Arbetsflödet för ärenderapporter i Fieldwire

Översikt

Genom ärenderapporter i Fieldwire effektiviseras godkännandeprocessen för material och utrustning som ska installeras på byggarbetsplatsen. Ärenderapporter är centraliserade och tillgängliga för alla personer i projektet. För att få tillgång till denna modul kan du boka en demo med vårt säljteam, eller så kan du köpa Business Plus.

 

Innehållsförteckning

• Aktivera projektadministration i ett projekt
  • Introduktion till projektadministration
  • Behörigheter för Ärenderapporter
  • Skapa ett överordnat företag
• Introduktion till ärenderapporter
• Sidan för logg för ärenderapporter
  • Importera loggar för ärenderapporter
• Ärenderapportens arbetsflöde
  • Detaljpanel
  • Aktivitetsflöde
  • Bevakare 
  • Skapa en ärenderapport
    • Skapa ett utkast till en ärenderapport från en ritning
  • Begära inlämning
    • Nummerformat för ärenderapporter
  • Skicka in för granskning
  • Skicka in för godkännande
  • Lämna svar (väntar på godkännande)
  • Godkänna och stänga (väntar på avslut)
  • Begära återinlämning (begärd)
  • Avslutad
• Snabbare arbetsflöde för ärenderapporter
  • Utkast
  • Skicka in för godkännande
• Ärenderapporter på mobilen
  • Android
  • iOS

 

Aktivera projektadministration i ett projekt

Läs denna artikel om du vill veta mer om företag och hur du aktiverar PM i ett projekt.

För närvarande är det ingen skillnad mellan chefer och medarbetare för ärenderapporter. Alla användare i företaget för ärenderapportens ansvariga kan vidta åtgärder i ärenderapporten i dess nuvarande status. Det finns tre grupper av användare som har olika vyer, åtgärder och ändringsbehörigheter beroende på ärenderapportens "status":  

• Användare i den ansvarigas företag – alla användare i den aktuella ansvarigas företag kan vidta åtgärder för ärenderapporter. 
• Användare som inte ingår i den ansvarigas företag
• Användare i företaget som skapade ärenderapporten

 

Introduktion till projektadministration

Om du öppnar fliken Ärenderapporter för första gången visas ett popup-fönster som hjälper dig att komma igång med projektadministration i Fieldwire och konfigurerar ditt "företag" för projektet. Först måste du lägga till ditt företagsnamn och klicka på knappen "Nästa". Det är samma företagsnamn för både Fråga/Svar och ärenderapporter i projektet. Det fylls dock inte i automatiskt från den företagsinformation som du anger i profilinställningarna.

 

Därefter blir du ombedd att ange din företagskod, så att det blir lättare för dig och ditt team att hålla ordning på allt under hela projektet.

 

Det var det hela! I exemplet som visas i dessa skärmdumpar använde vi företagsnamnet ABC samt företagskoden ABC.

 

Behörigheter för Ärenderapporter

 

Obs!

• Alla behörigheter förutsätter att användaren är i samma företag som den aktuella användaren, om inte annat anges.
• Det "inlämnande företaget" är det företag som begär inlämning, tar emot den i väntan på granskning och vidtar åtgärden ”Skicka in för godkännande”.
• Administratörer kan skapa nya ärenderapporter när de inte är i ett företag (varken chef eller bidragsgivare) och sedan flytta sig själva till ett företag när de tilldelar en ärenderapport (och blir automatiskt chef).
• Behörigheter för det överordnade företaget (gäller endast när ett överordnat företag är angivet):
  
  • Ärenderapporter som skapas och skickas direkt för granskning till det överordnade företaget är inte synliga för andra användare i företaget än den som tilldelats dem efter att de flyttats till statusen "Väntar på godkännande", såvida de inte läggs till som bevakare. t.ex.
    • Användaren i det underordnade företaget skapar en ärenderapport och skickar den för granskning till användaren X i det överordnade företaget.
    • Användare X skickar underlaget för godkännande till användare Y i arkitektföretaget.
    • Nu kommer alla andra användare i det överordnade företaget inte kunna se underlaget, förutom användare X, om de inte uttryckligen görs till bevakare.

 

Skapa ett överordnat företag

För att se till att alla Fråga/Svar och ärenderapporter går via ditt "företag" i Fieldwire kan du nu ange ett överordnat företag. För att komma igång måste du först välja fliken Projektanvändare och sedan klicka på "Ange överordnat företag" för det företag som du vill ska anses som "överordnat företag".

 

När du har klickat på "Ange överordnat företag" öppnas ett popup-fönster som visar vad användarna i det överordnade företaget kan göra jämfört med användarna i "Andra företag", som inte utsågs till överordnat företag. Användare i det överordnade företaget kan till exempel skicka ärenderapporter till eller begära ärenderapporter från valfritt företag, medan användare i "Andra företag" endast kan skicka ärenderapporter till det överordnade företaget.

 

När du har bestämt dig för att du vill ange ett överordnat företag måste du klicka på den blå knappen "Ange överordnat företag". När du har klickat på den blå knappen ser du det överordnade företaget med en kronikon och "Överordnat företag" bredvid.

 

Sidan för logg för ärenderapporter

Alla personer som är knutna till ett företag, som antingen chef eller medarbetare, kan komma åt fliken "Ärenderapporter" – här kan de öppna varje ärenderapport i projektet, oberoende av "status".

Rubrikerna på den här fliken ger en generell översikt över beskaffenhet, ordning, ämne och status för ärenderapporter i hela projektet. Mer specifikt definieras dessa rubriker nedan:

• #: Företagskoden tilldelas av det företag från vilket ärenderapporten begärs och läggs till när ärenderapporten övergår från statusen Utkast till Begärd.
• Avsnitt: Rambeskrivningsavsnittet som är en kombination av rambeskrivningsavsnittets nummer (CSI MasterFormat) och ett namn på rambeskrivningsavsnittet.
• Namn: Rubriken på ärenderapporten läggs till när den skapas.
• Status: Den aktuella statusen för ärenderapporten, som avgör vilka åtgärder som är tillgängliga för användarna, kan vara "Utkast", "Begärd", "Väntar på granskning", "Väntar på godkännande", "Väntar på avslut", "Avslutad" och "Annullerad".
• Skicka in senast:  Läggs till av den användare som begär ärenderapporten. Det anger det datum då inlämnaren ska skicka ärenderapporten till den användare som begär det.
• Godkänn senast: Det datum då godkännaren senast ska lämna ett svar.
• Nuvarande ansvarig: Den nuvarande ägaren av ärenderapportens kommande åtgärder.
• Typ: Den typ av inlämning som lagts till i inlämningens ”Detaljer” – kan vara ritningar, prov, produktdata, drift- och underhållsmanual, garanti, rapport, certifikat eller annat.
• Datum på plats: Datum som lagts till i ”Detaljer”.
• Referensnr: Referensnummer som lagts till i ”Detaljer”, används ofta för att hänvisa till en annan parts numreringssystem, om det skiljer sig från inlämningsnumret.

För att lägga till, ta bort eller sortera kolumnerna efter ditt önskemål:

1. Klicka på kugghjulsikonen (⚙) bredvid kolumnrubrikerna.
   • Detta öppnar listan över inlämningskolumner.
2. Markera (eller avmarkera) kryssrutan bredvid varje kolumnrubrik i listan.
3. Klicka på ikonen för sortering och dra och släpp kolumnen till önskad plats i tabellen.

 

Du kan återställa standardkolumnerna och ordningen genom att välja Återställ till standard:

Obs! Uppdatering av kolumnerna (och deras ordning) i tabellvyn kommer att sparas i alla dina projekt, men de är användarspecifika. Om du gör ändringar i kolumnerna, eller deras ordning, kommer dessa inte att synas när en annan användare loggar in på samma projekt.

 

Du kommer dessutom att se olika statusar högst upp, där du enkelt kan se hur många ärenderapporter som finns i projektet i varje status samt hålla koll på det godkända beloppet.

 

Om du vill exportera din inlämningsdata kan du göra det genom att klicka på knappen ”Skapa rapport”. Du får då möjlighet att exportera dina data som en CSV-rapport eller en PDF-rapport.

 

Om du vill begära inlämning av en ärenderapport kan du göra det direkt från översiktssidan för inlämningar genom att klicka på kryssrutan till vänster om ärenderapporten, klicka på rullgardinsmenyn ”Åtgärder” och sedan på ”Begär inlämning”. Då öppnas ett fönster och där kan du välja ansvarig, bevakare och datum för när rapporten ska skickas in senast.

 

Med en lång lista över ärenderapporter kan du behöva ett enklare sätt att hitta de du letar efter. Det finns flera sätt att göra detta på. Det första är att använda sökfältet i Ärenderapporter. Detta sökfält är specifikt för ärenderapporter och visar inga resultat från andra delar av Fieldwire-appen. Det är konfigurerat för att söka och visa resultat baserat endast på ärenderapportens namn och nummer, inga andra fält eller innehåll.

 

Du kan dessutom klicka på knappen ”Filter” för att visa flera alternativ, bland annat:

Min åtgärd krävs: Visar inlämningar som också finns under fliken ”Mina inlämningar”.
Bevakar: Filtrerar för att visa inlämningar som den inloggade användaren bevakar.
Status: Den fas som inlämningarna befinner sig i för närvarande: Utkast, Begärd, Väntar på granskning, Väntar på godkännande, Väntar på avslut, Stängd eller Annulerad.
Rambeskrivning: Visar de specifikationer som har länkats till befintliga inlämningar.
Typ: Filtrerar efter vald typ av inlämning: Tillverkningsritningar, Exempel, Produktdata, Handbok för drift- och underhåll, Garanti, Rapport, Certifikat, Prototyp eller Annat.
Inlämnande företag: Filtrerar efter de företag som har skapats inom projektet.
Ansvarig: Den person som är tilldelad inlämningen vid den aktuella tidpunkten.
Senast uppdaterad: Senaste gången formuläret har ändrats.

 

Om du vill lägga till, ta bort eller ändra något av de svar på inlämningar som visas när du godkänner (eller avvisar) en inlämning kan du göra det genom att klicka på knappen ”Hantera svar”.

 

Importera loggar för ärenderapporter

I och med tillägget av fliken Rambeskrivningar kan användarna nu extrahera information från ärenderapporter via rambeskrivningar. Mer information om hur du hämtar information från ärenderapporter finns i denna artikel. 

 

Användare kan massimportera ärenderapporter från extraheringar från ärenderapporter eller genom att använda vår CSV-importmall. CSV-mallen har fyra kolumner:

1. Rambeskrivningsavsnitt: användaren ska ange det nummer som är kopplat till rambeskrivningsavsnittets nummer på fliken Rambeskrivningar. Om numret i CSV-cellen stämmer överens med numret på ett rambeskrivningsavsnitt på fliken Rambeskrivningar länkas de två automatiskt i Fieldwire. 
2. Namn: textfält för att namnge ärenderapporten.
3. Typ: användare kan fylla i en typ som stöds inom Fieldwire. Om de stämmer överens fylls typen i automatiskt vid import. Nedan finns en lista över vilka typer av ärenderapporter som stöds:
1. Tillverkningsritningar
2. Exempel
3. Produktdata
4. Handbok för drift och underhåll
5. Garanti
6. Rapport
7. Certifikat
8. Prototyp
9. Annat
4. Beskrivning: textfält för att beskriva ärenderapporten.

Följ formatet för kolumnerna som anges ovan så att importen genomförs korrekt.

När CSV-filen är klar för import återvänder du till fliken Ärenderapporter och klickar på "+ Importera ärenderapporter".

 

Sedan kan du ladda upp den extraherade loggen för ärenderapporter i .CSV.

Dessutom ser du olika statuslägen högst upp där du enkelt kan se hur många ÄTA som finns i projektet i varje status samt hålla reda på vilket belopp som har godkänts.

 

 

Ärenderapportens arbetsflöde

Detaljpanel

I panelen Detaljer kan du länka dina rambeskrivningar, lägga till ett referensnummer, uppdatera "typ" av ärenderapport, lägga till ledtid och datum på byggarbetsplatsen samt lägga till en beskrivning av själva ärenderapporten. Du kan också se eventuella länkade ritningar.

 

När det gäller den rambeskrivning som är länkad i panelen Detaljer finns det några saker att tänka på. Det går bara att länka en rambeskrivning till en ärenderapport, men det går att länka många ärenderapporter till en rambeskrivning. Om det inte finns någon rambeskrivning länkad till en ärenderapport kan alla användare med åtkomst till ärenderapporten lägga till en rambeskrivning. Å andra sidan kan alla administratörer eller den användare som skapade länken till ärenderapportens rambeskrivning ta bort eller ersätta rambeskrivningen i ärenderapporten.

 

Obs! "Rambeskrivningen" är endast länkad till de rambeskrivningar som du har laddat upp på fliken "Rambeskrivningar". För att ändra "Rambeskrivningen", håll muspekaren över den länkade rambeskrivningsfilen och klicka på kugghjulsikonen som visas och klicka på "Ta bort".

 

Förutom rambeskrivningen finns det viktiga saker att tänka på beträffande fälten Typ, Ledtid, Datum på byggarbetsplatsen, Beskrivning och vem som kan ändra dessa. När ärenderapporten har statusen "Utkast" kan dessa fält ändras av alla användare som kan se utkastet. När ärenderapporten har statusen "Begärd" kan dessa fält ändras både av användare i företaget för ärenderapportens författare eller av användare i företaget för ärenderapportens ansvariga. Detta gäller även för ärenderapporter som har statuslägena "Väntar på granskning", "Väntar på godkännande" och "Väntar på avslut". Slutligen kan dessa fält ändras av användare i ärenderapportens skapares företag när det har statusen "Avslutad".

 

Aktivitetsflödet

Under hela arbetsflödesprocessen för ärenderapporten kan alla användare hålla reda på ärenderapportens status, när information begärdes/skickades in samt vem som begärde/skickade in informationen.

 

Bevakare

Förutom "aktivitetsflödet" kan du på fliken "Bevakare" lägga till och ta bort "Bevakare" i varje steg av arbetsflödet. För att göra det måste du klicka på "+Bevakare" och ange namnet på personen i företaget för projektet. Du kan också ta bort bevakaren genom att klicka på det kryss som visas när du håller muspekaren över namnet.

 

Om användaren inte är med i projektet kan du bjuda in dem. Tänk dock på att om den nya användaren du bjuder in inte finns med i ditt konto tas det ut en extra avgift om du inte har de tillgängliga licenserna för att täcka den användaren. 

 

Förutom att lägga till Bevakare i "aktivitetsflödet" kan du också lägga till/ta bort bevakare i vissa popup-fönster för ärenderapportens status.

 

Ladda ner ärenderapporter

Ärenderapporter i alla statusar kan laddas ner som PDF-filer från rullgardinsmenyn ”Åtgärder”:

Obs! Nedladdade ärenderapporter innehåller nu kopior av uppladdade bilagor (Inlämning, Granskning eller Godkännande), istället för att endast tillhandahålla länkar till bilagorna.

 

Skapa en ärenderapport

Alla användare som ingår i ett "företag" kan skapa en ärenderapport. För att skapa en ärenderapport, gör enligt följande:

1. Gå till fliken Ärenderapporter.
2. Välj + Ny ärenderapport eller klicka på hyperlänken "Lägg till hyperlänk till ärenderappport".
3. Lägg till ett Namn.
4. Välj Typ i rullgardinsmenyn.
5. Sök efter relevant Rambeskrivning via namn eller nummer på rambeskrivningen.
6. Ange Beskrivning.
7. Klicka på Skapa utkast.

Av dessa är endast Namn ett obligatoriskt fält för att initialt skapa utkastet. Du kan fortfarande lägga till eller redigera Namn, Rambeskrivning, Typ och Beskrivning för en ärenderapport i utkastläge.

 

Det är endast möjligt att ta bort en ärenderapport medan den har statusen Utkast. Gör så här:

1. Klicka på knappen "Åtgärder" och sedan "Radera".
2. Läs popupmeddelandet för att säkerställa att detta är den åtgärd du vill utföra, eftersom detta är en permanent åtgärd som innebär att du inte kan återställa den borttagna ärenderapporten.
3. Om du vill fortsätta med borttagningen klickar du på den röda knappen Radera.

 

Skapa ett utkast till en ärenderapport från en ritning

Istället för att skapa ett utkast till ärenderapporten från fliken "Ärenderapporter" kan du också skapa en ärenderapport direkt från en ritning.

1. I verktygsfältet för markeringar, klicka på "Kedjeikonen".
2. Välj alternativet "Lägg till hyperlänk till ärenderappport".
3. Namnge ärenderapporten.
4. Välj "Typ".
5. Sök efter relevant namn eller nummer för "Rambeskrivning".
6. Ange en "Beskrivning" av ärenderapporten.
7. Avsluta med att klicka på "Skapa utkast" för att skapa den nya ärenderapporten.

Som nämnts ovan är endast fältet Namn obligatoriskt för att kunna skapa ett utkast.

 

Begära inlämning

Du kan begära inlämning av ett dokument utan att fylla i några fält i dokumentet. Det är faktiskt bäst att inte lägga till några bilagor om du begär inlämning, eftersom dessa bilagor inte längre kommer att finnas med i dokumentet om du begär inlämning. Så här ändrar du status för ett dokument från Utkast till Begärd:
När du har fyllt i ”Utkast” visas en blå rullgardinsmeny med knappen ”Skicka”. När du klickar på den blå rullgardinsmenyn visas två alternativ: ”Begär inlämning” och ”Skicka för godkännande”. Denna arbetsflöde går igenom alternativet ”Begär inlämning”.
När du har valt ”Begär inlämning” anger du ”Ansvarig”, lägger till ”Bevakare” och datum för ”Skicka in senast” samt ett valfritt ”Meddelande”. Dessutom finns en kryssruta som du kan markera/avmarkera för att aktivera e-postpåminnelser till mottagaren.

 

Obs! Listan över tillgängliga företag och ansvariga fylls i av de företag (och användare inom varje företag) som anges på fliken "Användare". 

 

När du har fyllt i de obligatoriska fälten väljer du "Begär" för att ändra statusen för klarförandet till "Begärd" – klarförandet skickas sedan till "Ansvarig" för granskning. 

 
Ett e-postmeddelande skickas till den nya ansvariga med anvisningar om att ladda upp sin ärenderapportbilaga till ärenderapporten:

 
När inlämning av underlaget har begärts och underlaget har flyttats till statusen Begärd, kan det inlämnande företaget fortfarande göra ett par saker med underlaget:

• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder.
  • Välja Skicka in på uppdrag av.
    • Detta gör det möjligt för chefer i det inlämnande företaget att lämna in en inlämning om inlämningen som de kan ha fått från utanför Fieldwire.
  • Välja Ladda ner PDF.
  • Välja E-post.
    • Detta gör det möjligt för chefer i det inlämnande företaget att skicka inlagan via e-post till användare utanför projektet.
  • Välja att Annullera underlaget.
• Fylla i fälten i panelen Detaljer på höger sida av skärmen.
• Ändra datum för inlämning (Skicka in senast).
  • Detta ger cheferna på det inlämnande företaget möjlighet att ändra datumet om ett misstag har begåtts i den ursprungliga begäran eller om datumet måste ändras på grund av någon oförutsedd omständighet.
    

 

Nummerformat för ärenderapporter

När inlämningen flyttas från Utkast till Begärd tilldelas den ett inlämningsnummer, som kan numreras per företag, där inlämningarna numreras sekventiellt baserat på det företag som tillhandahåller inlämningen. Det inlämnande företagets kod används som prefix. Alternativt kan du välja att numrera efter specifikation, där inlämningarna numreras sekventiellt med specifikationsnumret som prefix. I detta fall, om ingen specifikation är länkad, har inlämningsnumret inget prefix.

Nummerformat för ärenderapporter kan ändras i projektinställningar:

 

Skicka in för granskning

När den ansvariga har tagit emot ärenderapporten uppmanas denna att skicka in de relevanta filerna för granskning. För att göra detta måste den ansvariga ladda upp en eller flera relevanta "Bilagor". För att göra detta:

1. Klicka på den blåa "Lägg till inlämning"-knappen.
2. Välj "Bifoga från filer" eller "+ Ladda upp ny fil".
   • När du bifogar befintliga filer från ditt projekt till inlämningen kan du helt enkelt klicka i sökfältet så visas en lista över alla filer som för närvarande finns i projektet. Du kan bläddra upp och ner i listan för att hitta rätt fil.
3. Lägg till valfria anteckning.
4. Klicka på "Skicka".
5. Välj en ny ansvarig.
6. Ange ett valfritt meddelande.
7. Klicka på "Skicka" i popup-fönstret.

När inlämningen har skickats för granskning får den nya uppdragstagaren ett e-postmeddelande och inlämningen flyttas till status Väntar på granskning.
 

Skicka in på uppdrag av

När ärenderapporten har övergått till statusen "Begärd" kan alla användare i ärenderapportsskaparens företag lämna information för den ansvarigas räkning.

 

Detta gör det möjligt för den som skapat dokumentet att ta över det och skicka det å den användares vägnar som ombads att svara. Med andra ord, om den begärda inlämningen skickas tillbaka via e-post till den som begärt den och du behöver ladda ner den, kan den som skapat dokumentet (eller någon annan användare i dennes företag) ladda upp det till Fieldwire så att inlämningen kan flyttas vidare till nästa steg, Väntar på granskning. När svaret på inlämningen returneras levereras det till den ursprungliga användaren som begärde det.

För att öka transparensen i denna del av processen måste du ange datumet då inlämningen mottogs.

 

Skicka in för godkännande

När du har fyllt i "Utkast" blir en blå rullgardinsmeny med knappen "Skicka" tillgänglig. Genom att klicka på den blå rullgardinsmenyn ser du två alternativ: "Begär inlämning" och "Skicka in för godkännande". I detta arbetsflöde går vi igenom alternativet "Skicka in för godkännande".

 

För att kunna välja alternativet "Skicka in för godkännande" måste du först bifoga en fil till inlämningen. Gör så här:

1. Klicka på den blå rullgardinsmenyn Lägg till inlämning.
2. Välj antingen Bifoga från filer eller + Ladda upp ny fil.
   • När du bifogar befintliga filer från ditt projekt till inlämningen kan du helt enkelt klicka i sökfältet så visas en lista över alla filer som för närvarande finns i projektet. Du kan bläddra upp och ner i listan för att hitta rätt fil.
3. Lägg till valfria anteckningar.
4. Klicka på Skicka och sedan Skicka in för godkännande.

 

När du har valt ”Skicka in för godkännande” följer du dessa steg:

1. Välj antingen Projektanvändare eller Mejladress i raden Tilldela till.
2. Välj en Ansvarig.
   • Projektanvändare har en rullgardinsmeny i raden Ansvarig där du kan tilldela inlämningen direkt till någon som redan finns i projektet i Fieldwire.
   • Mejladress har ett fritt textfält i raden Ansvarig där du kan tilldela inlämningen till externa användare som inte finns i projektet.
3. Lägg till Granskare.
   
   • Det här alternativet är tillgängligt om du har valt Projektanvändare och ditt arbetsflöde kräver att flera personer granskar inlämningen.
4. Lägg till CC.
   • Informationen om vem som har kopierats finns i aktivitetsloggen.
   • Det här alternativet är tillgängligt om du har valt Mejladress och vill att andra personer utanför Fieldwire ska få en kopia av inlämningen.
5. Lägg till Bevakare. Detta är inte nödvändigt för att skicka in inlämningen.
6. Lägg till datum för Godkänn senast. Detta fält är obligatoriskt för att skicka in inlämningen.
7. Lägg till ett valfritt Meddelande.
8. Klicka på Skicka.

Obs! Du kan använda rullgardinsmenyn "Granskare" för att tilldela eventuella personer, utöver Ansvarig, som kan behöva ge svar på ärenderapporten. När en användare utses till Granskare blir de automatiskt också Bevakare för ärenderapporten (de försvinner från rullgardinsmenyn "Bevakare").

Obs! Det finns en kryssruta som du kan markera/avmarkera för att aktivera e-postpåminnelser till den tilldelade personen om du tilldelar en projektanvändare eller en e-postadress. När dessa fält har fyllts i. Kryssrutan bredvid ”Skicka en kopia av inlämningen till den tilldelade personen” är en ny funktion, eftersom systemet automatiskt skickar en kopia via e-post till den tilldelade personen. Nu har du möjlighet att välja att inte skicka ett e-postmeddelande till den tilldelade personen för en inlämning.

 

Om du tilldelar ärenderapporten till en "mejladress" får den ansvariga en e-postkopia av ärenderapporten. I e-postmeddelandet får de namnet på ärenderapporten samt anvisningar som anger att de har tilldelats denna ärenderapport och att de ska svara på e-postmeddelandet med sin granskning av ärenderapporten. Då skickas ett e-postmeddelande till författaren av ärenderapporten så att författaren kan svara på den ansvarigas vägnar.

Obs! Endast det överordnade företaget kan tilldela ärenderapporter till e-postadresser. 

 

När ärenderapporten har tilldelats e-postadressen ser du att fältet Ansvarig i sidhuvudet är flaggat för att ange att det är en extern användare. Dessutom kommer den här e-postadressen att visas i aktivitetsflödet, i tabellen och i alla rapporter som skapas.

 

När ärenderapporten har skickats för godkännande och den har övergått till status Väntar på godkännande, kan det företag som har skickat in ärenderapporten fortfarande göra några saker med rapporten:

• Klicka på rullgardinsmenyn Åtgärder.
  • Välj Skicka in på uppdrag av.
    • Detta gör det möjligt för chefer i det inlämnande företaget att svara på den ärenderapporten som de har fått från utanför Fieldwire.
  • Välj Ladda ner PDF.
  • Välj E-post.
    • Detta gör det möjligt för chefer i det inlämnande företaget att skicka ärenderapporten via e-post till användare utanför projektet.
  • Välj att Annullera ärenderapporten.
  • Välj att återställa ärenderapporten (Ångra annullering).
    • Den nya åtgärden ”Ångra annullering” gör det möjligt för team att smidigt återställa annullerade ärenderapporten till deras tidigare status, vilket bibehåller datakontinuiteten och minskar det manuella arbetet.
• Lägg till Bevakare.
• Ändra datum för godkännande.
  • Detta ger chefer i det inlämnande företaget flexibilitet att ändra datumet om ett fel har gjorts i den ursprungliga ärenderapporten eller om datumet behöver ändras på grund av oförutsedda omständigheter.

 

Lämna svar (väntar på godkännande)

Om inga granskare har utsetts och när ärenderapporten övergår till "Väntar på godkännande" måste den ansvariga (eller en person som är knuten till den ansvarigas företag) svara på ärenderapporten. För att lämna ett svar på ärenderapporten måste den ansvariga, eller en person på den ansvarigas företag, välja ett svar på rullgardinsmenyn "Svar":

Så här ser detta läge ut om det också har valts granskare:

Förutom rullgardinsmenyn för svar måste den ansvariga, en person som är knuten till den ansvarigas företag eller en granskare godkänna eller avvisa granskningen. För att göra det måste du klicka på den blå rullgardinsmenyn "Lägg till granskning". När du klickar på den rullgardinsmenyn ser du tre alternativ: "Granska i Fieldwire", "Bifoga från filer" och "+ Ladda upp ny fil". 

 

Om du väljer "Granska i Fieldwire" kommer den ansvariga, en person som är knuten till den ansvarigas företag eller en granskare att kunna granska ärenderapportens bilaga(or). Under granskningsprocessen kan de lägga till markeringar, ladda ner bilagan osv. När de är klara måste de klicka på "Spara och bifoga".
 
Den ansvariga eller granskaren kan sedan eventuellt inkludera anteckningar men måste bifoga en bilaga för att kunna skicka tillbaka ärenderapporten till den användare som de fick den av eller en annan användare i deras företag.

Om det också har lagts till granskare, men dessa ännu inte har gett sina svar, ser den ansvariga den här varningen innan de skickar sitt svar:

Oavsett vilket svar som väljs övergår ärenderapporten till statusen Väntar på avslut.
Ett e-postmeddelande skickas till den ansvariga efter statusändringen.

 

Godkänna och stänga (väntar på avslut)

När ärenderapporten har övergått till "Väntar på avslut" måste den ansvariga avsluta ärenderapporten, vilket gör att ärenderapporten inte kan ändras längre. När "Avsluta" har valts kan den ansvariga välja att skicka ett valfritt e-postmeddelande till den ursprungliga författaren, granskarna samt eventuella bevakare som de vill inkludera på distributionslistan:

Alla användare som har åtkomst till ärenderapporten kommer att se svaren som lämnats. Den ansvariga och granskarna kan ladda ner ärenderapporten i PDF-format eller skicka den via e-post.

Ett e-postmeddelande skickas till den ansvariga och eventuella granskare efter statusändringen. 

 

Begära återinlämning (begärd)

Om den ansvariga inte vill stänga ärenderapporten, utan istället vill göra ändringar i ärenderapporten, kan han eller hon välja att "Skapa revidering".

 

Efter att ha klickat på "Skapa revidering" ser den ansvariga ett popup-fönster där de ombeds fylla i fälten "Ansvarig", "Bevakare" och "Skicka in senast". (Fältet "Företag" är gråtonat och kan inte ändras).

Om du skapar denna revidering flyttas ärenderapporten tillbaka till statusen "Begärd" – detta återspeglas i aktivitetsflödet.

 

 

Avslutad

Efter att ärenderapporten har avslutats skickas ett e-postmeddelande till inlämnaren för att visa svaret och ladda ner bilagan. Inga ytterligare åtgärder krävs.
 

 

Återställ

Om en användare gör ett misstag, eller om en ärenderapport av någon anledning inte längre ska annulleras och faktiskt fortfarande behövs för projektet, ger detta flexibilitet att återställa den från annullerad status. Efter att ha annullerat en ärenderapport kan du klicka på knappen "Åtgärder" för att ångra annulleringen.

 

Snabbare arbetsflöde för ärenderapporter

Utkast (skapa en ärenderapport)

Alla användare som ingår i ett "företag" kan skapa en ärenderapport. För att skapa en ärenderapport, välj fliken "Ärenderapporter" och välj "+ Ny ärenderapport" eller klicka på "Skapa en ärenderapport": 

 

Lägg till ett "Namn" för ärenderapporten, välj "Typ", sök efter relevant namn eller nummer för avsnittet "Rambeskrivning" och ange en "Beskrivning" av ärenderapporten. Av dessa är det bara "Namn" som krävs för att skapa utkastet. Användare kan fortfarande lägga till eller ändra "Namn", "Avsnitt", "Typ" och "Detaljer" när en ärenderapport är i utkastläge. "Avsnitt" och "Typ" av ärenderapport krävs innan man kan gå vidare till nästa skede. 

 

Skicka in för godkännande

När ärenderapporten har skapats och har statusen Utkast kan du påskynda processen för ärenderapporten genom att skicka in det för godkännande. På så sätt kan man hoppa över stegen "Begärd" och "Väntar på granskning". För att göra det måste du klicka på "Lägg till inlämning" på den blå rullgardinsmenyn och antingen bifoga en befintlig fil i projektet eller ladda upp en ny fil från datorn. 

 

När du har bifogat eller laddat upp en fil måste du klicka på "Skicka" på den blå rullgardinsmenyn och välja "Skicka in för godkännande".

 

 

Efter att ha klickat på "Skicka in för godkännande", ange "Företag" och "Ansvarig", lägg till "Granskare" eller "Bevakare" (valfritt) och datumet "Godkänn senast" samt ett valfritt "Meddelande". Dessutom finns det en kryssruta som du kan markera/avmarkera för att aktivera påminnelser via e-post till den ansvariga. När du klickar på "Skicka" ser du att ärenderapportens status nu är "Väntar på godkännande". 

 

Vid denna punkt kommer ärenderapporten att följa samma arbetsflöde som i avsnittet "Lämna svar (väntar på godkännande)" ovan. 

 

Ärenderapporter på mobilen

Även om de flesta funktionerna för ärenderapporter för närvarande är begränsade till webbversionen av Fieldwire kan de visas på Android- och iOS-enheter.

Android

Välj fliken "Ärenderapporter" för att visa alla ärenderapporter som har skapats på webben.





De flesta objekt i ärenderapporten kommer att vara gråmarkerade, men länken "visa all historik" är klickbar på mobilen.

iOS

Välj fliken "Ärenderapporter" för att visa alla ärenderapporter som har skapats på webben.



De flesta objekt i ärenderapporten är inte klickbara, men länken "visa all historik" visas på mobilen.

 

Mer information

• Kom igång med Fråga/Svar i Fieldwire
• Prenumerationerna Pro och Business: beskrivning av funktionerna och hur du konfigurerar dem

Guide för ärenderapporter