Introduction
Les utilisateurs de Fieldwire disposant d’un abonnement Business ou Business Plus ont la possibilité de configurer une synchronisation bidirectionnelle entre leurs projets Fieldwire et leurs comptes Box, Dropbox et/ou OneDrive. Ce type de synchronisation permet à Fieldwire de téléverser automatiquement des plans individuels ou des ensembles complets de plans et de fichiers dans votre compte Fieldwire dès que vous ajoutez ces fichiers à Box, Dropbox ou OneDrive. De plus, toute modification apportée à ces dossiers dans Fieldwire mettra automatiquement à jour les fichiers correspondants dans Box, Dropbox ou OneDrive.
Configurer une synchronisation bidirectionnelle revient essentiellement à créer deux ensembles "miroirs" de fichiers de projet : un dans Fieldwire, et un autre dans votre plateforme de stockage cloud;
À noter toutefois :
Vous devez choisir soit Fieldwire, soit votre compte Box/Dropbox/OneDrive comme emplacement par défaut pour les futurs téléversements (plutôt que de téléverser dans les deux). Cela permet d’éviter les conflits ; en cas de conflit, la logique du système considère Fieldwire comme la source de référence.
Les Formulaires, Photos et Plans de récolement ne se synchronisent que dans un seul sens (de Fieldwire vers Box, Dropbox ou OneDrive).
Les Fichiers et Plans se synchronisent dans les deux sens.
La synchronisation bidirectionnelle connecte vos plateformes de stockage cloud à des projets Fieldwire individuels, et non à l’ensemble de votre compte Fieldwire.
Cela signifie que vous pouvez connecter un compte Box à un projet, et un autre compte Box, Dropbox ou OneDrive à un autre projet au sein du même compte Fieldwire.
Vous pouvez également choisir de connecter le même compte Box, Dropbox ou OneDrive à tous vos projets, mais il faudra alors configurer la synchronisation manuellement dans chaque projet (en suivant les étapes décrites ci-dessous).
Table des matières
- À quoi cela ressemble-t-il dans Box, Dropbox ou OneDrive ?
- Avant de commencer
- Comment configurer la synchronisation bidirectionnelle dans un projet
- Vérifier la connexion
- Plans et fichiers : synchronisation bidirectionnelle
- Synchronisation bidirectionnelle et l’onglet Corbeille
- Gestion des versions
- Photos,Formulaires & Plans de récolement : synchronisation à sens unique
- Comment déconnecter la synchronisation
- Vidéo tutorielle
🔍 À quoi cela ressemble-t-il dans Box, Dropbox ou OneDrive ?
Lors de la première configuration de la synchronisation bidirectionnelle dans un projet, un dossier « Fieldwire » est automatiquement créé dans Box, Dropbox ou OneDrive.
Par la suite, chaque projet que vous connectez à Box, Dropbox ou OneDrive créera automatiquement un dossier de projet distinct à l’intérieur du dossier « Fieldwire ».
Dans chaque dossier de projet, vous trouverez des sous-dossiers dédiés pour :
Plans
Fichiers
Photos
Plans de récolement
Formulaires
Remarque : pour OneDrive, le dossier « Formulaires » s'appelle en réalité « Formulaires de projet », car « Formulaires » est un nom protégé pour les dossiers dans SharePoint.
Configuration de la synchronisation bidirectionnelle
Pour activer la synchronisation bidirectionnelle, cliquez sur le bouton '+ Nouveau Plan' depuis l'onglet 'Plans' et choisissez Dropbox, Box ou OneDrive. Connectez-vous ensuite à votre compte Dropbox, Box ou OneDrive. Un témoin apparaitra alors dans l'onglet "Plans" signalant que la connexion a bien été établie.
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À faire :
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Ne pas faire :
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Pour les connexions à Box :
La connexion Fieldwire <-> Box nécessite la possibilité de créer des dossiers de premier niveau dans votre compte Box. Si le paramètre Restreindre la création de contenu est activé, seuls les administrateurs peuvent créer des dossiers de premier niveau, ce qui peut empêcher l'intégration de se connecter ou de se synchroniser.
Pour résoudre ce problème, un administrateur Box doit se rendre dans Console d'administration → Paramètres d'entreprise → Contenu et partage et s'assurer que l'utilisateur est autorisé à créer des dossiers de premier niveau, au moins pendant la configuration.
Si votre organisation a activé le paramètre Restreindre la création de contenu, ces outils peuvent ne pas être en mesure de terminer la configuration ou de maintenir la synchronisation bidirectionnelle.
Comment configurer la synchronisation bidirectionnelle dans un projet
Pour configurer une synchronisation bidirectionnelle entre l’un de vos projets Fieldwire et un compte Box, Dropbox ou OneDrive, veuillez suivre les étapes suivantes :
Étape 1 :
Cliquez sur '+ Nouveau plan' :
Étape 2 :
Sélectionnez Dropbox, Box ou OneDrive
Un nouvel onglet s’ouvrira, dans lequel il vous sera demandé de saisir vos identifiants de connexion pour la plateforme de stockage cloud que vous avez sélectionnée. Saisissez les identifiants correspondants au compte Box, Dropbox ou OneDrive que vous souhaitez connecter à Fieldwire.
La connexion sera réussie si vous voyez apparaître un nouveau bouton Box, Dropbox ou OneDrive en haut de la page Plans :
Note : Si vous utilisez OneDrive pour la synchronisation bidirectionnelle, veuillez vous assurer que le compte que vous connectez dispose d’une licence OneDrive valide incluse dans votre abonnement Microsoft 365. Vous pouvez consulter cet article de Microsoft pour connaître vos options.
Vous pouvez également utiliser le centre d’aide Microsoft pour apprendre à attribuer ou supprimer des licences aux utilisateurs dans le cadre d’un abonnement entreprise ou d’un plan d’entreprise.
Note : Fieldwire ne stocke pas les identifiants du compte, tels que l’adresse e-mail ou le mot de passe, lors de la création d’une connexion entre une source de synchronisation bidirectionnelle.
La connexion est établie à l’aide d’un jeton (token), pour des raisons de sécurité.
Vérifier la connexion
Le bouton Dropbox (ou Box, ou OneDrive) indique que la synchronisation a été configurée avec succès.
Cliquez sur ce bouton pour afficher les informations suivantes :
Le compte Dropbox, Box ou OneDrive connecté
Le compte Fieldwire ayant configuré la synchronisation bidirectionnelle
La date et l’heure du dernier échange de données (« push & pull ») entre le programme de stockage synchronisé et votre compte Fieldwire
Le compte Dropbox (ou Box, ou OneDrive) correspond à l’adresse e-mail du compte de stockage connecté.
Le compte Fieldwire correspond à l’adresse e-mail de l’utilisateur ayant établi la connexion entre Fieldwire et la source de synchronisation bidirectionnelle.
Le champ Token indique si la synchronisation est valide ou non. Cela permet de savoir si le contenu est bien synchronisé entre Fieldwire et Box, Dropbox ou OneDrive (dans un sens comme dans l’autre).
La dernière “pull” correspond au moment où des informations ont été mises à jour dans Fieldwire, puis “tirées” vers Box, Dropbox ou OneDrive pour mettre à jour les fichiers correspondants.
La dernière “push” correspond au moment où des informations ont été mises à jour dans Box, Dropbox ou OneDrive, puis “poussées” vers Fieldwire pour mettre à jour les fichiers correspondants.
Veuillez noter que les synchronisations les plus récentes (push & pull) concernent n’importe quel projet récemment synchronisé, et non nécessairement le projet que vous êtes en train de consulter.
Il est donc possible que ce projet soit toujours en attente dans la file et n’ait pas encore été synchronisé.
💡 Astuce : Pour forcer une mise à jour immédiate (synchronisation) sur un projet en particulier, ajoutez rapidement une annotation sur un plan. Cela déclenchera automatiquement une “pull” depuis Fieldwire vers Box, Dropbox ou OneDrive.
Plans et fichiers : synchronisation bidirectionnelle
Lorsque vous ajoutez de nouvelles feuilles de plans dans le dossier Plans du projet dans Box, Dropbox ou OneDrive, elles seront automatiquement envoyées vers Fieldwire (push).
De même, si vous importez des plans dans Fieldwire, ils seront tirés vers le dossier Plans de la plateforme de stockage cloud connectée (pull).
Le même principe s’applique au dossier Files : si vous ajoutez du contenu dans le dossier Files de Box, Dropbox ou OneDrive, il sera envoyé vers Fieldwire, et inversement.
Étant donné qu’il s’agit d’une synchronisation bidirectionnelle, toute modification de nom ou suppression de plan dans l’un des programmes sera automatiquement répercutée dans l’autre. Cela est également valable pour les fichiers.
Si vous souhaitez importer des plans via votre plateforme de stockage cloud :
Importez des fichiers en une seule page (évitez les fichiers multipages).
Assurez-vous que le nom du plan de la nouvelle version correspond exactement à celui de la version existante.
Sélectionnez l’option « Remplacer » le fichier.
Quelques remarques :
La taille maximale des fichiers dans le dossier Plans est de 1 Go.
La taille maximale des fichiers dans le dossier Files est de 200 Mo.
Il est conseillé d’attendre que la synchronisation soit entièrement configurée avant d’importer des plans, afin de garantir un bon contrôle des versions.
Si vous devez importer des plans multipages, faites-le directement via Fieldwire. Fieldwire se chargera alors de séparer automatiquement les pages et de les nommer correctement.
→ Consultez l’article « Comment les plans sont-ils nommés dans Fieldwire ? » pour plus d’informations.En règle générale, il est préférable de choisir une seule méthode d’importation et de s’y tenir une fois la synchronisation bidirectionnelle mise en place.
→ Par exemple, si vous importez des plans via Fieldwire, continuez à les importer de cette façon.
Sous-dossiers dans le dossier Files :
Vous pouvez créer un nombre illimité de sous-dossiers dans le dossier Files de votre compte Box, Dropbox ou OneDrive connecté. Ces sous-dossiers seront automatiquement recréés dans Fieldwire.
Important : chaque sous-dossier doit avoir un nom unique.
Exemple :files/mon-dossier/mon-sous-dossierfiles/mon-dossier/mon-sous-dossier
Les plans et fichiers stockés dans les dossiers « Tous les plans » ou « Tous les fichiers » dans Fieldwire apparaîtront comme des fichiers isolés (loose files) dans la plateforme de stockage cloud de votre choix.
Pour mieux les organiser, créez un dossier dans Fieldwire ou dans votre plateforme de stockage cloud, puis déplacez les fichiers isolés dans ce dossier.
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Fichiers stockés dans « Tous les fichiers » dans Fieldwire : |
Comment les fichiers apparaissent dans le stockage cloud (OneDrive) |
Synchronisation bidirectionnelle et l’onglet Corbeille
Lorsque vous supprimez des plans ou des fichiers dans Fieldwire, il est toujours conseillé de bien vérifier que vous souhaitez vraiment supprimer ces éléments.
Cela dit, si vous supprimez accidentellement des plans ou fichiers, ils peuvent être restaurés temporairement depuis l’onglet Corbeille dans Fieldwire. Cela fonctionne aussi bien si la suppression a été faite dans Fieldwire, que si elle a été faite depuis votre plateforme de stockage cloud.
Cependant, pour restaurer ces éléments dans votre projet, il est recommandé de ne restaurer les plans/fichiers qu’à partir de la corbeille Fieldwire, car des problèmes peuvent survenir en essayant de les restaurer depuis Box, Dropbox ou OneDrive.
De plus, après suppression, vous disposez de 30 jours pour restaurer ces informations dans votre projet Fieldwire. Même si ces fichiers restent dans la corbeille de votre plateforme cloud, ils ne peuvent être récupérés dans Fieldwire que pendant cette période de 30 jours. Passé ce délai, vous devrez réimporter le plan ou fichier comme s’il était nouveau.
Contrôle des versions
La consultation des anciennes versions des plans dans Fieldwire est conçue pour être simple.
Une liste de toutes les anciennes versions du plan est disponible dans le menu en bas à droite sur la version web, et dans le menu en bas à gauche sur la version mobile.
Remarque : Dans les paramètres du projet, vous pouvez spécifier le nombre de versions à rendre disponibles sur les appareils mobiles afin d’optimiser l’espace de stockage.
L’article suivant couvre tout ce qu’il faut savoir sur la synchronisation sélective et ce que cela implique.
Mais lorsqu’un problème de synchronisation survient, il peut être nécessaire de rechercher les anciennes versions directement sur le programme avec lequel vous synchronisez. Voici comment retrouver vos anciennes versions sur Dropbox, Box et OneDrive :
Dropbox :
Trouvez le plan dont vous souhaitez consulter les versions.
Cliquez sur les trois points (ellipsis) à droite, puis sélectionnez « Historique des versions ».
À partir de là, vous pouvez voir :
la date de téléchargement du plan,
quelle est la version actuelle,
qui a téléchargé ou modifié cette version récente.
Pour les versions plus anciennes, vous avez la possibilité de :
4) restaurer le plan.
Si vous voyez un texte comme :
5) cela signifie que toutes les versions situées en dessous de ce texte ont été supprimées.
Cela indique que seules deux versions de la feuille de plan AR-2F02 sont actuellement stockées dans Fieldwire.
Box:
Vous verrez la version la plus récente directement dans votre dossier.
Pour consulter les versions précédentes, ouvrez le plan, cliquez sur les trois points (ellipsis), puis sélectionnez « Historique des versions :
OneDrive:
Ouvrez votre plan et sélectionnez « Historique des versions » en haut de la page.
Une fenêtre s’ouvrira et affichera toutes les versions précédemment ajoutées.
En cliquant sur les trois points (ellipsis) à côté des versions plus anciennes, vous aurez la possibilité de restaurer une version antérieure.
Vous pouvez consulter l’historique des versions de vos plans en sélectionnant l’option « Historique des versions » dans votre système de stockage cloud.
- Historique des versions dans Box
- Historique des versions dans Dropbox
- Historique des versions dans OneDrive
La structure du dossier « Fieldwire » dans Box, Dropbox et OneDrive
Si vous allez dans votre arborescence de fichiers Dropbox, Box ou OneDrive, vous verrez un nouveau dossier 'Fieldwire'. Tous les fichiers synchronisés vers et depuis votre projet seront stockés dans ce dossier.
Structure du dossier 'Fieldwire' dans Dropbox
Remarques :
- A chaque fois que vous connectez un nouveau projet à Dropbox / Box / OneDrive, un nouveau dossier est créé dans Dropbox / Box / OneDrive. Chaque dossier de projet contient quatre sous-dossiers : 'Files' (Fichiers), 'As-Built' (Plans avec annotations), Photos, Plans et Formulaires. Vous pouvez créer un niveau de dossiers supplémentaire dans les dossiers 'Plans' et 'Files' uniquement. Les dossiers ainsi créés apparaitront dans Fieldwire et vice-versa si vous ajoutez ces dossiers depuis l'application Fieldwire.
- Le dossier 'As-built' regroupe les plans PDF annotées dans Fieldwire tandis que le dossier 'Plans' regroupe les plans PDF d'origine (sans annotations).
- Si vous renommez le dossier de projet, cela changera également le nom du projet dans Fieldwire.
- Veillez à ne pas renommer ou déplacer le dossier racine 'Fieldwire'. Vous risquez alors de compromettre la synchronisation entre Fieldwire et Dropbox / Box / OneDrive.
Structure des dossiers de Fieldwire dans Dropbox / Box / OneDrive
Plans et fichiers : synchronisation bidirectionnelle
Lorsque vous ajoutez de nouveaux jeux de plans (de préférence des fichiers PDF à un seule page plutôt que multi-pages) depuis le dossier 'Plans' du projet dans Box, Dropbox ou OneDrive, ils se synchronisent automatiquement vers Fieldwire. Si vous les ajoutez depuis Fieldwire, ils apparaîtront aussi dans le dossier 'Plans' de votre plateforme de stockage cloud.
Remarque :
- Comme il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle, toute modification de nom ou suppression de plan sur un programme se reflète dans l'autre programme, soyez donc prudent avant de le faire. Il en va de même pour le dossier "Fichiers" du projet dans Box, Dropbox ou OneDrive.
- Il n'est pas possible de mettre à jour un plan (i.e. ajouter un nouvel indice B) depuis l'application Box / Dropbox / OneDrive.
Nota : La taille maximale du contenu que vous pouvez importer dans Fieldwire est 1Go pour des plans et 200mo pour des fichiers.
Si vous souhaitez télécharger des PDF multipage dans votre projet Fieldwire, nous vous conseillons de le faire depuis notre plateforme et non pas sur les applications Box, Dropbox ou OneDrive. Cela permettra à notre logiciel de nommer automatiquement vos plans. Lire cet article pour en savoir plus.
Vous ne pouvez pas créer des sous-dossiers dans vos projets Fieldwire. Si vous créez un sous-dossier dans Box, Dropbox ou OneDrive ce dossier ne sera pas synchronisé vers Fieldwire.
Par exemple :
Plans qui seront synchronisés vers Fieldwire : Plans’ > ‘Dossier A’
Plans qui ne seront pas synchronisés vers Fieldwire : Plans’ > ‘Dossier A’ > ‘Dossier B’
Les plans et les fichiers qui apparaissent dans les dossiers « tous les plans ou tous les fichiers » dans Fieldwire ne se verront pas classés dans un dossier dans Box, Dropbox ou OneDrive.
| Fichiers stockés dans les dossiers tous les fichiers de Fieldwire | Affichage de ces fichiers dans OneDrive |
Synchronisation bidirectionnelle et onglet Corbeille
Lorsque vous supprimez des plans et des fichiers dans Fieldwire, il est toujours judicieux de vous assurer et de vérifier que vous souhaitez supprimer ces informations. Cela dit, si vous supprimez accidentellement des plans ou des fichiers, ils seront situés dans l’onglet Corbeille de Fieldwire. Cela est vrai que vous supprimiez ou non les plans / fichiers dans Fieldwire ou que vous les supprimiez dans votre plate-forme de stockage cloud. Cependant, pour ce qui est de restaurer ces informations dans votre projet, vous devez uniquement restaurer les plans/fichiers à partir de l’onglet Corbeille de Fieldwire, car des problèmes peuvent survenir lorsque vous essayez de restaurer des plans à partir de Box, Dropbox ou OneDrive. De plus, après avoir supprimé les plans/fichiers, vous avez 30 jours pour restaurer ces informations dans votre projet Fieldwire. Ainsi, même si ces informations résident toujours dans la corbeille de votre plateforme de stockage cloud, elles ne peuvent être récupérées dans Fieldwire que dans les 30 jours qui suivent la suppréssion. Une fois les 30 jours écoulés, vous devrez télécharger à nouveau le plan/fichier comme s’il était nouveau.
La gestion de versions
Il est très simple de visualiser les anciennes versions de vos plans dans Fieldwire. Vous trouverez une liste de toutes les anciennes versions de vos plans en bas à droit sur Web et en bas à gauche sur mobile :
Lorsque vous rencontrez un problème de synchronisation, il pourrait vous être utile de cherc her une ancienne version de votre plan dans Box, Dropbox ou OneDrive. Pour ce faire, retrouver le plan dont vous souhaitez consulter les anciens indices.
Dropbox :
Cliquez sur les trois petits points à droite pour visualiser l’historique (Version history).
Depuis l’historique on peut visualiser : 1) quand le plan a été téléchargé ; 2) Quelle est la version actuelle ; 3) Qui a téléchargé ou a édité la version la plus récente. Pour les anciennes versions, vous pouvez : 4) restaurer le plan. Si vous voyez un message comme celui à côté du 5) dans l’image ci-dessus, vous saurez qu’une version du plan a été supprimée.
Box :
Vous verrez dans votre dossier quelle version est la plus récente. Pour afficher l’historique des versions, cliquez sur le plan, puis sélectionnez l'ellipse et cliquez sur Historique des versions :
OneDrive :
Cliquez sur votre plan et sélectionnez Historique des versions en haut de la page. Une fenêtre s'ouvrira répertoriant toutes les versions ajoutées. En cliquant sur l'ellipse à côté des anciennes versions, vous avez la possibilité de restaurer une ancienne version :
Vous pouvez vérifier l'historique des versions de vos plans en sélectionnant l'option « Historique des versions » dans votre système de stockage cloud :
"As-built" et "Photos" - Synchronisation unidirectionnelle
Le contenu des dossiers 'Photos' et 'As-built' (= plans avec annotations ou plans d'exécution) ne sont synchronisées que dans un seul sens : de Fieldwire vers Dropbox / Box / OneDrive uniquement.
Vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles photos sur Fieldwire depuis Dropbox / Box / OneDrive. Seules les photos ajoutées depuis Fieldwire ou les plans annotées depuis Fieldwire seront synchronisées vers Box, Dropbox, ou OneDrive.
Remarque : Si vous créez un sous-dossier dans les dossiers 'As-built' et 'Photos' de Box / Dropbox / OneDrive, ils n'apparaîtront pas dans Fieldwire.
Désactiver la synchronisation
Si vous souhaitez désactiver la synchronisation entre Fieldwire et Dropbox / Box / OneDrive, cliquez simplement sur le bouton de synchronisation en haut de l'onglet 'Plans' et sélectionnez "Déconnecter".
Déconnexion depuis l'onglet 'Plans'
Déconnexion depuis les "Paramètres" du projet
Note : Si vous décidez de connecter à nouveau Fieldwire à Dropbox / Box / OneDrive, toutes les données existantes dans Fieldwire remplaceront les données précédemment stockées dans le dossier 'Fieldwire' de votre compte Dropbox / Box / OneDrive.
Plus d'informations
Voici un didacticiel vidéo sous-titré en Français qui montre pas à pas comment configurer la synchronisation avec Dropbox.
FAQ et dépannage
Vous rencontrez des problèmes avec la synchronisation avec Dropbox / Box / OneDrive, ces articles peuvent vous aider :