Introduction
Notre module 'Formulaires' est un module premium qui permet aux utilisateurs avec des abonnements Business et Business Plus de remplacer les formulaires papier par des versions numériques rapides à créer et à distribuer, faciles à remplir sur le terrain sur nos applications mobiles, et hébergé en permanence dans une base de données Fieldwire consultable pour une meilleure responsabilisation.
Lors de l’affichage de la page principale de l’onglet Formulaire, il existe des options pour créer de nouveaux formulaires et modèles de formulaire, des boutons pour approfondir la gestion de vos modèles de formulaire et un bouton que vous pouvez utiliser pour filtrer vos formulaires. En plus de ceux-ci, vous avez la possibilité de dupliquer et d’exporter vos formulaires ainsi que de publier et d’annuler la publication de vos modèles de formulaire avec facilité.
Avec un suivi transparent de qui a fait quoi, quand et pourquoi, cinq modèles standard mais personnalisables, et la possibilité de créer des formulaires entièrement personnalisés, vous pouvez utiliser ce module pour rationaliser tous vos processus qui nécessitent une documentation standardisée. Les formulaires peuvent être attribués en temps réel et intégrés de manière transparente dans nos plans, tâches et modules de fichiers, qui se trouvent tous dans notre menu de gauche dans n’importe quel projet :
Note : Si vous ne voyez pas les formulaires dans votre menu ou s’il y a une icône de verrouillage à côté, nous aimerions vous faire une démonstration de leur fonctionnement afin que vous puissiez décider si vous souhaitez passer à Business ou Business Plus pour ajouter ce module à votre compte Fieldwire.
Table de Matières
Modèles de formulaires
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Modèles de formulaires
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Création et gestion de modèles de formulaires personnalisés
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Tutoriel vidéo : formulaires personnalisés
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Types de modèles de formulaires par défaut
- Dossiers de modèles de formulaires
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Dossiers de modèles de formulaires
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Création d’un nouveau formulaire
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Soumission et téléchargement de formulaires
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Listes de distribution par e-mail
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Colonnes de l’onglet Formulaires
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Comment filtrer les formulaires
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Formulaires sur mobile
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iOS
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Android
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Comment filtrer les formulaires via la barre de recherche sur mobile
Les modèles de formulaires
Lorsque vous accédez pour la première fois à l’onglet Formulaires, vous verrez quelques boutons différents. Pour commencer, vous devez cliquer sur le bouton '+ Nouveau formulaire' ou sur le bouton 'Gérer les modèles'. Ces boutons vous permettront de créer un nouveau modèle de formulaire ou d’en importer un existant à partir de votre compte.
Les modèles de formulaire de compte permettent au Propriétaire de Compte et aux Managers de compte de standardiser facilement les formulaires dans tous leur projets . Les administrateurs de projet peuvent exporter des formulaires du compte vers des projets. Les administrateurs de projet peuvent également choisir exporter les modèles de formulaire du niveau du projet au niveau du compte. (Voir cet article pour plus d’informations sur l’importation des modèles de formulaire : Modèles de formulaire de compte).
Création et gestion de modèles de formulaires personnalisés
L'outil de création de modèles de formulaires personnalisés vous permet de créer vos propres formulaires entièrement personnalisés à partir de zéro :
Les modèles de formulaires disponibles dans Fieldwire
Fieldwire vous propose six modèles de formulaires qui seront automatiquement disponibles dans vos nouveaux projets. Chaque modèle peut être personnalisé selon vos besoins.
Les modèles proposés sont :
- Audit de sécurité
- Facture de travaux
- Feuille de temps
- Fiche de contrôle
- Rapport journalier
Dossiers de modèles de formulaires
Une fois que vous avez des modèles de formulaires sur votre projet, chaque modèle de formulaire disposera de son propre dossier, qui contiendra les formulaires créés à partir de ce modèle spécifique. Pour voir chaque formulaire individuel, vous devrez cliquer soit sur le dossier correspondant au modèle de formulaire, soit sur le dossier « Tous les formulaires » sous la colonne « Nom du modèle ».
Sur chaque modèle de formulaire, à l’extrême droite, vous verrez un bouton « 3 points ». En cliquant sur ce bouton, plusieurs options s’afficheront :
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Créer un nouveau formulaire à partir de ce modèle de formulaire.
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Gérer ce modèle de formulaire, c’est-à-dire modifier les différents champs affichés dans les formulaires individuels.
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Aperçu du formulaire individuel pour voir à quoi il ressemblera.
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Dépublier le modèle de formulaire (ou le publier s’il est actuellement non publié).
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Exporter les codes QR pour les modèles de formulaires publiés.
Note : Ces options varient selon que vous êtes Administrateur, Membre ou Suiveur du projet. (Pour plus d’informations sur les niveaux de permission dans un projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux de permission dans un projet : Administrateurs, Membres et Suiveurs).
Dossier « Tous les formulaires »
Bien que ce dossier ne corresponde pas à un modèle de formulaire en soi, le dossier « Tous les formulaires » est le moyen le plus rapide de voir l’ensemble des formulaires individuels créés sur le projet. De plus, ce dossier permet de visualiser rapidement le statut de chaque formulaire, la date de création de chaque formulaire et l’utilisateur actuellement assigné à chaque formulaire. Enfin, ce dossier facilite grandement la duplication de formulaires provenant de différents modèles, sans avoir à se rendre dans chaque modèle de formulaire individuellement pour effectuer la duplication.
Comment filtrer les formulaires
ChatGPT said:
Vous pouvez filtrer vos modèles de formulaires en cliquant sur le bouton Filtres. Cela fera apparaître les options de filtrage suivantes :
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Modèle : Filtrer par le(s) modèle(s) spécifique(s) que vous souhaitez consulter à ce moment.
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Assigné à : Filtrer par l’utilisateur assigné aux formulaires individuels.
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Créateur : Filtrer par le créateur original des formulaires individuels.
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Temps : Avec le filtre Temps, vous pouvez affiner encore davantage grâce aux options suivantes :
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Dernière modification
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Création
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Date d’échéance
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Date du formulaire
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Vous pouvez également ajouter des filtres lorsque vous consultez la liste des formulaires créés à partir d’un modèle en cliquant sur le bouton Filtres. Cela fera apparaître les options de filtrage suivantes :
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Assigné à : Même description que ci-dessus.
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Créateur : Même description que ci-dessus.
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Temps : Même description que ci-dessus.
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Statut : Filtrer par le statut des formulaires individuels. Comme les différents modèles de formulaires peuvent avoir des options de statut différentes, les options du menu déroulant peuvent varier.
Si vous utilisez les filtres Assigné à, Créateur ou Temps dans l’une ou l’autre des vues, le filtre sélectionné sera conservé lorsque vous changerez de vue.
Vues « Tous les formulaires » et « Mes formulaires »
Les vues « Tous les formulaires » et « Mes formulaires » sont conçues pour vous permettre de consulter plus facilement l’ensemble des formulaires créés dans le projet (si vous disposez du niveau d’autorisation adéquat), ainsi que de filtrer uniquement les formulaires qui vous sont directement attribués.
Concrètement, si certains formulaires du projet ne vous sont pas attribués, vous ne les verrez pas dans la vue « Mes formulaires », même si c’est vous qui avez créé le formulaire.
(Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation et ce que vous pouvez faire avec les formulaires, consultez cet article : Comment utiliser les formulaires en fonction de votre niveau d’autorisation projet.)
Listes de distribution par mail
Si vous souhaitez vous assurer que les utilisateurs du projet soient notifiés lorsqu’un statut de formulaire est mis à jour, veuillez suivre les étapes suivantes :
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Accédez au module Formulaires
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Cliquez sur le bouton Gérer les modèles en haut à droite
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Sélectionnez le modèle de formulaire que vous souhaitez modifier
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Cliquez sur le bouton Dépublier en haut à droite puis à nouveau sur Dépublier dans la fenêtre contextuelle afin de dépublier le modèle de formulaire
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Allez dans le tableau des Statuts
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Repérez l’option Liste de diffusion e-mail
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Cliquez dans la barre de recherche sous Destinataires
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Entrez les adresses e-mail des utilisateurs du projet que vous souhaitez ajouter à la liste
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IMPORTANT : Assurez-vous d’activer le bouton à bascule (On) à côté de chaque statut de formulaire concerné
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Si l’opération est correctement effectuée, un e-mail sera envoyé aux utilisateurs figurant sur la liste de diffusion dès qu’un formulaire passera dans ce statut. La notification par e-mail contiendra un lien vers le PDF exporté du formulaire.
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Cliquez sur le bouton Publier en haut à droite pour republier votre modèle de formulaire
Note : Ces étapes doivent être répétées pour chaque modèle de formulaire individuellement. Les modifications ou mises à jour effectuées sur un modèle n’affecteront aucun autre modèle du projet, ni les modèles de formulaire du compte.
Les formulaires sur mobile
Tous vos formulaires sont également accessibles sur l’application mobile de Fieldwire. Lorsque l’onglet "Formulaires" est actionné, vous pouvez visualiser soit "Mes formulaires", les formulaires que vous avez créés ou soit "Tous les formulaires", dans le projet.
iOS
Android
Si plusieurs utilisateurs modifient le même formulaire sur mobile, chaque utilisateur doit veiller à bien fermer le formulaire lorsqu’il aurait terminé ses modifications. Si vous ne cliquez pas sur "Mettre à jour le statut et fermer", le formulaire sera verrouillé pour les autres utilisateurs et ils ne pourront pas le modifier.
Les modèles de formulaires disponibles dans Fieldwire
Fieldwire vous propose six modèles de formulaires qui seront automatiquement disponibles dans vos nouveaux projets. Chaque modèle peut être personnalisé selon vos besoins.
Les modèles proposés sont :
- Audit de sécurité
- Demande d’information
- Facture de travaux
- Feuille de temps
- Fiche de contrôle
- Rapport journalier
Les formulaires personnalisés
Notre générateur de formulaires vous permets de créer vos propres modèles. Les articles ci-dessous vous expliquent comment personnaliser vos modèles de formulaires et vos listes que vous pouvez inclure dans vos formulaires.
Comment soumettre et télécharger vos formulaires ?
Vous pouvez créer des formulaires à partir de vos modèles personnalisés et les attribuer aux membres de votre équipe afin qu'ils renseignent les informations requises.
Une fois le formulaire rempli, vous pourrez le soumettre en cliquant sur le bouton bleu dans le formulaire "Mettre à jour le statut et fermer" puis "Soumis".
Si vous devez continuer à modifier le formulaire avant de le soumettre, sélectionnez "Brouillon".
Lorsque le statut d’un formulaire est modifié, l'auteur, le responsable et la dernière personne à le modifier seront notifiés sur le web. Ils recevront également une notification push sur leurs appareils mobiles où ils ont téléchargé Fieldwire.
Pour télécharger un formulaire, cliquez sur la flèche à droite du formulaire sur la page "Formulaires".
Pour envoyer le formulaire par mail, cliquez sur l’enveloppe et renseigner les adresses emails des destinataires à qui vous souhaiteriez envoyer le formulaire sous format PDF ou CSV.
La bibliothèque des modèles de formulaires
Les propriétaires et les managers de comptes Business et Premier peuvent créer une bibliothèque de modèles de formulaires qui leur permettra de facilement standardiser les formulaires à travers leurs projets. Les administrateurs des projets peuvent importer les formulaires depuis la bibliothèque vers leurs projets et ils peuvent publier des modèles créés dans leurs projets dans la bibliothèque.
Quels sont les droits d'accès aux formulaires selon le profil utilisateur ?
Chaque type d'utilisateur de projet dispose d'une autorisation unique pour créer, visualiser ou modifier les formulaires et supprimer ou rouvrir les formulaires soumis. Cet article détaille les différents niveaux d'accès pour les administrateurs, les membres et les suiveurs.
Tutoriel vidéo
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