BELANGRIJK: Als u op zoek bent naar informatie over Google Drive of Egnyte, kunt u die informatie vinden in de volgende artikelen:
Overzicht
Fieldwire-gebruikers met een Business- of Business Plus-abonnement hebben de optie om integraties in te stellen tussen hun Fieldwire-account/-projecten en hun accounts van diverse andere programma's, waaronder SharePoint, Google Drive en meer. Deze integratie is alleen voor het tabblad Bestanden.
Voor zowel SharePoint zijn er bepaalde bijzonderheden bij het koppelen van uw Fieldwire-account/-projecten met deze apps. In dit artikel worden deze bijzonderheden behandeld. Het koppelen van SharePoint aan uw Fieldwire-projecten heeft als doel te zorgen dat u mogelijkheid krijgt om mappen en bestanden rechtstreeks uit deze apps op te halen naar Fieldwire. Maar voor alle duidelijkheid, voor deze integraties zijn het meerdere 1-weg-synchronisaties (geen 2-weg-synchronisatie) die uw apps gesynchroniseerd houden. Daarom is het belangrijk om te bepalen of Fieldwire, of een andere gekoppelde app als SharePoint, uw enige ‘source of truth’ zal zijn.
Opmerking: Dit artikel gaat dieper in op met name SharePoint. Als u niet geïnteresseerd bent in het gebruik van deze apps, maar toch meer wilt weten over het koppelen van apps en het instellen van automatiseringen, bekijk dan deze artikelen:
Limieten:
- Workato is niet ongelimiteerd zoals onze 2-weg-synchronisatie dat is. Het is beperkt tot redelijk gebruik en we nemen contact met u op als u uw limiet nadert.
- Geïntegreerde koppelingen kunnen worden gefaciliteerd via elke van de volgende browsers: Google Chrome, Microsoft Edge of Firefox. De Brave-browser kan niet worden gebruikt voor SharePoint- of Google Drive-koppelingen.
Inhoudsopgave
Een koppeling met SharePoint instellen
Het koppelen van Fieldwire met SharePoint is relatief eenvoudig, maar voordat u het doet, moet u zorgen dat u beschikt over de juiste toestemmingen op zowel account- als projectniveau in Fieldwire. (Lees dit artikel voor meer informatie over toestemmingen op accountniveau: Inleiding tot accounttoestemmingsniveaus: managers, accountgebruikers en projectgebruikers). Daarnaast heeft u voor het aanmaken van een koppeling met SharePoint het volgende nodig:
- Een Business- of een Business Plus-account in Fieldwire
- U moet accountmanager (of eigenaar) zijn in Fieldwire
- Globale beheerder in Entra ID
Opties voor begeleiding bij het instellen
We hebben een video opgenomen waarin het proces voor het instellen van begin tot einde te zien is. Maak daar vooral gebruik van en pauzeer tijdens het kijken als dat nodig is. Of raadpleeg de onderstaande stap-voor-stap-handleiding!
Videohandleiding
Gedetailleerde instructies
Zodra u heeft vastgesteld dat u over de juiste toestemmingsniveaus beschikt, gaat u naar het tabblad ‘Integraties’ op de startpagina van uw account. Dit tabblad zou zich moeten bevinden tussen het tabblad ‘Sjablonen’ en het tabblad ‘Handleidingen’.
Klik op tabblad ‘Integraties’. U ziet nu verschillende apps die met Fieldwire kunt koppelen, waaronder SharePoint.
Klik op de SharePoint-app. U wordt nu naar een andere pagina geleid, met een korte beschrijving van de voordelen van het koppelen van SharePoint met Fieldwire en de automatisering die de koppeling van die app met Fieldwire zal bieden.
Klik daarna op de blauwe ‘Microsoft Sharepoint-account verbinden’-knop. Geef deze koppeling een naam, waardoor uw teamleden deze gemakkelijk kunnen herkennen. U kunt de koppeling elke naam geven die u wilt; de standaardnaam is altijd ‘[naam van de app] - [Voor- en achternaam in uw Fieldwire-profielinstellingen]’. Klik daarna op ‘Volgende’.
Nadat u op ‘Volgende’ hebt geklikt, moet u het subdomein invullen. De gemakkelijkste manier om dit te doen, is door SharePoint te openen in uw webbrowser en de URL van uw SharePoint te gebruiken.
Opmerking: Uw subdomein zal niet ‘fieldwire0’ zijn, zoals getoond in de korte video hierboven. Het zal specifiek zijn voor uw instantie van SharePoint.
Ga na het invoeren van het subdomein terug naar SharePoint, omdat u hierna de ‘Sitenaam’ moet invoeren. De sitenaam is te vinden in de URL van uw SharePoint.
Opmerking: Net zoals hiervoor bij het subdomein zijn uw sitenaam niet ‘BESTFR-TEST’ zijn, zoals getoond in de korte video hierboven. Het zal specifiek zijn voor uw instantie van SharePoint.
Nadat u zowel het subdomein als de sitenaam heeft ingevoerd, moet u de velden Client-ID en Clientgeheim genereren en invullen. Onder beide velden ziet u een link die u doorstuurt naar externe documentatie met stappen voor het genereren van de waarden voor zowel Client-ID als Clientgeheim. Volg deze stappen nauwkeurig om de waarden voor deze beide velden te genereren:
1. Meld u aan op https://portal.azure.com/(dit opent een nieuw venster)
2. Selecteer Microsoft Entra ID Appregistraties Nieuwe registratie, onder Azure-services.
3. Voer een unieke naam voor de applicatie in en selecteer een ondersteund accounttype.
4. Selecteer Web in het drop-downmenu om een platform te selecteren.
5. Voer https://www.workato.com/oauth/callback in als Redirect URI en selecteer Registreren. Merk op dat de ‘Registreren’-knop in de linkerbenedenhoek van uw scherm staat, en niet te zien is in de korte video hieronder.
6. Selecteer API-toestemmingen in het linkermenu ‘+ Een toestemming toevoegen’
7. Selecteer de SharePoint-optie, onder Algemeen gebruikte Microsoft-API’s.
8. Selecteer de opties Gedelegeerde toestemmingen.
9. Vouw ‘Alle sites’ in de opties ‘Toestemmingen selecteren’ uit en selecteer het selectievakje AllSites.Write. Klik daarna op de blauwe ‘Toestemmingen toevoegen’-knop rechts onderin het scherm. Deze knop is niet te zien in de onderstaande video.
10. Selecteer Certificaten en geheimen Nieuw clientgeheim in het menu links.
11. Voer een omschrijving voor het clientgeheim in en stel een vervaldatum voor het geheim in met behulp van het drop-downmenu ‘Vervalt’.
12. Selecteer ‘Toevoegen’ in de rechterbenedenhoek van uw scherm om het clientgeheim te genereren. Deze knop is niet te zien in de onderstaande video.
13. Selecteer na het genereren van het geheim het pictogram om naar het klembord te kopiëren, naast de geheime waarde. Dit is uw clientgeheim.
14. Plak de waarde in het Clientgeheim-veld in Fieldwire.
15. Selecteer Overzicht in het menu links en kopieer de (client)-ID-waarde van de applicatie.
16. Plak de waarde in het Client-ID-veld in Fieldwire.
17. Klik op ‘Verbinden’ in Fieldwire en meld u aan bij uw Microsoft-account via de prompt.
Als de koppeling met SharePoint is gelukt, ziet u ‘Koppeling geslaagd’ en kunt u op de knop ‘Sluiten’ klikken.
Als de koppeling is gelukt, ziet u ook een bericht bovenaan uw pagina in Fieldwire dat aangeeft dat u nu een automatisering kunt instellen in het tabblad Instellingen van elk project in het account. Dit is het einde van het proces om SharePoint te koppelen met Fieldwire. Ga door naar de volgende paragraaf voor de stappen om een automatisering aan te maken.
Een automatisering met SharePoint instellen
Nadat u de koppeling met SharePoint heeft gemaakt op accountniveau, kunt u een ‘automatisering’ aanmaken in uw projecten. Ter herinnering, u moet eerst zorgen dat u de juiste toestemmingen op projectniveau heeft. (Lees dit artikel voor meer informatie over toestemmingen op projectniveau: Inleiding tot projecttoestemmingsniveaus: Administrators, leden en volgers).
Automatiseringen zijn een magisch iets: ze zorgen ervoor dat uw apps met elkaar worden gesynchroniseerd. Om een automatisering aan te maken, hebt u het volgende nodig:
- U moet administrator zijn van het project in Fieldwire waar u de automatisering wilt aanmaken
- Toegang hebben tot het tabblad Projectinstellingen in Fieldwire
Nadat u heeft vastgesteld over alle juiste toestemmingsniveaus te beschikken, gaat u naar het project waar u de automatisering wilt aanmaken.
Ga in het project naar het tabblad Projectinstellingen, scrol aan de rechterkant naar beneden naar de rubriek ‘Apps’ en klik op de ‘Beheer de automatiseringen’-knop. Dit brengt u naar een nieuwe pagina met een lijst van alle automatiseringen die voor dat project zijn aangemaakt.
Klik voor het aanmaken van een nieuwe automatisering met SharePoint op de ‘+ Nieuwe automatisering’-knop, waardoor een nieuwe pop-up verschijnt. In de pop-up selecteert u SharePoint als de app waarmee u uw Fieldwire-project wilt koppelen. Nadat u SharePoint heeft gekozen, moet u de enige beschikbare automatisering selecteren. Klik tenslotte op ‘Automatisering aanmaken’.
Opmerking: Als SharePoint niet in de lijst staat, klikt u op de optie ‘Integraties beheren’. U wordt dan teruggeleid naar het tabblad ‘Integraties’ op de startpagina van uw account.
Wanneer u op ‘Automatisering aanmaken’ klikt, wordt u naar een nieuwe pagina geleid waar u kunt kiezen welke informatie van SharePoint u via de automatisering wilt ophalen naar Fieldwire. Dit is een ander gebied waar het cruciaal is om Administratortoegang voor SharePoint te hebben. Als u de eerste keer op deze pagina komt, ziet u dat de automatisering de 'Concept'-status heeft. Als u deze pagina verlaat zonder de automatisering in te stellen, moet u teruggaan naar het tabblad Projectinstellingen om opnieuw te beginnen.
Klik op de blauwe ‘Map selecteren’-knop. Er verschijnt nu een pop-up waarin u de bibliotheek moet selecteren. De bibliotheek refereert aan bepaalde tabbladen in uw SharePoint-instantie waar u bestanden bewaart. Nadat u de bibliotheek heeft geselecteerd, moet u de map kiezen die zich in die specifieke bibliotheek bevindt. In bovenstaande korte video maken we een automatisering aan tussen Fieldwire en SharePoint, zodat de bestanden in de ‘Projectbestanden’-map in SharePoint automatisch worden gesynchroniseerd worden met het tabblad Bestanden in Fieldwire. Nadat u de map heeft gekozen, en de bestanden in die map die u met Fieldwire wilt synchroniseren, klikt u op ‘Verbinden’.
Nadat u op ‘Verbinden’ hebt geklikt, verdwijnt de ‘Map selecteren’-knop en verandert de status in ‘Verbinding maken’. En zodra de synchronisatie voltooid is, verandert de status in ‘Verbonden’. Zoals beschreven in de rubriek ‘Fieldwire-map’ wordt de door u geselecteerde map rechtstreeks gesynchroniseerd met de ‘Alle bestanden’-weergave van uw projecten. Als u nu naar het tabblad Bestanden in Fieldwire gaat, ziet u de SharePoint-map die u had geselecteerd, evenals alle bestanden die in die map stonden. (Lees dit artikel voor meer informatie over het tabblad Bestanden: Het tabblad Bestanden).
Fouten tegenkomen
Lees dit artikel als u tegen fouten of problemen aanloopt: Tabblad Integraties: Probleemoplossing.