Contexte
Les clauses techniques sont des documents contractuels importants pour de nombreux projets. L’onglet Clauses techniques permet aux administrateurs de projet de télécharger et d’organiser leurs fichiers de clauses techniques au même endroit. Lorsque vous téléchargez votre document de clauses techniques, notre système divise le document en sections et les met à jour pour que les équipes sur le terrain et les équipes de bureau disposent des informations les plus récentes.
Note : l’onglet Clauses Techniques est ajouté automatiquement aux projets créés après le 26 juillet 2022. Si vous souhaitez que les clauses techniques soient activées sur l’ensemble de votre compte ou des projets existants, contactez le support à l'adresse mail suivante : support@fieldwire.com.
Téléchargement des clauses techniques
Le téléchargement des clauses techniques et des cahiers de charges est similaire au téléchargement des plans dans l’onglet Plans. Cependant, contrairement à l’onglet Plans, le seul type de fichier accepté dans l’onglet Clauses techniques est le PDF.
Comment ajouter des clauses techniques
Étape 1 : Cliquer sur le bouton « + Nouvelle Clause technique » dans le coin supérieur gauche de la page ou sur le lien « Téléchargez une nouvelle clause techniques » pour télécharger vos clauses techniques dans Fieldwire :
Étape 2 : Choisissez de télécharger les spécifications de votre ordinateur ou un certain nombre de sources où vous pourriez déjà avoir vos spécifications stockées :
Vous pouvez télécharger les clauses techniques manuellement à partir de votre ordinateur, Dropbox, Box, Google Drive, One Note et Gmail.
Si vous téléchargez à partir de votre ordinateur, sélectionnez (ou faites glisser) le ou les fichiers de clauses techniques pertinentes dans la fenêtre de téléchargement, puis sélectionnez « Ajouter » :
Si vous avez accidentellement téléchargé un document et que vous avez déjà suivi le processus d’examen/confirmation détaillé dans la section ci-dessous, vous pouvez choisir de le supprimer.
Pour pouvoir le faire vous devez être Administrateur de projet. Si vous êtes un administrateur de projet, vous pouvez cliquer sur les trois points sur le côté droit du document que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur le bouton "Supprimer".
En outre, vous pouvez supprimer plusieurs documents de clauses techniques à la fois en cliquant sur les cases à cocher de gauche, en cliquant sur Actions, puis en cliquant sur "Supprimer". Après avoir cliqué sur Supprimer, vous verrez une fenêtre contextuelle dans Fieldwire vous demandant de confirmer cette action.
Note : Une fois qu’une clause technique est supprimée, elle ne peut pas être récupérée à partir de l’onglet Corbeille, il s'agit donc d'une action irreversible.
Exporter les Clauses techniques
Une fois que vos Clauses Techniques ont été téléchargées et traitées, vous pouvez les exporter en format PDF. Pour le faire, cliquez sur les trois points à droite de la clause technique et cliquez sur "Exporter".
Note : Vous ne pouvez pas exporter plusieurs clauses techniques à la fois.
Confirmation des numéros de section et des titres
Si le format de vos documents respecte le format CSI Master (largement utilisé aux États-Unis) ou le CAWS (principalement utilisé au Royaume-Uni), ils seront automatiquement reconnus par notre système après leur importation.
Remarque : si votre document ne respecte pas le format CSI Master ou CAWS, veuillez suivre les étapes indiquées dans la section « Diviser manuellement les sections de spécifications » afin de diviser manuellement les spécifications en sections.
Si vous souhaitez que la subdivision automatique soit prise en charge pour d'autres types de formats à l'avenir, n'hésitez pas à nous envoyer un e-mail à l'adresse suivante : support@fieldwire.com.
Si le nom du fichier ne correspond pas à ce formatage, vous devrez confirmer les numéros de section et les titres :
Vous pouvez constater dans la capture d'écran ci-dessus, il est possible de passer en revue tous les documents téléchargées en cliquant sur « Vérifier tous les teen revue tous les téléchargements », ou examiner les fichiers individuellement en cliquant sur « Réviser » à côté du fichier en question.
Lors du téléchargement, notre système identifiera automatiquement les différentes sections du document si elles suivent le format CSI MasterFormat à six chiffres. Vous verrez ces sections lorsque vous cliquerez sur « Réviser » ou « Vérifier tous les téléchargements ».
Remarque : Pendant le téléchargement, vos clauses techniques auront le statut en «Traitement » (voir la capture d’écran ci-dessous). Si vos fichiers restent avec ce statut de pendant plus de 5 minutes, il se peut que nos files d’attente de traitement soient sauvegardées. Si le traitement dure plus de 15 minutes, veuillez envoyer un courriel à support@fieldwire.com.
Résolution des conflits de version
Comme dans la Gestion de versions de plans, vous pouvez télécharger des versions à mises à jours dans votre cahier de Clauses techniques.
Si vous téléchargez de nouvelles clauses techniques avec le même numéro qu’une section existante, cela déclenchera un « conflit de version ». Un conflit de version survient lorsque Fieldwire veut confirmer que le nouveau numéro de section soit exact et que la nouvelle version remplacera la version existante.
Lorsque vous devez résoudre le conflit de version, vous verrez un avertissement en rouge en haut de la page :
Si vous choisissez « Section de révision », un nouvel écran apparaîtra affichant les nouvelles feuilles et les feuilles existantes ainsi que les numéros de clauses techniques et les titres. Vous pourrez voir le document de clause technique mis à jour pour localiser d’où vient le conflit.
Cliquez sur « Ajouter nouvelle version » pour fusionner les deux documents en une seule section de clauses techniques, où vous pourrez passer d’une version à l’autre. Si ce n’est pas une nouvelle version, vous pouvez également changer le numéro de la section en sorte que le numéro ne correspond plus à une feuille existante, et "confirmer" cela comme une clause technique unique.
Afficher les clauses techniques
Après avoir divisé vos fichiers et résolu les conflits de versions, vous pouvez accéder aux dernières et anciennes versions des clauses techniques, comme vous le feriez pour les feuilles de plan. En cliquant sur la date en bas à droite de la page, où vous pourrez voir les versions précédentes de cette clause technique :
Les anciennes versions de la clause technique seront faciles à repérer, elle seront marquées par une filigrane rouge indiquant « Ancienne version » :
Les clauses techniques sur Mobile
Une fois que vous avez téléchargé vos clauses techniques sur Fieldwire Web, vous pourrez les consulter et annoter sur vos appareils iOS et Android!
Pour afficher les Clauses Techniques sur iOS et Android, accédez simplement au nouvel onglet Spécifications.
Note : Vous ne pouvez pas ajouter de documents dans la section de Clauses Techniques depuis votre appareil mobile, cette fonctionnalité n'est disponible que sur la version Web de Fieldwire.
IOS:
Une fois que vous avez accédé à l’onglet de Clauses Techniques de votre appareil iOS, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour ajouter des annotations :
Ensuite une nouvelle page s'ouvrira où vous pouvez ajouter les balises, annotations, etc. Ce sont les mêmes options que lorsque vous ajoutez des annotations à un fichier sur l’onglet Fichiers sur mobile :
Android
Une fois que vous avez accédé à l’onglet de Clauses Techniques de votre appareil Android, cliquez sur les trois points dans le coin supérieur droit pour ajouter des annotations :
Ensuite une nouvelle page s'ouvrira où vous pouvez ajouter les balises, annotations, etc. Ce sont les mêmes options que lorsque vous ajoutez des annotations à un fichier sur l’onglet Fichiers sur mobile :
Note : Vous ne pouvez pas télécharger de documents dans l’onglet des clauses techniques sur un mobile, ni afficher les liens du plan vers les livrables sur votre appareil. Ces actions doivent encore être effectuées sur le web.
Extraire les livrables
IMPORTANT : L'extraction des soumissions est prise en charge uniquement pour les spécifications au format CSI. Elle n'est pas prise en charge pour les formats CAWS ou autres formats de spécifications pour le moment.
Une fois que vos clauses techniques ont été téléchargées et traitées, il vous sera possible d’extraire les informations des Livrables, qui seront placés dans un fichier CSV. Pour le faire, nous vous invitons à suivre les étapes ci-dessous.
1. Cochez la case à côté de chaque clause technique à partir de laquelle vous souhaitez extraire les informations de Livrables . Si vous souhaitez sélectionner toutes vos clauses techniques, vous pouvez cocher la case à côté du symbole # . Une fois vos clauses techniques sélectionnées, le bouton "Extraire les livrables", qui était auparavant grisé, sera cliquable :
2. Après avoir cliqué sur le bouton « Extraire les livrables », vous verrez une fenêtre pop-up vous demandant de confirmer l’action et indiquant que ce processus peut prendre jusqu’à une heure.
Rechercher des sections de spécifications par numéro ou titre
Naviguer dans l’onglet Clauses techniques est relativement facile. Cependant, il peut être difficile de localiser des sections de clauses techniques spécifiques en fonction du nombre de fichiers que vous avez téléchargés dans votre projet. Ainsi, pour rendre cela plus facile, vous avez la possibilité de rechercher vos différentes sections de clauses techniques par le numéro (#) ou le titre. Pour ce faire, utilisez simplement la barre de recherche comme indiqué dans la courte vidéo ci-dessous.
Note : Si vos clauses comportent des espaces, des tirets ou d’autres caractères spéciaux dans le "#", vous devez les inclure dans votre recherche de notre système pour localiser vos sections de clauses avec précision.
Pour plus d'informations
Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter à l'adresse suivante : support@fieldwire.com.
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