Overzicht
Fieldwire-inzendingen stroomlijnen het goedkeuringsproces voor materiaal en uitrusting die op de bouwplaats nodig zijn. Inzendingen zijn gecentraliseerd en toegankelijk voor alle personen in het project. Om toegang te krijgen tot deze module kunt u een demo inplannen met ons verkoopteam of Business Plus aanschaffen.
Inhoudsopgave
- Hoe PM in te schakelen voor een project
- Beginnen met inzendingen
- De inzendingslogpagina
- De inzendingsworkflow
- Snellere workflow voor inzendingen
- Inzendingen op mobiel
Hoe PM in te schakelen voor een project
Lees dit artikel voor informatie over bedrijven en hoe u PM kunt inschakelen voor een project.
Op dit moment bestaat er voor inzendingen geen onderscheid tussen Managers en Bijdragers. Alle gebruikers in het bedrijf van de verantwoordelijke voor een inzending kunnen actie ondernemen op de inzending in zijn huidige staat. Er zijn 3 groepen gebruikers die verschillende toestemmingen hebben voor bekijken, acties en bewerken, afhankelijk van de ‘Status’ van de inzending:
- Gebruikers binnen het bedrijf van de verantwoordelijke - Elke gebruiker in het bedrijf van de verantwoordelijke kan actie ondernemen op de inzending.
- Gebruikers buiten het bedrijf van de verantwoordelijke
- Gebruikers in het bedrijf van de auteur van de inzending
Beginnen met projectbeheer
Als u voor het eerst naar het tabblad Inzendingen gaat, ziet u een pop-up om u te helpen aan de slag te gaan met projectmanagement in Fieldwire en met het instellen van uw 'Bedrijf' in het project. Allereerst moet u de naam van uw bedrijf opgeven en op de knop 'Volgende' klikken. De bedrijfsnaam is hetzelfde voor zowel RFI's als inzendingen van het project. Deze wordt echter niet automatisch ingevuld aan de hand van de bedrijfsinformatie die u opgeeft in uw profielinstellingen.
Vervolgens krijgt u het verzoek om uw bedrijfscode in te voeren, wat u en uw team zal helpen om tijdens het hele project georganiseerd te blijven.
Dat is alles! In het voorbeeld dat in deze screenshots wordt getoond, gebruiken we Fieldwire als bedrijfsnaam en ook ABC als bedrijfscode.
Hoe een hoofdbedrijf in te stellen
Om te zorgen dat alle RFI's en inzendingen via uw 'bedrijf' in Fieldwire lopen, kunt u nu een Hoofdbedrijf instellen. Allereerst moet u naar het tabblad Personen van het project gaan en klikken op 'Een hoofdbedrijf instellen' voor het bedrijf waarvan u wilt dat het als 'hoofdbedrijf' wordt beschouwd.
Nadat u hebt geklikt op 'Een hoofdbedrijf instellen' verschijnt er een pop-up die aangeeft wat de gebruikers van het hoofdbedrijf kunnen doen in vergelijking met de gebruikers van de 'Andere bedrijven' die niet zijn aangewezen als hoofdbedrijf. Zo kunnen gebruikers van het hoofdbedrijf bijvoorbeeld inzendingen versturen naar of opvragen bij elk bedrijf, terwijl gebruikers van 'Overige bedrijven' alleen inzendingen kunnen versturen naar het hoofdbedrijf.
Zodra u hebt besloten dat u een hoofdbedrijf wilt instellen, moet u klikken op de blauwe knop 'Een hoofdbedrijf instellen'. Nadat u op de blauwe knop hebt geklikt, ziet u dat het hoofdbedrijf wordt aangegeven met een kroonpictogram waarnaast 'Hoofdbedrijf' staat.
De inzendingslogpagina
Elke persoon die aan een bedrijf is verbonden, als Manager of als Bijdrager, heeft toegang tot het tabblad 'Inzendingen'. Hier hebben ze toegang tot elke inzending in het project, ongeacht de 'Status'.
De kopregels in dit tabblad geven een algemeen overzicht van de aard, de volgorde, het onderwerp en de status van inzendingen voor het hele project. De kopregels zijn hieronder nader gedefinieerd:
- Rubriek: De specificatierubriek is een combinatie van het specificatierubrieknummer (STABU-code) en een specificatierubrieknaam.
- #: De 'Bedrijfscode' wordt toegewezen door het bedrijf waarbij de inzending aangevraagd wordt, en wordt toegevoegd als de inzending van de Concept-status naar de Aangevraagd-status gaat.
- Naam: De titel van de inzending, toegevoegd wanneer de inzending wordt aangemaakt.
- Status: De huidige status van de inzending, die bepaalt welke acties er voor gebruikers beschikbaar zijn - dit kan zijn 'Concept', 'Aangevraagd', 'In afwachting van beoordeling', 'In afwachting van goedkeuring', 'In afwachting van afsluiten', 'Gesloten', en 'Ongeldig'.
- Indienen vóór: Toegevoegd door de gebruiker die de inzending aanvraagt. Dit geeft de (uiterste) datum aan waarop de indiener de inzending moet versturen naar de gebruiker die deze heeft aangevraagd.
- Goedkeuren vóór: De (uiterste) datum waarop de goedkeurder een antwoord zou moeten geven.
- Verantwoordelijke: De huidige eigenaar van de vervolgacties voor de inzending.
Inzendingslogboeken importeren
Vanwege de toevoeging van het tabblad Specificaties hebben gebruikers nu de mogelijkheid om informatie over een inzending te extraheren uit Specificaties. Lees dit artikel voor meer informatie over het extraheren van informatie over een inzending.
Gebruikers kunnen inzendingen in bulk importeren vanuit deze inzendingsextracties of via het gebruik van ons .csv-importsjabloon. Het .csv-sjabloon heeft 4 kolommen:
- Specificatierubriek: de gebruiker moet het nummer ingeven dat gekoppeld is aan het Specificatierubrieknummer in het tabblad Specificaties. Als het nummer in de .cvs-cel overeenkomt met een Specificatierubrieknummer in het tabblad Specificaties worden deze automatisch aan elkaar gekoppeld binnen Fieldwire.
- Naam: tekstveld om de inzending een naam te geven.
- Type: gebruikers kunnen een type invullen dat door Fieldwire wordt ondersteund. Als deze overeenkomen, wordt het type automatisch ingevuld bij het importeren. Onderstaand een lijst met ondersteunde typen inzendingen:
- Werktekeningen
- Voorbeeld
- Productgegevens
- Handleiding voor gebruik en onderhoud
- Garantie
- Rapport
- Certificaat
- Proefopstelling
- Overig
- Omschrijving: tekstveld om de inzending te beschrijven.
Volg het hierboven opgegeven formaat van de kolommen om te zorgen dat de import succesvol verloopt.
Als uw .csv-bestand klaar is om te importeren, gaat u naar het tabblad Inzendingen en klikt u op '+Inzendingen importeren'.
Vervolgens hebt u de mogelijkheid om het geëxtraheerde inzendingslogboek in de vorm van een .csv-bestand te uploaden.
De inzendingsworkflow
Detailvenster
In het Detailvenster kunt u uw Specificaties koppelen, een referentienummer toevoegen, het 'Type' inzending bijwerken, de leadtijd en datum op locatie toevoegen en kunt u een beschrijving toevoegen voor de inzending zelf.
Er zijn een paar dingen om op te letten met betrekking tot de Specificatie die is gekoppeld in het Detailvenster. Er kan maar één Specificatie aan een inzending worden gekoppeld, maar er kunnen vele inzendingen aan één Specificatie worden gekoppeld. Als er een inzending is waaraan geen Specificatie is gekoppeld, kan elke gebruiker met toegang tot de inzending er een toevoegen. Daar staat tegenover dat iedere administrator, of de gebruiker die de koppeling tussen inzending en specificatie heeft gemaakt, de specificatie in de inzending kan verwijderen of vervangen.
Opmerking: De 'Specificatie' is alleen gekoppeld aan de specificaties die u hebt geüpload naar het tabblad 'Specificaties'. Om de 'Specificatie' te bewerken, beweegt u de cursor over het gekoppelde specificatiebestand, klikt u op het tandwielpictogram dat verschijnt en klikt u op 'Verwijderen'.
Naast de Specificatie zijn er andere belangrijke zaken om op te merken over de velden Type, Leadtime, Datum op locatie, Beschrijving en degenen die deze kunnen bewerken. Zolang de inzending de 'Concept'-status heeft, kunnen deze velden worden bewerkt door iedere gebruiker die het Concept kan bekijken. Wanneer de inzending de 'Aangevraagd'-status heeft, kunnen deze velden worden bewerkt door zowel de gebruikers van het bedrijf van de auteur van de inzending als de gebruikers van het bedrijf van de verantwoordelijke voor de inzending. Dat geldt ook voor inzendingen met de status 'In afwachting van beoordeling', 'In afwachting van goedkeuring' en 'In afwachting van afsluiten'. Tenslotte kunnen deze velden ook worden bewerkt door gebruikers van het bedrijf van de auteur van de inzending als de inzending de status 'Gesloten' heeft.
De activiteitenfeed
Gedurende het hele Inzendingsworkflowproces kunnen gebruikers de status van de inzending volgen, zien wanneer er informatie is aangevraagd/ingediend en ook wie dat heeft gedaan.
Kijkers
Naast de 'Activiteiten'-feed kunt u in het tabblad 'Kijkers' in elke stap van de workflow 'Kijkers' toevoegen en verwijderen. Om dat te doen, klikt u op '+Kijker' en geeft u de naam op van de persoon in het bedrijf van uw project. U kunt die Kijker ook weer verwijderen door op de 'x' te klikken die verschijnt als u met de cursor over de naam gaat.
Als de gebruiker op dat moment geen deel uitmaakt van dat project, kunt u deze gebruiker uitnodigen. Houd er echter rekening mee dat, als de nieuwe gebruiker die u uitnodigt niet onder uw account valt, er extra kosten bij u in rekening gebracht zullen wordenals u geen licentie(s) beschikbaar hebt voor die gebruiker.
Naast het toevoegen van Kijkers in de 'Activiteiten'-feed kunt u ook Kijkers toevoegen/verwijderen in bepaalde Inzendingsstatus-pop-upvensters.
Een inzending aanmaken
Elke gebruiker die bij een 'Bedrijf' hoort, kan een inzending aanmaken. Ga voor het aanmaken van een Inzending naar het tabblad Inzendingen en selecteer '+Nieuwe inzending':
Voeg een 'Naam' voor de inzending toe, kies het 'Type', zoek de naam of het nummer van de relevante 'Specificatie' op en voer de 'Beschrijving' van de inzending in. Van de genoemde zaken is alleen de 'Naam' verplicht om het Concept te kunnen aanmaken. Bij een concept-inzending kunnen gebruikers nog steeds de 'Naam', 'Rubriek', het 'Type' en de 'Details' toevoegen of bewerken. De 'Rubriek' en het 'Type' inzending zijn verplicht om door te gaan naar de fase 'Aanvragen'.
Opmerking: Verwijderen van een inzending is alleen mogelijk als die de 'Concept'-status heeft. Klik om dat te doen op de knop 'Acties' naast de knop 'Aanvragen', dan krijgt u de optie 'Verwijderen' te zien. U krijgt dan het verzoek om de verwijdering van de inzending te bevestigen. Als een inzending verwijderd is, kunt u deze niet meer terughalen.
Inzending aanvragen
Na het voltooien van het 'Concept' verschijnt er een blauwe 'Verzenden'-vervolgkeuzeknop. Als u op de blauwe vervolgkeuzeknop klikt, krijgt u twee opties te zien: 'Inzending aanvragen' en 'Inzenden voor goedkeuring'. Deze workflow behandelt de optie 'Inzending aanvragen'. Voer na het selecteren van 'Inzending aanvragen' het 'Bedrijf' en de 'Verantwoordelijke' in, voeg 'Kijkers' en de 'Indienen vóór'-datum toe, en optioneel een 'Bericht'. Er is ook nog een selectievakje dat u kunt selecteren/deselecteren om e-mailherinneringen aan de verantwoordelijke mogelijk te maken.
Opmerking: De lijst van beschikbare Bedrijven en Verantwoordelijken wordt gevuld met de bedrijven (en de gebruikers binnen elk) die zijn georganiseerd onder het tabblad 'Personen'.
Selecteer, na het invullen van de verplichte velden, 'Aanvragen' om de status van de inzending te wijzigen in 'Aangevraagd'. De inzending wordt dan naar de 'Verantwoordelijke' gestuurd voor beoordeling.
Er wordt een e-mail naar de nieuwe verantwoordelijke gestuurd met het verzoek of deze zijn/haar inzendingsbijlage kan uploaden naar de inzending:
Inzenden voor beoordeling
Zodra de verantwoordelijke de inzending ontvangt, krijgt deze het verzoek om de relevante bestanden in te dienen voor beoordeling. Om dit te doen, moet de verantwoordelijke een of meer relevante 'Bijlage(n)' uploaden, ofwel vanaf zijn/haar apparaat, ofwel vanuit de 'Bestanden' van het project, en optioneel 'Inzendingsopmerkingen' verstrekken.
Nadat de bijlagen en optionele berichten voor de 'Inzending' zijn verstrekt, komt de optie 'Indienen' beschikbaar. Zodra de 'Verantwoordelijke' deze selecteert, krijgt deze het verzoek de inzending terug te sturen naar de gebruiker die deze bij de verantwoordelijke had aangevraagd. Daarbij kan ook een optioneel bericht worden gevoegd om op te nemen in de e-mailmelding:
Nadat de inzending is ingestuurd voor beoordeling, ontvangt de nieuwe verantwoordelijke een e-mailmelding en krijgt de inzending de status 'In afwachting van beoordeling'.
Indienen namens
Zodra de inzending is doorgezet naar de status 'Aangevraagd' kan elke gebruiker in het bedrijf van de auteur van de inzending informatie indienen namens de verantwoordelijke.
Hierdoor kan de auteur het document overnemen en indienen namens de gebruiker die gevraagd was te reageren. Met andere woorden, als de aangevraagde inzending via e-mail verstuurd wordt en u deze moet downloaden, kan de auteur (of iedere gebruiker in het bedrijf van de auteur) deze uploaden naar Fieldwire zodat de inzending kan worden doorgezet naar de volgende stap, 'In afwachting van beoordeling'. Als de reactie op de inzending wordt verstuurd, wordt deze bezorgd aan de gebruiker bij wie deze oorspronkelijk was aangevraagd.
Inzenden voor goedkeuring
Na het voltooien van het 'Concept' verschijnt er een blauwe 'Verzenden'-vervolgkeuzeknop. Als u op de blauwe vervolgkeuzeknop klikt, krijgt u twee opties te zien: 'Inzending aanvragen' en 'Inzenden voor goedkeuring'. Deze workflow behandelt de optie 'Inzenden voor goedkeuring'. Kies na het selecteren van 'Inzenden voor goedkeuring' tussen toewijzing aan een 'Projectgebruiker' of een 'E-mailadres', voer de 'Verantwoordelijke' in, voeg 'Kijkers' en de 'Goedkeuren vóór'-datum toe, en optioneel een 'Bericht'. Er is ook nog een selectievakje dat u kunt selecteren/deselecteren om e-mailherinneringen aan de verantwoordelijke mogelijk te maken als u kiest voor toewijzing aan een projectgebruiker. Klik na het invullen van deze velden op 'Indienen'.
Als u de inzending toewijst aan een e-mailadres, ontvangt de verantwoordelijke een e-mailkopie van de inzending. In de e-mail ontvangt de verantwoordelijke de naam van de inzending, evenals instructies waarin staat dat deze inzending aan hem/haar is toegewezen en waarin hem/haar wordt verzocht deze e-mail te beantwoorden met zijn/haar beoordeling van de inzending. Hierdoor wordt een e-mail verstuurd naar de auteur van de inzending, zodat de auteur namens de verantwoordelijke kan reageren.
Opmerking: Alleen het hoofdbedrijf kan inzendingen toewijzen aan e-mailadressen.
Nadat de inzending is toegewezen aan een e-mailadres, ziet u dat het 'Verantwoordelijke'-veld in de kop is gemarkeerd om aan te geven dat het een externe gebruiker betreft. Ook verschijnt dit e-mailadres in de activiteitenfeed, in de tabel en in eventueel aangemaakte rapporten.
Antwoord geven (in afwachting van goedkeuring)
Als de inzending naar 'In afwachting van goedkeuring' gaat, dan moet de verantwoordelijke, of iemand van het bedrijf van de verantwoordelijke, op de inzending reageren. Om te reageren op een inzending moet de verantwoordelijke, of iemand van het bedrijf van de verantwoordelijke, een antwoord kiezen uit het 'Antwoord'-vervolgkeuzemenu:
Naast het 'Antwoord'-vervolgkeuzemenu moet de verantwoordelijke, of iemand van het bedrijf van de verantwoordelijke, de beoordeling goedkeuren of afwijzen. Klik hiervoor op het blauwe 'Beoordeling toevoegen'-vervolgkeuzemenu. Door te klikken op het vervolgkeuzemenu krijgt u drie opties te zien: 'Beoordelen in Fieldwire', 'Toevoegen uit bestanden' en '+Nieuw bestand uploaden'.
Als u 'Beoordelen in Fieldwire' selecteert, kan de verantwoordelijke, of iemand van het bedrijf van de verantwoordelijke, de bijlage(n) van die inzending beoordelen. Tijdens het beoordelingsproces kunnen ze markeringen toevoegen, bijlagen downloaden, enz. Zodra ze klaar zijn, moeten ze op 'Opslaan en bijvoegen' klikken.
De verantwoordelijke kan optioneel 'Notities' toevoegen, maar moet een bijlage toevoegen, om de inzending te 'Versturen' naar de gebruiker die deze heeft ingediend, of een andere gebruiker van diens bedrijf.
Ongeacht het 'Antwoord' dat is geselecteerd, krijgt de inzending de status 'In afwachting van afsluiten'.
Na de statuswijziging wordt een e-mailmelding naar de verantwoordelijke gestuurd.
Accepteren en afsluiten (In afwachting van afsluiten)
Zodra de inzending de status 'In afwachting van afsluiten' heeft gekregen, moet de verantwoordelijke de inzending 'Afsluiten'. Hierdoor krijgt de inzending een status waarin bewerken niet mogelijk is. Na het selecteren van 'Afsluiten' heeft de verantwoordelijke de mogelijkheid om een optioneel e-mailbericht te sturen naar de oorspronkelijke auteur en eventuele kijkers die de verantwoordelijke op de 'Distributielijst' wil zetten:
Na de statuswijziging wordt een e-mailmelding naar de verantwoordelijke gestuurd.
Verzoeken om opnieuw inzenden (Aangevraagd)
Maar als de verantwoordelijke de inzending niet wil afsluiten, en in plaats daarvan wijzigingen wil doorvoeren in de inzending, kan de verantwoordelijke kiezen voor 'Revisie aanmaken'.
Zodra de verantwoordelijke op 'Revisie aanmaken' klikt, verschijnt er een pop-upvenster met het verzoek de velden 'Verantwoordelijke', 'Kijkers' en 'Indienen vóór' in te vullen. (Het veld 'Bedrijf' is grijs en kan niet worden aangepast).
Het aanmaken van deze revisie heeft tot gevolg dat de inzending wordt teruggezet naar de status 'Aangevraagd', wat ook zichtbaar zal zijn in de activiteitenfeed.
Gesloten
Nadat de inzending is gesloten, wordt er een e-mailmelding naar de indiener gestuurd zodat deze het antwoord kan bekijken en de bijlage kan downloaden. Er is geen verdere actie nodig.
Snellere workflow voor inzendingen
Concept (Een inzending aanmaken)
Elke gebruiker die onderdeel is van een 'Bedrijf' kan een inzending aanmaken. Ga voor het aanmaken van een Inzending naar het tabblad Inzendingen en selecteer '+Nieuwe inzending' of klik op 'Een inzending aanmaken':
Voeg een 'Naam' voor de inzending toe, kies het 'Type', zoek de naam of het nummer van de relevante 'Specificatie' op en voer de 'Beschrijving' van de inzending in. Van de genoemde zaken is alleen de 'Naam' verplicht om het Concept te kunnen aanmaken. Bij een concept-inzending kunnen gebruikers nog steeds de 'Naam', 'Rubriek', het 'Type' en de 'Details' toevoegen of bewerken. De 'Rubriek' en het 'Type' inzending zijn vereist om verder te kunnen gaan naar de volgende fase.
Inzenden voor goedkeuring
Zodra de inzending is aangemaakt en de Concept-status heeft, kunt u het inzendingsproces versnellen door het in te dienen voor goedkeuring. Hiermee worden de stappen 'Aangevraagd' en 'In afwachting van beoordeling' overgeslagen. Om dit te doen, moet u op de blauwe 'Inzending toevoegen'-vervolgkeuzeknop klikken en een bestaand bestand van het project toevoegen of een nieuw bestand uploaden vanaf uw computer.
Nadat u een bestand hebt toegevoegd of geüpload, moet u op de blauwe 'Versturen'-vervolgkeuzeknop klikken en 'Inzenden voor goedkeuring' selecteren.
Voer na het klikken op 'Inzenden voor goedkeuring' het 'Bedrijf' en de 'Verantwoordelijke' in, voeg 'Kijkers' en de 'Goedkeuren vóór'-datum toe, en eventueel een 'Bericht'. Ook is er een selectievakje dat u kunt selecteren/deselecteren om e-mailherinneringen aan de verantwoordelijke mogelijk te maken. Zodra u op 'Indienen' klikt, ziet u dat de status van de inzending 'In afwachting van goedkeuring' is.
Vanaf dit punt volgt de inzending dezelfde workflow als in de rubriek 'Antwoord geven (in afwachting van goedkeuring)' hierboven.
Inzendingen op mobiel
Hoewel de meeste functionaliteit van inzendingen op dit moment beperkt is tot de webversie van Fieldwire, kunnen inzendingen wel worden bekeken op Android- en iOS-apparaten.
Android
Open het tabblad 'Inzendingen' om inzendingen te bekijken die in de webversie zijn aangemaakt.
De meeste opties voor inzendingen zijn grijs, maar de link 'Volledige geschiedenis bekijken' is klikbaar op mobiel.
iOS
Open het tabblad 'Inzendingen' om inzendingen te bekijken die in de webversie zijn aangemaakt.
De meeste opties voor inzendingen zijn niet klikbaar, maar de link 'Volledige geschiedenis tonen' is te bekijken op mobiel.