L'onglet FQR dans Fieldwire

Contexte

Dans le cadre de la gestion de vos projets avec Fieldwire, le module de FQR, ou Fiches Questions Réponses, vous permet de faire circuler les données en provenance du terrain et de rapprocher les différentes parties prenantes. Les Fiches Questions Réponse, ou FQR, permettent aux équipes de disposer de données neutres et de créer intuitivement un historique fiable sur l’ensemble du processus de FQR.

Note : pour intégrer ce module dans votre instance de Fieldwire, nous vous invitons à demander une démo auprès de notre équipe commerciale.

Comment activer la gestion de projet sur un projet

Pour obtenir plus d’informations sur l’activation de la fonction de gestion de projet et sur la gestion des entreprises, consultez cet article.

Tableau de permissions des FQRs

Points clés à noter :

• Toutes les permissions supposent que l’utilisateur appartient à la même entreprise que le destinataire actuel, sauf indication contraire.
• La mention “*Entreprise émettrice” est l’entreprise qui crée la FQR, et envoie la question.
• Les administrateurs peuvent créer de nouvelles FQRs lorsqu’ils ne sont pas dans une entreprise (ni responsable ni contributeur), puis se déplacer vers une entreprise en assignant une FQR (ils seront automatiquement managers).

Permissions de l’entreprise pilote (s’appliquent uniquement si une entreprise pilote est définie) :

• Seuls les utilisateurs de l'entreprise pilote peuvent "Répondre au nom de"
• L'entreprise émettrice peut seulement réssigner des FQRs au statut "Ouvert" s'ils sont l'entreprise Pilote
• Une fois qu'une FQR sort du statut Brouillon, tous les utilisateurs de l'entreprise Pilote peuvent la voir pendant toute la procédure, et même lorsque le destinataire actuel est en dehors de l'entreprise Pilote ou quand ils n'ont pas été ajoutés comme Observateurs.
• Visibilité générale :
  • Les utilisateurs peuvent les FQRs :
    • Qui ont été créé par un utilisateur de leur entreprise
    • Dont ils sont destinataires
    • Dont ils été désignés comme examinateurs

Comment définir une entreprise pilote

Pour vous assurer que toutes les FQRs et visas passent par votre “Entreprise” dans Fieldwire, vous pouvez définir une entreprise pilote.

1. Accédez à l’onglet Personnes du projet et cliquez sur "Définir entreprise pilote" pour l’entreprise que vous souhaitez désigner comme pilote..

Une fenêtre pop-up expliquera ce que les utilisateurs de l’entreprise pilote peuvent faire par rapport aux utilisateurs des “Autres entreprises”.

Par exemple, les utilisateurs de l’entreprise pilote peuvent envoyer des FQRs à n’importe quelle entreprise, tandis que les utilisateurs des « autres entreprises » ne peuvent envoyer des FQRs qu’à l’entreprise pilote.

Cliquez sur le bouton bleu "Définir entreprise pilote". L’entreprise pilote sera indiquée par une icône de couronne et le texte “Entreprise pilote” à côté de son nom.

Si vous avez sélectionné par erreur la mauvaise entreprise pilote, tout administrateur du projet peut la modifier en procédant comme suit :

1. Cliquez sur les trois points (⋮) à côté de l'icône Inviter des utilisateurs.
2. Sélectionnez Supprimer l'entreprise pilote.

Paramètres de visibilité des demandes d'informations (FQR) clôturées

Les administrateurs de projet peuvent désormais contrôler qui peut consulter les Fiches Questions-Réponses (FQR) clôturées au niveau du projet.

Lorsque cette option est activée, les administrateurs peuvent restreindre la visibilité des Fiches Questions-Réponses (FQR) clôturées créées par des entreprises autres que l'entreprise pilote, de sorte qu'elles ne soient visibles que par :

• L'entreprise pilote
• Les utilisateurs directement impliqués dans la FQR (créateur, destinataire, réviseurs, observateurs)

Si ce paramètre n'est pas activé, les Fiches Questions-Réponses clôturées restent visibles pour tous les utilisateurs du projet.

Numérotation des Fiches Questions-Réponses (FQR) de l'entreprise pilote

Les Responsables de l'entreprise pilote peuvent, s'ils le souhaitent, renuméroter les demandes d'informations (FQR) lorsqu'elles sont réassignées, ce qui permet à la FQR de respecter le format de numérotation de l'entreprise pilote.

Lorsque cette option est utilisée, le nouveau numéro de FQR est systématiquement mis à jour dans :

• Le tableau des FQRs
• Les exportations au format CSV et PDF
• Les notifications par e-mail

Cela permet d'éviter toute confusion lorsque plusieurs entreprises utilisent des systèmes de numérotation internes différents.

Processus de traitement des FQR dans Fieldwire

Toutes les FQR suivent le même processus de traitement dans Fieldwire. Une FQR peut avoir différents statuts en fonction de l’état d’avancement de son traitement. Vous trouverez dans le tableau ci-dessous une explication des différents statuts que peuvent avoir les FQR dans Fieldwire :  

Section Activité

Tout au long du processus de FQR, tous les utilisateurs seront en mesure d'effectuer le suivi de l’état de la FQR, comme la date de la demande ou de son envoi, ou bien la personne qui a demandé ou envoyé une information en particulier : 

De plus, chaque fois qu'une modification est effectuée dans le champ Impact ou Notes d'impact, cette information sera enregistrée dans l’onglet Activité afin que chaque utilisateur du projet puisse voir comment l’impact a évolué tout au long du cycle de vie de FQR :

Enfin, si vous assignez une FQR à une personne qui n'est pas utilisatrice de Fieldwire (soit à une adresse email), la réponse que le destinataire a fourni par mail sera enregistrée dans cette section Activité de la FQR dans Fieldwire. Si vous êtes l'émetteur ou un Responsable de l'entreprise émettrice, alors vous aurez la possibilité de cliquer sur le bouton bleu Marquer comme réponse pour confirmer ce message comme étant la réponse à la FQR.

Observateurs de FQR 

À tout moment durant le processus de traitement d’une FQR, mais le plus fréquemment lorsque celle-ci a un statut "Brouillon", vous pouvez ajouter des observateurs à une FQR et ceux-ci qui recevront des notifications par e-mail sur l’évolution du traitement de la FQR :

 

Les observateurs reçoivent des notifications sur l’évolution du traitement de la FQR, mais ils ne peuvent pas en modifier le contenu, à moins d’être le destinataire de la FQR ou d’avoir le profil de responsable au sein de l’entreprise du destinataire actuel de la FQR. 

Lorsque vous assignez une FQR, vous pouvez désigner comme observateur n’importe quel autre utilisateur impliqué dans votre projet. Chaque fois que le destinataire d’une FQR change, cet utilisateur est automatiquement ajouté comme observateur.

L’émetteur d’une FQR peut ajouter des observateurs de son entreprise (ou d’autres entreprises) lorsque la FQR a un statut "Brouillon", "Ouvert, "Clôturé" ou "Annulé". Le destinataire d’une FQR peut ajouter des observateurs de son entreprise (ou d’autres entreprises) lorsque la FQR a un statut "Ouvert" ou "Clôturé". 

Le tableau de bord des FQR 

Dans le module FQR sur la gauche, vous pouvez isoler les FQR qui vous sont assignées (Mes FQR) ou pour lesquelles vous êtes observateur (FQR observées), ou encore afficher l’ensemble des FQR (Toutes les FQR) en cliquant sur les catégories correspondantes : 


 

Les en-têtes fournissent un aperçu global de la nature, de l’ordre, du sujet et du statut des FQR sur le projet.
Plus spécifiquement, les en-têtes sont définies comme ci-dessous :

• Numéro de la FQR (N°) : le numéro est composé du code de l’entreprise émettrice de la FQR et d’un numéro correspondant à l’ordre de création de la FQR. Il est créé lorsque la FQR passe du statut Brouillon au statut Ouvert.
• Nom : Nom de la FQR qui a été attribué au moment de sa création. 
• Statut : Statut actuel de la FQR qui dicte les actions possibles pour les utilisateurs. Cela peut être Brouillon, Ouvert, En attente, Clôturé, ou Annulé). 
• Date d'échéance : il s’agit de la date à laquelle la FQR doit être répondue.
• Examinateurs : Affiche les utilisateurs qui ont été ajoutés comme examinateurs du Visa et s'ils ont déjà répondu ou non
• Destinataire actuel : Propriétaire actuel des actions du Visa
• Nº de référence : Numéro de référence renseigné dans la description de la FQR, souvent utilisé pour référencer un autre système de numération que celui utilisé sur Fieldwire
• Impact : Une vue rapide sur l'impact potentiel sur le budget ou sur d'éventuels délais de la FQR. Les options sont "Aucun impact", "Coût", "Planning" et "Coût et planning".
• Date de la demande : Date à laquelle la FQR a été basculée du statut "Brouillon" au statut "Ouvert". Ce sera la même date que que dans le champ de question dans la FQR ainsi que celle affichée dans la colonne "Date de demande de la FQR" dans le rapport CSV.
• Date de la réponse : Date à laquelle la FQR a été basculée du statut "Ouvert" au statut "En attente". Ce sera la même date que que dans le champ de réponse dans la FQR ainsi que celle affichée dans la colonne "Date de réponse de la FQR" dans le rapport CSV.
  • Si une réponse à la FQR a été rejetée et que la FQR a basculé de nouveau en statut "Ouvert", alors aucune date n'est affichée.
  • Si d'anciennes réponses à la FQR ont été rejetées, la date affichée sera celle de la réponse la plus récente.
• Temps de réponse : Différence en jours entre la Date de la demande et la Date de la réponse

Pour ajouter, supprimer ou trier les colonnes :

1. Cliquez sur l’icône ⚙ à côté des en-têtes

   • Cela ouvre la liste des noms de colonnes de vos Visas

2. Cochez/décochez les colonnes désirées

3. Cliquez sur l'icône de réorganisation pour glisser / déposer les noms des en-têtes selon votre préférence d'affichage

Vous pouvez revenir à l'affichage par défaut en cliquant sur "Réinitialiser" en bas de la liste.

Remarque : Les modifications apportées aux colonnes visibles (ainsi qu’à leur ordre d’affichage) dans ce tableau sont conservées sur l’ensemble de vos projets. Toutefois, ces préférences sont propres à chaque utilisateur. Ainsi, si vous modifiez les colonnes visibles ou leur ordre, ces changements ne seront pas appliqués lorsqu’un autre utilisateur se connectera aux mêmes projets.

 

Vous remarquerez également les différents statuts affichés en haut de la page, qui vous permettent de voir rapidement combien de FQR sont associées à chaque statut dans le projet.

 

 

Exporter un rapport de FQR

Si vous souhaitez exporter un aperçu de vos données FQR, vous pouvez le faire en cliquant sur Générer un rapport. Vous aurez ensuite la possibilité d’exporter vos données sous forme de rapport CSV ou de rapport PDF.

Lors de l’exportation, votre rapport PDF inclura un résumé de toutes les FQR de votre projet, indiquant combien de FQR possède chaque statut. De plus, un tableau récapitulatif de toutes les FQR de votre projet sera inclus, sauf si des filtres sont appliqués, ce qui sera également indiqué dans le rapport.

Les colonnes du tableau sont basées sur celles que vous avez sélectionnées dans l’application Web, dans le tableau de bord des FQR. Ainsi, si vous avez défini une sélection et un ordre personnalisés des colonnes dans la vue FQR de l’application Web, cela sera reflété dans le rapport PDF.

Lors de l’exportation au format CSV, le rapport inclut plusieurs colonnes, notamment :

• Numéro de FQR
• Nom de la FQR
• Statut
• Date d'envoi de la question
• Date d’échéance
• Jours restants avant échéance
• Jours de retard
• Date de réponse
• Date de clôture

Si ces champs ont été renseignés, vous verrez également une colonne Question avec la question posée dans la FQR et une colonne Réponse avec la réponse fournie. Cela vous permet de vérifier vos FQR en un coup d'oeil.

Exporter les FQR individuellement

1. Cochez la case à gauche de chaque FQR que vous souhaitez exporter.

2. Cliquez sur le menu déroulant Actions.

3. Selectionnez Exporter les FQR.

   • Vous recevrez un email avec un lien de téléchargement pour les PDFs correspondant aux FQR sélectionnés

4. Cliquez sur le lien dans cet email pour télécharger un fichier ZIP contenant les fichiers PDF correspondants sur votre appareil.

5. Dézipez le fichier pour accéder aux fichiers PDF de vos FQR.

Remarque : C'est particulièrement intéressant lors de la clôture d'un projet lorsque vous avez besoin de partager ou archiver l'ensemble de vos FQR.

Rechercher et filtrer des FQR

Avec une longue liste de FQR, il peut devenir difficile de retrouver la bonne FQR au bon moment. Vous avez deux outils à votre disposition pour vous aider. Le premier est la barre de recherche pour recherche une FQR en particulier. Elle est spécifique aux FQR et ne retourne aucun autre élément en dehors de l'onglet FQR. Elle est configurée pour retourner des résultats selon le nom et et le numéro des FQR, aucun autre élément des FQR.

En plus de la barre de recherche, vous pouvez utiliser le menu "Filtres" accessible en haut à droite pour filtrer les FQR en fonction des paramètres ci-dessous : 

Action de ma part requise : Filtre pour afficher les FQR dont l'utilisateur actuel est le destinataire, que l'on peut retrouver dans l'onglet "Mes FQR".

Observateurs : Filtre pour afficher les FQR  dont l'utilisateur actuel est observateur.

En retard : Filtre pour afficher les FQR qui sont dans le statut "Ouvert" et dont la Date d'échéance est dans le passé.

Statut : Stade de traitement en cours des FQR (Brouillon, Ouvert, En attente, Clôturé, ou Annulé).

Entreprise destinataire : Menu déroulant pour sélectionner la ou les entreprises auxquelles le destinataire actuel des FQR est associé.

Entreprise émettrice : Menu déroulant pour sélectionner la ou les entreprises auxquelles l'émetteur des FQR est associé.

Destinataire : l'utilisateur actuellement désigné pour traiter les FQR.

Dernière mise à jour : date à laquelle les données des FQR ont été modifiées pour la dernière fois.

Statut : il s’agit du stade de traitement en cours des FQR (Brouillon, Ouvert, En attente, Validé, ou Invalide).

Créer une FQR (statut "Brouillon")

Chaque utilisateur enregistré dans une entreprise peut créer des FQR. Pour créer une FQR, cliquez sur l’onglet "FQR", puis sur le bouton "+ Nouvelle FQR". Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez un nom pour cette nouvelle FQR : 
 

Remarque : vous pouvez modifier ultérieurement le nom de chaque FQR avec un statut "Brouillon" en cliquant sur l’icône en forme de crayon à côté de leur nom. 

Lorsque la FQR est créée, seul le champ "Question" est obligatoire pour pouvoir l’assigner.  Vous pouvez joindre à la question des plans, des photos ou des fichiers liés à votre projet en cliquant sur le texte bleu + pièce jointe

 

Remarque : vous pouvez annoter toutes les photos directement à partir de votre appareil comme s’il s’agissait d’un nouveau chargement. Cette fonction n’est pas disponible pour les photos ajoutées en pièce jointe. 

Remarque : en sélectionnant des fichiers existant déjà dans votre projet, vous pouvez simplement cliquer dans le champ de recherche correspondant et une liste de tous les fichiers actuels du projet s'affichera. Vous pourrez ensuite faire défiler cette liste pour sélectionner le fichier souhaité.

Lors de la création d'une FQR, vous pouvez également indiquer son impact éventuel en termes de coût et/ou de planning :

Si vous souhaitez faire référence à des FQR existantes lors de la création d'une FQR, vous pouvez les associer depuis la section "Liens du projet" : 

 

Vous pouvez également créer une nouvelle tâche (ou associer une tâche existante) depuis la section "Liens du projet" :

 

Tous les utilisateurs qui ont un rôle de Contributeur ou de Responsable au sein de l'entreprise émettrice peuvent visualiser des FQR avec un statut "Brouillon", et tous peuvent supprimer ou télécharger au format PDF un brouillon de FQR depuis le menu déroulant "Actions" au-dessus du tableau de board des FQR. Cependant, seuls les Responsables peuvent les modifier, les télécharger ou les supprimer depuis le menu déroulant "Actions" dans la FQR elle-même.

Tous les utilisateurs peuvent également créer une nouvelle FQR ou ajouter un lien hypertexte vers une FQR existante directement à partir de la page de visualisation d’un plan :

 

Lorsqu’une FQR est associée à un plan, le nom de ce plan apparaît automatiquement dans la section "Plans associés" de la FQR : 
 

Tous les utilisateurs peuvent accéder directement à un plan associé à une FQR en cliquant sur le nom de ce plan. 
 
Remarque : vous ne pouvez pas ajouter un plan associé directement depuis un formulaire de FQR. Pour associer une FQR à un plan (ou pour y faire référence dans une FQR), vous devez utiliser l’outil "Ajouter un lien hypertexte vers une FQR" à partir de la page de visualisation du plan.

Créer une FQR depuis une tâche

Si vous avez déjà des observations, comme des photos, sur vos tâches que vous souhaitez utiliser pour créer une nouvelle FQR, vous pouvez le faire directement à partir de la tâche elle-même.

Pour ce faire, vous devez ajouter des photos dans votre tâche. Ensuite, cliquez sur l’icône Trombone dans la tâche et sélectionner « FQR ». Une fois que vous sélectionnez "Nouvelle FQR ", une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de nommer votre FQR et de sélectionner ou non une case pour inclure les photos existantes de la tâche dans votre FQR. Enfin, cliquez sur « Créer un brouillon » pour créer la nouvelle FQR : 

Pour importer un lot de FQR en brouillon

1. Sélectionnez Importer les FQR dans l'onglet FQR.

2. Sélectionnez l'Outil d'importation de FQR.

3. Renseigner les champs suivants pour chaque FQR :

   • Nom

   • Question

   • Suggestion

   • Numéro de référence

   • Impact

   • Notes d'impact 

4. Cliquez sur Importer les FQR

5. Les FQR importées apparaitront dans la liste de vos FQR dans le statut Brouillon.

Remarque : Cela permet à vos équipes de créer rapidement des FQR

Modifier les numéros de FQR

Les chefs de projet peuvent modifier manuellement un numéro de FQR afin de mieux aligner les FQR dans Fieldwire sur les schémas de numérotation existants, les formats des entrepreneurs généraux ou les versions de révision.

Lors de la modification d'un numéro de demande d'informations :

• Le code société reste inchangé
• Seule la partie numérique du numéro de FQR peut être mise à jour
• L'ordre séquentiel est conservé afin d'éviter les doublons ou les conflits de numéros de FQR

Toute mise à jour du numéro de FQR est répercutée de manière cohérente dans le tableau de bord des FQR, les exportations et les notifications par e-mail.

Assigner une FQR (statut "Brouillon" à "Ouvert")

Si vous cochez la case "Permettre au destinataire de recevoir des rappels par mail", le destinataire de la FQR recevra une notification par e-mail 48 heures avant l’échéance pour lui rappeler que la FQR nécessite une réponse :
 

Examinateurs

Réassigner à un collègue 

Tous les utilisateurs qui ont un profil de contributeur ou de responsable peuvent réassigner une FQR à un autre responsable ou contributeur de leur entreprise depuis le menu "Actions" en cliquant sur "Réassigner à un collègue". Cette action a pour effet d’envoyer une notification par e-mail au nouveau destinataire de la FQR et à tous les observateurs concernés.  Dans une optique de transparence, chaque action de ce type apparaît dans la section "Activité" de la FQR. Par ailleurs, le destinataire initial de la FQR est ajouté comme observateur. 

 

Répondre à une FQR (statut "Ouvert" à "En attente")

Une fois qu'une FQR a été assignée, le nouveau destinataire (ainsi que les observateurs ajoutés) recevront un e-mail pour les informer que le statut de la FQR est passé de « Brouillon » à « Ouvert ». 

Les FQR ouvertes et en attente seront visibles par tous les utilisateurs des deux entreprises concernées : l'entreprise de l'émetteur ou l'entreprise à laquelle la FQR a été assignée.

Actions de l'administrateur en statut ouvert :

Lorsqu'une entreprise pilote est définie sur le projet, les utilisateurs de l'entreprise pilote peuvent choisir de Répondre au nom du destinataire. En survolant le menu déroulant Actions, l'utilisateur de l'entreprise pilote verra l'option Répondre au nom de. Les utilisateurs qui ne font pas partie de l'entreprise pilote ne verront pas cette option, même s'ils sont ceux qui envoient la FQR à l'utilisateur de l'entreprise pilote.

Si un destinataire a ajouté une réponse à une FQR mais ne l'a pas formellement envoyée, les administrateurs éligibles peuvent toujours utiliser Répondre au nom de pour faire avancer la FQR. Cela permet d'éviter que les FQR ne restent bloquées au statut Ouvert lorsqu'une réponse existe mais n'a pas encore été envoyée.

Lors de l'utilisation de Répondre au nom de dans ce scénario, la fenêtre modale de réponse sera pré-remplie avec la réponse existante du destinataire et toutes les pièces jointes. L'administrateur peut alors examiner, modifier et envoyer la réponse.

Qui peut utiliser Répondre au nom de dépend du fait qu'une entreprise pilote soit définie ou non sur le projet :

• Si une entreprise pilote est définie, seuls les administrateurs de l'entreprise responsable peuvent répondre au nom de.
• Si aucune entreprise pilote n'est définie, seuls les administrateurs de l'entreprise qui a créé la FQR peuvent répondre au nom de.

Remarque : L'émetteur ainsi que tout administrateur de l'entreprise de l'émetteur peuvent se réassigner la FQR pour rendre le bloc de réponse modifiable.

Actions de l'administrateur à l'état en attente : 

Le destinataire lui-même aura quelques options pour aller de l'avant - à partir du menu « Actions », le destinataire peut réassigner à une autre personne de l'entreprise ou annuler la FQR. Alternativement, le destinataire peut simplement envoyer une réponse à la question : 

Si le destinataire de la FQR préfère répondre et fournir une réponse par e-mail, il peut le faire en suivant les étapes ci-dessous.

Tout d'abord, le destinataire de la FQR recevra un e-mail contenant les informations figurant dans la capture d'écran ci-dessous. Dans les informations qu'il reçoit par e-mail, il verra qu'il a la possibilité de répondre à la FQR en répondant à l'e-mail.

Une fois que le destinataire a répondu à l'e-mail en répondant à la question posée dans la FQR, la personne qui a assigné la FQR recevra un e-mail avec cette réponse. Dans cet e-mail de réponse, le demandeur d'origine verra la réponse fournie par le destinataire ainsi que l'action requise (« Action requise »). 

Grâce à ces informations, le demandeur d'origine peut désormais « Répondre au nom de » son destinataire, et cette séquence d'événements est capturée dans l'activité de la FQR. Il est important de noter que seul le destinataire peut répondre à la FQR par e-mail. Les examinateurs ne peuvent pas répondre par e-mail.

Le demandeur peut inclure la date à laquelle la réponse a été reçue, ce qui sera reflété dans le flux d'activité.

La date de « Réponse reçue » sera reflétée dans le flux d'activité, ainsi que dans le bloc de réponse et sur tous les exports.

Consulter la réponse à une FQR

Pour traiter une FQR, le destinataire de la FQR doit renseigner le champ "Réponse". Tous les utilisateurs avec un profil de responsable au sein de l’entreprise du destinataire ou de l’entreprise émettrice de la FQR peuvent également fournir une réponse au nom du destinataire de la FQR :

 

Vous devez obligatoirement saisir du texte dans le champ "Réponse" pour pouvoir cliquer sur le bouton bleu "Envoyer la réponse". Cette action a pour effet de réassigner la FQR à l’émetteur pour qu’il en valide la réponse : 

 

L’émetteur de la FQR peut ensuite décider de valider, de contester ou de réassigner la FQR. S’il conteste la réponse, la FQR est renvoyée au destinataire précédent pour plus de précisions. 

 

Accepter (et clôturer) une FQR

Si la réponse que vous recevez de la part du destinataire de la FQR répond correctement à votre question avec tous les éléments nécessaires, vous pouvez cliquer sur "Valider la réponse". Une fenêtre s'ouvrira pour notifier plusieurs utilisateurs du contenu de la FQR via une liste de distribution qui enverra une notification par e-mail aux utilisateurs sélectionnés.

La liste de distribution peut être des utilisateurs en dehors des deux entreprises en charge de la FQR, mais ils doivent être ajoutés au projet pour apparaître dans cette liste de distribution.

Une fois les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur "Valider et fermer" pour basculer la FQR sur le statut "Clôturé". Toutes les personnes sélectionnées dans la liste de distribution recevront alors un email à propos de cette FQR clôturée.

Contester une FQR

Si la réponse que vous recevez de la part du destinataire de la FQR ne répond pas à votre question, vous pouvez la contester en cliquant sur l’option "Contester la réponse" depuis le menu déroulant "Actions". Cette action ne modifie pas le statut de la FQR, qui reste "Ouvert", et la renvoie au destinataire initial de la FQR pour qu’il apporte les modifications nécessaires à sa réponse. 

 

Annuler une FQR

Lorsque vous invalidez une FQR, son statut devient "Invalide" de façon définitive. Il s’agit d’une action irréversible qui ne permet plus de modifier la FQR ultérieurement. Vous ne devez utiliser cette option que si vous pensez que la question qui s’y rapporte n’est plus pertinente. 

 

Lorsque vous cliquez sur l’option "Invalide", vous devez renseigner le champ obligatoire "Message" pour fournir des informations complémentaires pertinentes sur l'annulation de la FQR dans la notification par e-mail qui est envoyée au destinataire de la FQR et aux observateurs éventuels :

Lorsque vous invalidez une FQR, celle-ci apparaît sur le tableau de bord des FQR avec le statut "Annulé" : 

 

Vous pouvez toujours télécharger une copie de la FQR ou créer une FQR associée à partir d’une FQR invalide : 

Si vous avez fait une erreur ou pour toute autre raison une FQR ne doit plus être annulée et reste nécessaire au projet, vous avez la possibilité de revenir en arrière. Pour ce faire :

1. Accédez à la FQR annulée.
2. Cliquez sur le bouton déroulant Actions.
3. Cliquez sur Désannuler.

Remarque : Après avoir désannulé une FQR, la FQR retourne dans le statut dans lequel elle était au moment de son annulation.

Si vous préférez supprimer définitivement la demande d'informations annulée, procédez comme suit :

1. Accédez à la FQR annulée.
2. Cliquez sur le bouton déroulant Actions.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Confirmez l'action en cliquant à nouveau sur Supprimer dans la fenêtre contextuelle.

Remarque : seuls les responsables peuvent supprimer définitivement les demandes d'informations dans l'état Annulé. Ils ne peuvent supprimer que les demandes d'informations créées par les utilisateurs de leur entreprise.

Associer des éléments du projet à une FQR

Vous pouvez créer des liens entre vos FQR et d'autres FQR, des demandes de Travaux Modificatifs, des Tâches ou des Clauses Techniques pour associer des documents pertinents à différents endroits de vos projets. Pour ce faire :

1. Allez dans l'onglet FQR
2. Sélectionnez une FQR en particulier
3. Cliquez sur +Ajouter un lien
4. Sélectionnez si vous souhaitez lier une Clause technique, une Tâche, une FQR ou une demande de Travaux Modificatifs.
     

Au-delà d'associer des éléments existants à votre FQR, vous pouvez également créer de nouvelles tâches, FQR, ou demandes de Travaux Modificatifs et les relier automatiquement à votre FQR. Pour ce faire, suivez les mêmes étapes que précédemment, en choisissant tout en bas de la liste +Nouvelle tâche, +Nouvelle FQR ou +Nouvelle demande de Travaux Modificatifs selon l'élément que vous avez sélectionné.

Si vous créez une FQR associée, vous pouvez dupliquer certains éléments de la FQR initiale en cochant ou non les options suivantes : 

• Inclure une question, une suggestion et l’impact
• Inclure les questions en pièces jointes

Vous pouvez également donner un nom à cette nouvelle FQR. 

Remarque : lorsque vous créez une FQR associée, vous ne dupliquez pas automatiquement les observateurs impliqués dans la FQR initiale. De plus, vous devenez le destinataire du nouveau brouillon de FQR créé. 

Partager une FQR

Télécharger une FQR

Les destinataires, les émetteurs ou les observateurs de FQR peuvent télécharger le PDF d’une FQR, indépendamment de son statut en cours, depuis le menu "Actions". Les utilisateurs qui ont un profil de Responsable au sein de l’entreprise du destinataire de la FQR peuvent également télécharger le PDF de la FQR. 
 

Envoyer une FQR par e-mail

Vous pouvez envoyer des PDF de FQR par e-mail directement depuis Fieldwire, de la même façon que pour les formulaires et les tâches. Dans une optique de transparence, cette action est enregistrée dans la section "Activité" de la FQR pour conserver une trace du type de renseignements communiqués et de leur date d’envoi.

Au cours de chaque étape du processus de traitement d’une FQR, les utilisateurs qui accèdent à la FQR peuvent cliquer sur l’option "E-mail" du menu déroulant "Actions".

Lorsque vous cliquez sur l’option "E-mail", une fenêtre apparaît avec trois champs. Le champ "Destinataires du rapport" vous permet de saisir les adresses e-mail des utilisateurs concernés. Le champ "Objet" est renseigné de façon automatique, mais vous pouvez le modifier pour adapter l’objet de votre e-mail. Et le champ "Message électronique" vous permet de saisir des informations complémentaires éventuelles si nécessaire.

Une fois les deux premiers champs obligatoires renseignés, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de la présentation des e-mails reçus :

Vous trouverez ci-dessous un exemple de présentation des pièces jointes envoyées par e-mail :

Pour rappel, une trace des e-mails envoyés est enregistrée dans la section "Activités" des FQR :

Les FQR sur l’application mobile

Vous pouvez consulter des FQR, indépendamment de leur statut (Brouillon, Ouvert, En attente, Clôturé ou Annulé), depuis votre appareil mobile en sélectionnant l’onglet "FQR". Vous pouvez également créer et renseigner des brouillons de FQR depuis votre appareil mobile. Vous pouvez notamment ajouter des questions, indiquer une date d'échéance, inclure des pièces jointes et modifier l’impact tout en restant sur le terrain. En revanche, vous ne pouvez modifier le statut des FQR que par l’intermédiaire de la plateforme web.

Créer des FQR sur mobile

De la même manière qu’avec la plateforme web, vous pouvez créer de nouvelles FQR à partir de vos appareils mobiles en sélectionnant l’onglet FQR, puis en appuyant sur le bouton bleu "+", comme illustré ci-dessous.

Renseigner des FQR sur mobile

Lorsque vous créez un brouillon de FQR depuis votre appareil mobile, vous pouvez renseigner les champs "Question", "Échéance", "Pièces jointes", "Impact", etc. Vous pouvez également consulter les tâches, les FQR et les plans associés lorsque vous visualisez une FQR depuis votre appareil mobile. 

FQR annulées sur mobile

Bien que vous ne puissiez pas modifier le statut d’une FQR sur votre appareil mobile, vous pouvez voir quand une FQR a été annulée, ainsi que des détails tels que qui l’a annulée et quand elle a été annulée.

Visualiser des FQR complétées sur mobile

De la même manière qu’avec la plateforme web, vous pouvez visualiser le contenu des FQR validées depuis votre appareil mobile :

Question	Suggestion / Impact	Réponse

Une fois que la FQR a été déplacée dans le statut "Clôturé", vous pouvez cliquer dessus pour voir le nombre de réponses de la FQR. Par exemple, si vous avez 2 réponses additionnelles ou des remarques d'examinateurs sur une FQR, la phrase "2 réponses additionnelles" s'affichera dans la FQR. Pour voir le contenu de ces réponses, cliquez sur cette phrase.

Trier des FQR sur mobile 

Depuis l’onglet "FQR" de l’application mobile, vous pouvez trier les FQR par statut, numéro, nom et échéance afin de trouver plus rapidement le document dont vous avez besoin :

Statut : stade de traitement en cours de la FQR (Brouillon, Ouvert, En attente, Cloturé, ou Annulé).

Numéro : numéro unique attribué automatiquement lors de la création de la FQR. 

Nom : titre donné à la FQR. 

Échéance : date à laquelle la FQR doit être validée. 

Rechercher des FQR sur mobile

Sélectionnez la loupe et tapez le nom de la FQR que vous recherchez : 

Envoyer un commentaire à propos des FQR

Dans le cadre de notre volonté de créer un outil de gestion du processus de FQR le plus intuitif possible, vos commentaires au sujet de l’utilisation des formulaires de FQR nous intéressent : 

 

Plus d'informations : 

• Introduction aux tâches

• Le processus de traitement des visas dans Fieldwire

• Clauses Techniques

Processus de FQR (en anglais)