Introduction
Les utilisateurs Fieldwire disposant d’un abonnement Business ou Business Plus peuvent intégrer leur compte et leurs projets Fieldwire avec QuickBooks Online afin d’importer automatiquement les données de dépenses dans Fieldwire sous forme de Coûts réels.
Cette intégration permet aux équipes projet de comparer le budget prévisionnel et les dépenses réelles en quasi temps réel, sans double saisie. Les dépenses telles que factures, notes et paie saisies dans QuickBooks Online sont automatiquement converties en Coûts réels dans Fieldwire, ce qui aide les équipes à comprendre combien a été dépensé et quel budget reste disponible.
IMPORTANT : Il s’agit d’une synchronisation unidirectionnelle de QuickBooks Online vers Fieldwire. Les Coûts réels créés via l’intégration ne peuvent pas être modifiés ni supprimés dans Fieldwire et doivent être gérés directement dans QuickBooks Online.
Note : Cet article explique comment connecter QuickBooks Online et configurer l’automatisation qui importe les dépenses dans les Coûts réels de Fieldwire.
Pour en savoir plus sur la connexion des applications et des automatisations en général, consultez ces articles :
- Onglet Intégrations : Configuration d’une connexion
-
Onglet Intégrations : Configuration d’une automatisation
Si vous ne connaissez pas la fonctionnalité Budget de Fieldwire, consultez cet article :
Comment fonctionne l’intégration
- Les dépenses sont créées dans QuickBooks Online.
- Chaque dépense doit :
- Être associée à un projet
- Utiliser un produit ou service correspondant à une ligne budgétaire Fieldwire
- Une fois enregistrée dans QuickBooks Online, la dépense crée automatiquement un Coût réel correspondant dans Fieldwire.
Cela permet aux équipes de :
- Suivre les dépenses réelles par rapport au budget
- Éliminer la double saisie
- Maintenir QuickBooks comme système financier de référenc
Configurer la connexion à QuickBooks Online
Avant de commencer, assurez-vous de disposer des autorisations nécessaires au niveau du compte et du projet dans Fieldwire.
Prérequis
Pour connecter QuickBooks Online à Fieldwire, vous devez :
- Avoir un abonnement Fieldwire Business ou Business Plus
- Accéder à l’onglet Intégrations au niveau du compte
- Disposer d’un compte QuickBooks Online valide
Vidéo Tutorielle
Instructions détaillées
- Accédez à l’onglet Intégrations depuis la page d’accueil de votre compte Fieldwire.
- Localisez QuickBooks Online et cliquez dessus.
- Sélectionnez Connecter le compte QuickBooks Online.
- Saisissez un nom et cliquez sur Suivant.
- Connectez-vous à votre compte QuickBooks Online lorsque vous y êtes invité.
- Une fois connecté, vous verrez qu’aucun projet n’est encore lié. Cela sera géré via une automatisation.
À ce stade, la connexion au niveau du compte est terminée. Ensuite, configurez l’automatisation pour le projet.
Configurer une automatisation avec QuickBooks Online
Les automatisations contrôlent la manière dont les données circulent entre QuickBooks Online et Fieldwire.
Prérequis
Pour créer une automatisation, vous devez :
- Être Administrateur du projet Fieldwire
- Avoir accès à l’onglet Paramètres du projet
Création de l’automatisation
- Accédez au projet à connecter à QuickBooks Online.
- Allez dans l’onglet Paramètres.
- Faites défiler jusqu’à la section Intégrations à droite.
- Cliquez sur Gérer les automatisations.
- Sélectionnez + Nouvelle automatisation.
- Choisissez QuickBooks Online.
- Sélectionnez Importer les dépenses QuickBooks Online dans les Coûts réels Fieldwire.
- Cliquez sur Créer un brouillon.
Associer les lignes budgétaires aux services QuickBooks
Fieldwire tente automatiquement d’associer :
- Produits & Services QuickBooks
avec - Lignes budgétaires Fieldwire
Un résumé indique combien d’éléments ont été correctement associés.
Si des éléments ne correspondent pas
- Ouvrez QuickBooks Online.
- Accédez à Produits & Services.
- Cliquez sur Nouveau, puis Service pour créer un nouvel élément.
- Nommez l’élément en utilisant ce format :
CodeNiveau1.CodeNiveau2.TypeCoût
Exemple :02.04.L - Façade
Seul le code est requis pour la correspondance. La description est facultative. - Si nécessaire, complétez les champs pertinents (ex. coût d’achat).
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
-
Revenez dans Fieldwire et relancez la configuration de l’automatisation.
Finaliser la configuration
Une fois toutes les lignes budgétaires associées :
- Sélectionnez le projet QuickBooks correspondant.
- Cliquez sur Connecter.
Un aperçu montre la correspondance des données :
- Fieldwire ↔ QuickBooks Online
- Ligne budgétaire ↔ Produit/Service
- Nom du coût réel ↔ Description de la dépense
-
Montant du coût réel ↔ Montant de la dépense
Le statut passe à Connecté.
Vous verrez un aperçu de la manière dont les données sont mappées entre les systèmes :
| Fieldwire | QuickBooks Online |
|---|---|
| Ligne budgétaire | Produit/Service |
| Nom du coût réel | Description de la dépense |
| Montant du coût réel | Montant de la dépense |
Une fois la connexion établie, le statut de l’automatisation passera à « Connecté ».
Voir l’intégration en action
Lorsqu’une dépense est créée dans QuickBooks Online :
- Sélectionnez le bon service
- Associez-le au bon projet
- Enregistrez la dépense
Fieldwire crée automatiquement :
- Un nouveau Coût réel
- L’associe à la ligne budgétaire correspondante
- Affiche une icône QuickBooks indiquant l’importation
Aucune action supplémentaire n’est requise dans Fieldwire.
Points importants et limitations
- Synchronisation unidirectionnelle QuickBooks Online → Fieldwire
- Les Coûts réels créés via l’intégration :
- Ne peuvent pas être modifiés ni supprimés dans Fieldwire
- Doivent être mis à jour ou supprimés dans QuickBooks Online
- Toute modification dans QuickBooks Online se répercute automatiquement dans Fieldwire
Pour en savoir plus