BELANGRIJK: Deze integratie bevindt zich in de bèta. Als u geïnteresseerd bent, neem dan contact op met jherbulot@fieldwire.com.
Overzicht
Fieldwire-gebruikers met een Business- of Business Plus-abonnement kunnen hun Fieldwire-account en projecten integreren met QuickBooks Online om automatisch onkostengegevens in Fieldwire te importeren als Werkelijke Kosten.
Met deze integratie kunnen projectteams de begrote versus werkelijke uitgaven bijna in realtime vergelijken zonder dubbele invoer. Uitgaven zoals rekeningen, facturen en loonadministratie die in QuickBooks Online worden ingevoerd, worden automatisch omgezet in Werkelijke Kosten in Fieldwire, waardoor teams inzicht krijgen in hoeveel er is uitgegeven en hoeveel budget er nog over is.
BELANGRIJK: Dit is een eenrichtingssynchronisatie van QuickBooks Online naar Fieldwire. Werkelijke Kosten die via de integratie zijn aangemaakt, kunnen niet worden bewerkt of verwijderd in Fieldwire en moeten worden beheerd in QuickBooks Online.
Opmerking: Dit artikel richt zich specifiek op het verbinden van QuickBooks Online en het configureren van de automatisering die uitgaven importeert in Fieldwire Werkelijke Kosten.
- Als u meer wilt weten over het verbinden van apps en automatiseringen in het algemeen, raadpleeg dan deze artikelen:
- Als u niet bekend bent met de Budgetmodule van Fieldwire, bekijk dan het onderstaande artikel om meer te leren:
Hoe de integratie werkt
- Uitgaven worden aangemaakt in QuickBooks Online
- Elke uitgave moet:
- Geassocieerd zijn met een Project
- Een Product- of Dienst-item gebruiken dat overeenkomt met een Fieldwire Budgetregel-item
- Zodra de uitgave is opgeslagen in QuickBooks Online, wordt er automatisch een overeenkomstige Werkelijke Kost in Fieldwire aangemaakt
Hierdoor kunnen teams:
- Werkelijke uitgaven volgen ten opzichte van het budget
- Dubbele gegevensinvoer elimineren
- QuickBooks als het financiële registratiesysteem behouden
Een verbinding met QuickBooks Online instellen
Zorg ervoor dat u over de juiste account- en projectmachtigingen in Fieldwire beschikt voordat u de integratie instelt.
Vereisten
Om QuickBooks Online met Fieldwire te verbinden, heeft u het volgende nodig:
- Een Business- of Business Plus Fieldwire-abonnement
- Toegang tot het Integraties-tabblad op accountniveau
- Een geldig QuickBooks Online-account
Videotutorial
Gedetailleerde instructies
- Navigeer naar het tabblad Integraties op de startpagina van uw Fieldwire-account.
- Zoek QuickBooks Online en klik erop.
- Selecteer QuickBooks Online-account verbinden.
- Voer een Naam in en klik op Volgende
- Log in op uw QuickBooks Online-account wanneer hierom wordt gevraagd.
- Zodra de verbinding is gemaakt, ziet u dat er nog geen projecten zijn gekoppeld. Dit wordt geregeld via een automatisering.
Op dit punt is de accountverbinding voltooid. Vervolgens configureert u de projectautomatisering.
Een automatisering met QuickBooks Online instellen
Automatiseringen bepalen hoe gegevens tussen QuickBooks Online en Fieldwire stromen.
Vereisten
Om een automatisering te maken, moet u:
- Een Beheerder zijn van het Fieldwire-project
- Toegang hebben tot het tabblad Projectinstellingen
De automatisering aanmaken
- Navigeer naar het Project dat u wilt verbinden met QuickBooks Online
- Ga naar het tabblad Instellingen.
- Scroll naar het gedeelte Integraties aan de rechterkant
- Klik op Automatiseringen beheren.
- Selecteer + Nieuwe automatisering.
- Kies QuickBooks Online.
- Selecteer QuickBooks Online-uitgaven importeren naar Fieldwire Werkelijke Kosten.
- Klik op Concept aanmaken
Budgetregel-items koppelen aan QuickBooks-service-items
Fieldwire probeert automatisch te koppelen:
- QuickBooks Producten & Diensten
met
- Fieldwire Budgetregel-items
U ziet een overzicht van hoeveel budgetregels succesvol zijn gekoppeld.
Als items niet overeenkomen
Als een of meer budgetregel-items geen overeenkomend QuickBooks-service-item hebben:
- Open QuickBooks Online.
- Navigeer naar Producten & Diensten.
- Klik op de Nieuwe keuzeknop
- Klik op Dienst om een nieuw service-item aan te maken
- Geef het service-item een naam in het veld Naam met dit formaat: Tier1Code.Tier2Code.CostType
- Voorbeeld: 02.04.L - Gevel
- Alleen de code is vereist voor koppeling. Beschrijvingen zijn optioneel. In het bovenstaande voorbeeld is 'Gevel' de beschrijving
- Indien nodig voor uw project, werk andere relevante velden bij bij het toevoegen van een nieuwe dienst, zoals het aanvinken van het selectievakje in het inkoopgedeelte en het toevoegen van een inkoopprijs
- Klik op Opslaan en sluiten om het service-item op te slaan.
- Ga terug naar Fieldwire en doorloop het proces voor het instellen van de automatisering opnieuw
- Bevestig dat nu alle budgetregel-items zijn gekoppeld.
De automatiseringsinstellingen voltooien
Zodra alle budgetregel-items zijn gekoppeld:
- Klik op QuickBooks Online-project selecteren.
- Kies het QuickBooks-project dat overeenkomt met uw Fieldwire-project.
- Klik op Verbinden.
U ziet een kort overzicht van hoe gegevens tussen de systemen worden gekoppeld:
| Fieldwire | QuickBooks Online |
|---|---|
| Budgetregel-item | Product-/Dienst-item |
| Naam werkelijke kost | Uitgavebeschrijving |
| Bedrag werkelijke kost | Uitgavebedrag |
Zodra de verbinding is gemaakt, verandert de status van de automatisering in Verbonden.
De integratie in actie zien
Wanneer een uitgave wordt aangemaakt in QuickBooks Online:
- Selecteer het juiste Service-item
- Wijs het toe aan het juiste Project
- Sla de uitgave op
Fieldwire zal automatisch:
- Een nieuwe Werkelijke Kost aanmaken
- Deze koppelen aan het overeenkomende budgetregel-item
- Een QuickBooks-pictogram weergeven dat aangeeft dat het is geïmporteerd
Er is geen verdere actie vereist in Fieldwire.
Belangrijke opmerkingen & beperkingen
- Deze integratie is een eenrichtingssynchronisatie van QuickBooks Online → Fieldwire
- Werkelijke Kosten die via de integratie zijn aangemaakt:
- Kunnen niet worden bewerkt of verwijderd in Fieldwire
- Moeten direct in QuickBooks Online worden bijgewerkt of verwijderd
- Alle wijzigingen die in QuickBooks Online worden aangebracht, worden automatisch bijgewerkt in Fieldwire
Meer informatie