Översikt
Genom ärenderapporter i Fieldwire effektiviseras godkännandeprocessen för material och utrustning som ska installeras på byggarbetsplatsen. Ärenderapporter är centraliserade och tillgängliga för alla personer i projektet. För att få tillgång till denna modul kan du boka en demo med vårt säljteam, eller så kan du köpa Business Plus.
Innehållsförteckning
- Aktivera projektadministration i ett projekt
- Introduktion till ärenderapporter
- Sidan för logg för ärenderapporter
- Ärenderapportens arbetsflöde
- Snabbare arbetsflöde för ärenderapporter
- Ärenderapporter på mobilen
Aktivera projektadministration i ett projekt
Läs denna artikel om du vill veta mer om företag och hur du aktiverar PM i ett projekt.
För närvarande är det ingen skillnad mellan chefer och medarbetare för ärenderapporter. Alla användare i företaget för ärenderapportens ansvariga kan vidta åtgärder i ärenderapporten i dess nuvarande status. Det finns tre grupper av användare som har olika vyer, åtgärder och ändringsbehörigheter beroende på ärenderapportens "status":
- Användare i den ansvarigas företag – alla användare i den aktuella ansvarigas företag kan vidta åtgärder för ärenderapporter.
- Användare som inte ingår i den ansvarigas företag
- Användare i företaget som skapade ärenderapporten
Introduktion till projektadministration
Om du öppnar fliken Ärenderapporter för första gången visas ett popup-fönster som hjälper dig att komma igång med projektadministration i Fieldwire och konfigurerar ditt "företag" för projektet. Först måste du lägga till ditt företagsnamn och klicka på knappen "Nästa". Det är samma företagsnamn för både Fråga/Svar och ärenderapporter i projektet. Det fylls dock inte i automatiskt från den företagsinformation som du anger i profilinställningarna.
Därefter blir du ombedd att ange din företagskod, så att det blir lättare för dig och ditt team att hålla ordning på allt under hela projektet.
Det var det hela! I exemplet som visas i dessa skärmdumpar använde vi företagsnamnet ABC samt företagskoden ABC.
Skapa ett överordnat företag
För att se till att alla Fråga/Svar och ärenderapporter går via ditt "företag" i Fieldwire kan du nu ange ett överordnat företag. För att komma igång måste du först välja fliken Projektanvändare och sedan klicka på "Ange överordnat företag" för det företag som du vill ska anses som "överordnat företag".
När du har klickat på "Ange överordnat företag" öppnas ett popup-fönster som visar vad användarna i det överordnade företaget kan göra jämfört med användarna i "Andra företag", som inte utsågs till överordnat företag. Användare i det överordnade företaget kan till exempel skicka ärenderapporter till eller begära ärenderapporter från valfritt företag, medan användare i "Andra företag" endast kan skicka ärenderapporter till det överordnade företaget.
När du har bestämt dig för att du vill ange ett överordnat företag måste du klicka på den blå knappen "Ange överordnat företag". När du har klickat på den blå knappen ser du det överordnade företaget med en kronikon och "Överordnat företag" bredvid.
Sidan för logg för ärenderapporter
Alla personer som är knutna till ett företag, som antingen chef eller medarbetare, kan komma åt fliken "Ärenderapporter" – här kan de öppna varje ärenderapport i projektet, oberoende av "status".
Rubrikerna på den här fliken ger en generell översikt över beskaffenhet, ordning, ämne och status för ärenderapporter i hela projektet. Mer specifikt definieras dessa rubriker nedan:
- Avsnitt: Rambeskrivningsavsnittet som är en kombination av rambeskrivningsavsnittets nummer (CSI MasterFormat) och ett namn på rambeskrivningsavsnittet.
- #: Företagskoden tilldelas av det företag från vilket ärenderapporten begärs och läggs till när ärenderapporten övergår från statusen Utkast till Begärd.
- Namn: Rubriken på ärenderapporten läggs till när den skapas.
- Status: Den aktuella statusen för ärenderapporten, som avgör vilka åtgärder som är tillgängliga för användarna, kan vara "Utkast", "Begärd", "Väntar på granskning", "Väntar på godkännande", "Väntar på avslut", "Avslutad" och "Annullerad".
- Skicka in senast: Läggs till av den användare som begär ärenderapporten. Det anger det datum då inlämnaren ska skicka ärenderapporten till den användare som begär det.
- Godkänn senast: Det datum då godkännaren senast ska lämna ett svar.
- Ansvarig: Den nuvarande ägaren av ärenderapportens kommande åtgärder.
Importera loggar för ärenderapporter
I och med tillägget av fliken Rambeskrivningar kan användarna nu extrahera information från ärenderapporter via rambeskrivningar. Mer information om hur du hämtar information från ärenderapporter finns i denna artikel.
Användare kan massimportera ärenderapporter från extraheringar från ärenderapporter eller genom att använda vår CSV-importmall. CSV-mallen har fyra kolumner:
- Rambeskrivningsavsnitt: användaren ska ange det nummer som är kopplat till rambeskrivningsavsnittets nummer på fliken Rambeskrivningar. Om numret i CSV-cellen stämmer överens med numret på ett rambeskrivningsavsnitt på fliken Rambeskrivningar länkas de två automatiskt i Fieldwire.
- Namn: textfält för att namnge ärenderapporten.
- Typ: användare kan fylla i en typ som stöds inom Fieldwire. Om de stämmer överens fylls typen i automatiskt vid import. Nedan finns en lista över vilka typer av ärenderapporter som stöds:
- Tillverkningsritningar
- Exempel
- Produktdata
- Handbok för drift och underhåll
- Garanti
- Rapport
- Certifikat
- Prototyp
- Annat
- Beskrivning: textfält för att beskriva ärenderapporten.
Följ formatet för kolumnerna som anges ovan så att importen genomförs korrekt.
När CSV-filen är klar för import återvänder du till fliken Ärenderapporter och klickar på "+ Importera ärenderapporter".
Sedan kan du ladda upp den extraherade loggen för ärenderapporter i .CSV.
Dessutom ser du olika statuslägen högst upp där du enkelt kan se hur många ÄTA som finns i projektet i varje status samt hålla reda på vilket belopp som har godkänts.
Ärenderapportens arbetsflöde
Detaljpanel
I panelen Detaljer kan du länka dina rambeskrivningar, lägga till ett referensnummer, uppdatera "typ" av ärenderapport, lägga till ledtid och datum på byggarbetsplatsen samt lägga till en beskrivning av själva ärenderapporten. Du kan också se eventuella länkade ritningar.
När det gäller den rambeskrivning som är länkad i panelen Detaljer finns det några saker att tänka på. Det går bara att länka en rambeskrivning till en ärenderapport, men det går att länka många ärenderapporter till en rambeskrivning. Om det inte finns någon rambeskrivning länkad till en ärenderapport kan alla användare med åtkomst till ärenderapporten lägga till en rambeskrivning. Å andra sidan kan alla administratörer eller den användare som skapade länken till ärenderapportens rambeskrivning ta bort eller ersätta rambeskrivningen i ärenderapporten.
Obs! "Rambeskrivningen" är endast länkad till de rambeskrivningar som du har laddat upp på fliken "Rambeskrivningar". För att ändra "Rambeskrivningen", håll muspekaren över den länkade rambeskrivningsfilen och klicka på kugghjulsikonen som visas och klicka på "Ta bort".
Förutom rambeskrivningen finns det viktiga saker att tänka på beträffande fälten Typ, Ledtid, Datum på byggarbetsplatsen, Beskrivning och vem som kan ändra dessa. När ärenderapporten har statusen "Utkast" kan dessa fält ändras av alla användare som kan se utkastet. När ärenderapporten har statusen "Begärd" kan dessa fält ändras både av användare i företaget för ärenderapportens författare eller av användare i företaget för ärenderapportens ansvariga. Detta gäller även för ärenderapporter som har statuslägena "Väntar på granskning", "Väntar på godkännande" och "Väntar på avslut". Slutligen kan dessa fält ändras av användare i ärenderapportens skapares företag när det har statusen "Avslutad".
Aktivitetsflödet
Under hela arbetsflödesprocessen för ärenderapporten kan alla användare hålla reda på ärenderapportens status, när information begärdes/skickades in samt vem som begärde/skickade in informationen.
Bevakare
Förutom "aktivitetsflödet" kan du på fliken "Bevakare" lägga till och ta bort "Bevakare" i varje steg av arbetsflödet. För att göra det måste du klicka på "+Bevakare" och ange namnet på personen i företaget för projektet. Du kan också ta bort bevakaren genom att klicka på det kryss som visas när du håller muspekaren över namnet.
Om användaren inte är med i projektet kan du bjuda in dem. Tänk dock på att om den nya användaren du bjuder in inte finns med i ditt konto tas det ut en extra avgift om du inte har de tillgängliga licenserna för att täcka den användaren.
Förutom att lägga till Bevakare i "aktivitetsflödet" kan du också lägga till/ta bort bevakare i vissa popup-fönster för ärenderapportens status.
Skapa en ärenderapport
Alla användare som ingår i ett "företag" kan skapa en ärenderapport. För att skapa en ärenderapport, välj fliken "Ärenderapporter" och välj "+ Ny ärenderapport" eller klicka på "Skapa en ärenderapport":
Lägg till ett "Namn" för ärenderapporten, välj "Typ", sök efter relevant namn eller nummer för avsnittet "Rambeskrivning" och ange en "Beskrivning" av ärenderapporten. Av dessa är det bara "Namn" som krävs för att skapa utkastet. Användare kan fortfarande lägga till eller ändra "Namn", "Avsnitt", "Typ" och "Detaljer" när en ärenderapport är i utkastläge. "Avsnitt" och "Typ" av ärenderapport krävs innan du kan gå vidare till läget "Begäran".
Obs! Det går bara att ta bort en ärenderapport när det har statusen "Utkast". För att göra det, klicka på knappen "Åtgärder" bredvid knappen "Begäran" för att se alternativet "Ta bort". Därefter blir du ombedd att bekräfta borttagningen av ärenderapporten. Om en ärenderapport raderas går det inte att återskapa den.
Skapa ett utkast till en ärenderapport från en ritning
Istället för att skapa ett utkast till ärenderapporten från fliken "Ärenderapporter" kan du också skapa en ärenderapport direkt från en ritning.
Klicka på ikonen "Kedjeikonen" i verktygsfältet för markeringar och välj alternativet "Lägg till länk för ärenderapport", som visas nedan. I popup-rutan som visas kan du namnge ärenderapporten och välja "Typ", söka efter relevant avsnittsnamn eller -nummer för "Rambeskrivning" och ange en "Beskrivning" av ärenderapporten. Avsluta med att klicka på "Skapa utkast" för att skapa den nya ärenderapporten.
Begära inlämning
När du har fyllt i "Utkast" blir en blå rullgardinsmeny med knappen "Skicka" tillgänglig. Genom att klicka på den blå rullgardinsmenyn ser du två alternativ: "Begär inlämning" och "Skicka in för godkännande". Detta arbetsflöde går igenom alternativet "Begär inlämning".
När du har valt "Begär inlämning" anger du "Företag" och "Ansvarig", lägger till "Bevakare" och datumet "Skicka in senast" samt ett valfritt "Meddelande". Dessutom finns det en kryssruta som du kan markera/avmarkera för att aktivera påminnelser via e-post till ansvarig.
Obs! Listan över tillgängliga företag och ansvariga fylls i av de företag (och användare inom varje företag) som anges på fliken "Användare".
När du har fyllt i de obligatoriska fälten väljer du "Begär" för att ändra statusen för klarförandet till "Begärd" – klarförandet skickas sedan till "Ansvarig" för granskning.
Ett e-postmeddelande skickas till den nya ansvariga med anvisningar om att ladda upp sin ärenderapportbilaga till ärenderapporten:
Skicka in för granskning
När den ansvariga har tagit emot ärenderapporten uppmanas denna att skicka in de relevanta filerna för granskning. För att göra detta måste den ansvariga ladda upp en eller flera relevanta "Bilagor", antingen från sin enhet eller från projektets "Filer", och eventuellt ange "Inlämningsanteckningar".
När "inlämningsbilagor" och de valfria meddelandena har angetts blir alternativet "Skicka in" tillgängligt. När den "ansvariga" har valt detta uppmanas de att skicka tillbaka ärenderapporten till den användare som begärde det från dem. De kan också ange ett valfritt meddelande som ska inkluderas i e-postmeddelandet:
När ärenderapporten har skickats för granskning får den nya ansvariga ett e-postmeddelande och ärenderapporten övergår till statusen "Väntar på granskning".
Skicka in på uppdrag av
När ärenderapporten har övergått till statusen "Begärd" kan alla användare i ärenderapportsskaparens företag lämna information för den ansvarigas räkning.
Det gör att författaren kan ta över dokumentet och skicka in det på uppdrag av den användare som ombads att svara. Med andra ord, om den begärda inlämningen skickas via e-post och du behöver ladda ner den, medför det att författaren (eller någon användare i författarens företag) kan ladda upp den till Fieldwire så att inlämningen kan övergå till nästa steg, "Väntar på granskning". När ärenderapportes svar kommer tillbaka levereras det till den ursprungliga användaren som begärde det.
Skicka in för godkännande
När du har fyllt i "Utkast" blir en blå rullgardinsmeny med knappen "Skicka" tillgänglig. Genom att klicka på den blå rullgardinsmenyn ser du två alternativ: "Begär inlämning" och "Skicka in för godkännande". I detta arbetsflöde går vi igenom alternativet "Skicka in för godkännande".
När du har valt "Skicka för godkännande" ska du välja mellan att tilldela till en "Projektanvändare" eller en "E-postadress". Ange "Ansvarig", lägg till "Granskare" och "Bevakare" (valfritt) samt datumet för "Godkänn senast" och ett valfritt "Meddelande". Dessutom finns det en kryssruta som du kan markera/avmarkera för att aktivera e-postpåminnelser för den ansvariga om du tilldelar till en projektanvändare. Klicka på "Skicka" när du har fyllt i dessa fält.
Obs! Du kan använda rullgardinsmenyn "Granskare" för att tilldela eventuella personer, utöver Ansvarig, som kan behöva ge svar på ärenderapporten. När en användare utses till Granskare blir de automatiskt också Bevakare för ärenderapporten (de försvinner från rullgardinsmenyn "Bevakare").
Om du tilldelar ärenderapporten till en "E-postadress" får den ansvariga en e-postkopia av ärenderapporten. I e-postmeddelandet får de namnet på ärenderapporten samt anvisningar som anger att de har tilldelats denna ärenderapport och att de ska svara på e-postmeddelandet med sin granskning av ärenderapporten. Då skickas ett e-postmeddelande till författaren av ärenderapporten så att författaren kan svara på den ansvarigas vägnar.
Obs! Endast det överordnade företaget kan tilldela ärenderapporter till e-postadresser.
När ärenderapporten har tilldelats e-postadressen ser du att fältet Ansvarig i sidhuvudet är flaggat för att ange att det är en extern användare. Dessutom kommer den här e-postadressen att visas i aktivitetsflödet, i tabellen och i alla rapporter som skapas.
Lämna svar (väntar på godkännande)
Om inga granskare har utsetts och när ärenderapporten övergår till "Väntar på godkännande" måste den ansvariga (eller en person som är knuten till den ansvarigas företag) svara på ärenderapporten. För att lämna ett svar på ärenderapporten måste den ansvariga, eller en person på den ansvarigas företag, välja ett svar på rullgardinsmenyn "Svar":
Så här ser detta läge ut om det också har valts granskare:
Förutom rullgardinsmenyn för svar måste den ansvariga, en person som är knuten till den ansvarigas företag eller en granskare godkänna eller avvisa granskningen. För att göra det måste du klicka på den blå rullgardinsmenyn "Lägg till granskning". När du klickar på den rullgardinsmenyn ser du tre alternativ: "Granska i Fieldwire", "Bifoga från filer" och "+ Ladda upp ny fil".
Om du väljer "Granska i Fieldwire" kommer den ansvariga, en person som är knuten till den ansvarigas företag eller en granskare att kunna granska ärenderapportens bilaga(or). Under granskningsprocessen kan de lägga till markeringar, ladda ner bilagan osv. När de är klara måste de klicka på "Spara och bifoga".
Den ansvariga eller granskaren kan sedan eventuellt inkludera anteckningar men måste bifoga en bilaga för att kunna skicka tillbaka ärenderapporten till den användare som de fick den av eller en annan användare i deras företag.
Om det också har lagts till granskare, men dessa ännu inte har gett sina svar, ser den ansvariga den här varningen innan de skickar sitt svar:
Oavsett vilket svar som väljs övergår ärenderapporten till statusen Väntar på avslut.
Ett e-postmeddelande skickas till den ansvariga efter statusändringen.
Godkänna och stänga (väntar på avslut)
När ärenderapporten har övergått till "Väntar på avslut" måste den ansvariga avsluta ärenderapporten, vilket gör att ärenderapporten inte kan ändras längre. När "Avsluta" har valts kan den ansvariga välja att skicka ett valfritt e-postmeddelande till den ursprungliga författaren, granskarna samt eventuella bevakare som de vill inkludera på distributionslistan:
Alla användare som har åtkomst till ärenderapporten kommer att se svaren som lämnats. Den ansvariga och granskarna kan ladda ner ärenderapporten i PDF-format eller skicka den via e-post.
Ett e-postmeddelande skickas till den ansvariga och eventuella granskare efter statusändringen.
Begära återinlämning (begärd)
Om den ansvariga inte vill stänga ärenderapporten, utan istället vill göra ändringar i ärenderapporten, kan han eller hon välja att "Skapa revidering".
Efter att ha klickat på "Skapa revidering" ser den ansvariga ett popup-fönster där de ombeds fylla i fälten "Ansvarig", "Bevakare" och "Skicka in senast". (Fältet "Företag" är gråtonat och kan inte ändras).
Om du skapar denna revidering flyttas ärenderapporten tillbaka till statusen "Begärd" – detta återspeglas i aktivitetsflödet.
Avslutad
Efter att ärenderapporten har avslutats skickas ett e-postmeddelande till inlämnaren för att visa svaret och ladda ner bilagan. Inga ytterligare åtgärder krävs.
Snabbare arbetsflöde för ärenderapporter
Utkast (skapa en ärenderapport)
Alla användare som ingår i ett "företag" kan skapa en ärenderapport. För att skapa en ärenderapport, välj fliken "Ärenderapporter" och välj "+ Ny ärenderapport" eller klicka på "Skapa en ärenderapport":
Lägg till ett "Namn" för ärenderapporten, välj "Typ", sök efter relevant namn eller nummer för avsnittet "Rambeskrivning" och ange en "Beskrivning" av ärenderapporten. Av dessa är det bara "Namn" som krävs för att skapa utkastet. Användare kan fortfarande lägga till eller ändra "Namn", "Avsnitt", "Typ" och "Detaljer" när en ärenderapport är i utkastläge. "Avsnitt" och "Typ" av ärenderapport krävs innan man kan gå vidare till nästa skede.
Skicka in för godkännande
När ärenderapporten har skapats och har statusen Utkast kan du påskynda processen för ärenderapporten genom att skicka in det för godkännande. På så sätt kan man hoppa över stegen "Begärd" och "Väntar på granskning". För att göra det måste du klicka på "Lägg till inlämning" på den blå rullgardinsmenyn och antingen bifoga en befintlig fil i projektet eller ladda upp en ny fil från datorn.
När du har bifogat eller laddat upp en fil måste du klicka på "Skicka" på den blå rullgardinsmenyn och välja "Skicka in för godkännande".
Efter att ha klickat på "Skicka in för godkännande", ange "Företag" och "Ansvarig", lägg till "Granskare" eller "Bevakare" (valfritt) och datumet "Godkänn senast" samt ett valfritt "Meddelande". Dessutom finns det en kryssruta som du kan markera/avmarkera för att aktivera påminnelser via e-post till den ansvariga. När du klickar på "Skicka" ser du att ärenderapportens status nu är "Väntar på godkännande".
Vid denna punkt kommer ärenderapporten att följa samma arbetsflöde som i avsnittet "Lämna svar (väntar på godkännande)" ovan.
Ärenderapporter på mobilen
Även om de flesta funktionerna för ärenderapporter för närvarande är begränsade till webbversionen av Fieldwire kan de visas på Android- och iOS-enheter.
Android
Välj fliken "Ärenderapporter" för att visa alla ärenderapporter som har skapats på webben.
De flesta objekt i ärenderapporten kommer att vara gråmarkerade, men länken "visa all historik" är klickbar på mobilen.
iOS
Välj fliken "Ärenderapporter" för att visa alla ärenderapporter som har skapats på webben.
De flesta objekt i ärenderapporten är inte klickbara, men länken "visa all historik" visas på mobilen.
Mer information
- Kom igång med Fråga/Svar i Fieldwire
- Prenumerationerna Pro och Business: beskrivning av funktionerna och hur du konfigurerar dem