Informations générales
Chaque type d'utilisateur de projet dispose d'une autorisation unique pour créer, visualiser ou modifier les formulaires et pour supprimer ou modifier les formulaires soumis. Les autorisations de chaque utilisateur de projet sont détaillées ci-dessous.
Qui peut créer, consulter, modifier, supprimer ou rouvrir des formulaires
Organisé par type d'utilisateur du projet :
| Action | Responsable | Administrateur de projet | Membre de projet | Suiveur de projet |
| Créer un formulaire | NON | OUI | OUI | NON |
| Editer un formulaire | OUI | OUI | Si créateur ou responsable | Si responsable |
| Soumettre un formulaire | OUI | OUI | Si créateur ou responsable | Si responsable |
| Voir le contenu d'un formulaire | OUI | OUI |
OUI |
Si responsable |
| Voir le lien vers un formulaire / le nom d'un formulaire dans l'onglet Formulaires | OUI | OUI | OUI | OUI |
| Faire passer un formulaire soumis en brouillon | OUI | OUI | NON | NON |
| Supprimer un formulaire | OUI | OUI | NON | NON |
| Créer un modèle de formulaire | OUI, si administrateur | OUI | NON | NON |
| Importer un formulaire dans un projet depuis la bibliothèque de modèles | OUI, si administrateur | OUI | NON | NON |
| Importer un modèle de formulaire dans la bibliothèque depuis un projet | OUI, si administrateur | OUI | NON | NON |
Remarque: si vous travaillez sur une Fiche question / réponse et des personnes figurent sur la « liste de distribution » (voir ci-dessous), les administrateurs et les membres peuvent consulter le formulaire. Un suiveur doit être le créateur du formulaire et figurer sur la « liste de distribution » pour pouvoir consulter la FQR :
Qui peut consulter mon formulaire?
Si le formulaire peut encore être modifié (s'il n'est pas dans l'état « soumis » ou s'il est encore dans l'état « ouvert », « en attente » ou « brouillon »), les administrateurs du projet, le créateur du formulaire et le cessionnaire du formulaire peuvent le consulter.
Si le formulaire n'est plus modifiable (si le formulaire est « soumis », « fermé » ou « nul »), les administrateurs, les membres et la personne responsable du formulaire peuvent le consulter.
Qui peut supprimer des formulaires?
Seuls les administrateurs de projet peuvent supprimer des formulaires. Un formulaire supprimé peut être restauré pendant 30 jours depuis la corbeille. Au-delà de 30 jours le formulaire est supprimé définitivement.
Comment verrouiller un formulaire en écriture ?
Il est probable que le formulaire a été « soumis » ou finalisé en changeant l'état en un état verrouillé, ce qui signifie que le formulaire n'est plus modifiable. Pour le modifier, le formulaire doit être remis à l'état « brouillon ». Seuls les administrateurs de projet peuvent "Dé-soumettre" ou déverrouiller les formulaires, il peut donc être nécessaire de contacter un administrateur de projet pour rétablir l'état « brouillon » du formulaire.
La bibliothèque de modèles de formulaires
Les propriétaires et les managers du compte peuvent accéder à la bibliothèque de modèles de formulaires depuis le tableau de bord de Fieldwire web. Les administrateurs de projet peuvent ensuite importer un modèle depuis la bibliothèque dans un projet ou publier un modèle dans la bibliothèque qui aurait été créé dans un projet. Vous trouverez plus d'informations dans cet article.
Nota : Si vous ne voyez pas les modèles de formulaires dans vos projets, vérifiez le statut du modèle dans la bibliothèque. Seuls les modèles "publiés" peuvent être importé dans un projet.
Gérer les statuts et autorisations
Les administrateurs de projet peuvent gérer les statuts et les autorisations. Les autorisations déterminent quels utilisateurs peuvent modifier le formulaire et les statuts déterminent si le formulaire est modifiable ou pas.
Les autorisations :
Seuls l'émetteur, le destinataire et les administrateurs peuvent modifier les attributs d'un formulaire. Les attributs comprennent la description, le statut, le responsable / destinataire, la date et la date d'échéance. Vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.
Les administrateurs peuvent déterminer si seuls le destinataire ou bien tous les utilisateurs peuvent modifier les sections. Les listes, les tableaux, les pièces-jointes et les signatures comprennent les sections.
Si tous les utilisateurs est sélectionné, les suiveurs peuvent également voir et modifier les formulaires.
Consultez cet article pour plus d'informations sur les sections.
Les statuts :
Les statuts par défaut sont brouillon et soumis. Ces deux statuts déterminent si un formulaire peut être modifié et quel type d'utilisateur peut le faire. Les administrateurs de projet peuvent modifier les autorisations pour permettre à tous les utilisateurs ou bien à d'autres groupes de modifier les statuts.
Les administrateurs peuvent de même personnaliser quels utilisateurs peuvent passer un formulaire d'un statut à un autre et vice versa. Tous les champs requis doivent cependant être remplis avant de passer un formulaire dans un statut verrouillé.
Les termes Peut entrer le statut et Peut quitter le statut désignent quels utilisateurs peuvent faire passer le formulaire dans le statut et le faire passer dans un autre.
Par défaut seuls les administrateurs peuvent soumettre un formulaire, mais vous pouvez ajuster cette autorisation.
Les administrateurs peuvent créer un nouveau statut en cliquant sur + Nouveau statut.