Informations générales
Depuis l’onglet tâches vous pouvez générer des rapports si vous avez un abonnement Premium.
Nous recommandons de générer des rapports de tâches pour vos listes de réserves, vos contrôles ou pour vos comptes rendus. Partagez vos rapports avec vos clients, la maîtrise d’œuvre ou des personnes qui ne sont pas des utilisateurs de Fieldwire pour leur tenir informés de vos travaux.
Les paramètres « Inclure », « Trier par » et « Filtrer par » vous permettent de personnaliser l’information que vous souhaitez inclure dans votre rapport. Il est important de comprendre comment utiliser ces filtres pour déterminer les informations présentées dans votre rapport.
Table des matières
Pourquoi manque-t-il des informations ?
Comment s’assurer que les informations sont présentées dans mon rapport
Que signifie le message « Échec de génération de rapport »
Types de rapports
Fieldwire propose trois types de rapport. Chaque rapport présente des informations d’une façon différente. Consultez l’article ci-dessous qui définit les différents types de rapports.
PDF sommaire :
PDF détaillé :
CSV :
Téléchargez ici un exemple de chaque rapport :
Contenu des rapports
Vous pouvez sélectionner différents éléments à inclure dans vos rapports. Le tableau récapitulatif ci-dessous vous expliquera quelles données vous pouvez inclure dans votre rapport selon le type.
| Élément | Définition | Type de rapport |
|
Date de création / complété / vérifié |
La date à laquelle la tâche a été créée, complétée ou vérifiée | PDF détaillé |
| Date de début / fin | Inclure les dates d'échéance dans le rapport | PDF détaillé |
| Coût / main-d'oeuvre | Le coût renseigné dans les attributs et le nombre d'heures / jours travaillés seront inclus si ces champs sont remplis | PDF détaillé |
| Tâches associées | La liste des tâches associées seront également affichée | PDF détaillé |
| Formulaires associés | Les formulaires joint aux tâches seront inclus dans le rapport. | PDF détaillé |
| Listes de contrôle | La liste de contrôle sera affichée. | PDF détaillé |
| Messages | Inclure tous les messages écrits au sein d'une tâche. | PDF détaillé |
| Photos | Inclure chaque photo au sein des tâches. | PDF détaillé |
| Fichiers | Inclure tous les fichiers joints aux tâches. | PDF détaillé |
| Plans | Inclure les plans sur lesquels les tâches sont épinglées. Les plans seront affichés à la fin du rapport. | PDF détaillé, PDF sommaire |
| Table des matières | Inclure une page de couverture. | PDF détaillé |
| Numéros de page | Les numéros de page seront affichés en haut de la page. | PDF détaillé, PDF sommaire |
| Titres de section | Les titres affichés sont déterminés par les options de tri, par exemple le titre du plan. | PDF détaillé |
| Une tâche par page | Une seule tâche sera présentée par page | PDF détaillé |
| Minicarte des plans | Une image cadrée d'un détail de plan. | PDF détaillé |
| Photos listées avec les messages | Les photos seront affichées en forme de liste au lieu de la présentation par défaut de droite à gauche. | PDF détaillé |
| Contenu supprimé | Afficher toutes les tâches supprimées. Cette option est très utile lorsque vous exportez un rapport CSV et souhaitez par la suite recréer des tâches supprimées. | PDF détaillé, PDF sommaire, CSV |
Trier par
Fieldwire vous permet de trier et regrouper les tâches par trois attributs depuis la case « Trier par ». Le premier attribut sélectionné déterminera le premier groupe dans lequel vous tâches seront triées dans le rapport. Le deuxième attribut déterminera l’ordre des tâches au sein du premier groupe d’attributs et le troisième attribut déterminera l’ordre des tâches au sein du deuxième groupe.
Exemple : Si vous triez vos tâches par « date d’échéance, catégorie puis priorité » le rapport généré listera les tâches avec la date d’échéance plus proche puis elles seront listées par groupe de catégorie. Au sein de chaque catégorie, les Priorité 1 seront affichées avant P2 et P3.
Si je trie mes tâches selon Priorité, catégorie et date d’échéance dans cet ordre, toutes les tâches en Priorité 1 seront affichées en premier et ensuite organisé par catégorie au sein des P1 et les tâches ayant la même catégorie seront organisées par date d’échéance.
Si vous ne renseignez pas les attributs de tâches, ces filtres ne vous aideront pas à organiser vos tâches au sein de vos rapports. Pour plus de détails dans votre reporting, pensez donc à saisir toutes les informations pertinentes dans les attributs de tâches.
Où sélectionner les différents filtres de tri :
Par défaut « catégorie », « responsable » et « statut » sont sélectionné, mais vous pouvez modifier chacun de ces filtres.
Astuces :
Si vous sélectionnez le numéro de tâche comme première option dans la sous-section « trier par », les autres filtres ne seront pas pris en compte. Chaque filtre dépend du filtre précédent, mais le filtre « numéro de tâche » remplace tous les filtres qui le succèdent.
Si vous avez paramétré plusieurs niveaux d’emplacements tel que présenté ci-dessous :
Bâtiment 1 (A1) > Etage 1 (A2) > Réception 1 (A3)
Bâtiment 2 (B1) > Etage 1 (B2) > Réception 2 (B3)
Bâtiment 3 (C1) > Etage 1 (C2) > Réception (C3)
Et des tâches avec les emplacements suivants :
Tâche 1 : Réception (C3)
Tâche 2 - Etage 1 (B2)
Tâche 3 - Bâtiment 3 (C1)
Tâche 4 - Etage 1 (A2)
Tâche 5 - Réception (B3)
Les tâches seront affichées au sein du rapport dans l’ordre suivant :
Tâche 4 - Bâtiment 1 (A1) > Etage 1 (A2)
Tâche 2 - Bâtiment 2 (B1) > Etage 1 (B2)
Tâche 5 - Bâtiment 2 (B1) > Etage 1 (B2) > Réception (B3)
Tâche 3 - Bâtiment 3 (C1)
Tâche 1 : Bâtiment 3 (C1) > Etage 1 (C2) > Réception (C3)
Filtres de tâches
Vous pouvez afficher certaines tâches et en omettre de vos rapports. Les six filtres de tâches que vous pouvez appliquer sont :
- Filtrer par Statut
- Filtrer par Catégories
- Filtrer par Responsable
- Filtrer par association à un Plan
- Filtrer par Emplacement
- Lorsque vous cochez la case « inclure tous les niveaux de la sélection», le rapport présentera toutes les tâches de tous les emplacements imbriqués sous l’emplacement sélectionné.
- Si vous ne cochez pas cette case, uniquement les tâches ayant cet emplacement précis seront affichées.
- Filtrer par Tags
Une fois que vous sélectionnez un filtre, veuillez vérifier que du contenu correspondant existe dans votre projet. Lorsqu’un filtre est appliqué, la requête ne cherchera pas d’autres informations. Si aucun élément correspond aux filtres appliqués, le rapport ne contiendra pas de contenu (par exemple, si vous filtrer par un responsable mais que cette personne n’est responsable d’aucune tâche dans le projet).
Filtres temporels
Vous pouvez également générer des rapports ayant des filtres temporels.
Astuce : Renseignez une plage de dates selon les options proposées : toutes dates, les derniers jours, semaines, mois ou une plage de dates personnalisée.
Astuce : Compilez votre liste de réserves ou vos tâches complétés dans un rapport Fieldwire. Visualisez l’avancement des tâches des derniers jours et le rapport peut servir d’un registre des frais engendrés et des heures travaillées. Par exemple, vous pouvez filtrer vos tâches pour créer un rapport des tâches modifiées le dernier jour ou au cours de la semaine dernière.
Destinataires
Vous pouvez renseigner les courriels des différents destinataires dans ce champ. Les destinataires peuvent être utilisateurs de Fieldwire ou des personnes externes. Vous pouvez recevoir et lire un rapport de Fieldwire sans être connecté sur la plateforme.
Pourquoi manque-t-il des informations dans mon rapport ?
- Vous appliquez trop de filtres et aucune information y correspond.
- Certains filtres en combinaison avec d’autres ne produisent aucun résultat.
Quelques exemples où les filtres annulent des données
- Vous sélectionnez Statut > Priorités 1 et 2, Responsable > Bob, Catégorie > Courant faible.
Si Bob n’a aucune tâche dans cette catégorie ou que ses tâches sont toutes de statut Priorité 3, ce rapport ne présentera aucun résultat.
- Si vous sélectionnez « Numéro de tâche » dans la première partie de la sous-section « Trier par » les autres filtres de tri ne peuvent pas être appliqués :
Assurez-vous que les filtres sélectionnés correspondent aux données de votre rapport. Si vous sélectionnez un responsable et une catégorie, vérifiez que cette personne est responsable des tâches de cette catégorie.
Comment m’assurer que les informations apparaissent dans mon rapport
Si vous générez un rapport dont il manque des données ou qui contient aucune information, éliminez quelques filtres et générez le rapport à nouveau pour vérifier si cela règle le problème.
Filtres à ajuster
- Ajouter ou supprimer un responsable
- Ajouter ou supprimer des catégories
- Ajouter ou supprimer des tags
- Ajouter ou supprimer des statuts
- Inclure tous les emplacements
Si les rapports générés sont trop volumineux, appliquez de nouveaux filtres pour réduire les éléments présentés dans les rapports.
Que signifie le message « Échec de génération de rapport »
Si vous tentez d’envoyer ou de télécharger un rapport et le message « Échec de génération de rapport » s’affiche sur votre écran cela indique que le rapport a été généré trop de fois au cours d’une heure.
Nous fixons une limite de 10 rapports, par modèle, par heure.
L’heure commence à décompter lorsque vous générez votre premier rapport.
Il pourrait avoir plusieurs raisons pour laquelle vous recevez ce message.
Ce tableau détaille les raisons les plus fréquentes :
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Raison |
Solution |
Comment résoudre le problème ? |
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Un modèle de rapport a été généré dix fois de suite ; l’utilisateur a appliqué de nouveaux filtres à chaque rapport. |
Copier le modèle et modifier les filtres sur le rapport copié. |
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Plusieurs utilisateurs génèrent le même rapport en même temps. |
Rajouter plusieurs destinataires au lieu d’un seul lorsque vous choisissez les destinataires. |
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En règle générale, vous ne devriez pas atteindre cette limite. Gardez en tête les informations vous souhaitez inclure dans le rapport et envoyer le rapport aux destinataires appropriés.
Programmer des rapports
Vous pouvez choisir quand envoyer vos rapports et programmer l’envoi automatique des rapports tous les jours, toutes les semaines ou tous les mois.
Le rapport sera envoyé à 5h00 du matin (selon le fuseau horaire du projet). Dans le menu déroulant, sélectionnez quand vous souhaitez envoyer votre rapport et spécifiez en suite les jours de la semaine ou une date précise.
N.B. : Si un projet est archivé, les rapports automatiques continueront à être envoyés. Vous pouvez désactiver l’envoi du rapport ou supprimer le rapport si vous ne souhaitez plus envoyer ces rapports.
Pour supprimer un modèle de rapport, depuis l’onglet tâches, cliquez sur « Générer un rapport » puis cliquez sur la corbeille à droite du nom de rapport.
Pour désactiver l’envoi automatique des rapports, sélectionnez le modèle, cliquez sous Planifier l’envoi et choisissez « Envoyer maintenant » pour désactiver l’envoi programmé. Cliquez sur le X en haut à droite de la fenêtre pour quitter le modèle et enregistrer vos modifications.
Plus d'informations :
- Comment générer des rapports de tâches
- Guide pratique : Comment configurer vos tâches pour des rapports professionnels