Panoramica e introduzione
Fieldwire offre ora soluzioni per il Project Management, cioè per la gestione progetti, per i clienti con abbonamento Business Plus. Queste soluzioni includono moduli per le richieste di informazioni e le sottomissioni. Se sei interessato a vedere questi nuovi moduli in azione, richiedi una demo al nostro team vendite!
Sommario
- Attivazione della gestione progetti
- Onboarding per il Project Management
- Aziende
- Gestire le aziende
- Come invitare gli utenti
Attivazione della gestione progetti
Una volta acquistato il modulo PM tramite il team commerciale o effettuato l’upgrade a Business Plus, il titolare account e/o i gestori account dovranno attivare il Project Management all'intorno dei progetti.
Nota: Questo passaggio può essere effettuato solo da un Account Manager.
Qualsiasi progetto con PM attivo presenterà una suddivisione nella barra laterale sinistra tra i moduli Gestione sul campo e Project Management.
Nella scheda Impostazioni del progetto, vedrai l’opzione “Abilita Project Management”. Una volta cliccato su quel pulsante, l’opzione non sarà più visibile e vedrai Richieste di Informazioni, Sottomissioni, Varianti in corso d’opera e Budget raggruppati nella sezione Project Management della barra laterale.
Ecco il risultato del clic sul pulsante “Abilita Project Management”:
Onboarding per il Project Management
Una volta che il Project Management è stato abilitato sul tuo account, se accedi per la prima volta alle schede Richieste di Informazioni, Sottomissioni o Varianti in corso d'opera nei tuoi progetti, vedrai un pop-up che ti guiderà nell’avvio del Project Management su Fieldwire e nella configurazione della tua “Azienda” nel progetto.
Per iniziare, dovrai inserire il nome della tua azienda e cliccare sul pulsante Avanti. Questo sarà il nome aziendale utilizzato per tutti i moduli PM del progetto.
Nota bene: Non viene compilato automaticamente con le informazioni aziendali inserite nelle impostazioni del tuo profilo.
Successivamente, ti verrà chiesto di inserire il codice della tua azienda, che aiuterà te e il tuo team a mantenere l’organizzazione durante tutto il progetto.
E questo è tutto! Nell’esempio mostrato in questi screenshot, abbiamo utilizzato il nome dell’azienda ABC e il codice aziendale ABC.
Aziende
Una volta che il Project Management è stato abilitato sul tuo progetto, puoi organizzare gli utenti in “Aziende” tramite l’opzione Persone del progetto.
Nota: Le “Aziende” che configuri in ciascun progetto per il Project Management non corrispondono all’“Azienda” associata alle impostazioni del tuo profilo. Modificare una non ha alcun effetto sull’altra.
Come configurare le aziende
Qualsiasi amministratore del progetto può creare una nuova azienda dalla scheda Persone del progetto. Per farlo:
- Clicca su + Nuova azienda
- Inserisci il nome dell’azienda
- Inserisci un codice aziendale
- Inserisci l’indirizzo dell’azienda (facoltativo)
Nota: Il codice aziendale indica l’azienda originaria che ha creato l’Richiedi di informaizoni, la Sottomissione o l’Ordine di Variazione.
- Accedere alla scheda Persone del progetto.
- Fare clic su + Nuova azienda.
- Nella finestra Aggiungi una nuova azienda, compilare i campi obbligatori:
- Nome azienda: deve essere univoco e non può corrispondere al nome di un'azienda già esistente.
- Codice azienda: un identificativo abbreviato dell'azienda (massimo 5 caratteri); deve essere univoco.
- Fare clic su Aggiungi azienda.
- Selezionare la casella di controllo a sinistra dell'utente o degli utenti interessati.
- Fare clic sul menu a discesa Azioni.
- Selezionare Sposta nell'azienda.
- Scegliere l'azienda in cui spostare gli utenti oppure fare clic su + Nuova azienda per crearne una nuova.
- Fare clic su Sposta.
Allo stesso modo, puoi aggiungere un utente a un’azienda cliccando sui tre puntini verticali alla destra del nome dell’utente.
Una volta create le aziende rilevanti per il tuo progetto, verranno visualizzate in ordine alfanumerico, a meno che non sia stata impostata un’Azienda Principale nel progetto: in tal caso, quest’ultima verrà mostrata per prima. Parleremo delle Aziende Principali più nel dettaglio nella prossima sezione.
Come impostare un’Azienda Principale
Per assicurarti che tutte le Richieste di Informazioni, Sottomissioni e Varianti in corso d'opera passino attraverso la tua “azienda” in Fieldwire, puoi ora impostare un’Azienda Principale.
Per iniziare, vai alla scheda Persone del progetto e clicca su Imposta azienda principale accanto all’azienda che desideri designare come “principale”.
Nota sulle Aziende Principale: Solo gli amministratori dell’azienda principale avranno accesso al modulo Budget.
Dopo aver cliccato su “Imposta azienda principale”, apparirà un pop-up che indica cosa possono fare gli utenti dell’azienda principale rispetto agli utenti delle “altre aziende” non designate come principali.
Ad esempio, gli utenti dell’azienda principale possono inviare Richieste di Informazioni a qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle “altre aziende” in quel progetto possono inviare Richieste di Informazioni solo all’azienda principale.
Inoltre, gli utenti dell’azienda principale possono inviare Sottomissioni o richiederle da qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle “altre aziende” possono inviare sottomissioni solo all’azienda principale.
Infine, gli utenti dell’azienda principale possono inviare Varianti in corso d’opera o richiederle da qualsiasi azienda, mentre gli utenti delle “altre aziende” possono inviare varianti solo all’azienda principale.
Una volta deciso di impostare un’azienda principale, dovrai cliccare sul pulsante blu “Imposta azienda principale”.
Dopo averlo fatto, vedrai l’azienda principale indicata con un’icona a forma di corona e la dicitura “Azienda principale” accanto.
Se hai selezionato per errore l'azienda principale sbagliata, qualsiasi amministratore del progetto può modificarla procedendo come segue:
- Clicca sui tre puntini (⋮) accanto all'icona Invita utenti
- Seleziona Rimuovi/Modifica azienda principale
Gestire le aziende
Nota: Quando si apportano modifiche al codice aziendale, come indicato nel testo evidenziato in blu, è importante sapere che “questo cambierà il codice per tutti i documenti di Project Management creati da questa azienda.”
Accesso cantiere
Il menu a tendina "Accesso al cantiere" determina il livello di accesso alle schede "Gestione cantiere": gli utenti possono essere "Admin", "Member" o "Follower"’.
Tutti gli utenti che dispongono delle autorizzazioni in cantiere di livello Admin possono invitare gli utenti in un'azienda e regolarne i livelli di accesso a cantiere e gestione progetti:
Tabelle dei permessi PM e azioni disponibili
Oltre ai permessi di Accesso cantiere, gli amministratori del progetto hanno la possibilità di modificare il livello di Accesso al Project Management degli utenti.
Il livello di accesso al Project Management determina come ciascun utente può interagire con le Richieste di Informazioni, le Sottomissioni e le Varianti in corso d’opera.
Quando inviti utenti al tuo progetto, potrai scegliere se assegnare loro il ruolo di Responsabile o di Collaboratore. Se hai bisogno di modificare il livello di accesso al Project Management di un utente, seleziona il menu a tendina sotto la colonna Accesso al Project Management.
Tabella delle autorizzazioni per le Richieste di informazioni
| Azione | Manager | Collaboratore |
|---|---|---|
| Creare una nuova Richiesta di informazioni (RFI) | ✔ | ✔ |
| Bozza | ||
| Assegnare a un Manager della propria azienda | x | ✔ |
| Visualizzare la domanda in bozza | ✔ | ✔ |
| Modificare i dettagli | ✔ | Se Assegnatario o Autore |
| Eliminare la bozza | ✔ | ✔ |
| Inviare la domanda | ✔ | x |
| Aperta | ||
| Riassegnare la RFI | ✔ | Se Assegnatario |
| Riassegnare la RFI Azienda richiedente | ✔ | x |
| Aggiungere revisori | ✔ | x |
| Aggiungere revisori Azienda richiedente | ✔ | x |
| Inviare la risposta | ✔ | Se Assegnatario |
| Inviare la risposta Azienda richiedente | ✔ | x |
| In sospeso | ||
| Riassegnare la RFI | ✔ | Se Assegnatario |
| Accettare e chiudere la RFI | ✔ | Se Assegnatario |
| Rifiutare la risposta | ✔ | Se Assegnatario |
| Chiusa | ||
| Riaprire Azienda richiedente | ✔ | x |
| Tutti gli stati | ||
| Modificare i dettagli Azienda richiedente | ✔ | x |
| Annullare Azienda richiedente | ✔ | Se Assegnatario |
- Tutte le autorizzazioni presuppongono che l'utente appartenga alla stessa azienda dell'Assegnatario attuale, salvo diversa indicazione.
- L'azienda richiedente è l'azienda che ha creato la Richiesta di informazioni e inviato la domanda.
- Gli Admin possono creare nuove Richieste di informazioni anche se non appartengono a un'azienda, quindi senza essere né Manager né Collaboratori. Quando assegnano una Richiesta di informazioni, possono spostarsi in un'azienda e diventano automaticamente Manager.
- Autorizzazioni dell'azienda principale, applicabili solo se è stata impostata un'azienda principale:
- Solo gli utenti dell'azienda principale possono utilizzare l'opzione "Rispondi per conto di".
- L'azienda richiedente può riassegnare le Richieste di informazioni con stato Aperta solo se è l'azienda principale.
- Visibilità generale:
- Gli utenti possono visualizzare le Richieste di informazioni:
- create da un utente della propria azienda;
- assegnate a loro;
- per le quali sono indicati come revisori.
- Gli utenti possono visualizzare le Richieste di informazioni:
- Tutti gli utenti possono visualizzare tutte le Richieste di informazioni chiuse, indipendentemente dall'azienda a cui appartengono.
- Se un utente viene spostato in un'altra azienda, mantiene comunque la visibilità di tutte le Richieste di informazioni chiuse.
Tabella delle autorizzazioni per le Sottomissioni
| Azione | Manager | Collaboratore |
|---|---|---|
| Creare una nuova Sottomissione | ✔ | x |
| Bozza | ||
| Visualizzare la bozza della Sottomissione | ✔ | ✔ |
| Modificare i dettagli | ✔ | x |
| Richiedere la Sottomissione | ✔ | x |
| Inviare per approvazione | ✔ | x |
| Eliminare la bozza | ✔ | ✔ |
| Richiesta | ||
| Visualizzare la bozza della Sottomissione | ✔ | Se Assegnatario |
| Inviare per revisione | ✔ | Se Assegnatario |
| In attesa di revisione | ||
| Visualizzare la bozza della Sottomissione | ✔ | Se Assegnatario |
| Rifiutare la Sottomissione | ✔ | Se Assegnatario |
| Inviare per approvazione | ✔ | Se Assegnatario |
| In attesa di approvazione | ||
| Visualizzare la bozza dell'approvazione | ✔ | Se Assegnatario |
| Rispondere al posto dell'Assegnatario | ✔ | x |
| Rispondere per conto di | ✔ | ✔ |
| In attesa di chiusura | ||
| Creare una revisione | ✔ | Se Assegnatario |
| Chiudere la Sottomissione | ✔ | Se Assegnatario |
| Chiusa | ||
| Riaprire Azienda che ha effettuato la Sottomissione | ✔ | ✔ |
| Tutti gli stati | ||
| Modificare i dettagli Azienda che ha effettuato la Sottomissione | ✔ | x |
| Annullare Azienda che ha effettuato la Sottomissione | ✔ | ✔ |
- Tutte le autorizzazioni presuppongono che l'utente appartenga alla stessa azienda dell'Assegnatario attuale, salvo diversa indicazione.
- L'azienda che ha effettuato la Sottomissione è l'azienda che richiede la Sottomissione, la riceve nello stato In attesa di revisione ed esegue l'azione "Invia per approvazione".
- Gli Admin possono creare nuove Sottomissioni anche quando non appartengono a un'azienda, quindi senza essere né Manager né Collaboratori. Quando assegnano una Sottomissione, possono spostarsi in un'azienda e diventano automaticamente Manager.
- Quando nel progetto è impostata un'azienda principale, gli utenti di un'azienda diversa da quella principale non possono utilizzare l'opzione "Rispondi per conto di", anche se sono stati loro a inviare la Sottomissione all'utente dell'azienda principale.
- Autorizzazioni dell'azienda principale, applicabili solo quando è impostata un'azienda principale:
- Le Sottomissioni create e inviate direttamente all'azienda principale per la revisione, una volta passate allo stato In attesa di approvazione, non sono visibili agli altri utenti dell'azienda principale, ad eccezione dell'Assegnatario, a meno che non vengano aggiunti come Osservatori.
- Ad esempio:
- Un utente di un'azienda secondaria crea una Sottomissione e la invia per la revisione all'utente X dell'azienda principale.
- L'utente X invia la Sottomissione per l'approvazione all'utente Y dell'azienda dell'architetto.
- A questo punto, gli altri utenti dell'azienda principale non possono visualizzare la Sottomissione, ad eccezione dell'utente X, a meno che non vengano esplicitamente aggiunti come Osservatori.
Tabella delle autorizzazioni per le Varianti in corso d'opera
| Azione | Manager | Collaboratore |
|---|---|---|
| Creare una nuova Variante in corso d'opera | ✔ | x |
| Modificare il contenuto della bozza della Variante in corso d'opera | ✔ | ✔ |
| Modificare i dettagli della bozza della Variante in corso d'opera | ✔ | ✔ |
| Riassegnare all'interno della propria azienda | ✔ | x |
| Eliminare la bozza della Variante in corso d'opera | ✔ | x |
| Richiedere la Variante in corso d'opera | ✔ | x |
| Inviare la Variante in corso d'opera per approvazione | ✔ | x |
| Modificare la risposta | ✔ | ✔ |
| Inviare la risposta | ✔ | x |
| Utilizzare le configurazioni predefinite | ✔ | ✔ |
| Configurare le impostazioni predefinite* | ✔ | x |
- Tutte le autorizzazioni presuppongono che l'utente appartenga alla stessa azienda dell'Assegnatario attuale, salvo diversa indicazione.
- Quando nel progetto è impostata un'azienda principale, gli utenti di un'azienda diversa da quella principale non possono utilizzare "Rispondi per conto di", anche se sono stati loro a inviare la Variante in corso d'opera all'utente dell'azienda principale.
- Riassegnazione delle Varianti in corso d'opera:
- Quando è impostata un'azienda principale, solo i Manager dell'azienda principale possono effettuare la riassegnazione.
- Quando non è impostata un'azienda principale, possono effettuare la riassegnazione i Manager sia dell'azienda dell'Autore sia dell'azienda dell'Assegnatario.
- Nello stato In attesa di approvazione, una Variante in corso d'opera può essere riassegnata a utenti del progetto o a indirizzi email di qualsiasi azienda.
- Negli stati Richiesta o In attesa di revisione, una Variante in corso d'opera può essere riassegnata a utenti del progetto o a indirizzi email della stessa azienda.
- Se la Variante in corso d'opera passa dallo stato In attesa di approvazione allo stato Rifiutata:
- Bozza >> In attesa di approvazione >> Rifiutata: la Variante in corso d'opera viene riassegnata all'utente che l'ha inviata per l'approvazione.
- Bozza >> Richiesta >> In attesa di approvazione >> Rifiutata: la Variante in corso d'opera viene riassegnata all'utente a cui era stata richiesta.
- Accedere alla scheda Persone del progetto.
- Fare clic su Gestisci autorizzazioni nell'angolo in alto a destra.
-
Selezionare la scheda Gestione progetto al centro della schermata.
Come invitare gli utenti
Quando inviti utenti dalla scheda Persone di un progetto con il Project Management attivo, avrai la possibilità di:
- Impostare il livello di accesso cantiere
- Impostare il livello di accesso al Project Management
- Selezionare un’azienda esistente oppure crearne una nuova
Durante la selezione dell’azienda per il nuovo utente, le aziende verranno visualizzate in ordine alfanumerico.
Nota: Se stai invitando utenti da un progetto con i permessi PM abilitati, la scheda Persone a livello di account non mostrerà la selezione dell’azienda né l’opzione per impostare l’accesso al Project Management.
Maggiori informazioni
- Iniziare a usare le Richieste di informazioni (RFI) in Fieldwire
- Come gestire le sottomissioni con Fieldwire
Tutorial PM