Panoramica e introduzione
La possibilità di creare status attività personalizzati ti consente di ottimizzare il tuo flusso di lavoro secondo le tue specifiche esigenze.
- Abbonamenti: disponibile per Pro, Business e Premier.
- Autorizzazioni: solo gli Admin di progetto possono creare status personalizzati. Member e Follower di progetto possono utilizzare gli status nelle attività da loro create o a cui sono assegnati.
- Piattaforme: web, iOS, Android.
Sommario:
- Quali sono gli status attività predefiniti?
- Quali sono gli status attività personalizzati?
- Come posso creare status attività personalizzati?
- Dove posso utilizzare gli status attività personalizzati?
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FAQ
Quali sono gli status attività predefiniti?
Gli status attività predefiniti, come quelli disponibili nell’abbonamento Basic esistono in ordine sequenziale. Sono divisi in "Tipi" e "Status" ben definiti, che seguono questo flusso di lavoro: "Aperto", poi "Monitorato", infine "Verificato". Un’attività con status di tipo "Verificato" non può precederne una con status di tipo "Monitorato", che a sua volta non può precederne una con status di tipo "Aperto".
Gli status sono inoltre associati alle autorizzazioni di accesso del progetto: non tutti i livelli di autorizzazione consentono accesso a tutti gli status attività.
Le attività con status "Monitorato" e "Verificato" sono datate e possono essere analizzate tramite filtri attività, report e grafici. Questo significa che Fieldwire registra le date del passaggio dello status a "Monitorato" e "Verificato". Ciò è particolarmente importante quando si usano i filtri temporali.
Le attività con status di tipo "Verificato", inoltre, vengono automaticamente archiviate trascorso un lasso di tempo stabilito, che può essere impostato nella scheda delle impostazioni del progetto.
Le nuove attività ricevono al momento della creazione lo status predefinito "Priorità 2" (che può però essere cambiato in "Priorità 1" o "Priorità 3" a seconda dell’importanza del lavoro da svolgere). Le attività passano allo status "Completato" quando l’assegnatario completa il compito e allo status "Verificato" quando un Admin verifica l’effettivo completamento dei lavori in oggetto. La logica sequenziale di questo processo è illustrata nella tabella che segue, utilizzando gli status predefiniti seguenti
| Status | Tipo | |
| Aperto | Admin, Member e Follower di progetto | |
| Monitorato | ||
| Verificato | Solo admin |
Quali sono gli status attività personalizzati?
Gli status attività personalizzati seguono lo stesso ordine sequenziale di quelli predefiniti. Gli status attività personalizzati seguono sempre il flusso di lavoro: "Aperto", poi "Monitorato", infine "Verificato". Come nel caso degli status attività predefiniti, le attività con status "Verificato" non possono precedere quelle con status "Monitorato", che a loro volta non possono precedere quelle con status "Aperto".
Le differenze cruciali consistono nel fatto che puoi definire in autonomia gli status attività modificandone nome, colore, tipo, autorizzazione e ordine:
La personalizzazione di nome, colore, tipo, autorizzazione e ordine degli status attività apre la porta a molteplici possibilità di utilizzo. Per esempio, immaginiamo di voler tenere traccia di problemi specifici ai fini del processo di verifica delle difformità: possiamo configurare un comodo flusso di lavoro per tracciare il passaggio delle attività dalla fase di pre-verifica a quella di approvazione.
Nell’esempio che segue, lo status "Aperto (predefinito)" equivale a "Pre-verifica": si tratta dello status predefinito attribuito alle attività al momento della creazione. Lo status attività passerà su "Difetto" e poi su "Programmato" una volta individuato un problema e avviati i lavori di correzione. Gli status "In corso" e "Approvato da subfornitore" equivalgono allo status "Monitorato": in questo modo potrai usare la data di attribuzione dello status per report e filtri (soltanto Admin e Member possono impostare le attività sullo status "Approvato da subfornitore"). Infine, "Approvato da GC" corrisponde a "Verificato" e solo gli Admin possono confermare l’avvenuta risoluzione del problema:
Dopo averli salvati, gli status vengono visualizzati e sono pronti per l’uso nella sezione degli attributi attività:
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Gli status sul web |
Gli status su dispositivi mobili (iOS): |
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È possibile visualizzarli anche nella lavagna Kanban:
Non solo: è possibile inoltre filtrare gli status nei report e nelle analitiche delle attività. Riassumendo, gli status attività personalizzati sono il modo ideale per tenere traccia dei progressi del progetto.
Come posso creare status attività personalizzati?
Gli Admin di progetto possono creare status attività personalizzati nelle impostazioni del progetto.
Seleziona "Gestisci status" per richiamarne la schermata:
Da qui potrai modificare nome, colore, tipo, autorizzazione e ordine degli status. È inoltre possibile aggiungere fino a sette status diversi o rimuoverne in modo da avere solo tre.
Gli Admin di progetto possono accedere alla schermata "Gestisci status" anche dalla vista Kanban, selezionando l’icona dell’ingranaggio accanto alla colonna di status:
Per aggiungere un nuovo status, seleziona l’opzione "+Nuovo status" e inserisci il nome dello status:
Il nuovo status sarà aggiunto e inserito automaticamente nella categoria "Aperto" e sarà disponibile a tutti gli utenti. Da lì puoi modificare colore, tipo, autorizzazione e ordine per rendere più fluido il tuo flusso di lavoro:
Nota: è possibile avere un solo status con livello di autorizzazione "Verificato".
Per eliminare uno status, seleziona l’icona del cestino a destra dello status:
Dove posso utilizzare gli status attività personalizzati?
Puoi usare gli status attività personalizzati in molti diversi ambiti di Fieldwire. Qualsiasi ambito che usa le informazioni sulle attività rifletterà gli status attività personalizzati che hai creato.
Nelle attività:
All’interno delle attività puoi usare gli status attività personalizzati dal menu a discesa "Status". È anche possibile digitare il simbolo "@" nei messaggi attività per aggiornare (o riassegnare) facilmente lo status attività.
Puoi inoltre usare il simbolo @ in un commento attività da dispositivo mobile per indicare con facilità uno status attività:
Nella scheda "Attività" è possibile utilizzare il simbolo "@" per cercare e filtrare gli status:
Nota: gli status attività personalizzati vengono applicati anche alle attività inviate via email. Puoi rispondere all’email utilizzando il simbolo "@" seguito dallo status per modificare lo status attività su Fieldwire!
Nelle visualizzazioni delle attività:
Nella lavagna Kanban:
le attività vengono riorganizzate nella vista Kanban in base all’ordine degli status attività personalizzati creati:
È possibile modificare gli status attività anche direttamente dal Kanban: seleziona le attività da modificare, poi seleziona "Azioni". Da lì puoi spostare le attività negli status "Monitorato" e/o "Verificato":
Puoi inoltre isolare le attività in base allo status con l’opzione "Filtra attività":
Nei report
Puoi utilizzare gli status attività personalizzati anche nei report delle attività. Gli status attività saranno visibili sotto i filtri delle attività nella sezione "Status". Questi status potranno poi essere utilizzati nei vari report (PDF dettagliato, PDF riepilogativo, CSV):
FAQ
Qual è la differenza tra lo status "Aperto" e lo status "Monitorato"?
Le attività con status "Aperto" non sono associate ad alcuna data. Le attività con status "Monitorato" (che sostituisce "Completato") sono associate una data. Sia le attività "Monitorate" che quelle "Verificate" sono datate e possono essere analizzate con filtri, report e grafici.
| Status aperti | Status monitorati |
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Posso modificare le autorizzazioni degli status?
Puoi modificare le autorizzazioni di accesso per tutti gli status, inclusi quelli di tipo "Verificato", con l’eccezione dello status "Aperto" (predefinito). Lo status Aperto (predefinito) avrà sempre "Tutti gli utenti" come grado di autorizzazione di accesso.
Posso trasferire gli status attività personalizzati ad altri progetti?
Gli status attività personalizzati sono specifici per ciascun progetto, ma gli utenti possono duplicare gli status attività personalizzati di un progetto esistente quando ne creano uno nuovo o usare il template di progetto. Puoi inoltre modificare gli status attività di un progetto esistente dalla pagina delle impostazioni o dalla pagina delle attività selezionando l’icona dell’ingranaggio per aprire la finestra "Gestisci status" (nota: possono farlo solo gli utenti di livello Admin dei progetti Pro+).
Maggiori informazioni
Consulta questi articoli per maggiori informazioni sull’uso delle attività in Fieldwire: