Contexte
Fieldwire propose trois types de rapports qui sont disponibles depuis l'onglet Tâches pour nos abonnées Pro, Business et Business Plus.
Nos rapports vous permettent d'exporter toutes les données saisies dans vos tâches afin de documenter votre projet. Vous pouvez générer des rapports dont vous recevrez un lien de téléchargement par e-mail de la part de support@fieldwire.com. Ces rapports peuvent être employés dans de nombreuses manières : pour compiler vos listes de réserves, informer vos clients du progrès du chantier, inspections QSE.
Il existe trois manières de générer un rapport dans Fieldwire :
- PDF résumé : une liste sommaire de vos tâches, idéale pour les listes de réserves.
- PDF détaillé : un rapport détaillé qui peut inclure les photos, les pièces-jointes, les messages et les listes de contrôle, parfaite pour un point quotidien
- CSV : un fichier type Excel qui contient toutes les informations sur vos tâches. Le rapport CSV est très utile pour créer une archive à la fin du projet ou pour vous aider à analyser vos données au cours du projet.
Avec le choix du type de rapport vient aussi le choix de la liste de distribution du rapport. Vous pouvez envoyer le rapport à n'importe quelle adresse email, le destinataire n'a pas besoin d'avoir un compte Fieldwire ou d'être invité sur votre projet. De plus, vous pouvez programmer l'envoi de vos rapport de manière hebdomadaire ou mensuelle.
Astuce : Vous pouvez employer les statuts personnalisés des tâches ou des attributs personnalisés (si vous êtes un abonné Business) dans vos rapports si votre projet utilise ces fonctionnalités.
Remarque : Fieldwire permet également des Rapports de Compte pour les utilisateurs Pro, Business et Business Plus. Ce sont des rappart .csv qui regroupent les tâches de plusieurs projets au sein de votre compte. Pour plus d'informations sur ce type spécifique de rapport et leur configuration, suivez ce lien : Comment générer un rapport composé de tâches issues de plusieurs projets ?
Générer des rapports
- L'icône Enveloppe vous permet d’envoyer le rapport par e-mail.
- L’icône située au centre vous permet de dupliquer le modèle de rapport.
- L'icône Corbeille rouge vous permet de supprimer le modèle de rapport de tâches.
Le rapport PDF résumé
Le rapport PDF résumé offre une synthèse de votre projet, regroupant les statuts de vos tâches, les destinataires et si les tâches sont épinglées sur un plan. Le but est de donner aux parties prenantes une vue rapide de l'avancement du projet et quelles tâches sont effectuées et lesquelles restent en suspens sans se connecter sur Fieldwire.
Cas d'usage : Exportez un rapport sommaire lorsque vous avez besoin d'une liste de tâches à compléter ou une liste de tâches terminées.
Astuce : Vous pouvez appliquer des filtres pour vous assurer que seules les informations pertinentes sont incluses.
Télécharger un exemple d'un rapport sommaire
Le rapport PDF détaillé
Le rapport PDF détaillé est un rapport hautement personnalisable. Vous pouvez y inclure de nombreux éléments comme des photos, des messages ou des fichiers. Vous pouvez également trier et filtrer le rapport par catégorie ou responsable, dates, etc. Cela s'avère particulièrement utile si votre client ne souhaite pas simplement avoir un aperçu du projet, mais plutôt un état des lieux en profondeur. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée aux mises à jour concernant les listes de réserves, aux photos illustrant l'avancement des travaux et aux visites guidées.
Cas d'usages : Listes des réserves, visites de chantier
Astuce : Programmer votre rapport pour l'envoyer automatiquement aux parties prenantes le lundi matin.
Télécharger un exemple d'un rapport détaillé
N.B : lorsque vous générez des rapports détaillés, veuillez noter qu’il y a des limites au nombre de tâches, de photos et de formulaires qui peuvent être inclus rapports. Si votre rapport dépasse ces limites, vous verrez le message « Limite de rapport dépassée » . Si vous essayez d’envoyer le rapport par mail, vous recevrez le même message « Dépassement de limite de rapport » dans votre mail. Comme l’indique le message, afin de générer le rapport avec succès, vous devrez réduire la taille du rapport en le divisant en plusieurs parties à l’aide de filtres de tâches de rapport.
Les limites d'exports d'un rapport PDF Détaillé et la division automatique du rapport
Lorsqu'un rapport dépasse les limites de taille d'un PDF unique, Fieldwire divise automatiquement le rapport en plusieurs fichiers PDFs séparés et les assemble dans un fichier .zip unique.
Fonctionnement
| Scénario | Résultat |
|---|---|
| Rapport en deçà de la limite d'un rapport simple (jusqu'à 4 000 tâches, 2 000 photos, ou 250 formulaires) | Une seul fichier PDF est généré |
| Rapport au-delà de la limite d'un rapport simple mais dans les limites globales | Fieldwire génère automatiquement plusieurs fichiers et les envoie d'un fichier .zip unique |
| Rapport au-delà des limites globales (plus de 10 000 tâches, 20 000 photos, ou 250 formulaires) | Un message d'erreur indique que le rapport est trop volumineux et qu'il faut le réduire à l'aide des filtres. |
Points clés
- Division automatique : Aucune action n'est requise de votre part. Fieldwire génère automatiquement plusieurs fichiers PDFs lorsque nécessaire.
- Ordre de tri préservé : L'ordre de tri des tâches du rapport est conservé dans l'ensemble des fichiers PDFs générés.
- Tâches : Les tâches et leurs pièces jointes ne sont jamais séparées dans des fichiers PDFS séparés.
- Sections de rapport : Chaque PDF contient sa propre en-tête, table des matières et plans joints.
- Nom des fichiers : Les PDFs sont nommés {Titre du rapport} - {X} / {Y} pour faciliter l'identification de chaque section du rapport.
Limites d'un rapport
| Type d'élément | Limites d'un PDF unique | Limites globales d'un rapport |
|---|---|---|
| Tâches | 4 000 | 10 000 |
| Photos | 2 000 | 20 000 |
| Formulaires | 250 | 250 |
Remarque : Si votre rapport dépasse les limites de tableau ci-dessus, vous recevrez une notification sur Fieldwire ou par mail vous indiquant que votre rapport est trop volumineux. Utilisez les filtres de votre rapport pour réduire le nombre d'éléments pour générer un rapport plus léger.
Astuce : Utilisez les emails programmés pour envoyer des rapports automatiquement aux personnes idoines de manière hebdomadaire ou mensuelle.
Le rapport CSV
Case d'usage : pour une documentation à la fin du projet ou pour transférer des informations d'un projet à l'autre.
Astuce : Vous pouvez utiliser le rapport téléchargé pour faire des analyses personnalisées dans un autre logiciel comme Excel.
Télécharger un exemple de rapport CSV
Comment générer un rapport ?
Étape 1 :
Naviguez vers l’onglet Tâches et cliquez sur le bouton « Générer des rapports ».
Étape 2 :
Sélectionnez le type de rapport que vous souhaitez générer :
Étape 3 :
Appliquez les options « Trier par » et « Filtres de tâches » pour inclure les informations souhaitées dans le rapport et leur ordre d'apparition. Plus de détails sur cette étape : Comment trier et filtrer vos rapports
Remarque : Vous pouvez filtrer les tâches dans l'onglet Tâches par Émetteur, les rapports de tâches ne supportent pas de filtre ou le tri par Émetteur. Les filtres des rapports de tâches ne s'applique que sur les attributs des tâches (Destinataire, Statut, Catégorie, Dates, etc.).
Remarque : Les descriptions des rapports de tâches ne peuvent pas contenir d’URL. Si la description comprend du texte contenant http ou https, le rapport ne peut pas être généré ni partagé.
Si une URL est détectée dans le champ de description, le message suivant s’affichera :
« La description ne peut pas contenir d’URL. Supprimez tout texte contenant "http" ou "https" pour générer votre rapport. »
Le bouton Partager (ou le bouton Enregistrer lors de la configuration d’un modèle de projet) restera désactivé jusqu’à ce que toutes les URL soient supprimées de la description.
Points clés :
- S’applique aux rapports PDF - Résumé et PDF - Détaillé.
- S’applique au niveau du projet ainsi qu’au niveau du modèle de projet.
- La validation est effectuée que l’URL ait été saisie manuellement ou collée dans le champ de description.
- Le message d’avertissement disparaît automatiquement une fois que tout le texte contenant une URL a été supprimé.
Conseil : Si vous devez faire référence à un site Web externe, supprimez l’URL de la description du rapport avant de générer ou de partager le rapport.
Étape 4 :
S'il y a toute information dans le rapport qui ne doit pas être partagé avec vos destinataires, nous conseillons d'utiliser un logiciel d'édition de fichiers PDF pour supprimer le texte excédentaire.
Remarque : vous devrez alors télécharger le rapport, faire vos modifications dans le logiciel d'édition, et ensuite seulement envoyer le rapport édité directement depuis votre boîte mail.
Précisez comment le rapport doit être transmis :
- Pour envoyer le rapport à plusieurs destinataires à la fois : ajoutez leurs adresses e-mail dans la section « Destinataires du rapport », puis sélectionnez « Partager » puis « Destinataires de l'email ». Le rapport sera envoyé à toutes les personnes répertoriées dans ce champ.
- Pour vous envoyer directement une copie : sélectionnez « Partager » puis « Ouvrir dans ma messagerie ». Le lien vers le rapport sera alors envoyé uniquement à l'adresse e-mail de la personne à l'origine de l'action, et ne sera pas transmis aux personnes répertoriées dans la section « Destinataires du rapport ».
Vous pouvez également télécharger le rapport directement sur votre ordinateur en cliquant sur « Télécharger le rapport »
Rappel : Le destinataire n’a pas besoin d’avoir un compte Fieldwire ou d'être invité sur le projet pour recevoir un rapport.
Étape 5 :
Si vous envoyez le rapport par mail, les destinataires recevront un lien dans le corps d’un mail envoyé par do-not-reply@fieldwire.com. Cliquez sur le lien pour télécharger le rapport.
Étape 6 :
Ouvrir le rapport avec un lecteur PDF ou CSV en fonction du type de rapport demandé.
Remarque : La police utilisée dans tous les rapports de tâche est Deja Vu Sans.
L'affichage de plans et de fichiers dans un rapport
Vous pouvez inclure vos plans au sein d'un rapport pour des raisons de documentation. Ces plans joints au rapport seront affichés comme des images et non pas des PDFs, mais ils incluront les épingles de tâches. Vous pouvez choisir d'inclure les plans comme des vignettes pour gagner de la place ou en taille d'origine pour être plus lisibles.
Vous pouvez télécharger vos plans sous format PDF avec toutes leurs annotations et hyperliens. En utilisant cette fonctionnalité, vous devrez utiliser Acrobat Reader ou tout autre logiciel de lecture de fichier PDF pour les visualiser correctement. Cet export vous permet de voir la feuille de plan avec l'ensemble des annotations, interagir avec elles et même voir qui a créé les annotations dans Fieldwire. Cependant, ces annotations ne contiennent pas les épingles de tâches. En d'autres termes, les annotations seront visibles dans l'exportation mais pas les épingles de tâches.
Le tableau ci-dessous vous indique quels liens seront disponibles dans un export de plans :
|
Les hyperliens automatiques |
Hyperlien manuel du plan | Hyperlien Fichier | Hyperlien Tâches | Hyperlien Clauses techniques | Hyperlien Photo | Hyperlien Formulaire | Hyperlien FQR | Annotations, symboles, textes et mesures |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PDF Plans détaillés et récapitulatifs (pleine grandeur ou non) (sur les rapports de tâches | Visible mais non cliquable | Visible mais non cliquable | Visible mais non cliquable | Non visible | Visible mais non cliquable | Non visible | Non visible | Visible |
| Plans exportés | Visible mais non cliquable | Visible et cliquable | Visible mais non cliquable | Visible & cliquable | Visible & cliquable | Visible & cliquable | Visible & cliquable | Visible & cliquable |
Pour en savoir plus sur les exportations de plans, consultez cet article : Q&R : Comment exporter (et imprimer) mes plans avec les épingles de tâches ?
Si votre tâche contient un fichier, le fichier sera inclus au sein du rapport s'il est de moins de 2,5 Mo. Si le fichier est d'une taille supérieure à 2,5 Mo, le fichier sera inclus dans le rapport en tant que hyperlien que vous pouvez ouvrir pour visualiser dans un navigateur web.
Pourquoi reçois-je le message : « Échec de la génération du rapport » ?
Si vous tentez d’envoyer ou de télécharger un rapport et que vous recevez le message : Échec de la génération du rapport, cela signifie que le rapport a déjà été généré dix fois dans l’espace d’une heure.
Nous fixons une limite de 10 rapports, par modèle de rapport, par heure.
L’heure commence à décompter lorsque vous générez votre premier rapport.
Il peut y avoir plusieurs autres raisons pour laquelle vous recevez ce message. Ce tableau détaille les raisons les plus fréquentes :
| Raison | Solution | Comment résoudre le problème ? |
| Un modèle de rapport a été généré dix fois de suite dans la dernière heure ; l’utilisateur a appliqué de nouveaux filtres à chaque rapport. | Dupliquer le modèle et modifier les filtres sur le rapport dupliqué. | |
| Plusieurs utilisateurs génèrent le même rapport en même temps. | Rajouter plusieurs destinataires au lieu d’un seul lorsque vous choisissez les destinataires. |
En règle générale, vous ne devriez pas atteindre cette limite. Gardez en tête les informations vous souhaitez inclure dans le rapport et envoyer le rapport aux destinataires appropriés.
Programmer un rapport
Programmez vos rapports pour les envoyer régulièrement à votre équipe.
Le rapport sera envoyé à 5h00 en fonction du fuseau horaire choisi dans les paramètres de projet.
Depuis le menu déroulant choisissez la fréquence de l'envoi (hebdomadaire ou mensuel).
Choisissez le(s) jour(s) de la semaine ou du mois auxquels vous souhaitez envoyer le rapport.
Remarque : Si votre projet est archivé, les rapports programmés continueront à être envoyés. Pensez à annuler l'envoi des rapports avant d'archiver votre projet si vous ne souhaitez plus continuer à recevoir ces rapports.
Pour supprimer un rapport, cliquez sur 'Générer des rapports' puis sélectionnez la corbeille à côté du nom du rapport que vous souhaitez supprimer.
Pour annuler l'envoi programmer, cliquez sur 'Générer des rapports' puis ouvrez le rapport et mettez à jour les paramètres depuis la section 'Planifier l'envoi'. Cliquez sur le X en haut à droite de l'écran pour sauvegarder les modifications.
Notification mail de rapports
Les e-mails de rapport contiennent des informations sur la manière dont le rapport a été généré et les raisons de cette génération, afin que les destinataires puissent mieux comprendre le contenu qui leur est transmis.
Informations sur l'envoyeur du rapport
- Pour les rapports envoyés via l'option Envoyer maintenant, le corps du mail identifie l'adresse email de l'utilisateur qui a généré et envoyé le rapport.
- Pour les rapports programmés, le corps du mail indique la programmation de l'envoi du rapport :
- Les rapports hebdomadaires affichent le ou les jours de la semaine.
- Les rapports mensuels affichent le jour du mois sélectionné.
Détails du rapport
L'email envoyé inclut la configuration utilisée pour générer le rapport, comme n'importe quel filtre utilisé sur les tâches tels que la catégorie, le statut, le destinataire, les étiquettes, ou tout autre critère personnalisé. Cela permet aux destinataires du rapport de comprendre quelle donnée du projet est réellement incluse dans le rapport.
Préférences de mail
Les notifications de rapports par mail comprennent une option de désinscription qui permet aux destinataires d'arrêter de recevoir de futurs rapports envoyés à leur adresse email.
Remarque : Les détails du rapport s'appliquent à tous les types de rapports de tâches, que ce soit les rapports PDF Sommaire, PDF Détaillé ou CSV, qu'ils soient envoyés maintenant ou programmés. Les rapports de compte et les notifications de limites sont gérés séparément.