Introduction
La publication d’un modèle de formulaire est une étape essentielle pour vous assurer que le formulaire soit disponible pour tous les utilisateurs de votre projet. Une fois qu’un modèle de formulaire est publié, vous pouvez le modifier, soumettre, télécharger et partager.
Cet article explique comment publier un modèle de formulaire et les conditions préalables pour soumettre des formulaires comme l’ajout de votre signature, confirmation de la soumission, ce qui se passe une fois soumis, ce qui est automatiquement mis à jour, et comment envoyer votre formulaire rempli par mail à d’autres destinataires si besoin.
N.B. : Les formulaires ne sont pas automatiquement envoyés aux utilisateurs de Fieldwire. Le créateur, le responsable et le dernier utilisateur à le modifier sont notifiés lorsqu’un formulaire est soumis. Il est nécessaire télécharger le formulaire et l’envoyer par mail pour informer d’autres destinataires de ces informations.
Table de Matières
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Que faire si je dois modifier un formulaire après l’avoir soumis ?
- Comment exporter le modèle de formulaire vers le compte
Comment dépublier et publier un modèle de Formulaire
Si vous devez apporter des modifications à un modèle de formulaire, il est nécessaire de le dépublier d'abord. Lorsqu’un modèle de formulaire est Non publié, vous ne pouvez pas créer un nouveau formulaire à partir de ce modèle.
Pour dépublier un modèle de formulaire cliquez sur les 3 points sur droite et en sélectionnant "Dépublier" :
Note : Ces options diffèrent en fonction de votre statut sur le projet : administrateur, membre ou suiveur du projet. (Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation du projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux d’autorisation du projet : administrateurs, membres et suiveurs).
Vous pouvez également dépublier un modèle de formulaire depuis directement le module "Formulaire" , en choisissant l'option "Gérer le modèle" comme montré précédemment :
Ou en cliquant sur "Gérer le modèle" dans la section Formulaires :
Pour publier un modèle de formulaire non publié, cliquez à nouveau sur les 3 points tout à droite, puis sélectionnez « Publier ».
Comment soumettre un formulaire
Une fois que vous avez rempli toutes les sections obligatoires du formulaire, vous pouvez le soumettre en modifiant la section Statut en haut, de « Brouillon » à « Soumis ».
Vous pouvez également choisir « Mettre à jour le statut et fermer » pour changer le statut du formulaire de « Brouillon » à « Soumis ».
Note : si un membre ou un suiveur n’est ni le créateur ni l’assigné d’un formulaire, le bouton est masqué.
Si vous essayez de soumettre un formulaire sans avoir rempli un champ obligatoire, un message d’erreur s’affichera pour indiquer le champ du formulaire qui doit être complété.
⚠️Les statuts « Brouillon » et « Soumis » indiquent respectivement des états « modifiable » et « non modifiable ». Les statuts de formulaire sont personnalisables, toutefois la logique reste fixe : les champs obligatoires doivent être remplis avant que le formulaire puisse passer à un état « non modifiable ».
Que se passe-t-il lorsqu’un formulaire est soumis ?
Le créateur du formulaire, l’assigné et le dernier éditeur recevront tous une notification sur le web ainsi qu’une notification push sur tout appareil mobile associé à un compte Fieldwire.
⚠️ Le formulaire n’est PAS automatiquement envoyé à d’autres personnes. Si vous souhaitez que d’autres personnes puissent consulter le formulaire complété, vous devrez suivre les instructions ci-dessous pour télécharger le formulaire et l’envoyer par e-mail aux destinataires de votre choix.
Et si j’ai besoin de modifier un formulaire après l’avoir soumis ?
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Si vous êtes Administrateur du projet, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant « Statut » pour le passer de Soumis à Brouillon, afin de pouvoir de nouveau modifier le formulaire.
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Si vous n’êtes pas Administrateur du projet, vous devez contacter un Administrateur du projet pour demander les modifications ou lui demander de changer le statut de Soumis à Brouillon.
Note : Vous pouvez modifier le formulaire une fois qu’il est revenu au statut Brouillon. Cependant, il faudra à nouveau le télécharger et le renvoyer par e-mail au destinataire désigné.
Que signifie « Formulaire incomplet » ?
Un formulaire affichera le statut « Formulaire incomplet » si un ou plusieurs champs obligatoires n’ont pas été renseignés.
Cela se produit généralement lorsque :
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Des champs obligatoires ont été laissés vides.
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Des informations manquent dans des sections marquées comme obligatoires.
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Le formulaire a été enregistré en tant que brouillon sans que tous les champs requis aient été complétés.
Important : Vous ne pourrez pas soumettre le formulaire tant que tous les champs obligatoires n’auront pas été remplis. Une fois les informations manquantes saisies, le statut du formulaire sera automatiquement mis à jour, ce qui vous permettra de le faire passer de Brouillon à Soumis.
Il se peut que vous souhaitiez soumettre un formulaire, mais que vous receviez un message d’erreur « Formulaire incomplet » :
Le message d’erreur « Formulaire incomplet » indique que le contenu du formulaire n’a pas encore été entièrement synchronisé avec Fieldwire. Cela peut être dû au fait qu’un autre utilisateur est en train de modifier le même formulaire mais sur un autre appareil, ou bien que le contenu du formulaire a été finalisé et est en cours de synchronisation avec le serveur Fieldwire, mais que cette synchronisation n’est pas encore terminée.
Solutions à l’erreur « Formulaire incomplet »
Sur le Web
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Rafraîchissez la page avec Ctrl + R (Windows) ou Command + R (Mac).
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Vérifiez votre connexion Internet (minimum recommandé : 20 Mbps).
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Vérifiez que l’heure de votre ordinateur est correcte.
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Demandez à vos coéquipiers s’ils sont en train de modifier le même formulaire.
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Vous pouvez créer une tâche et l’assigner à la personne concernée.
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Sur iOS ou Android
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Assurez-vous que votre OS mobile et l’application Fieldwire sont à jour.
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Voir : Dernières versions de Fieldwire.
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Dans Fieldwire, allez sur Formulaires et faites glisser l’écran vers le bas pour re-synchroniser.
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Une barre bleue s’affichera en haut de l’écran.
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Désactivez puis réactivez le projet.
Comment exporter (télécharger) un formulaire en PDF
Depuis l’onglet « Formulaires » de votre projet, cliquez sur la flèche pointant vers le bas à droite de votre formulaire. En cliquant sur ce bouton, le formulaire sera téléchargé directement sur votre ordinateur.
1. Cliquez sur la flèche :
2. Le formulaire sera téléchargé dans votre navigateur. Si vous avez un bloqueur pop-up, il pourrait empêcher l’ouverture du document. Vous pouvez également l’ouvrir depuis le dossier « Téléchargements » de votre ordinateur.
Attention : il est possible d'exporter 5000 formulares /10 minutes
Exporter des formulaires au format PDF ou CSV
Une façon d’exporter vos formulaires au format PDF ou CSV est la suivante :
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Accédez au module Formulaires dans le menu de gauche de n’importe quel projet en plan Business ou Business Plus.
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Cliquez sur le modèle de formulaire dont vous souhaitez exporter les formulaires.
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Cochez la case à côté du modèle et du numéro du formulaire.
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Allez dans le menu déroulant Actions.
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Passez la souris sur Exporter les formulaires.
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Sélectionnez PDF ou CSV.
⚡ Astuce :
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Si vous suivez ces mêmes étapes en sélectionnant plusieurs cases à cocher au lieu d’une seule, vous pourrez exporter plusieurs formulaires en PDF ou CSV.
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Que vous exportiez un ou plusieurs formulaires, ce processus enverra un mail à votre adresse contenant un lien pour télécharger les formulaires.
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En cochant la case située à gauche de l’en-tête Modèle et #, tous les formulaires du dossier seront sélectionnés.
Comment télécharger plusieurs formulaires à la fois
1. Cochez la case à gauche du formulaire pour sélectionner les formulaires que vous souhaitez exporter.
Astuce : Si vous cochez la case blanche à côté du modèle vous pouvez exporter l’ensemble de formulaires créés à partir de ce modèle.
2. Lorsque les formulaires sont sélectionnés, cliquez sur « Actions » puis « Exporter ».
3. Choisissez le format souhaité – CSV ou PDF :
4. Vous recevrez un mail (au courriel utilisé pour vous connecter à Fieldwire) contenant un lien vous permettant de télécharger les formulaires. Si vous ne recevez pas le mail en question, vérifiez vos courriels indésirables. Si vous vous êtes désabonnés des emailings de Fieldwire précédemment, cela peut empêcher la réception de ce message. Contactez le support à support@fieldwire.com pour vous réabonner à notre liste d’abonnement.
Vous trouverez ci-dessous des exemples d’un formulaire sous format PDF et sous format CSV :
PDF :
CSV :
Les dates et les heures publiées dans les formulaires exportés sont déterminées par le fuseau horaire réglé dans les paramètres du projet. Les dates/heures publiés au sein du formulaires sont dépendant de l’heure locale.
Comment envoyer un formulaire par mail
Vous pouvez envoyer un formulaire par mail en sélectionnant l’enveloppe à côté du formulaire :
Après avoir cliqué sur l’enveloppe une nouvelle fenêtre s’ouvrira où vous pouvez renseigner le destinataire, rédiger un message et choisir le format du formulaire (PDF ou CSV).
Chaque utilisateur ne peut envoyer plus de 250 formulaires par mail chaque jour. Si vous dépassez cette limite, vous ne pourrez plus envoyer de formulaires avant 24 heures.
Comment exporter et partager un formulaire sur mobile
Vous pouvez également exporter un formulaire depuis l’application mobile.
Sur iOS, exportez le formulaire en cliquant sur les trois petits points en haut à droite de l’écran puis cliquez sur l’icône « partager » :
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N.B. : Sur iOS, Fieldwire enverra le mail automatiquement depuis l’application Apple Mail, si vous n’êtes pas connecté à cette application, il faudrait soit vous connecter soit autoriser une autre application d’emailing depuis les paramètres de votre appareil mobile.
Sur Android, ouvrez le formulaire et cliquez sur les trois petits points pour exporter une copie.
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Listes de distribution par mail
Si vous souhaitez que les utilisateurs du projet soient notifiés lorsqu’un formulaire change de statut, procédez comme suit :
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Allez dans le module Formulaires.
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Cliquez sur le bouton Gérer les modèles en haut à droite.
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Choisissez le modèle de formulaire que vous souhaitez modifier.
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Cliquez sur le bouton Dépublier en haut à droite, puis cliquez à nouveau sur Dépublier dans la pop-up pour dépublier le modèle de formulaire.
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Accédez au tableau des Statuts.
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Repérez l’option Liste de distribution par e-mail.
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Cliquez dans la barre de recherche sous Destinataires.
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Saisissez les adresses e-mail des utilisateurs du projet que vous souhaitez ajouter à la liste.
⚠️ Important :
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Assurez-vous d’activer le toggle à côté de chaque statut de formulaire individuel.
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Si cela est fait correctement, un e-mail sera envoyé aux utilisateurs de la liste de distribution à chaque fois qu’un formulaire atteint ce statut. L’e-mail contiendra un lien vers le PDF exporté du formulaire.
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Cliquez sur le bouton Publier en haut à droite pour republier votre modèle de formulaire.
Note : Ces étapes doivent être effectuées pour chaque modèle de formulaire individuellement. Les modifications apportées à un modèle n’affecteront aucun autre modèle du projet et ne toucheront pas les modèles de formulaires d’un compte.
Comment exporter le modèle de formulaire vers le compte
Dans Fieldwire vous avez la possibilité d'exporter les modèles de formulaire existants dans un projet vers le compte grâce à la nouvelle fonctionnalité " Publier sur le compte" . Cette fonctionnalité vous permet d'utiliser le même modèle de formulaire sur de différents projets.
1. Sélectionnez et ouvrez le formulaire en question, ensuite cliquez sur Gérer le modèle :
2. Cliquez sur le bouton "Action" et sélectionnez "Publier sur le compte" :
Plus d'informations :