Introduction à la fonctionnalité Budget dans Fieldwire

 

Après la configuration initiale, vous pouvez toujours gérer les codes de coûts à partir du budget :

 

 

Vous pouvez ajouter des codes pour créer manuellement des articles sur les lignes du Budget ou des Demandes de variation , en commençant par ajouter un nouveau groupe de coûts : 

 

Ensuite, rajouter les codes dans le groupe des coûts : 

 

 

Les en-têtes de cet onglet fournissent une vue d’ensemble des différentes colonnes et des données affichées dans l’onglet Budget. Plus précisément, ces colonnes sont définies comme suit :

Éléments du budget / codes de coût

Budget :

• Original = Valeur initiale du périmètre de travail de l’entreprise principale

• Actuel = Contrat initial + ordres de modification approuvés par l’entreprise principale

• En attente = Ordres de modification en attente de l’entreprise principale

Coût :

• Original = Valeur initiale du périmètre de travail d’un sous-traitant

• Actuel = Coût : contrat initial + ordres de modification approuvés du sous-traitant

• En attente = Ordres de modification en attente du sous-traitant

• Prévisionnel = Valeur des coûts que l’entreprise principale prévoit de dépenser

• Réel = Coût encouru à ce jour

Prévision :

• Écart actuel = Budget actuel - Coût actuel

• Écart prévisionnel = (Budget original + en attente) - Coût prévisionnel

• Écart réel = Budget actuel - Coût réel

De plus, vous remarquerez la barre d’analytique générale en haut, qui permet de visualiser facilement le budget prévisionnel moins le coût prévisionnel, pour afficher l’écart prévisionnel. Cela met en avant les métriques budgétaires les plus importantes et aide les chefs de projet ainsi que les dirigeants à identifier rapidement les tendances et à prendre des décisions basées sur les données.

 

Importer les Codes des Coûts

 

Note: Lors de l'importation de codes de coûts à partir d'un fichier .xls ou .xlsx existant, veuillez vous assurer que les cellules des codes de niveau 1 et de niveau 2 soient enregistrées en tant que « texte ». Si la cellule est formatée comme un « nombre » au lieu de « texte », un code d'erreur s'affichera lors du téléchargement. Ce formatage des cellules est utilisé dans le modèle pour garantir que si votre code commence par un « 0 », comme « 01 », Excel ne supprime pas le « 0 » et ne l'affiche pas sous forme de « 1 ». 

 

 

Créer (ou importer) des postes budgétaires

Une fois que les codes de société et de coût sont établis, il est temps de commencer à créer les postes budgétaires. Lors de la première configuration, ce sera la troisième étape et vous aurez la possibilité d’ajouter manuellement de nouveaux postes budgétaires ou d’importer vos postes à partir d’un fichier Excel.

Les postes budgétaires sont les suivants :

• Code de coût
• Type de coût
• Valeur initiale du contrat

Note: Les codes de coût peuvent avoir plusieurs types de coûts

 

Comment modifier ou mettre à jour le coût actuel
Actuellement, il n’existe pas de fonction intégrée permettant d’éditer directement la valeur du coût réel. Cependant, nous prévoyons d’introduire cette fonctionnalité dans une mise à jour future. En attendant, si vous devez ajuster le coût réel pour refléter une nouvelle valeur, vous pouvez créer une nouvelle entrée avec un montant négatif égal à la différence.

Veuillez voir l’exemple ci-dessus : Dans ce cas, le coût réel de 455 076,87 $ est incorrect et doit être mis à jour vers 0. Vous pouvez apporter cette modification en créant un « + Nouveau coût » d’une valeur de -455 076,87 $. Cela remet effectivement le coût initial à zéro et le système reflétera la valeur mise à jour.

 

 

 

Importer les lignes de Budget

 

Si vous choisissez d’importer vos articles de ligne budgétaire, vous pouvez également télécharger un modèle pour vous assurer que votre fichier Excel est correctement formaté à partir du mode « Importer le budget ».

 

 

Une fois que vous avez terminé les trois étapes initiales pour établir le budget de votre projet, les étapes d’établissement seront remplacées par votre nouveau budget. Vous pouvez toujours ajouter de nouveaux articles et importer votre budget :

 

 

Note: Les postes budgétaires ne peuvent pas être supprimés lorsqu’ils sont attribués à un sous-traitant, utilisés dans un ordre de modification ou utilisés dans un coût réel.

 

Colonnes du tableau budgétaire
 

Chacune des colonnes est la suivante :

1. Postes budgétaires
2. Budget : Contrat initial = valeur initiale de la portée des travaux de l’entreprise principale
3. Budget : Actuel = Budget : Contrat initial + ordres de modification approuvés par la société responsable
4. Budget : en attente = ordres de modification en attente de la société responsable
5. Coût : Contrat initial = valeur initiale de la portée des travaux d’une entreprise sous-traitante
6. Coût : Courant = Coût : Contrat initial + ordres de modification approuvés par le sous-traitant
7. Coût : En attente = ordres de modification du sous-traitant en attente
8. Coût : réel
9. Prévisions : Excédent actuel/déficit = Budget : Actuel - Coût : Actuel

 

Verrouiller/déverouiller le budget initial
 

Pour verrouiller le budget initial et commencer à attribuer des articles aux sous-traitants, utilisez le bouton « Verrouiller le budget initial ». Vous pourrez toujours débloquer et modifier les valeurs initiales du contrat du budget.

 

Fil d'activité

Tout au long du processus de création du budget, les utilisateurs ayant accès au module Budget pourront suivre les modifications apportées aux lignes budgétaires, y compris les changements relatifs au budget, aux coûts, et plus encore. Les utilisateurs pourront également ajouter des notes dans le fil d’activité afin de conserver une trace complète des actions effectuées.

Pour accéder au fil d’activité, procédez comme suit :

1. Accédez au module Budget.

2. Apportez des modifications à vos lignes budgétaires ou de coûts.

3. Sur la ligne modifiée, cliquez dessus pour ouvrir le panneau latéral.

4. Sélectionnez l’onglet Activité.

Vous pourrez alors consulter toutes les modifications apportées à cette ligne budgétaire et ajouter, si nécessaire, des notes pertinentes dans le fil d’activité.

 

Dans le flux d’activité des postes individuels, vous pouvez également lier des fichiers et des formulaires existants ! Cela crée un moyen simple de gérer la documentation directement depuis l’onglet Activité du Budget. Pour ajouter un fichier et/ou un formulaire :

1. Accédez à l’onglet Budget
2. Sélectionnez le poste individuel où vous souhaitez ajouter le fichier/formulaire
3. Cliquez sur l’onglet Activité
4. Cliquez sur + Ajouter une pièce jointe ou un lien
5. Choisissez « Joindre depuis Fichiers », « Lier depuis Formulaires » ou cliquez sur + Télécharger un nouveau fichier
6. Sélectionnez le fichier/formulaire que vous souhaitez joindre au flux d’activité de ce poste
7. Cliquez sur Ajouter des notes

Le formulaire/fichier sera ensuite ajouté au flux d’activité avec un horodatage.

 

Configuration des sous-traitants

Si le projet comporte des sous-traitants tiers, sélectionnez le type de coût « Sous-traitant » lors de la création d’un poste budgétaire. Une fois le budget verrouillé, un bouton « Assigner à » s’affiche à côté des articles de sous-traitance. Cliquez sur ce bouton pour faire apparaître un autre modal où vous pouvez assigner l’élément de ligne à la société sous-traitante dans votre projet ainsi que définir le coût initial. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur « Assigner ».

 

Modifier les Demandes de variation et le Budget

Les modules de Demande de variation  et Budget sont intrinsèquement liés à la création et au choix des codes de coût.

Après avoir créé une demande de variation, sélectionnez un code de coût afin que le coût soit inscrit dans le budget.

 

 

Une fois que vous avez rempli la demande de variation, cliquez sur le bouton « Envoyer » et sélectionnez « Demander la validation », puis envoyez à votre client

 

L’état de la demande de modification sera mis à jour et indiqué « En attente de validation ».

 

 

La valeur que vous entrez dans la demande de variation apparaîtra dans le module Budget, plus précisément dans la section « Budget » de la colonne « En attente », ainsi que le code de coût correspondant qui y était lié.

 

Once the change order is approved it will update the “Current” column in the Budget module.

 

Demandes de Variation de sous-traitants  

Après avoir créé un ordre de modification, demandez le coût à un sous-traitant en cliquant sur le bouton déroulant « Envoyer » et puis sur « Demander le coût ».

Note: Les sous-traitants doivent être utilisateurs du projet pour que des demandes de variation leur soient attribués.

L’état de la demande de variation sera mis à jour et le sous-traitant recevra un avis par mail :

 

 

Si le sous-traitant ne remplit pas la demande de variation dans Fieldwire et vous le renvoie, vous pouvez le soumettre en son nom en cliquant sur « Actions » et « Soumettre au nom de ».

 

 

Vous pouvez ensuite remplir la demande de variation au nom du sous-traitant en sélectionnant le code de coût correspondant. Une fois que vous avez terminé de le remplir, cliquez sur le bouton bleu « Soumettre en votre nom ».

Le coût de demande de variation du sous-traitant apparaîtra sous la partie « Coût » du budget dans la colonne « En attente », ainsi que le code de coût correspondant qui lui était lié.

 

Une fois demande de variation approuvé, il mettra à jour la colonne « Actuel » dans le module Budget.