Overzicht
Bij veel projecten zijn specificaties een belangrijk contractdocument. Via het tabblad Specificaties kunnen projectadministrators al hun specificatiebestanden uploaden naar en organiseren op één en dezelfde locatie. Als u een specificatiedocument uploadt, verdeelt ons systeem het in bestekposten die worden voorzien van een versie. Hierdoor kunnen de teams op zowel de bouwplaats als op kantoor beschikken over de meest recente documentatie.
Opmerking: Het tabblad Specificaties wordt alleen automatisch toegevoegd aan projecten die zijn aangemaakt na 26 juli 2022. Als u Specificaties wilt inschakelen voor uw volledige account en/of bestaande projecten, neem dan contact op met support@fieldwire.com.
Inhoudsopgave
- Specificaties uploaden
- Specificaties exporteren
- Nummers en titels van bestekposten bevestigen
- Versieconflicten oplossen
- Specificaties bekijken
-
Inzendingen extraheren
Specificaties uploaden
Het uploaden van specificaties lijkt erg op het uploaden van tekeningen in het tabblad Tekeningen. Echter, het enige geaccepteerde bestandstype in het tabblad Specificaties is pdf.
Hoe specificaties toe te voegen
Stap 1: Klik op de knop '+Nieuwe specificatie' in de rechterbovenhoek van de pagina (of de hyperlinktekst 'Nieuwe specificatie uploaden') om uw specificaties te uploaden naar Fieldwire:
Stap 2: Kies uw uploadbron:
U kunt specificaties uploaden vanaf uw computer en vanuit Dropbox, Box, Google Drive, One Note en Gmail.
Voor uploaden vanaf uw computer selecteert (of sleept) u het (de) betreffende specificatiebestand(en) naar het uploadvenster en selecteert u 'Uploaden':
Als u per ongeluk een verkeerde specificatie hebt geüpload en u het hieronder beschreven beoordelings-/bevestigingsproces al hebt doorlopen, kunt u de specificatie verwijderen.
Om dat te doen, moet u echter een projectadministrator zijn (meer informatie vindt u hier: Inleiding tot projecttoestemmingsniveaus: Administrators, leden en volgers). Als u een projectadministrator bent, kunt u klikken op de drie punten rechts naast de specificatie die u wilt verwijderen en vervolgens op de knop 'Verwijderen' klikken.
U kunt meerdere specificaties tegelijk verwijderen door de selectievakjes aan de linkerkant aan te vinken, op het Actie-dropdownmenu te klikken en vervolgens 'Verwijderen' te kiezen. Nadat u op Verwijderen hebt geklikt, verschijnt er een pop-up in Fieldwire met het verzoek deze actie te bevestigen.
Opmerking: Als een specificatie eenmaal verwijderd is, kan deze niet meer worden teruggehaald vanuit het tabblad Prullenbak (zie 'Wat is het tabblad Prullenbak?' voor meer informatie), de actie is onherroepelijk.
Specificaties exporteren
Nadat uw specificaties zijn geüpload en verwerkt, kunt u deze als pdf's exporteren. Klik hiervoor op de drie punten rechts naast de specificatie en klik op 'Exporteren'.
Opmerking: Het is niet mogelijk om meerdere specificaties tegelijk te exporteren.
Nummers en titels van bestekposten bevestigen
Nadat de specificaties zijn geüpload, worden ze door ons systeem gescand; het zoekt naar de 6-cijferige code en titel van specificaties, die zijn gebaseerd op de STABU-bouwbestekindeling. Als de bestandsnaam overeenkomt met de indeling [specificatienummer] [specificatietitel], wordt de bestekpost automatisch voorzien van een naam en nummer zonder dat dit bevestigd hoeft te worden.
Als de bestandsnaam niet overeenkomt met deze indeling, moet u de nummers en titels van de bestekposten handmatig bevestigen:
Zoals te zien in bovenstaand screenshot kunt u alle uploads een voor een bekijken door te klikken op de knop 'Bekijk alle uploads', of kunt u een specifiek bestand bekijken door te klikken op 'Bekijken' naast het specificatiebestand.
Na het uploaden identificeert ons systeem automatisch de verschillende bestekposten van het document als de 6-cijferige STABU-bouwbestekindeling werd gevolgd. U ziet deze bestekposten als u klikt op 'Bekijken' of 'Bekijk alle uploads'.
Opmerking: Tijdens het uploadproces komen uw specificaties automatisch in de 'Verwerken'-status terecht (zie onderstaand screenshot). Als uw bestanden langer dan 5 minuten in deze 'Verwerken'-status blijven, kan het zijn dat onze verwerkingswachtrijen bezig zijn met back-uppen. Als het verwerken langer dan 15 minuten duurt, raden we u aan contact op te nemen met support@fieldwire.com.
Versieconflicten oplossen
Op een vergelijkbare manier als in de module Tekeningenversiebeheer kunt u in de Specificatie-module van Fieldwire zo nodig een bijgewerkte versie van uw bestek uploaden.
Als u nieuwe specificaties uploadt met hetzelfde nummer als een bestaande bestekpost, veroorzaakt dit een 'Versieconflict'. Dit gebeurt wanneer het systeem probeert te bevestigen dat het nieuwe nummer van de bestekpost juist is en dat de nieuwe versie in de plaats komt van de bestaande versie.
Als u dit versieconflict moet oplossen, ziet u een rode waarschuwing bovenaan de pagina.
Om het conflict op te lossen, moet u het bestekpostnummer, de titel en versiebeschrijving van de nieuwe versie(s) bevestigen, zodat de nieuwe specificaties een 'inlegvel' bovenop de bestaande specificaties vormen.
Begin met het goedkeuren van uw specificaties door te klikken op de knop 'Individueel beoordelen' of 'Alle oplossen' om te bepalen of u de conflicten apart wilt beoordelen of allemaal tegelijk:
Opmerking: Als u op 'Alle oplossen' klikt, krijgt u het verzoek die actie te bevestigen. Nadat die actie bevestigd is, worden alle versieconflicten opgelost zonder de mogelijkheid om ze stuk voor stuk te beoordelen. Als u deze actie bevestigt, kan die niet ongedaan worden gemaakt.
Als u gekozen hebt voor 'Individueel beoordelen', verschijnt er een nieuwe scherm met het nieuwe en bestaande blad en de specificatienummers, titels etc. van elk. Hier kunt u het nieuw geüploade specificatiedocument bekijken om te bepalen waar de oorzaak van het conflict ligt.
Wanneer u klikt op 'Als nieuwe versie toevoegen', worden de twee documenten samengevoegd tot één enkele bestekpost waarin u tussen versies kunt wisselen. Als het geen nieuwe versie is, kunt u ook het bestekpostnummer veranderen, zodat het niet meer overeenkomt met het bestaande blad, en het 'bevestigen' als een aparte specificatie.
Specificaties bekijken
Nadat u uw bestanden hebt opgesplitst en versieconflicten hebt opgelost, hebt u toegang tot huidige en oudere versies van de specificaties (net zoals u Tekeningbladen zou bekijken) door te klikken op de datum in de linkerbenedenhoek. Hier zou u oudere versies van deze specificatie moeten kunnen zien.
Oudere versies van de specificatie zijn gemakkelijk te herkennen, omdat middenin het document een groot watermerk met de tekst 'Oude versie' staat.
Specificaties op mobiel
Nadat u uw specificaties hebt geüpload naar de webversie van Fieldwire, kunt u er markeringen op aanmaken en ze bekijken via uw iOS- en Android-apparaten!
Om specificaties te bekijken op iOS en Android gaat u simpelweg naar het nieuwe Specificaties-tabblad.
Opmerking: U kunt op mobiel geen documenten uploaden naar het tabblad Specificaties. Deze actie moet nog steeds in de webversie gedaan worden.
iOS:
Nadat u op uw iOS-apparaat naar het tabblad Specificaties bent gegaan, klikt u op de drie punten in de rechterbovenhoek om markeringen toe te voegen.
Er verschijnt een nieuwe pagina waar u markeringen, annotaties etc. kunt aanmaken. Dit zijn dezelfde opties die u ziet wanneer u markeringen aan een bestand toevoegt in het tabblad Bestanden op mobiel.
Android:
Nadat u op uw Android-apparaat naar het tabblad Specificaties bent gegaan, klikt u op het potloodpictogram in de rechterbovenhoek om markeringen toe te voegen.
Er verschijnt een nieuwe pagina waar u markeringen, annotaties etc. kunt aanmaken. Dit zijn dezelfde opties die u ziet wanneer u markeringen aan een bestand toevoegt in het tabblad Bestanden op mobiel.
Inzendingen extraheren
Zodra het uploaden en verwerken van uw specificaties klaar is, kunt u er informatie over inzendingen uit extraheren (zie De inzendingsworkflow in Fieldwire voor meer informatie), die in een CSV-bestanden worden geplaatst.
1. Klik op het selectievakje naast elke specificatie waaruit u informatie over inzendingen wilt extraheren. Als u al uw specificaties wilt selecteren, kunt u het selectievakje naast het "#"-teken selecteren. Zodra uw specificaties geselecteerd zijn, wordt de knop 'Inzendingen extraheren' (die eerst grijs was) klikbaar.
2. Nadat u op de knop 'Inzendingen extraheren' hebt geklikt, verschijnt er een pop-up waarin u wordt gevraagd de actie te bevestigen en waarin wordt aangegeven dat het uitvoeren van dit proces tot 1 uur kan duren.
3. Zodra het extractieproces klaar is, ontvangt u een e-mail in uw inbox. Deze e-mail bevat een link naar de downloadbare spreadsheet, evenals de namen van de bestekposten die u had geselecteerd en die geen inzendingen bevatten.
4. Door op de 'Hier'-hyperlinkknop te klikken, kunt u een .csv-bestand downloaden. De downloadbare spreadsheet bevat de volgende kolommen: Bestekpost, naam, type en omschrijving.
5. Als u toegang hebt tot het tabblad Inzendingen, kunnen deze downloadbare spreadsheets met informatie over inzendingen nu als nieuwe inzendingslogboeken naar dit tabblad worden geïmporteerd!
Meer informatie
Hebt u nog vragen, neem dan gerust contact met ons op via support@fieldwire.com.
Hieronder vindt u ook nog een paar handige bronnen: