Contexte
Cet article vous expliquera comment utiliser Fieldwire pour partager vos fichiers sur le web et les versions mobiles de l’application. En utilisant notre module Fichiers, vous pouvez facilement gérer et suivre vos documents sur le chantier.
Les fichiers sur le web
L'onglet « Fichiers » de la version Web de Fieldwire conserve une trace des fichiers que vous avez joints aux plans, ainsi que de ceux que vous ajoutez directement dans l'onglet Fichiers.
La plupart de fichiers sont pris en charge, à savoir : PDF, JPEG, PNG, CSV, TXT et KML. Les fichiers créés dans les applications Word et Excel de Microsoft Office peuvent être stockés dans Fieldwire, mais ne peuvent pas être visualisés depuis la version Web (vous pouvez exporter les fichiers puis les ouvrir via les applications correspondantes sur votre ordinateur). Cependant, les fichiers Excel peuvent être consultés dans l'application mobile de Fieldwire.
Les fichiers DWG et CAD peuvent également être importés et stockés dans Fieldwire, mais vous ne pourrez pas les ouvrir avec l’application. Vous devriez télécharger ces fichiers (DWG et CAD) depuis Fieldwire pour les ouvrir dans une application tierce.
Vous pouvez ajouter des fichiers .MP4 et .MOV sur l'onglet Fichiers dans la limite de 200 Mo. Ces vidéos seront lues par le lecteur vidéo de Fieldwire et peuvent être jointes aux rapports et aux tâches. D'autres fichiers vidéo tels les .WMV, .AVI et .FLV ne sont pour le moment pas pris en charge.
La taille maximale du contenu que vous rajoutez au dossier Fichiers est de 200 Mo. Si vous utilisez la synchronisation bidirectionnelle avec OneDrive, Box ou Dropbox, la taille maximale d’un fichier est également limitée à 200 Mo.
Comment importer des fichiers dans Fieldwire
Sélectionnez le bouton '+ Nouveau fichier' pour ajouter de nouveaux fichiers.
N.B. : Chaque fichier ajouté de cette manière se trouvera dans le dossier 'Tous les fichiers' par défaut.
Après avoir sélectionné les fichiers à importer, cliquez sur 'Ajouter' pour les ajouter au projet.
Pour ajouter un fichier directement dans un dossier spécifique, vous devrez cliquer sur le dossier souhaité et suivre les mêmes étapes ci-dessus.
Sélectionnez '+Nouveau dossier' pour créer un nouveau dossier pour organiser vos fichiers. Vous pouvez également créer des sous-dossiers pour plus d'organisation :
Après avoir sélectionné un fichier, vous pouvez cliquer sur "Actions" pour avoir la possibilité de les déplacer entre les dossiers ou de les supprimer entièrement. Vous pouvez également exporter plusieurs fichiers à la fois. Lorsque vous exportez un fichier, vous recevez un lien par e-mail pour le télécharger.
NB : Tous les fichiers associés à une tâche n’apparaîtront pas automatiquement dans les fichiers du projet en raison des différents niveaux d’accès des utilisateurs (suiveur, membre, administrateur) qui n’ont pas tous accès aux mêmes informations.
Comment trier/filtrer les fichiers
Pour trier vos fichiers, vous pouvez choisir de ne visualiser que vos fichiers (Mes fichiers) ou bien tous les fichiers (Tous les fichiers) du projet. Lorsque la vue « mes fichiers » est déclenchée vous verrez uniquement les documents que vous avez ajoutés au projet vous-même. Lorsque « Tous les fichiers » est sélectionné vous verrez tous les fichiers du projet indépendamment de la personne qui les a ajoutés.
Trier la vue grâce aux en-têtes de colonne. Pour les en-têtes de colonne, Fieldwire vous propose des colonnes que vous pouvez utiliser pour trier vos dossiers et fichiers : Type, Nom, Mis à jour par, Dernière mise à jour et Liens. Pour trier par une colonne particulière, cliquez simplement dessus.
"Type" fait référence au type de fichier dont il s'agit : document Word, feuille de calcul Excel, PDF, etc. "Nom" fait référence au nom du fichier lui-même. « Mis à jour par » fait référence à la personne qui a ajouté le document ou qui l'a récemment modifié/annoté dans Fieldwire. « Dernière mise à jour » fait référence à la date et à l'heure spécifiques auxquelles le fichier a été modifié, mis en hyperlien ailleurs dans Fieldwire, mis à jour, etc. « Liens » fait référence au nombre de feuilles de plan auxquelles le fichier est lié. En cliquant sur le numéro sous "Liens", vous pourrez voir à quelles feuilles de plan spécifiques le fichier est lié.
Vous pouvez également appliquer des filtres. En sélectionnant 'Filtrer les fichiers' vous pouvez filtrer les documents par la personne qui les a téléchargés, un hashtag associé au fichier, le nom du fichier ainsi que des filtres temporels.
NB : Si vous joignez un fichier à une tâche et générer un rapport, le fichier sera inclus dans le corps du rapport s'il est de moins de 2.5 Mo. Si le fichier est d'une taille supérieure à 2.5 Mo, il sera joint en tant qu'hyperlien au rapport.
Une fois vos fichiers PDF ajoutés et organisés sur le Web, vous pouvez les visualiser et les annoter.
Visualiser et modifier vos PDFs
Une fois que votre fichier est ajouté sur le web, vous pouvez visualiser les PDFs et les annoter avec des textes, des formes et des flèches.
Sélectionnez 'Vue' pour cacher les outils d'annotation. Sur la gauche, vous pouvez visualiser les vignettes de pages et naviguer entre elles. Sur la droite, vous pouvez visualiser des commentaires ou des annotations apportés au document.
Les administrateurs et les membres du projet peuvent cliquer sur 'Annoter' pour ajouter des zones de texte ou surligner et souligner tout texte lisible sur le PDF.
Les administrateurs et les membres du projet peuvent cliquer sur 'Formes' pour ajouter des annotations - rectangles, nuages ou flèches au document PDF.
L'onglet 'Remplir et signer' permet aux administrateurs et aux membres du projet de remplir un PDF et de le signer.
Les autres boutons à droite vous permettent de passer en mode plein écran, mode sombre ou d'imprimer le PDF (si vous travaillez sur ordinateur).
NB : Si vous utilisez des PDFs dynamiques, vous pourrez renseigner le texte avec les outils d’annotations de Fieldwire.
Sous-dossiers
Dans l'onglet Fichiers de Fieldwire, les utilisateurs peuvent créer plusieurs couches de dossiers dans leurs projets. Ces sous-dossiers faciliteront grandement l'organisation et la localisation des fichiers.
NB: Si vous avez un abonnement Business et que vous restreignez l'accès au dossier principal avec le contrôle d'accès aux fichiers, cette restriction affectera tous les sous-dossiers du dossier principal.
Créer un sous-dossier
Pour créer un sous-dossier, vous devez d'abord déterminer où vous souhaitez placer ce sous-dossier et, pour ce faire, vous devez d'abord cliquer sur les dossiers parents pertinents.
Remarque : Les dossiers sont automatiquement organisés de manière alphanumérique.
Déplacer des fichiers
Lorsque vous déplacez de fichiers entre dossiers, vous pouvez les déplacer vers tous les niveaux de sous-dossiers.
Pour ce faire, vous devez d'abord cocher la case à côté du fichier. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant 'Actions' et sélectionnez 'Déplacer'. Vous verrez une fenêtre contextuelle vous indiquant où vous pouvez déplacer ces fichiers, y compris les sous-dossiers, comme sur le GIF ci-dessous.
Déplacer des dossiers
En plus de déplacer des fichiers, les utilisateurs peuvent déplacer des dossiers entiers (et leurs sous-dossiers et fichiers) et les insérer dans d'autres dossiers.
Pour ce faire, cliquez sur les trois points qui se trouvent à droite du dossier que vous souhaitez déplacer. Vous verrez quelques options, dont l'une est "Déplacer". Après avoir cliqué sur "Déplacer", vous verrez une fenêtre contextuelle qui vous permettra de choisir où vous souhaitez placer le dossier.
Export de fichiers à partir de dossiers
En plus de pouvoir exporter un ou plusieurs fichiers, les utilisateurs peuvent exporter des dossiers entiers, incluant leurs sous-dossiers.
Pour ce faire, cliquez sur les trois points à droite du dossier (ou des sous-dossiers) que vous souhaitez exporter, puis sur "Exporter les fichiers". Cela lancera immédiatement le processus d'exportation et vous recevrez une notification par e-mail.
Dans cet e-mail, vous trouverez un lien vers un fichier .zip qui doit être décompressé. Une fois le fichier décompressé, selon le nombre de sous-dossiers dont vous disposez, vous pourrez voir quelque chose de similaire à ce qui se trouve dans la capture d'écran ci-dessous.
Les fichiers sur iOS
Chaque fichier que vous importez sur le web sera également disponible dans l’application mobile après l’avoir synchronisée en WiFi. Ces fichiers refléteront exactement ce qui se trouve sur le Web. S'il existe des différences entre ce que vous voyez sur le Web et ce que vous voyez sur votre appareil iOS, veuillez suivre les étapes de notre article sur la synchronisation iOS.
Comme sur la version web, vous pouvez cliquer sur 'Mes dossiers' pour voir les fichiers que vous avez ajoutés ou 'Tous les dossiers' pour voir tous les fichiers importés dans le projet. Vous pouvez également utiliser la barre de recherche pour rechercher des fichiers spécifiques par leur nom.
Sélectionnez l'icône bleue "+" dans le coin supérieur droit et choisissez les fichiers que vous souhaitez ajouter. Une fois votre appareil connecté au Wi-Fi et synchronisé, ces fichiers seront disponibles sur le Web :
Comme sur le web, vous pouvez télécharger des fichiers depuis votre appareil ou depuis Box, Dropbox et Google Drive. La taille maximale d’un fichier est de 50 Mo.
Les outils d'annotation de fichiers
Après avoir ouvert votre fichier sur iOS, cliquez sur 'Annotate' pour afficher le menu déroulant des différents outils d'annotations disponibles sur mobile :
Lorsque vous avez activé les outils d'annotation, vous pouvez surligner, ajouter un texte, ajouter une note, et dessiner sur le fichier.
Les fichiers sur Android
Tous les fichiers que vous avez ajoutés sur la version web seront disponibles sur votre appareil Android si vous vous êtes connecté sur un réseau WiFi et avez synchronisé le projet. S'il existe des différences entre ce que vous voyez sur le Web et ce que vous voyez sur votre appareil Android, veuillez suivre les étapes de notre article sur la synchronisation Android.
Comme sur la version web, vous pouvez cliquer sur 'Mes fichiers' pour voir les fichiers que vous avez ajoutés ou 'Tous les fichiers' pour voir tous les fichiers importés dans le projet. Vous pouvez également cliquer sur la loupe pour rechercher un fichier par son nom.
Sélectionnez l'icône bleue "+" et choisissez les fichiers que vous souhaitez ajouter. Une fois votre appareil connecté au Wi-Fi et synchronisé, ces fichiers seront disponibles sur le Web :
NB : Sur Android, si vous souhaitez consulter un fichier sur votre chantier où vous n’aurez ni accès internet ni réseau cellulaire, avant de vous déconnecter du réseau vous devriez ouvrir préalablement tous les fichiers que vous souhaiteriez consulter en mode hors ligne.
Les outils d'annotation de fichiers
Ouvrez un fichier sur votre appareil pour pouvoir l'annoter.
- La loupe vous permet de rechercher du texte dans le document en lui-même.
- La fonction de partage permet de partager des fichiers par e-mail, Bluetooth et autres applications sur votre appareil.
- La boîte à outils contient tous les outils nécessaires pour annoter votre document.
Les outils d'annotations disponibles dans la boîte à outils :
- Zone de texte
- Stylos
- Formes
- Flèches
- Signature
- Surligner
- Barrer
Tutoriel vidéo
Cliquez sur l'icône paramètres pour afficher les sous-titres en français.