Panoramica e introduzione
Le sottomissioni Fieldwire semplificano il processo di approvazione dei materiali e delle attrezzature da installare in loco. Le sottomissioni sono centralizzate e accessibili a tutti i partecipanti al progetto.
Attenzione: questa funzionalità è al momento disponibile solo per i clienti con abbonamento Business Plus richiedi una demo se vuoi saperne di più.
Sommario
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Come abilitare le funzionalità di gestione progetto nei tuoi progetti
- Come impostare l'azienda principale
- Invio delle sottomissioni
- La pagina del registro delle sottomissioni
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Il flusso di lavoro delle sottomissioni
- Feed attività
- Osservatori
- Creare una sottomissione
- Richiedere una sottomissione
- Inviare per revisione
- Inviare per approvazione
- Fornire una risposta (in attesa di approvazione)
- Accettare e chiudere (in attesa di chiusura)
- Richiedere sottomissione nuovamente (richiesta)
- Chiuso
- Sottomissioni nella versione mobile
Come abilitare le funzionalità di gestione progetto nei tuoi progetti
Per maggiori informazioni su come abilitare la gestione dei progetti in un progetto, vedi questo articolo.
Per quanto riguarda le sottomissioni, al momento non esiste distinzione tra Gestori e Collaboratori. Tutti gli utenti dell'azienda dell'assegnatario della sottomissione possono intervenire sulla sottomissione nel suo stato corrente. Esistono 3 gruppi di utenti che hanno viste, azioni e autorizzazioni di modifica differenti a seconda dello "Status" della sottomissione:
- Utenti dell'azienda dell'assegnatario: tutti gli utenti dell'azienda dell'assegnatario corrente possono intervenire sulla sottomissione.
- Utenti che non fanno parte dell'azienda dell'assegnatario
- Utenti dell'azienda dell'autore della sottomissione
Le funzioni di gestione progetto
Se si accede alla scheda Sottomissioni per la prima volta, verrà visualizzata una finestra di pop-up che aiuta a iniziare la gestione del progetto in Fieldwire e a impostare la propria "Azienda" sul progetto. Per prima cosa, è necessario aggiungere il nome dell'azienda e fare clic sul pulsante "Avanti". Questo sarà lo stesso nome dell'azienda per entrambe le RFI e gli invii del progetto. Tuttavia, non viene compilato automaticamente con le informazioni sulla "azienda" nelle impostazioni del profilo.
Successivamente, vi verrà chiesto di inserire il vostro codice aziendale, che aiuterà voi e il vostro team a rimanere organizzati durante il progetto.
E questo è quanto! Nell'esempio mostrato in queste schermate, abbiamo utilizzato il nome della azienda, ABC, e il codice dell'azienda, ABC.
Come impostare l'azienda principale
Per assicurarsi che tutte le RFI e le sottomissioni passino attraverso la propria "azienda" in Fieldwire, è ora possibile impostare un'azienda principale. Per iniziare, è necessario andare alla scheda Persone del progetto e fare clic su "Imposta azienda principale".
Dopo aver fatto clic su "Imposta azienda principale", si aprirà un pop-up che indica cosa possono fare gli utenti dell'azienda leader rispetto agli utenti delle "Altre aziende". Ad esempio, gli utenti dell'azienda leader possono inviare o richiedere sottomissioni a qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle "Altre aziende" possono inviare sottomissioni solo all'azienda principale.
Una volta deciso di impostare un'azienda principale, dovrete cliccare sul pulsante blu "Imposta azienda pricipale". Dopo aver cliccato sul pulsante blu, vedrete l'azienda leader indicata con l'icona di una corona e la scritta "Azienda leader" accanto ad essa.
La pagina del registro delle sottomissioni
Qualsiasi persona associata a un'azienda, in qualità di Admin o member, può accedere alla scheda "Sottomissioni", da dove è possibile accedere a tutte le sottomissioni del progetto, indipendentemente dallo "Status".
Le intestazioni di questa scheda forniscono una panoramica di alto livello sulla natura, l'ordine, l'oggetto e lo status delle sottomissioni del progetto. Più in particolare, queste intestazioni sono definite di seguito:
- Sezione: la sezione della specifiche è una combinazione del numero della sezione delle specifiche (CSI MasterFormat) e del nome della sezione delle specifiche.
- #: il "Codice azienda" è assegnato dall'azienda a cui la sottomissione viene richiesta e viene aggiunto quando la sottomissione passa dallo status di Bozza a quello di Richiesta.
- Nome: il titolo assegnato alla sottomissione al momento della creazione.
- Status: indica lo stato attuale della sottomissione, che a sua volta determina le azioni che gli utenti possono attuare; può essere "Bozza", "Richiesta", "In attesa di revisione", "In attesa di approvazione", "In attesa di chiusura", "Chiuso" e "Annullato".
- Invia entro: aggiunto dall'utente che richiede la sottomissione. Indica la data entro la quale la sottomissione deve essere inviata all'utente che l'ha richiesta.
- Approva entro: la data entro la quale chi approva deve fornire una risposta.
- Assegnatario: il proprietario attuale delle azioni successive della sottomissione.
Importare il registro delle sottomissioni
Con l'aggiunta della scheda "Specifiche", gli utenti hanno ora la possibilità di estrarre le informazioni delle sottomissioni dalle specifiche. Per maggiori informazioni sull'estrazione delle informazioni dalle sottomissioni, vedi questo articolo.
Gli utenti possono importare le sottomissioni in blocco da queste estrazioni, oppure tramite il modello di importazione CSV. Il modello CSV ha 4 colonne:
- Sezione "Specifiche": l'utente deve inserire il numero associato al numero della sezione specifiche nella scheda delle specifiche. Se il numero della cella CSV corrisponde a un numero di sezione delle specifiche nella scheda delle specifiche, cella e sezione vengono automaticamente associate in Fieldwire.
- Nome: campo di testo per assegnare un nome al documento.
- Tipo: gli utenti possono indicare un tipo di file supportato da Fieldwire. Se file e tipo corrispondono, il campo viene compilato automaticamente al momento dell'importazione. Di seguito è riportato un elenco dei tipi di sottomissioni supportati:
- Disegni costruttivi
- Esempio
- Dati prodotto
- Manuale di manutenzione
- Garanzia
- Report
- Certificato
- Mockup
- Altro
- Descrizione: campo di testo per descrivere la sottomissione.
Per garantire la riuscita dell'importazione, attenersi al formato delle colonne sopra elencate.
Quando il file CSV è pronto per l'importazione, fai clic su "+ Importa sottomissioni".
Sarà quindi possibile caricare il registro delle sottomissioni estratte in formato .CSV.
Il flusso di lavoro delle sottomissioni
La scheda dettagli
Nel pannello Dettagli è possibile collegare le specifiche, aggiungere un numero di riferimento, aggiornare il "Tipo" di sottomissione aggiungere i tempi di consegna e la data di consegna in loco, nonché aggiungere una descrizione della sottomissione stessa.
Per quanto riguarda la Specifica collegata nel pannello Dettagli, ci sono alcune cose da notare. Una sola specifica può essere collegata a una sottomissione, ma molte sottomissioni possono essere collegati a una specifica. Se una sottomissione non ha una Specifica collegata, qualsiasi utente con accesso alla scheda sottomissioni può aggiungerne una. D'altra parte, qualsiasi amministratore o l'utente che ha creato il collegamento sottomissione<>specifica può rimuovere o sostituire la specifica nella sottomissione.
Nota: La "Specifica" è collegata solo alle specifiche caricate nella scheda "Specifiche". Per modificare la "Specifica", passare il mouse sul file di specifica collegato e fare clic sull'icona a forma di ingranaggio che appare, quindi fare clic su "Rimuovi".
Oltre alla Specifica, sono importanti i campi Tipo, Tempo di consegna, Data in loco, Descrizione e chi può modificarli. Quando la sottomissione è in stato di "Bozza", questi campi possono essere modificati da qualsiasi utente che possa vedere la bozza. Quando la sottomissione è in stato "Richiesto", questi campi possono essere modificati sia dagli utenti dell'azienda creatrice della sottomissione sia dagli utenti dell'azienda assegnataria della sottomissione. Questo vale anche per le sottomissioni in stato di "In attesa di revisione", "In attesa di approvazione" e "In attesa di chiusura". Infine, questi campi possono essere modificati dagli utenti dell'azienda del Creatore della sottomissione quando la sottomissione è nello stato "Chiuso".
Il feed attività
Gli utenti possono tenere traccia dello status delle sottomissioni, della data di richiesta/invio delle informazioni e di chi le ha richieste/inviate lungo il processo del flusso di lavoro delle sottomissioni.
Osservatori
Oltre al feed "Attività", nella scheda "Osservatori" è possibile aggiungere e rimuovere gli osservatori in ogni fase del flusso di lavoro. Per farlo, clicca su "+Osservatore" e digita il nome della persona che fa parte dell'azienda del progetto. Puoi anche rimuovere gli osservatori facendo clic sulla "x" che appare passando il mouse sul nome.
Se l'utente non fa parte del progetto, è possibile invitarlo. Ricorda però che ti verrà addebitato un costo aggiuntivo se il nuovo utente invitato non è già presente nel tuo account e non disponi della o delle licenze extra necessarie per coprire questo nuovo utente.
Oltre a poter aggiungere osservatori nel feed "Attività", puoi anche aggiungere e rimuovere osservatori direttamente da certi riquadri a comparsa dello status delle sottomissioni.
Creare una sottomissione
Qualsiasi utente che faccia parte di una "Azienda" può creare una sottomissione. Per creare una sottomissione, vai alla scheda delle sottomissioni e seleziona "+ Nuova sottomissione" oppure fai clic su "Crea sottomissione":
Assegna un "Nome" alla sottomissione, scegli il "Tipo", cerca il nome o il numero della sezione della "Specifica" corrispondete e inserisci la "Descrizione" della sottomissione. Di questi attributi, solo il "Nome" è strettamente necessario per creare la bozza. Gli utenti possono sempre aggiungere o modificare "Nome", "Sezione", "Tipo" e "Dettagli" nelle bozze di sottomissione. La "Sezione" e il "Tipo" di sottomissione sono richiesti prima di passare alla fase "Richiedi".
Attenzione: le sottomissioni possono essere cancellate solo se sono ancora nello status "Bozza". Per farlo, clicca sul pulsante "Azioni" accanto al pulsante "Richiedi" per vedere l'opzione "Elimina". Ti verrà quindi richiesto di confermare l'eliminazione della sottomissione. Le sottomissioni eliminate non possono più essere recuperate.
Attenzione: la "Specifica" è collegata solo alle specifiche caricate nella scheda "Specifiche". Per modificare la "Specifica", passa il mouse sul file di specifiche collegato, clicca sull'icona a forma di ingranaggio che appare e poi su "Scollega".
Richiedere una sottomissione
Completata la "Bozza", l'opzione "Richiesta sottomissione" diventa disponibile. Dopo aver selezionato "Richiedi", compila i campi "Azienda" e "Assegnatario", aggiungi gli "Osservatori" e la data "Invia entro" e un "Messaggio" opzionale.
L'elenco delle aziende e degli assegnatari disponibili è popolato dalle aziende (e dagli utenti all'interno di ciascuna) organizzate nella scheda "Persone".
Dopo aver compilato i campi richiesti, seleziona "Richiedi" per cambiare lo status dell'invio in "Richiesto" - la sottomissione sarà quindi inviata all'Assegnatario per l'esame.
Al nuovo Assegnatario verrà inviata una notifica via email con la richiesta di caricare l'allegato alla sottomissione:
Inviare per revisione
Ricevuta la sottomissione, all'assegnatario viene chiesto di inviare i file pertinenti per l'esame. Per farlo, l'assegnatario dovrà caricare uno o più "Allegati", dal proprio dispositivo o dai "File" del progetto e aggiungere delle eventuali "Note sottomissione".
Dopo aver fornito gli allegati da sottomettere e i messaggi opzionali, l'opzione "Invia" diventa disponibile. Quando l'assegnatario la seleziona, gli viene chiesto di inviare nuovamente la sottomissione all'utente che l'ha richiesta. È possibile aggiungere anche un messaggio facoltativo da includere nella notifica via email:
Una volta inviata la sottomissione per l'esame, il nuovo assegnatario riceve una notifica via email e la sottomissione passa allo status "In attesa di revisione".
Invia per conto
Quando lo status della sottomissione passa a "Richiesto", tutti gli utenti dell'azienda dell'autore della sottomissione possono inviare informazioni per conto dell'assegnatario.
In questo modo l'autore può prendere il documento e inviarlo per conto dell'utente a cui è stato chiesto di rispondere. In altre parole, se la richiesta della sottomissione viene inviata via email ed è necessario scaricare la sottomissione, l'autore (o a qualsiasi altro utente dell'azienda dell'autore) può caricarla su Fieldwire in modo da passare il documento alla fase successiva, cioè "In attesa di revisione". Quando viene restituita, la risposta della sottomissione viene consegnata all'utente originale da cui è stata richiesta.
Inviare per approvazione
Dopo aver completato la "Bozza", sarà disponibile un pulsante blu a discesa "Invia". Facendo clic sul pulsante blu a discesa, si vedranno due opzioni: "Richiedi invio" e "Invia per approvazione". In questo flusso di lavoro verrà esaminata l'opzione "Invia per approvazione". Dopo aver selezionato "Invia per approvazione", è possibile scegliere tra l'assegnazione a un "Utente del progetto" o a un "Indirizzo e-mail", inserire il "Destinatario", aggiungere "Osservatori" e la data di "Approvazione entro", nonché un "Messaggio" opzionale. Inoltre, c'è una casella di controllo che si può selezionare/deselezionare per abilitare i promemoria via e-mail dell'assegnatario se si sta assegnando a un utente del progetto. Una volta compilati questi campi, fare clic su "Invia".
Se si assegna la sottomissione a un "indirizzo e-mail", il destinatario riceverà una copia della sottomissione via e-mail. Nell'e-mail viene fornito il nome della sottomissione e le istruzioni che indicano che la sottomissione è stata assegnata e che è necessario rispondere all'e-mail con la propria revisione della sottomissione, che invierà un'e-mail al creatore in modo che quest'ultimo possa rispondere per conto del cessionario.
Nota: Sono le aziende principali possono assegnare le sottomissioni per email
Una volta assegnato l'invio all'indirizzo e-mail, si noterà che il campo Assegnatario nell'intestazione è contrassegnato per indicare che si tratta di un utente esterno. Inoltre, questo indirizzo e-mail apparirà nel feed delle attività, nella tabella e in tutti i report creati.
Fornire una risposta (in attesa di approvazione)
Quando il progetto passa in "In attesa di approvazione", l'assegnatario, o una persona associata all'azienda dell'assegnatario, dovrà rispondere alla sottomissione. Per fornire una risposta alla sottomissione, l'assegnatario, o altro utente della sua azienda, dovrà scegliere una risposta dal menu a discesa "Seleziona risposta":
L'assegnatario può a questo punto includere delle "note di approvazione" facoltative e deve necessariamente includere un allegato per poter "inviare" la sottomissione all'utente che l'ha originariamente inviata o a un altro utente della stessa azienda.
Indipendentemente dalla "Risposta" selezionata, la sottomissione viene spostata in "In attesa di chiusura".
Una notifica via email viene inviata all'assegnatario dopo la variazione dello status.
Accettare e chiudere (in attesa di chiusura)
Passato il documento "In attesa di chiusura", l'assegnatario deve "chiudere" la sottomissione, che diventa così non più modificabile. Dopo aver selezionato "Chiudi", l'assegnatario ha la possibilità di inviare un messaggio email facoltativo all'autore originale e a qualsiasi altro osservatore che si desidera includere nella lista "Elenco di distribuzione":
Una notifica via email viene inviata all'assegnatario dopo la variazione dello status.
Richiedi rinvio della sottomissione (richiesta)
Tuttavia, se l'assegnatario non vuole chiudere il Submittal, ma desidera invece apportarvi delle modifiche, può scegliere di "Creare una revisione".
Dopo aver fatto clic su "Crea revisione", l'assegnatario vedrà un pop-up che gli chiederà di compilare i campi "Assegnatario", "Osservatori" e "Invia per". (Il campo "Società" sarà grigio e non potrà essere modificato).
La creazione di questa revisione riporterà l'invio nello stato "Richiesto" e ciò si rifletterà nel feed delle attività.
Chiuso
Dopo la chiusura della sottomissione, una notifica email viene inviata al mittente per consentirgli di vedere la risposta e scaricare l'allegato. Non sono necessarie ulteriori azioni.
Flussi di lavoro più rapido per le sottomissini
Bozza (Crea una sottomissione)
Tutti gli utenti che fanno parte di una "azienda" possono creare un Submittal. Per creare una sottomissione, navigare nella scheda sottomissioni e selezionare "+ Nuova sottomissione" o fare clic su "Crea sottomissione":
Aggiungere un "Nome" per il documento, scegliere il "Tipo", cercare il nome o il numero della sezione "Specifica" pertinente e inserire la "Descrizione" del documento. Di questi, solo il "Nome" è necessario per creare la bozza. Gli utenti possono comunque aggiungere o modificare "Nome", "Sezione", "Tipo" e "Dettagli" in una bozza. La "Sezione" e il "Tipo" di submission sono richiesti prima di passare alla fase successiva.
Richiesto per approvazione
Una volta che il documento è stato creato e si trova in stato di bozza, è possibile accelerare il processo di invio sottoponendolo all'approvazione. In questo modo si saltano le fasi "Richiesto" e "In attesa di revisione". A tale scopo, è necessario fare clic sul pulsante blu a discesa "Aggiungi invio" e allegare un file esistente del progetto o caricare un nuovo file dal proprio computer.
Una volta allegato o caricato un file, è necessario fare clic sul pulsante blu a discesa "Invia" e selezionare "Invia per approvazione".
Dopo aver fatto clic su "Invia per l'approvazione", è possibile inserire la "Società" e l'"Assegnatario", aggiungere gli "Osservatori" e la data di "Approvazione entro", nonché un "Messaggio" opzionale. Inoltre, è presente una casella di controllo che è possibile selezionare/deselezionare per attivare i promemoria via e-mail per gli assegnatari. Una volta fatto clic su "Invia", si noterà che lo stato dell'invio è ora "In attesa di approvazione".
A questo punto, l'invio seguirà lo stesso flusso di lavoro della sezione "Fornire una risposta (in attesa di approvazione)" di cui sopra.
Sottomissioni nella versione mobile
Sebbene la maggior parte delle funzionalità delle sottomissioni sia attualmente limitata alla versione web di Fieldwire, le sottomissioni possono essere visualizzate anche sui dispositivi Android e iOS.
Android
Apri la scheda "Sottomissioni" per vedere tutte le sottomissioni create con la versione web.
La maggior parte delle voci all'interno delle sottomissioni sarà oscurata, ma il link "Vedi tutta la cronologia" è cliccabile nella versione mobile.
iOS
Apri la scheda "Sottomissioni" per visualizzare tutte le sottomissioni create con la versione web.
La maggior parte delle voci all'interno delle sottomissioni non sarà cliccabile, ma il link "Mostra tutta la cronologia" è accessibile nella versione mobile.