Présentation et contexte
Fieldwire propose des solutions de gestion de projet aux clients ayant souscrit un abonnement Enterprise. Cette offre comprend les tout nouveaux modules "FQR" et "Livrables". Si vous souhaitez découvrir les fonctionnalités de ces nouveaux modules, nous vous invitons à demander une démo auprès de notre équipe commerciale !
Sommaire
Activer la gestion de projet
Une fois que vous avez acheté la fonction de gestion de projet par l’intermédiaire de notre équipe commerciale, l’équipe Support de Fieldwire doit activer les modules "FQR" et "Livrables" sur votre compte. Lorsque notre équipe Support active ces modules, seuls les projets créés après leur activation pourront en bénéficier.
Les projets créés avant l’activation de la fonction de gestion de projet par notre équipe Support doivent être configurés individuellement par le propriétaire et/ou le ou les responsables du compte pour pouvoir en bénéficier.
Pour activer la fonction de gestion de projet sur la plateforme web pour un projet spécifique, rendez-vous dans le tableau de bord des projets, cliquez sur l’icône en forme d’engrenage dans la vignette du projet concerné, puis sur le bouton "Gestion de projet" :
La barre latérale gauche des projets pour lesquels la fonction de gestion de projet est activée affiche deux sections distinctes : "Gestion de terrain" et "Gestion de projet". Les modules "FQR" et "Livrables" sont intégrés dans la section "Gestion de projet" :
Entreprises
Lorsque la fonction de gestion de projet est activée pour votre projet, vous pouvez organiser les utilisateurs dans des entreprises depuis l’onglet "Équipe" du projet. Pour créer des FQR et des livrables, vous devez d’abord créer des entreprises et définir le profil des utilisateurs au sein de ces entreprises, car ce sont ces paramètres qui conditionnent le processus de traitement des FQR et des livrables et qui déterminent le niveau d’autorisation des utilisateurs.
Aucune entreprise
Tous les utilisateurs initialement affectés au projet avant l’activation de la fonction de gestion de projet apparaissent sous le nom d’entreprise "Aucune entreprise" dans l’onglet "Équipe" du projet. Ces utilisateurs, ainsi que tous les utilisateurs qui ne sont pas encore affectés à une entreprise, ne sont donc associés à aucune entreprise.
Les utilisateurs qui ne sont pas associés à une entreprise ne peuvent pas créer des FQR et des livrables, ni être assignés comme destinataire pour les traiter. Vous devez donc créer des entreprises pour tous les utilisateurs impliqués dans votre projet, afin qu’ils puissent bénéficier de ces nouveaux modules de gestion de projet.
Lorsque la fonction de gestion de projet est activée, chaque fois que vous invitez un utilisateur à participer à un projet, vous devez l’associer à une entreprise nouvelle ou existante dans le cadre de ce projet :
Si vous n’êtes pas associé à une entreprise, lorsque vous accédez aux onglets "FQR" ou "Livrables", un message vous invite à cliquer sur le bouton "Accéder à l’onglet Équipe" pour être affecté à une entreprise :
Créer des entreprises
Chaque utilisateur avec un profil "Administrateur" peut créer une nouvelle entreprise depuis l’onglet "Équipe" d’un projet. Pour créer une entreprise :
- Cliquez sur le bouton "+ Nouvelle entreprise"
- Renseignez le champ "Nom de l’entreprise"
- Renseignez le champ "Code d’entreprise"
Remarque : le code d’entreprise permet d’identifier l’entreprise émettrice d’une FQR ou d’un livrable. Ce code est associé au numéro d’ordre de création des FQR et des livrables. Le code d’entreprise ne peut pas être modifié une fois l’entreprise ajoutée.
Les administrateurs peuvent déplacer des utilisateurs vers des entreprises. Pour déplacer un ou plusieurs utilisateurs vers une entreprise, cochez la case située à gauche du nom du ou des utilisateurs concernés, puis cliquez sur le bouton "Actions", puis sur "Déplacer vers l’entreprise" :
Vous pouvez également déplacer un utilisateur vers une entreprise en cliquant sur les trois points verticaux situés tout à droite de la ligne correspondant à l’utilisateur :
Gérer des entreprises
Les administrateurs peuvent cliquer sur l’option "Gérer les entreprises" pour modifier le nom des entreprises existantes ou pour ajouter une nouvelle entreprise au projet :
Autorisations terrain
Le menu déroulant associé à chaque utilisateur dans la colonne "Autorisations terrain" détermine leur niveau d’autorisation pour les modules du module "Gestion de terrain". Les utilisateurs peuvent avoir le profil "Administrateur", "Membre" ou "Suiveur". Tous les utilisateurs avec un profil "Administrateur" dans la colonne "Autorisations terrain" peuvent inviter des utilisateurs dans une entreprise. Ils peuvent également modifier le niveau d’autorisation des utilisateurs dans les colonnes "Autorisations terrain" et "Accès à la Gestion de projet" :
Si vous avez un profil de membre ou suiveur, vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles entreprises ou de nouveaux utilisateurs depuis l’onglet "Équipe". Si vous essayez d’ajouter de nouveaux utilisateurs ou de nouvelles entreprises, les boutons "+ Nouveaux utilisateurs" et "+ Nouvelle entreprise" sont inaccessibles et un message apparaît vous indiquant qu’un accès administrateur est requis.
Autorisations d’accès à la gestion de projet
En plus des autorisations pour le module "Gestion de terrain", les administrateurs peuvent modifier le niveau d’autorisation des utilisateurs pour le module "Gestion de projet". Le niveau d’accès à la gestion de projet d’un utilisateur détermine la façon dont il peut interagir avec les FQR et les livrables. Tous les utilisateurs sont automatiquement ajoutés avec un profil "Responsable" lorsqu’ils sont invités à participer à un projet. Cependant, l’administrateur peut modifier le profil de l’utilisateur en le nommant "Contributeur". Pour modifier le niveau d’autorisation d’un utilisateur au module "Gestion de projet", l’administrateur doit cliquer sur le menu déroulant associé à cet utilisateur dans la colonne "Accès à la Gestion de projet" :
Remarque : en ce qui concerne la gestion des livrables, Fieldwire n’établit actuellement aucune distinction entre les utilisateurs avec un profil de responsable et ceux avec un profil de contributeur. Tous les utilisateurs de l’entreprise du destinataire d’un livrable peuvent exécuter des actions sur le livrable en cours, indépendamment de son statut. La plateforme comprend trois groupes d’utilisateurs distincts qui disposent de vues, d’actions et d’autorisations de modification différentes en fonction du statut des livrables :
- Les utilisateurs qui font partie de l’entreprise à laquelle appartiennent les destinataires de livrables (ces utilisateurs peuvent tous exécuter des actions sur les livrables)
- Les utilisateurs qui ne font pas partie de l’entreprise à laquelle appartiennent les destinataires de livrables
- Les utilisateurs qui font partie de l’entreprise à laquelle appartiennent les émetteurs de livrables
Responsable
Autorisations en matière de FQR :
Les utilisateurs avec un profil de responsable peuvent consulter ou modifier tous les brouillons de FQR créés par des utilisateurs associés à leur entreprise.
Seuls les responsables peuvent envoyer une FQR créée par un utilisateur associé à leur entreprise à des utilisateurs appartenant à d’autres entreprises.
Les responsables peuvent valider ou contester toutes les FQR avec un statut "En attente" qui sont assignées à un utilisateur associé à leur entreprise :
Cette option est notamment utile lorsque qu’un responsable intervient sur un projet dans Fieldwire en tant que chef de projet ou ingénieur de projet et qu’il a besoin d’examiner une FQR avant de l’envoyer à un entrepreneur ou à un architecte.
Lorsque des utilisateurs sont invités à participer à des projets pour lesquels la fonction de gestion de projet est activée, ils obtiennent par défaut un accès à la gestion de projet avec un profil de responsable puisque Fieldwire applique une règle selon laquelle chaque projet doit être piloté par au moins un responsable.
Contributeur
Autorisations en matière de FQR :
Les utilisateurs avec un profil de contributeur peuvent créer des brouillons de FQR pour leur entreprise et consulter ceux créés par les utilisateurs associés à leur entreprise.
Les contributeurs peuvent envoyer des brouillons de FQR à tous les utilisateurs qui ont un profil de responsable au sein de leur entreprise, mais ils ne peuvent pas envoyer de FQR à des utilisateurs d’autres entreprises. Les contributeurs peuvent valider ou contester des réponses à des FQR avec un statut "En attente" qui leur sont assignées et fournir des réponses aux FQR avec un statut "Ouvert" qui leur sont assignées.