Panoramica e introduzione
Fieldwire offre ora soluzioni per il Project Management, cioè per la gestione progetti, per i clienti con abbonamento Business Plus. Queste soluzioni includono moduli per le richieste di informazioni e le sottomissioni. Se sei interessato a vedere questi nuovi moduli in azione, richiedi una demo al nostro team vendite!
Sommario
- Attivazione della gestione progetti
- Onboarding per il Project Management
- Aziende
- Gestire le aziende
- Come invitare gli utenti
Attivazione della gestione progetti
Una volta acquistato il modulo PM tramite il team commerciale o effettuato l’upgrade a Business Plus, il titolare account e/o i gestori account dovranno attivare il Project Management all'intorno dei progetti.
Nota: Questo passaggio può essere effettuato solo da un Account Manager.
Qualsiasi progetto con PM attivo presenterà una suddivisione nella barra laterale sinistra tra i moduli Gestione sul campo e Project Management.
Nella scheda Impostazioni del progetto, vedrai l’opzione “Abilita Project Management”. Una volta cliccato su quel pulsante, l’opzione non sarà più visibile e vedrai Richieste di Informazioni, Sottomissioni, Varianti in corso d’opera e Budget raggruppati nella sezione Project Management della barra laterale.
Ecco il risultato del clic sul pulsante “Abilita Project Management”:
Onboarding per il Project Management
Una volta che il Project Management è stato abilitato sul tuo account, se accedi per la prima volta alle schede Richieste di Informazioni, Sottomissioni o Varianti in corso d'opera nei tuoi progetti, vedrai un pop-up che ti guiderà nell’avvio del Project Management su Fieldwire e nella configurazione della tua “Azienda” nel progetto.
Per iniziare, dovrai inserire il nome della tua azienda e cliccare sul pulsante Avanti. Questo sarà il nome aziendale utilizzato per tutti i moduli PM del progetto.
Nota bene: Non viene compilato automaticamente con le informazioni aziendali inserite nelle impostazioni del tuo profilo.
Successivamente, ti verrà chiesto di inserire il codice della tua azienda, che aiuterà te e il tuo team a mantenere l’organizzazione durante tutto il progetto.
E questo è tutto! Nell’esempio mostrato in questi screenshot, abbiamo utilizzato il nome dell’azienda ABC e il codice aziendale ABC.
Aziende
Una volta che il Project Management è stato abilitato sul tuo progetto, puoi organizzare gli utenti in “Aziende” tramite l’opzione Persone del progetto.
Nota: Le “Aziende” che configuri in ciascun progetto per il Project Management non corrispondono all’“Azienda” associata alle impostazioni del tuo profilo. Modificare una non ha alcun effetto sull’altra.
Come configurare le aziende
Qualsiasi amministratore del progetto può creare una nuova azienda dalla scheda Persone del progetto. Per farlo:
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Clicca su + Nuova azienda
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Inserisci il nome dell’azienda
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Inserisci un codice aziendale
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Inserisci l’indirizzo dell’azienda (facoltativo)
Nota: Il codice aziendale indica l’azienda originaria che ha creato l’Richiedi di informaizoni, la Sottomissione o l’Ordine di Variazione.
Gli amministratori del progetto possono spostare gli utenti all’interno delle aziende, sia singolarmente che in gruppo:
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Seleziona la casella di controllo a sinistra degli utenti interessati
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Clicca sul menu a tendina Azioni
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Seleziona Sposta in azienda
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Scegli l’azienda in cui desideri spostare gli utenti (oppure clicca su + Nuova azienda per crearne una nuova)
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Clicca su Sposta
Allo stesso modo, puoi aggiungere un utente a un’azienda cliccando sui tre puntini verticali alla destra del nome dell’utente.
Una volta create le aziende rilevanti per il tuo progetto, verranno visualizzate in ordine alfanumerico, a meno che non sia stata impostata un’Azienda Principale nel progetto: in tal caso, quest’ultima verrà mostrata per prima. Parleremo delle Aziende Principali più nel dettaglio nella prossima sezione.
Come impostare un’Azienda Principale
Per assicurarti che tutte le Richieste di Informazioni, Sottomissioni e Varianti in corso d'opera passino attraverso la tua “azienda” in Fieldwire, puoi ora impostare un’Azienda Principale.
Per iniziare, vai alla scheda Persone del progetto e clicca su Imposta azienda principale accanto all’azienda che desideri designare come “principale”.
Nota sulle Aziende Principale: Solo gli amministratori dell’azienda principale avranno accesso al modulo Budget.
Dopo aver cliccato su “Imposta azienda principale”, apparirà un pop-up che indica cosa possono fare gli utenti dell’azienda principale rispetto agli utenti delle “altre aziende” non designate come principali.
Ad esempio, gli utenti dell’azienda principale possono inviare Richieste di Informazioni a qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle “altre aziende” in quel progetto possono inviare Richieste di Informazioni solo all’azienda principale.
Inoltre, gli utenti dell’azienda principale possono inviare Sottomissioni o richiederle da qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle “altre aziende” possono inviare sottomissioni solo all’azienda principale.
Infine, gli utenti dell’azienda principale possono inviare Varianti in corso d’opera o richiederle da qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle “altre aziende” possono inviare varianti solo all’azienda principale.
Una volta deciso di impostare un’azienda principale, dovrai cliccare sul pulsante blu “Imposta azienda principale”.
Dopo averlo fatto, vedrai l’azienda principale indicata con un’icona a forma di corona e la dicitura “Azienda principale” accanto.
Gestire le aziende
Una volta che il Project Management è abilitato nel tuo progetto, puoi organizzare gli utenti per Aziende all’interno della scheda Persone del progetto.
Nota: Le aziende che imposti in ciascun progetto per il Project Management non corrispondono all’azienda associata alle tue Impostazioni del profilo.
Modificare una, non ha alcun effetto sull’altra.
Nota: Quando si apportano modifiche al codice aziendale, come indicato nel testo evidenziato in blu, è importante sapere che “questo cambierà il codice per tutti i documenti di Project Management creati da questa azienda.”
Accesso cantiere
Il menu a tendina "Accesso al cantiere" determina il livello di accesso alle schede "Gestione cantiere": gli utenti possono essere "Admin", "Member" o "Follower"’.
Tutti gli utenti che dispongono delle autorizzazioni in cantiere di livello Admin possono invitare gli utenti in un'azienda e regolarne i livelli di accesso a cantiere e gestione progetti:
Tabelle dei permessi PM e azioni disponibili
Oltre ai permessi di Accesso cantiere, gli amministratori del progetto hanno la possibilità di modificare il livello di Accesso al Project Management degli utenti.
Il livello di accesso al Project Management determina come ciascun utente può interagire con le Richieste di Informazioni, le Sottomissioni e le Varianti in corso d’opera.
Quando inviti utenti al tuo progetto, potrai scegliere se assegnare loro il ruolo di Responsabile o di Collaboratore. Se hai bisogno di modificare il livello di accesso al Project Management di un utente, seleziona il menu a tendina sotto la colonna Accesso al Project Management.
Richieste di informazioni
Elementi chiave da tenere presenti:
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Tutti i permessi presuppongono che l’utente appartenga alla stessa azienda dell’assegnatario corrente, salvo diversa indicazione.
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La azienda richiedente è quella che ha creato la Richiesta di Informazioni e ha inviato la domanda.
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Gli amministratori possono creare nuove RFIs anche se non appartengono a un’azienda (né come responsabili né come collaboratori), e possono poi assegnarsi a un’azienda al momento dell’assegnazione dell’RFI (venendo automaticamente impostati come Responsabili).
Permessi dell’azienda principale (valido solo se è stata impostata un’azienda principale):
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Solo gli utenti dell’azienda principale possono rispondere per conto di altri.
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L’azienda richiedente può riassegnare RFIs in stato Aperto solo se è l’azienda principale.
Gestore
I gestori possono visualizzare o modificare le richieste di informazioni "in bozza" create da chiunque nell'azienda.
I gestori sono gli unici che possono inviare le richieste di informazioni create dagli altri utenti della propria azienda a utenti di aziende diverse dalla loro.
I gestori possono accettare o rifiutare le richieste di informazioni "in sospeso" assegnate ai member della loro azienda:
Si pensi al "Gestore" come a un Project Manager o a un ingegnere di progetto che possono avere bisogno di rivedere una richiesta di informazioni prima di inviarla al general contractor o all'architetto.
Gli utenti ricevono inizialmente l'accesso di gestione progetto di livello Gestore quando vengono invitati a progetti dove la gestione progetti è abilitata, poiché esiste la regola di 1 gestore per progetto.
Collaboratore
I collaboratori possono creare e visualizzare qualsiasi "bozza" di richiesta di informazioni nella loro azienda.
I collaboratori possono inviare bozze di richieste di informazioni a tutti i gestori della loro azienda, ma non possono inviarle a utenti di altre aziende. I collaboratori possono accettare o rifiutare le risposte delle richieste di informazioni in sospeso a cui sono assegnati e possono rispondere a tutte le richieste di informazioni aperte a cui sono assegnati.
Sottomissioni
Elementi chiave da tenere presenti:
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Tutti i permessi presuppongono che l’utente appartenga alla stessa azienda dell’assegnatario corrente, salvo diversa indicazione.
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La azienda che invia la sottomissione è quella che la richiede, la riceve in stato In attesa di revisione e compie l’azione Invia per approvazione.
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Gli amministratori possono creare nuove sottomissioni anche se non appartengono a nessuna azienda (né come responsabili né come collaboratori), e possono poi assegnarsi a un’azienda al momento dell’assegnazione della sottomissione (venendo automaticamente impostati come Responsabili).
Permessi dell’azienda principale (valido solo se è stata impostata un’azienda principale):
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Gli utenti che non appartengono all’azienda principale non possono rispondere per conto di altri, anche se sono loro ad aver inviato la sottomissione a un utente dell’azienda principale.
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Le sottomissioni create e inviate direttamente per la revisione all’azienda principale non sono visibili agli altri utenti dell’azienda principale (oltre all’assegnatario) una volta che passano allo stato In attesa di approvazione, a meno che non vengano aggiunti come osservatori.
Esempio: Un utente di un’azienda secondaria crea una sottomissione e la invia per revisione all’utente X dell’azienda principale. L’utente X invia quella sottomissione per approvazione all’utente Y dell’azienda dell’architetto. A questo punto, tutti gli altri utenti dell’azienda principale non potranno visualizzare la sottomissione, tranne l’utente X, a meno che non vengano esplicitamente aggiunti come osservatori.
Variazioni in corso d'opera
Elementi chiave da tenere presenti:
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Tutti i permessi presuppongono che l’utente appartenga alla stessa azienda dell’assegnatario corrente, salvo diversa indicazione.
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Quando nel progetto è impostata un’azienda principale, gli utenti che appartengono a un’azienda diversa non possono rispondere per conto di altri, anche se sono loro ad aver inviato la Variante in corso d’opera all’utente dell’azienda principale.
Come invitare gli utenti
Quando inviti utenti dalla scheda Persone di un progetto con il Project Management attivo, avrai la possibilità di:
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Impostare il livello di accesso cantiere
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Impostare il livello di accesso al Project Management
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Selezionare un’azienda esistente oppure crearne una nuova
Durante la selezione dell’azienda per il nuovo utente, le aziende verranno visualizzate in ordine alfanumerico.
Nota: Se stai invitando utenti da un progetto con i permessi PM abilitati, la scheda Persone a livello di account non mostrerà la selezione dell’azienda né l’opzione per impostare l’accesso al Project Management.
Maggiori informazioni
Tutorial PM