Aktivera projektadministration och hantera företag i ett projekt

Översikt

Fieldwire erbjuder nu projektadministrationslösningar till kunder på Business Plus-nivå. Dessa lösningar inkluderar helt nya moduler för Fråga/Svar och ärenderapporter. Begär en demo med vårt säljteam om du är intresserad av att se hur dessa nya moduler fungerar i praktiken. 

 

Innehållsförteckning

• Aktivera projektadministration
• Introduktion till Fråga/Svar och ärenderapporter
• Företag
  
  • Konfigurera företag
  • Skapa ett överordnat företag
• Hantera företag
  • Åtkomst till byggarbetsplats
  • Behörighet för projektadministration

 

Aktivera projektadministration

När du har köpt projektadministration via vårt säljteam eller uppgraderat till Business Plus behöver du aktivera projektadministration i dina projekt.

Obs! Det här kan bara utföras av en kontoansvarig.

 

Alla projekt med projektadministration aktiverat har en avgränsning i det vänstra sidofältet mellan modulerna "Projektledning" och "Projektadministration". Som du ser i skärmdumpen nedan kan du aktivera projektadministrationsfunktioner på fliken "Inställningar" för varje projekt. 

 

På fliken Inställningar i projektet ser du alternativet "Funktioner". Härifrån kan du aktivera "Fråga/Svar", "Ärenderapporter", "ÄTA" och "Budget".

Så här ser det ut när du har klickat på knapparna:

 

Introduktion till projektadministration

När Projektadministration har aktiverats på ditt konto och du för första gången öppnar flikarna Fråga/Svar, Ärenderapporter eller ÄTA i dina projekt ser du ett popup-fönster som hjälper dig att komma igång med projektadministration i Fieldwire och ställa in ditt "företag" i projektet. Först måste du lägga till ditt företagsnamn och klicka på knappen "Nästa". Det är samma företagsnamn för alla projektadministrationsmoduler i projektet. Det fylls dock inte i automatiskt från den företagsinformation som du anger i profilinställningarna.

 

Därefter blir du ombedd att ange din företagskod, så att det blir lättare för dig och ditt team att hålla ordning på allt under hela projektet.

 

Det var det hela! I exemplet som visas i dessa skärmdumpar använde vi företagsnamnet ABC samt företagskoden ABC.

 

Företag

När projektadministration har aktiverats i ditt projekt kan du organisera användare efter "företag" under alternativet "Användare" i projektet. 

Obs! De "företag" som du skapar i varje projekt för projektadministration är inte de "företag" som du är förknippad med i profilinställningarna. Att ändra den ena har ingen effekt på den andra.

Konfigurera företag

Alla projektadministratörer kan skapa ett nytt företag från projektfliken "Användare". Gör så här: 

1. Klicka på "Nytt företag" 
2. Ange "Företagets namn"
3. Ange en "Företagskod"
4. Ange företagets adress (valfritt)

Obs! Företagskoden anger det ursprungliga företaget som skapade Fråga/Svar, ärenderapporten eller ÄTA.
 

Projektadministratörer kan flytta användare till företag. För att göra det, antingen enskilt eller i grupp, markera kryssrutan till vänster om respektive användare och välj sedan "Åtgärder" och "Flytta till företaget": 

På samma sätt kan du lägga till en användare i ett företag genom att klicka på de tre vertikala punkterna till höger om användarens namn:

Skapa ett överordnat företag

För att se till att alla Fråga/Svar, ärenderapporter och ÄTA går via ditt "företag" i Fieldwire kan du nu ange ett överordnat företag. För att komma igång måste du först välja fliken Projektanvändare och sedan klicka på "Ange överordnat företag" för det företag som du vill ska anses som "överordnat företag".

 

När du har klickat på "Ange överordnat företag" öppnas ett popup-fönster som visar vad användarna i det överordnade företaget kan göra jämfört med användarna i "Andra företag", som inte utsågs till överordnat företag. Användare i det överordnade företaget kan exempelvis skicka Fråga/Svar till valfritt företag, medan användare i "Andra företag" i det projektet bara kan skicka Fråga/Svar till det överordnade företaget. 

Användare i det överordnade företaget kan utöver det skicka ärenderapporter till eller begära ärenderapporter från valfritt företag, medan användare i "Andra företag" kan endast skicka ärenderapporter till det överordnade företaget. Slutligen kan användare i det överordnade företaget skicka ÄTA till eller begära dem från vilket företag som helst, medan användare i "Övriga företag" endast kan skicka ÄTA till det överordnade företaget.

 

När du har bestämt dig för att du vill ange ett överordnat företag måste du klicka på den blå knappen "Ange överordnat företag". När du har klickat på den blå knappen ser du det överordnade företaget med en kronikon och "Överordnat företag" bredvid.

 

Hantera företag

Projektadministratörer kan klicka på de tre punkterna som visas i den korta videon nedan för att ändra företagets namn och företagskod.

Obs! När du gör ändringar av företagskoden, som det står i den blåmarkerade texten, bör du tänka på att "det ändrar koden för alla dokument för projektadministration som skapas av detta företag."

 

Projektåtkomst

Rullgardinsmenyn "Projektåtkomst" bestämmer åtkomstnivån för flikarna "Projektledning" – användarna kan vara "administratörer", "medlemmar" eller "följare". Alla användare som har behörigheten "Administratör" för byggarbetsplatsen kan bjuda in användare till ett företag och justera en användares åtkomstnivå för byggarbetsplats och projektadministration:

 

Behörighet för projektadministration & tillgängliga åtgärder

Utöver "Åtkomst till byggarbetsplats" har projektadministratörer möjlighet att justera nivån för "Åtkomst till projektadministration" för användare. En användares åtkomstnivå för projektadministration avgör vad de kan göra med Fråga/Svar, ärenderapporter och ÄTA-hantering. Alla användare läggs automatiskt till som Chefer när de bjuds in till projektet, men det kan ändras för att göra användaren till Medarbetare. Öppna rullgardinsmenyn under kolumnen "Åtkomst till projektadministration" om du vill ändra en användares "Åtkomst till projektadministration":

 

Behörighetstabell för Fråga/Svar

Observera:

• Alla behörigheter förutsätter att användaren tillhör samma företag som den aktuella tilldelade personen, om inte annat anges.
• "Det frågande företaget" är det företag som skapade och skickade Fråga/Svar.
• Administratörer kan skapa nya Fråga/Svar när de inte tillhör något företag (varken som chef eller medarbetare) och sedan flytta sig till ett företag när de tilldelar en Fråga/Svar (och blir då automatiskt chef).
• Behörigheter för ledande företag (gäller endast när ett ledande företag har angetts):
  • Endast användare från det ledande företaget kan ”Svara å vägnar”.
  • Det frågande företaget kan endast omfördela RFI:er i status Öppen om de är det ledande företaget.

Behörighetstabell för ärenderapporter

Observera:

• Alla behörigheter förutsätter att användaren tillhör samma företag som den aktuella tilldelade personen, om inte annat anges.
• Det ”Inlämnande företaget” är det företag som begär inlämningen, tar emot den i väntande granskning och vidtar åtgärden ”Skicka för godkännande”.
• Administratörer kan skapa nya ärenderapporter när de inte tillhör något företag (varken som chef eller medarbetare) och sedan flytta sig till ett företag när de tilldelar en Fråga/Svar (och blir då automatiskt chef).
• Behörigheter för ledande företag (gäller endast när ett ledande företag har angetts):
  • Inlämningar som skapas och skickas direkt för granskning till det ledande företaget är inte synliga för användare i det ledande företaget, förutom den tilldelade personen, efter att de har flyttats till "Väntar på godkännande", såvida de inte läggs till som bevakare. Exempel
    
    • En användare i ett underföretag skapar en ärenderapport och skickar den för granskning till användare X i det ledande företaget.
    • Användare X skickar ärenderapporten för godkännande till användare Y i arkitektföretaget.
    • Nu kan inga andra användare i det ledande företaget se ärenderapporten förutom användare X, såvida de inte uttryckligen har gjorts till bevakare.

Behörighetstabell för ÄTA

Observera:

• Alla behörigheter förutsätter att användaren tillhör samma företag som den aktuella tilldelade personen, om inte annat anges.

 

Bjud in användare

När du bjuder in användare från fliken ”Användare”, i ett projekt med PM aktiverat, har du möjlighet att ställa in fält- och PM-åtkomst och välja eller skapa ett nytt företag när du bjuder in nya användare. Denna vy är endast tillgänglig när du bjuder in användare från ett projekt som har PM aktiverat och är inte tillgänglig på fliken ”Användare” på kontonivå.

Obs! Om du bjuder in användare till ett projekt med PM-behörigheter aktiverade från fliken ”Personer” på kontonivå visas inte alternativen för att ställa in PM-åtkomst och företag.

 

Mer information:

• Introduktion till Fråga/Svar i Fieldwire
• Arbetsflödet för ärenderapporter i Fieldwire
• Anmäl dig till Fieldwires forskningsprogram

 

PM-guide