Introduction
Fieldwire propose un module "Formulaires" pour les formules d'abonnement Business et Business Plus. Ce module vous permet de créer vos propres formulaires personnalisés dans votre compte et de configurer cinq modèles de formulaires par défaut.
Vous pouvez également transférer des formulaires personnalisés à partir de votre projet vers votre compte pour les réutiliser dans d'autres projets. De la même manière, vous pouvez transférer n'importe quel formulaire depuis votre compte vers vos projets. Pour plus d'informations sur les modèles de formulaires de votre compte, consultez l'article ci-dessous.
En raison de changements apportés récemment, les cinq modèles de formulaires par défaut mentionnés ci-dessus n'apparaissent plus automatiquement dans chaque nouveau projet.
Si vous créez un nouveau compte Fieldwire avec un abonnement Business, vous verrez ces modèles de formulaires par défaut automatiquement dans l'onglet "Modèles" du tableau de bord de votre comptz. Si vous disposez déjà d'un compte Fieldwire avec un abonnement Business, aucun de vos projets existants ne sera affecté.
Vous ne verrez apparaître ces changements que dans le cadre des nouveaux projets que vous créerez (pour plus d'informations sur l'onglet Modèles de formulaires du compte, voir l'article : Modèles de formulaires du compte).
Vous pouvez également ajouter à tout moment l'un des cinq modèles de formulaires par défaut, qu'il figure ou non dans vos modèles du compte, en suivant les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur le bouton bleue +Nouveau formulaire
- Passez le curseur de votre souris sur +Nouveau modèle
- Cliquez sur Créer nouveau
- Sélectionnez l'un des cinq modèles de formulaires par défaut dans le menu déroulant "Commencer par ..."
- (Facultatif) Mettez à jour le nom du modèle
- (Facultatif) Basculez le curseur pour indiquer s'il s'agit ou non d'un "Modèle daté"
- Cliquez sur "Créer"
Si vous souhaitez utiliser des modèles de formulaires personnalisés créés dans le cadre de projets précédents, vous devez soit cloner un projet existant, soit importer ces modèles de formulaires personnalisés à partir du compte.
Les formulaires d'audit de sécurité sont conçus pour documenter les conditions de sécurité sur le terrain.
Fieldwire vous permet de remplir un formulaire d'audit de sécurité de manière très rapide et pratique, que ce soit depuis votre appareil mobile ou votre ordinateur. Dans ce modèle, vous pouvez :
- Saisir des informations sur les observations de sécurité faites sur un site.
- Joindre des photos ou des fichiers utiles.
- Assigner le formulaire à la personne appropriée, valider l'audit de sécurité et changer son statut en "Submitted" (Envoyé).
Illustration du formulaire d'audit de sécurité
Attributs du formulaire
- Safety Audit Number (#) (No d'audit de sécurité) - Il s'agit du numéro du formulaire que Fieldwire génère automatiquement et qui ne peut pas être modifié.
- Description - Il s'agit d'une section de texte libre qui vous permet de personnaliser le titre de l'audit de sécurité. Par exemple, si vous souhaitez intituler vos audits de sécurité en fonction de la date et de l'équipe, vous pouvez saisir ces critères dans la description.
- Destinataire - Il s'agit de la personne chargée de remplir l'audit de sécurité à une date donnée. Vous avez la possibilité de réassigner un audit de sécurité à une personne dont vous pourriez avoir besoin de commentaires. Le destinataire reçoit une notification lorsque le rapport est envoyé.
- Statut - Lorsque vous créez un audit de sécurité, son statut est défini par défaut sur "Brouillon". Une fois complété, l'audit de sécurité peut être envoyé en sélectionnant "Envoyé" dans le menu déroulant.
- Date - Fieldwire reprend automatiquement la date de création du formulaire, mais vous pouvez la modifier.
- Échéance - L'émetteur du formulaire peut ajouter une "échéance" pour indiquer la date limite à laquelle le formulaire doit être complété. Tous les destinataires et l'administrateur ont la possibilité de mettre à jour cette date après la création du formulaire.
Note : des notifications par e-mail et dans l'application sont envoyées au destinataire du formulaire 48 heures avant l'échéance. Si l'échéance du formulaire est modifiée, les notifications sont réinitialisées et envoyées 48 heures avant la nouvelle échéance. En cas de changement de destinataire, des notifications sont alors envoyées au nouvel e-mail.
Note : les administrateurs de projet peuvent créer des calculs dans un tableau en utilisant des entrées de type entier ou décimal. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez l'article suivant : Présentation des formulaires et des modèles personnalisés.
Sections
- Observations générales - Par défaut, Fieldwire fait apparaître quatre sections différentes. Vous pouvez cocher les cases relatives à des observations de sécurité courantes, par exemple si le site est protégé du public, s'il y a du matériel de premiers secours sur le site et si la voie d'évacuation est dégagée. Les cases à cocher offrent la possibilité de répondre par "oui", "non" ou "n/a" (s.o.). Il existe également une section de texte libre permettant d'ajouter des rubriques supplémentaires.
- Observations complémentaires - Cette section vous permet de documenter différents problèmes de sécurité, leur localisation, les actions correctives et le statut du problème de sécurité. Vous pouvez ajouter autant d'entrées que vous le souhaitez.
Pièces jointes
- Photo / File (Photo /Fichier) - Vous pouvez télécharger ici une photo ou un fichier en rapport avec cette journée.
- 360 Photo (Photo 360) - Avec l'abonnement Business, vous avez la possibilité de télécharger des photos à 360° sur Fieldwire.
- Existing Photo (Photo existante) - Cette option vous permet de joindre à votre formulaire n'importe quelle photo enregistrée dans l'onglet "Photos".
- Existing file (Fichier existant) - Cette option vous permet de joindre un fichier qui a été téléchargé dans votre projet.
- Crop plan (Rogner plan) - Cette option vous permet d'inclure une section rognée du plan afin de mettre en évidence l'endroit exact dont il est question. Par exemple, si un incident a été enregistré dans un sous-sol, vous pouvez recadrer cette section du plan.
Note : vous pouvez télécharger des fichiers d'une taille maximale de 200 Mo et des photos d'une taille maximale de 50 Mo.
Signature
La section signature invite les utilisateurs à apposer une signature électronique lorsqu'ils utilisent la plateforme Web ou une signature à main levée depuis l'application mobile. Fieldwire intègre automatiquement l'horodatage de la signature du formulaire pour garantir la responsabilité.
Depuis la plateforme Web, vous ou toute autre personne ne disposant pas d'un compte Fieldwire pouvez ajouter une signature à votre formulaire :
Le nom de l'utilisateur connecté apparaît automatiquement dans la première option de signature. | Sélectionnez "Sign as someone else" (Signer en tant que tiers) pour qu'un utilisateur ne possédant pas de compte Fieldwire puisse signer le formulaire. |
La signature de tout utilisateur signant en son nom sera affichée avec les informations suivantes : signé par, la date de signature, l'appartenance de l'appareil , ainsi que du nom de l'entreprise et de l'intitulé du poste du signataire, afin d'indiquer la date exacte à laquelle le formulaire a été signé et le nom de la personne qui l'a signé. L'utilisateur connecté à Fieldwire sur l'appareil depuis lequel le formulaire a été ouvert sera désigné comme le propriétaire de l'appareil :
"Signer en tant que Ben Schantz" |
Signer pour quelqu'un d'autre |
Le nom de l'utilisateur connecté apparaît automatiquement dans la première option de signature. | Sélectionnez "Quelqu'un d'autre" pour qu'un utilisateur ne possédant pas de compte Fieldwire puisse signer le formulaire. |
Après avoir déterminé qui signera le formulaire, vous serez invité(e) à ajouter une signature à main levée au formulaire si c'est vous qui signez. Si un tiers signe le formulaire, il sera invité à saisir son nom avant d'ajouter sa signature à main levée.
De même que pour la signature depuis la plateforme Web, chaque signature sera accompagnée de la date, de l'heure et du tampon de l'appareil pour indiquer la date exacte à laquelle le formulaire a été signé et le nom de la personne qui l'a signé.
Remarque : les informations relatives à l'entreprise et l'intitulé du poste du signataire n'apparaissent pas encore sur les formulaires signés depuis un appareil mobile.
L'utilisateur connecté à Fieldwire sur l'appareil depuis lequel le formulaire a été ouvert sera désigné comme le propriétaire de l'appareil :
Signer en tant qu'"Andrew White" |
Signer le formulaire en tant quelqu'un d'autre |
Signatures multiples
Dans chaque section de signature d'un formulaire, les utilisateurs peuvent désormais déterminer le nombre minimum de signatures requises dans une section, ainsi que le nombre maximum de signatures autorisées dans une section. Cette nouveauté évite aux utilisateurs d'avoir à ajouter plusieurs sections de signatures dans un même formulaire.
Pour ce faire, les utilisateurs devront annuler la publication du modèle de formulaire qu'ils souhaitent modifier et cliquer sur l'icône en forme de crayon, comme indiqué dans la capture d'écran ci-dessous.
Après avoir cliqué sur l'icône avec le crayon, les utilisateurs pourront choisir le nombre minimum de signatures et le nombre maximum de signatures.
Note : si vous ne souhaitez pas que la section de signature soit obligatoire, vous devez définir le champ Nombre minimum de signatures" sur "0".
Même si les utilisateurs mobiles ne peuvent pas modifier le nombre minimum ou maximum de signatures nécessaires dans un formulaire, ils peuvent afficher ou ajouter plusieurs signatures dans une section de signature, selon le nombre minimum et le nombre maximum de signatures indiqués dans le modèle du formulaire.
Envoi de formulaires
Une fois les champs obligatoires renseignés et l'audit de sécurité signé, vous pouvez envoyer le formulaire en modifiant son statut en "Envoyé". Lorsqu'un formulaire a été envoyé, il ne peut plus être modifié, sauf si un administrateur de projet rétablit son statut en "Brouillon".
L'émetteur du formulaire, le destinataire et la dernière personne à l'avoir modifié reçoivent une notification lorsque le formulaire est envoyé. Si vous souhaitez envoyer l'audit de sécurité complété au format PDF, vous pouvez télécharger le formulaire depuis la plateforme Web. Pour plus d'informations sur l'envoi de formulaires, consultez cet article.
Synchronisation unidirectionnelle
Les formulaires d'audit de sécurité peuvent être sauvegardés auprès de fournisseurs de services de stockage sur le cloud (Box, Dropbox, OneDrive) par le biais d'une connexion de synchronisation unidirectionnelle. Lorsque l'une de ces intégrations est active, les formulaires dont le statut est non modifiable (c.-à-d. "Envoyé") sont copiés dans Box/Dropbox/OneDrive et sauvegardés dans les sous-dossiers correspondants. Le nom du sous-dossier correspondra au nom du modèle du formulaire qui a été utilisé pour générer le formulaire (dans ce cas, "Audit de sécurité").
Plus d'informations
- Consultez cet article pour obtenir des informations sur les notifications : Introduction aux notifications
- Si vous rencontrez des messages d'erreur en raison d'informations non synchronisées ou manquantes, consultez cet article : Publier, envoyer, exporter et/ou partager un ou plusieurs formulaires
- Si vous souhaitez en savoir plus sur les autres options des formulaires de Fieldwire, consultez cet article : Présentation de l'onglet Formulaires