Présentation
Les utilisateurs de Fieldwire disposant d’un abonnement Business ou Business Plus ont la possibilité de configurer des intégrations entre leur compte Fieldwire et/ou leurs projets et Google Drive.
Cette intégration est disponible pour l’onglet Fichiers ; l’objectif de connecter Egnyte à vos projets Fieldwire est que vous pourrez importer des éléments directement depuis l’application dans Fieldwire. Il s’agit de synchronisations multiples à sens unique (et non d’une synchronisation bidirectionnelle) qui maintiennent vos applications synchronisées ; il est donc important que vous définissiez et désigniez si Fieldwire ou Egnyte sera votre « source de vérité ».
Remarque : Les projets connectés à Egnyte peuvent désormais prendre en charge plusieurs connexions de compte ! Cela signifie que vous pouvez synchroniser des fichiers depuis différents comptes ou répertoires vers vos projets Fieldwire.
Remarque : Cet article concerne spécifiquement Egnyte. Si vous n’êtes pas intéressé par l’utilisation de cette application mais souhaitez tout de même en savoir plus sur la connexion d’applications et la configuration d’automatisations, veuillez consulter ces articles :
- Onglet Intégrations : Configuration d’une connexion
- Onglet Intégrations : Configuration d’une automatisation
Limites :
- Workato ne sera pas illimité comme notre synchronisation bidirectionnelle. Il est limité à un usage raisonnable, et nous vous contacterons si vous approchez de votre limite.
- Les connexions d’intégration peuvent être effectuées via l’un des navigateurs suivants : Google Chrome, Microsoft Edge ou Firefox. Safari et le navigateur Brave ne peuvent pas du tout être utilisés pour les connexions Egnyte.
Table des matières
- Vidéo de démonstration
- Configuration d’une connexion à Egnyte
- Configuration d’une automatisation avec Egnyte
- Questions fréquentes
Vidéo de démonstration
Configuration d’une connexion à Egnyte
Connecter Fieldwire avec Egnyte est également relativement simple, et vous constaterez que c’est très similaire à la configuration de Sharepoint. Comme avec Sharepoint et Google Drive, avant de connecter Fieldwire à Egnyte, vous devez vous assurer que vous disposez des niveaux d’autorisation appropriés au niveau du compte et du projet dans Fieldwire. (Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation au niveau du compte, consultez cet article : Introduction aux niveaux d’autorisation du compte : Managers, utilisateurs du compte et utilisateurs du projet). De plus, pour créer une connexion avec Egnyte, vous aurez besoin des éléments suivants :
- Un compte Business ou Business Plus dans Fieldwire
- Être un gestionnaire de compte (ou propriétaire) dans Fieldwire
- Un accès de niveau administrateur dans Egnyte
Instructions détaillées
Une fois que vous avez vérifié que vous disposez des niveaux d’autorisation appropriés, vous devez vous rendre dans l’onglet « Intégrations » sur la page d’accueil de votre compte, qui devrait se trouver à côté de l’onglet « Modèles ».
À partir de là, procédez comme suit :
1. Cliquez sur l’application Egnyte.
- Vous serez alors dirigé vers une autre page où vous trouverez une brève description des avantages de connecter Egnyte à Fieldwire ainsi que de l’automatisation que cette connexion entre l’application et Fieldwire fournira.
2. Cliquez sur le bouton bleu « Connecter un compte Egnyte ».
3. Donnez un nom à cette connexion, ce qui aidera vos coéquipiers à l’identifier.
- Vous pouvez nommer la connexion comme vous le souhaitez ; le nom par défaut sera toujours « [nom de l’application] - [Prénom et Nom dans les paramètres de votre profil Fieldwire] ».
4. Cliquez sur Suivant
5. Remplissez le champ pour le sous-domaine.
- Ouvrez Egnyte dans votre navigateur web et utilisez l’URL de votre SharePoint.
- Remarque : Votre sous-domaine ne sera pas « jherbulotfieldwire3 » comme montré dans la courte vidéo ci-dessous. Il sera spécifique à votre instance de SharePoint.
6. Cliquez sur le bouton Connecter.
7. Cliquez sur Autoriser l’accès après la redirection
- Si la connexion à Egnyte est réussie, vous verrez « Connexion réussie »
8. Cliquez sur le bouton Fermer
De plus, si la connexion est réussie, vous verrez également un message en haut de votre page dans Fieldwire indiquant que vous pouvez désormais configurer une automatisation dans l’onglet Paramètres de n’importe quel projet du compte. Cela conclut le processus de connexion d’Egnyte à Fieldwire. Pour les étapes de création d’une automatisation, passez à la section suivante.
Connexion de plusieurs comptes Egnyte
Pour connecter plusieurs comptes Egnyte :
- Allez dans l’onglet Intégrations
- Sélectionnez l’application Egnyte
- Cliquez sur + Connecter un compte supplémentaire
- Ensuite, suivez toutes les mêmes étapes listées ci-dessus dans la section Configuration d’une connexion à Egnyte
Configuration d’une automatisation avec Egnyte
Après avoir créé votre connexion à Egnyte au niveau du compte, vous pouvez créer une « automatisation » dans vos projets. Pour rappel, avant de le faire, vous devez vous assurer que vous disposez des niveaux d’autorisation appropriés au niveau du projet. (Pour plus d’informations sur les niveaux d’autorisation au niveau du projet, consultez cet article : Introduction aux niveaux d’autorisation du projet : Administrateurs, Membres et Suiveurs).
Comme mentionné précédemment dans cet article, les automatisations sont là où la magie opère - elles facilitent la connexion de Fieldwire à l’une de vos applications de gestion documentaire. Pour créer une automatisation, vous avez besoin des éléments suivants :
- Être administrateur sur le projet dans Fieldwire où vous souhaitez créer l’automatisation
- Accès à l’onglet Paramètres du projet dans Fieldwire
Pour créer l’automatisation, suivez ces étapes :
1. Cliquez sur le projet spécifique où vous souhaitez créer l’automatisation.
2. Allez dans l’onglet Paramètres.
3. Sur le côté droit, faites défiler jusqu’à la section « Applications ».
4. Cliquez sur le bouton « Gérer les automatisations ».
- Cela vous dirigera vers une nouvelle page où toutes les automatisations créées pour ce projet spécifique seront listées.
5. Cliquez sur le bouton « + Nouvelle automatisation », ce qui fera apparaître une nouvelle fenêtre pop-up.
6. Sélectionnez « Egnyte ».
7. Sélectionnez la seule automatisation disponible. Cliquez sur « Créer un brouillon ».
8. Cliquez sur le bouton bleu « Sélectionner un dossier »
9. Choisissez le dossier Egnyte que vous souhaitez synchroniser avec Fieldwire (vous pouvez également sélectionner des sous-dossiers).
- Dans le GIF ci-dessous, nous créons une automatisation entre Fieldwire et Egnyte afin que les fichiers dans « Project Cold Storage » dans Egnyte soient automatiquement synchronisés avec l’onglet Fichiers dans Fieldwire.
10. Cliquez sur « Connecter » une fois que vous avez choisi le dossier que vous souhaitez synchroniser avec Fieldwire.
- Après avoir cliqué sur « Connecter », le bouton « Sélectionner un dossier » n’est plus visible et le statut est passé à « Connexion en cours ». Une fois la synchronisation terminée, le statut passera à « Connecté ».
- Remarque : La vidéo ci-dessous a été légèrement accélérée car vous devrez peut-être attendre environ 30 secondes avant que le statut ne passe de « Connexion en cours » à « Connecté ». Si vous ne voyez toujours pas la mise à jour du statut, veuillez actualiser votre page.
Sous la section « Dossier Egnyte », il est indiqué « Shared / Documents / Project Cold Storage » pour indiquer le chemin du fichier que Fieldwire va récupérer. Comme indiqué sous la section « Dossier Fieldwire », le dossier que vous avez sélectionné sera synchronisé directement avec la vue « Tous les fichiers » de vos projets. Donc, dans ce cas, les fichiers dans « Project Cold Storage » seront importés dans Fieldwire.
Maintenant, lorsque vous naviguez vers l’onglet Plans ou l’onglet Fichiers dans Fieldwire, vous verrez le dossier Egnyte que vous avez sélectionné ainsi que tous les fichiers qui se trouvaient dans ce dossier.
Questions fréquentes
Une fois qu’une automatisation est configurée, combien de temps faut-il pour que les modifications effectuées dans Egnyte s’affichent dans Fieldwire ?
Si vous modifiez un grand nombre de plans (plus de 100), vous pouvez vous attendre à ce que cela prenne jusqu’à quelques heures pour que les modifications soient reflétées dans Fieldwire.
Quelles sont les limitations ?
- Les automatisations ne suivent que les modifications qui se produisent dans le dossier synchronisé. Cela signifie que vous devez créer l’automatisation d’abord, puis y ajouter vos fichiers ou plans.
- Il s’agit d’une synchronisation à sens unique ; les modifications effectuées dans Fieldwire ne seront pas reflétées dans Egnyte.
- La limite actuelle du nombre de plans pouvant être synchronisés est de 1 000.
- Contrairement à notre synchronisation Box/Dropbox/OneDrive, la suppression d’un plan ou d’un fichier dans Egnyte ne supprimera pas cette donnée dans Fieldwire.
- La taille maximale d’un PDF pouvant être utilisé est de 200 Mo.
Comment recommandons-nous d’utiliser cette automatisation ?
- Choisissez un dossier vide dans Egnyte.
- Créez l’automatisation dans Fieldwire qui est liée à ce dossier.
- Glissez et déposez vos fichiers dans le dossier Egnyte.