Contexte

Avec Fieldwire, les tâches vous permettent de communiquer efficacement avec votre équipe quelle que soit l’étape de votre projet (planification, phase de travaux, livraison de l’ouvrage).

 

Tableau des matières

• Qu'est-ce qu'une tâche
• Le contenu d'une tâche
• Les attributs de tâche
  • Les attributs personnalisés
• Allouez les tâches
• Les fonctionnalités avancées

Pourquoi utiliser les tâches de Fieldwire ?

Quelle que soit l'importance de votre projet, vous aurez toujours besoin de poser des questions, de rajouter vos commentaires et de résoudre des problèmes sur le chantier de manière transparente et directe. Pour communiquer directement avec votre équipe, vous n’avez plus besoin de téléphoner, ni d’envoyer un mail car vous pouvez créer une tâche dans Fieldwire pour documenter :

• Vos contrôles qualités et sécurité
• Vos inspections
• Vos listes de réserve
• Des problèmes liés à la sécurité
• L’avancement des travaux
• Des retards
• Des modifications ou des variations
• La communication générale avec des messages instantanés

 

Comment créer une tâche ?

Pour créer une tâche depuis un plan, ouvrez le plan où vous souhaitez placer la tâche et sélectionnez l’épingle depuis la barre d’outils d’annotations.

 

 

Vous pouvez également créer une tâche sur mobile :

 

 

Après avoir créé votre tâche, renseignez les attributs de la tâche et désigner un responsable qui va compléter la tâche.

Vous trouverez ci-dessous un exemple d’une tâche :

 

Le contenu de la tâche

L’exemple ci-dessus montre une tâche liée à une réparation. A gauche, vous verrez les commentaires du responsable et des observateurs (messages instantanés et fichiers joints) y compris :

• Le titre de la tâche (Coffre ballon d’eau chaude à réparer). Nous vous conseillons de nommer vos tâches de façon à faciliter leur recherche. Le titre d’une tâche pourrait avoir jusqu’à 255 caractères maximum. Le premier message que vous écrivez dans la tâche deviendra d’office le titre si vous n’avez pas encore renseigné le champ « Titre » en haut de la tâche.
• Une tâche associée (Fuite d’eau) qui est une tâche liée à celle-ci.
• Une liste de contrôle, où Fieldwire enregistre la date à laquelle chaque case est cochée ainsi que la personne qui la coche. Vous pouvez créer des modèles de listes de contrôle à importer dans la tâche, vous permettant de gagner du temps lors de la création d’une tâche.
• La correspondance horodatée entre les utilisateurs.
• Un mini-plan, joint en sélectionnant le trombone.
• Un lien vers un fichier PDF.
• Une photo prise en temps réel sur la tablette.

Les fichiers joints

Les éléments listés plus bas peuvent être joints à une tâche depuis l'icône trombone.

• Photo / Fichier - Sélectionner une photo ou un fichier
• Photo à 360° - Les abonnés Business peuvent utiliser un appareil à 360° pour joindre des photos.
• Photo existante - Joindre une photo hébergée sur l'onglet Photos du projet
• Fichier existant - Joindre un fichier hébergé sur l'onglet Fichiers du projet
• Formulaire - Joindre un formulaire ou créer un nouveau formulaire depuis un modèle (Abonnement Business).
• Lien (URL) - Insérer un lien vers une page web
• Google Drive - Télécharger des Docs, Sheets ou Slides
• Image du plan (Rogner Plan) - Insérer une image rognée du plan auquel la tâche est associée

Les fichiers joints sont très utiles puisqu'ils permettent aux utilisateurs d'insérer des images du chantier pour valider le travail effectué. Ils peuvent aussi télécharger des fichiers pertinents pour accomplir une tâche ou télécharger un formulaire à remplir sur site. Par ailleurs, les images rognées donnent plus de précision sur l'endroit où le travail doit s'effectuer.

 

Les attributs de tâche

Sur la droite, vous verrez les attributs de la tâche qui vous permettent de gérer et filtrer les données de la tâche. Ces attributs vous permettent également de suivre l'avancement des travaux et d’améliorer l’efficacité de vos projets.

Vous pouvez ainsi :

• Gérer les statuts
  • Vous pouvez utilisez les statuts par défaut ou utiliser les statuts personnalisés de tâches (si vous avez un abonnement Pro ou Business). 
• Catégoriser vos tâches
• Distribuer la tâche à un responsable
• Modifier l'emplacement de la tâche
• Ajouter un coût
• Ajouter des tags pour votre suivi et reporting
• Rajouter des dates pour programmer les travaux
• Ajouter des observateurs qui doivent être informé de la progression de la tâche

Les attributs personnalisés

Les utilisateurs de Fieldwire Business peuvent personnaliser les attributs de tâche afin de suivre des données précises uniques au projet. Ils peuvent également cacher des attributs non pertinents. Ces attributs permettent aux utilisateurs de personnaliser leurs tâches afin d'ajouter un numéro d'équipement nécessaire pour compléter une tâche ou pour renseigner des coordonnées GPS pour un projet linéaire. 

Les administrateurs de projet peuvent personnaliser ces attributs depuis les paramètres de projet. Cliquez sur 'Gérer les attributs' dans la section Tâches. 

 

Une fenêtre s'ouvrira où vous pouvez ajouter un nouvel attribut personnalisé et choisir un 'Texte court', 'numéro' ou 'liste'. Chaque attribut doit porter un titre unique. Cliquez sur 'Créer' pour que l'attribut apparaissent dans la liste d'attributs de tâche. Un maximum de 20 attributs personnalisés peuvent être créé par projet. 

 

Les administrateurs peuvent rendre l'attribut visible dans les tâches en basculant le bouton bleu vers la droite. Un attribut peut être caché en basculant le bouton vers la gauche. Vous pouvez désactiver certains attributs par défaut comme : plan, emplacement, main d'oeuvre, coût et tags. Cette action influera toutes les tâches du projet. 

 

 

Une fois ces attributs sont personnalisés une tâche du projet pourrait ressembler comme l'image ci-bas : 

 

Le partage des tâches

Vous pouvez partager vos tâches en dehors de l'application Fieldwire de trois manières :

1. L’envoyer par mail depuis Fieldwire
2. Copier les informations dans le presse-papier
3. Exporter la tâche sous format PDF

Vous pouvez ainsi distribuer les informations contenues dans la tâche aux personnes qui n’ont pas d'identifiants Fieldwire.

 

 

N.B. : Chaque utilisateur peut envoyer jusqu’à 50 tâches par mai par jour. Si vous atteignez cette limite, vous ne pourrez pas renvoyer un mail contenant une tâche pendant 24h depuis l’envoi de la 50^ème tâche.

 

 

Des fonctionnalités avancées

 

Lorsque vos projets prennent de l’ampleur et vous créez de plus en plus de tâches, nous vous proposons d’autres fonctionnalités qui vous aident à gérer vos tâches de manière plus efficace :

• Dupliquer vos tâches
• L’édition par lot
• Importer des tâches 

Plus d'informations :

• Les tâches sur mobile
• Les notifications de tâches
• L'onglet Tâches

 

Tutoriels 

Cliquez sur l'icône "paramètres" pour activer les sous-titres en français.

Comment créer une tâche

 

Comment gérer des tâches

 

Les fonctionnalités avancées des tâches 

 

Comment exporter et importer des tâches