Informations générales
Des rapports de Fieldwire aident les utilisateurs à gagner du temps, à communiquer leur progrès et à informer les parties prenantes des travaux. Les rapports peuvent même être préconfigurés et envoyés de façon automatique chaque semaine ou chaque mois. Cela vous fait gagner encore plus de temps ! Ce guide expliquera comment configurer les différents types de rapports dans Fieldwire. Il vous expliquera également comment configurer vos tâches pour qu'elles capturent les informations les plus pertinentes que vous souhaitez partager.
Vos données de tâche peuvent être capturées directement sur le terrain, puis automatiquement distribuées aux différentes parties prenantes via des rapports. C'est possible sans aucun traitement des notes ni logiciel supplémentaire.
Comment Fieldwire aide-t-il à créer des rapports ?
- Partagez les rapports d'avancement, les listes de réserves et les observations du site avec toutes les parties prenantes du projet, en affichant les attributs de tâche pertinents pour chacun.
- Partagez des rapports avec n'importe qui, même si la personne n'a pas de compte chez Fieldwire.
- Personnalisez les modèles de rapports et filtrez par les attributs de tâche.
- Documentez les informations dans vos tâches et classez-les par des attributs pertinents.
- Planifiez des rapports quotidiens ou hebdomadaires.
Table des matières
1a. Configurer la tâche et le rapport
1b. L'utilisation des attributs de tâche
2. Créez et accomplissez vos tâches
3. Créez d'excellents rapports
3a. Créer un rapport de réserves
3b. Créer un rapport d'avancement de travaux
3c. Créer un rapport de clôture
Découvrez comment d'autres entreprises utilisent l'outil rapports de Fieldwire
1. L'utilisation des tâches
L'utilisation des tâches est la meilleure façon de suivre la progression du travail via Fieldwire. Les tâches peuvent remplacer les e-mails, les SMS et même les appels téléphoniques sur site, pour être l'unique source de vérité sur votre chantier. Les tâches de Fieldwire sont utilisées de diverses manières et constituent un moyen fourre-tout de documenter :
- Les problèmes de contrôles qualité
- Les observations de contrôles
- Les réserves
- Des problèmes de sécurité
- Les fiches questions réponses
- L'avancement des travaux
- Des retards
- La coordination de la conception et de la pré-construction
- Les variations
- La communication générale et messagerie instantanée entre les équipes.
Cette section vous fournira des idées sur la multiplicité de façons dont votre équipe peut utiliser les tâches de Fieldwire.
1a. Configurez les paramètres pour un gain de temps considérable
Avant de commencer à créer des tâches, nous vous suggérons de configurer quelques paramètres sur la version Web de Fieldwire pour organiser et normaliser les informations que vous souhaitez suivre dans les tâches et vos rapports.
Configurez des catégories pour organiser les tâches :
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Les catégories sont entièrement personnalisables pour chacun de vos projets. Les catégories vous aident à trier les tâches par disciplines, métiers, équipes, etc. Elles peuvent être ajoutées tout au long de votre projet en fonction de vos besoins. Néanmoins, il est très utile de créer quelques catégories avant de démarrer votre projet. Par exemple, lors de la planification de vos tâches de liste de réserves, envisagez d'ajouter une catégorie « Contrôles ». |
Créez des modèles de liste de contrôle pour standardiser et rationaliser les flux de travail :
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Les modèles de liste de contrôle utilisés dans vos tâches de réserves vous font gagner du temps et assurent la cohérence. Il s'agit de listes entièrement personnalisables d'éléments à contrôler lorsque vous effectuez une tâche. Lorsque vous ajoutez le modèle, un tag portant le nom de la liste de contrôle s'ajoute à la tâche. Cela vous permet de filtrer et retrouver rapidement toutes les tâches contenant cette liste de contrôle. Créez plusieurs listes de contrôle pré-remplies à la fois sous l'onglet « Paramètres » pour standardiser vos processus. Assurez-vous ainsi que vos coéquipiers suivent les mêmes actions pour des tâches liées. |
Créez des emplacements pour savoir où le travail est achevé :
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L'épingle de tâche indique une position spécifique sur votre plan, mais vous pouvez également utiliser les emplacements pour identifier des zones, des étages, et d'autres emplacements de votre site pour une organisation plus précise. Vous pouvez importer plusieurs emplacements depuis les Paramètres. Utilisez les emplacements pour noter où ont lieu les contrôles et suivre mieux le travail terminé dans ces zones. |
Ajoutez des tags pour mieux organiser vos tâches :
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Ajoutez des tags au début de votre projet via la fonction "Gérer les tags" de l'onglet Paramètres. Les tags que vous créez au fur et à mesure sont également enregistrés dans les paramètres. Les catégories peuvent être considérées comme l'attribut principal d'une tâche et les tags comme des filtres de recherche supplémentaires. Utilisez les tags pour identifier et suivre des groupes de tâches liées dans différentes catégories. Par exemple, créez des tags pour les tâches qui ont besoin d'être révisées (ex : « besoin de révision ») ou doivent être clôturées (ex : « clôture »), quelle que soit la catégorie. Supprimer les tags si à un moment donné ils ne sont plus pertinentes à votre tâche. Importez des tags pour créer une liste pré-remplie et standardiser l'utilisation des à tout moment de votre projet. Vous pouvez également ajouter un nouveau tag selon vos besoins. |
Ajoutez votre propre logo sous les Paramètres :
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Les administrateurs de projet peuvent personnaliser les éléments de rapports depuis les paramètres de projet. Renseignez l'adresse de votre projet, téléchargez votre logo et ajustez la couleur de la bannière du rapport. De plus, les administrateurs de projet peuvent importer et gérer les listes de tags, les listes de contrôle, les emplacements et les modèles de rapport pertinents. |
1b. L'utilisation des attributs de tâche
Chaque attribut de tâche peut être défini par le créateur de la tâche et ajusté par les personnes qui terminent le travail à tout moment en fonction des besoins ; toutes les modifications apportées aux attributs et exactement qui les a apportées sont toutes deux automatiquement suivies dans la section des commentaires de la tâche.
Définissez le statut de la tâche pour indiquer la priorité :
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Le statut de la tâche indique la priorité de la tâche par rapport aux autres tâches en attente. Il aide à déterminer comment allouer et séquencer la main-d'œuvre sur site. Au fur et à mesure que les tâches se terminent, vos agents de terrain peuvent les faire passer en statut Complété. Le responsable peut être ensuite remplacé par une personne qui doit vérifier le travail. Exploitez les statuts de tâches tout au long de votre projet. Vous pouvez les filtrer dans vos rapports pour capturer la progression des différents groupes de tâches au sein de chaque statut. |
Attribuez un responsable et des observateurs pour informer les personnes qui travaillent sur la tâche :
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Utilisez le champ Responsable pour notifier en temps réel la personne qui doit entamer une tâche. S'il y a plusieurs personnes doivent y travailler, ajoutez-les en tant qu'observateurs. Le responsable et tous les observateurs recevront une notification chaque fois que la tâche est mise à jour. Vous pouvez modifier le responsable à tout moment, si différents éléments d'une tâche doivent être effectués par différents coéquipiers. Toutes les personnes qui ont déjà été le responsable de la tâche deviennent observateurs lorsque le responsable est mis à jour. Les observateurs recevront une notification lorsque la tâche est modifiée. |
Définissez des dates d'échéance afin pour suivre la durée des tâches :
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Les dates de début et de fin sont le principal moyen de définir vos plannings de tâches et de coordonner le travail sur site. Ajoutez les dates souhaitées à vos tâches au fur et à mesure que vous les créez pour vous assurer que le planning est respecté. Toute personne travaillant sur des tâches peut ajuster les dates de début et de fin pour s'assurer que toutes les parties prenantes sont informées des retards, des changements de planning, etc. Chaque observateur sur la tâche recevra une notification en temps réel, afin qu'ils puissent ajuster les dates d'autres tâches/activités dépendantes. Les dates de début et de fin permettent l'utilisation des fonctions de planification de Fieldwire :le diagramme Gantt et le calendrier. Les dates d'échéance vous donnent ainsi une idée de la date de livraison du projet. Au fur et à mesure que le projet progresse, utilisez des emplacements en conjonction avec les dates de début et de fin pour coordonner les allées et venues des diverses livraisons de matériaux, des travailleurs et des contrôleurs de manière sûre et transparente. |
Utilisez les attributs personnalisés de tâche
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Les utilisateurs de Fieldwire Business peuvent personnaliser les attributs de tâche afin de suivre des données précises uniques au projet. Ils peuvent également cacher des attributs non pertinents. Ces attributs permettent aux utilisateurs de personnaliser leurs tâches afin d'ajouter un numéro d'équipement nécessaire pour compléter une tâche ou pour renseigner des coordonnées GPS pour un projet linéaire. Les administrateurs de projet peuvent personnaliser ces attributs depuis les paramètres de projet. Cliquez sur 'Gérer les attributs' dans la section Personnalisation des tâches. |
2. Créez et terminez des tâches sur le terrain
Tous les attributs de tâches, tels que les modèles de liste de contrôle, les catégories, les emplacements, etc. créés sur Fieldwire web sont également disponibles sur l'application mobile. Cela permet aux équipes de terrain de facilement renseigner des informations pertinentes depuis le chantier. Plus vous saisissez d'informations dans les tâches, plus vos rapports seront robustes. De même, vos attributs personnalisés vous permet de mieux trier et présenter vos données dans des rapports personnalisés.
Comment créer et mettre à jour des tâches sur l'application mobile :
Gardez à l'esprit que vous pouvez modifier ces attributs ultérieurement ; ils ne restent pas figés. Assurez-vous donc de mettre à jour des éléments tels que la date de fin ainsi que le statut de la tâche lorsque ces éléments progressent. N.B. : Si vous utilisez des attributs personnalisés ceux-ci peuvent uniquement être paramétrés (activés / désactivés) depuis un ordinateur. |
3. Créez d'excellents rapports
Générez vos rapports depuis l'onglet Tâches en sélectionnant « Générer des rapports » puis « Nouveau rapport ». Saisissez et enregistrez un titre de rapport ou utilisez un modèle que vous avez déjà configuré :
Modèles de rapport : Fieldwire enregistrera chaque rapport que vous créez en tant que modèle afin que vous puissiez le réutiliser. Vous pouvez toujours revenir et modifier ou dupliquer ce modèle. Lors de la création de vos projets vous pouvez également cloner des rapports depuis un projet existant.
De plus, vous pouvez utiliser la section « Inclusions » du modèle pour choisir le contenu de la tâche que vous souhaitez inclure dans votre rapport (plans, photos, fichiers, vidéos, messages, dates de début et de fin, etc.). Tout le contenu que vous choisissez d'inclure est accessible via des hyperliens que vous pouvez visualiser dans une liseuse de PDF. Exemple : Acrobat Reader.
Trier des rapports : les rapports Fieldwire vous permettent de trier et de regrouper les tâches selon les différents attributs de tâche. Le premier attribut que vous choisirez sera le groupe principal dans lequel vos tâches seront triées dans le rapport. Le deuxième attribut sera utilisé pour trier davantage les tâches au sein du premier groupe d'attributs, et le troisième attribut regroupera les tâches similaires au sein des regroupements déterminés par vos deux premiers attributs.
Par exemple, en triant par « date de fin, catégorie et priorité », dans cet ordre, il génère un rapport dans lequel mes tâches sont répertoriées en premier par ordre de date de fin la plus récente, avec les tâches ayant la même date de fin, puis répertoriées dans des catégories. Dans chaque section de jour et sous-section de catégorie, les tâches sont regroupées par ordre de priorité, avec P1 en premier, P2 en deuxième et P3 en troisième.
En revanche, lorsque je trie un rapport par « priorité, catégorie et date de fin », dans cet ordre, il génère un rapport dans lequel mes tâches sont répertoriées par ordre de priorité la plus élevée en premier, avec les tâches qui ont la même priorité puis répertoriées dans des groupes de même catégorie. Dans chaque section prioritaire et sous-section de catégorie, les tâches sont regroupées par ordre de date de fin, la plus récente étant répertoriée en premier.
Assurez-vous que vous et les membres de votre équipe remplissez avec diligence ces attributs de tâche afin de pouvoir les utiliser pour générer le rapport que vous souhaitez.
3a. Créer un rapport des réserves
Les listes des réserves sont essentielles pour clôturer votre projet. Les tâches de Fieldwire peuvent être configurées avec des attributs spécifiques pour votre projet et votre équipe, pour garantir que rien ne passe entre les mailles du filet lors de la génération d'un rapport des réserves.
Il existe quelques paramètres particulièrement efficaces à exploiter lorsque vous générez un rapport de liste des réserves :
- Type : 'PDF Détaillé', cette sélection vous donnera la possibilité de sélectionner les attributs et le contenu de la tâche (ex : 'Listes de contrôle', 'Messages', etc.) que vous souhaitez inclure dans votre rapport.
- Inclusions : « Listes de contrôle », « Messages », « Photos ». Toute information que vous avez ajoutée à vos tâches elles-mêmes peut être sélectionnée pour être incluse dans votre rapport. Cette section est totalement personnalisable. Par exemple, vous pouvez exclure les messages dans les rapports envoyés au client. Vous pouvez inclure les fichiers si une pièce doit être remplacée et que vous souhaitez envoyer la notice dans le rapport. Si la personne à qui vous envoyez le rapport n'a pas accès à votre projet Fieldwire, pensez à inclure les plans pour qu'elle visualise où les tâches sont situées.
- Trier par : ce rapport est trié par « Catégorie », « Emplacement » et « Numéro de tâche ».
- Catégories : sélectionnez la catégorie pertinente à laquelle appartiennent vos tâches de la liste des réserves.
- Statuts : vous pouvez isoler ou trier les tâches par catégorie. Par exemple, vous pouvez envoyer à votre sous-traitant ses « En cours » mais un architecte « Tâches complétées » en attendant sa vérification. Le rapport « Vérifié » pourrait être envoyé au client.
Le rapport suivant porte sur une seule tâche, plus vous ajoutez d’informations à vos tâches, plus vos rapports seront complets. Vous pouvez même inclure des copies des plans mentionnés à la fin de vos rapports.
Dans l’aperçu ci-dessus, nous avons supprimé certaines références à différents plans. N’hésitez pas à télécharger le rapport complet pour voir tout le contenu omis. Vous pouvez voir les plans joints et ouvrir les photos jointes lorsque le rapport est ouvert dans une visionneuse PDF.
N.B : lorsque vous générez des rapports détaillés, veuillez noter qu’il y a des limites au nombre de tâches, de photos et de formulaires qui peuvent être inclus rapports. Si votre rapport dépasse ces limites, vous verrez le message « Limite de rapport dépassée » . Si vous essayez d’envoyer le rapport par mail, vous recevrez le même message « Dépassement de limite de rapport » dans votre mail. Comme l’indique le message, afin de générer le rapport avec succès, vous devrez réduire la taille du rapport en le divisant en plusieurs parties à l’aide de filtres de tâches de rapport.
3b. Créer un rapport d'avancement
Le maître d'ouvrage ou son représentant a souvent besoin de savoir comment se déroule un chantier sans nécessairement être physiquement présent. Les rapports PDF de Fieldwire lui donneront toutes les informations dont il a besoin, filtrées par catégorie, statut, responsable et/ou tout autre attribut de tâche pertinents.
Lorsque vous créez votre rapport, utilisez les paramètres suivants :
- Type : « PDF sommaire » est un résumé rapide des tâches ; les informations affichées ne sont pas aussi détaillées que les autres types de rapports, elles sont donc parfaites pour un rapport d'avancement de haut niveau.
- Trier par : « Date de fin », puis « Priorité » et « Catégorie » répertorieront les tâches par ordre de date d'achèvement (réelle ou prévue), puis par priorité, puis par catégorie afin que vos transactions soient regroupées. C'est un excellent moyen de voir ce qui a déjà été terminé, ce qui sera bientôt terminé et ce qui doit être re-priorisé et terminé plus tôt.
- Filtres de tâches : pour un rapport d'avancement, vous pouvez choisir de vous concentrer sur les tâches en attente à accomplir (statuts P1, P2, P3) ou celles qui ont été exécutées (statuts « Terminé » et « Vérifié »). Indiquez le statut que vous souhaitez signaler à votre public ; vous pouvez même créer deux rapports distincts pour rendre compte de la progression des tâches « ouvertes » et « terminées ». Vous pouvez également trier en fonction des différents « responsables » de la tâche.
- Filtres temporels : choisissez d'inclure toutes les tâches qui ont été « modifiées » dans la « dernière... semaine » pour un rapport d'avancement hebdomadaire. Cela donnera un aperçu de toutes les tâches qui ont été modifiées au cours de la semaine dernière, mais vous pouvez utiliser les autres options de ce filtre pour générer des rapports d'avancement mensuels, quotidiens ou même pour une plage de dates spécifique.
- Planifier un rapport : Fieldwire permet aux utilisateurs d'automatiser l'envoi de rapports. Dans ce cas, vous pouvez envoyer un rapport d'avancement à la fin de chaque semaine pour montrer l'avancement global des tâches de la semaine précédente, ou planifier un rapport à envoyer le même jour chaque mois si vous préférez un rapport d'avancement mensuel.
L'exemple de rapport d'avancement ci-dessous donne une vue d'ensemble de toutes les tâches qui ont été modifiées au cours de la semaine dernière, les dates de fin de ces tâches et les dates de fin actuelles des tâches. Encore une fois, plus vous remplissez de champs et d'éléments que vous ajoutez à chaque tâche, plus vos rapports peuvent être robustes.
3c. Créer un rapport de clôture
À la fin d'un projet, vous pouvez exporter un historique complet de celui-ci avec toute votre documentation en quelques clics ! Les rapports CSV de Fieldwire vous permettent d'exporter de nombreuses données de vos tâches pour bien clôturer votre projet.
Idéalement, votre rapport de clôture doit inclure tout le contenu pertinent que vous avez ajouté tout au long du projet. Assurez-vous que votre équipe standardisez votre utilisation des catégories, des statuts, des emplacements, etc.
Les rapports de clôture sont généralement très rapides et faciles à configurer, car ils doivent résumer toutes les informations importantes ajoutées à vos tâches tout au long du projet. Assurez-vous d'exploiter des paramètres spécifiques lorsque vous définissez la façon dont vous souhaitez trier votre CSV.
- Type : le type de rapport « CSV » contient des données de toutes les informations pertinentes sur le projet, vos tâches étant répertoriées en lignes et toutes les données de tâches organisées en colonnes. Le CSV contient les informations sur la tâche, des liens vers des plans, des photos et des fichiers pertinents, etc. Il permet de nombreuses personnalisations et manipulations une fois exporté, car il s'agit d'un fichier .csv que vous pouvez charger dans Excel ou d'autres programmes pour une analyse plus approfondie.
- Trier par : ce sont les paramètres les plus importants à exploiter lors de la création d'un rapport de clôture. Nous vous suggérons de trier par « Plan », puis « Catégorie » et « Numéro de Tâche ». Cela garantira que vous pouvez afficher toutes les tâches associées à chacun de vos plans, regroupées par catégorie. Le numéro de tâche conservera chaque tâche dans l'ordre chronologique de leur création. Si vous préférez répertorier les tâches par ordre d'achèvement plutôt que de création, remplacez « Tâche n° » par « Date de fin ».
- Hashtags : Ici, vous pouvez choisir les tags spécifiques sur lesquels vous souhaitez faire un rapport. Si vous choisissez « Tous », Fieldwire extraira toutes les tâches, quelle que soit le tag. Ainsi, selon la façon dont votre équipe a utilisé les tags, ajoutez de la granularité à votre rapport en tirant parti des tags.
- Filtres temporels : Sélectionnez « Dernière modification » et « Tout le temps » pour afficher l'historique complet.
Téléchargez un exemple de rapport ici.
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