a través de la aplicación web de Fieldwire.
Más información
Echa un vistazo a estos artículos para obtener más información sobre los formularios personalizados y las plantillas de formularios predeterminadas que ofrece Fieldwire:
- Vídeo sobre plantillas de formularios de cuentas
- ¿Qué son los formularios personalizados?
- La pestaña Formularios
- ¿Qué son las listas personalizadas?
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